Firma electrónica avanzada para contratos internacionales

En un mundo cada vez más interconectado las relaciones comerciales a distancia y de forma digital, entre particulares, empresas y gobiernos, crecen constantemente. Las empresas expanden sus operaciones a un escenario internacional para tener un mayor número de clientes. Estas empresas requieren la firma de contratos y documentos en los que se expresa la voluntad de las partes, así como los términos y condiciones bajo los cuales se regirá la relación contractual.

Firmar electrónicamente permite a las partes agilizar sus operaciones. El reto es lograr la infraestructura para firmar con un sistema legal robusto, que brinde validez de los certificados de firma electrónica avanzada en los distintos países.

Tipos de firmas electrónicas

Para empezar, hay que identificar dos tipos de firma electrónica. A pesar de que en cada país puede recibir un nombre diferente, a nivel global se reconocen como: firma electrónica simple y firma electrónica avanzada.

Firma electrónica simple

Un proceso o símbolo electrónico adjunto a un documento o contrato que es ejecutado y aceptado por una persona con la finalidad de firmar un documento.

Firma electrónica avanzada

Una firma electrónica que usa un certificado digital encriptado, ligado de forma única al firmante y que permite autenticar su identidad. Es importante especificar que la firma electrónica avanzada tiene una definición distinta en el contexto del Reglamento de Identificación Electrónica y Servicios de Confianza de la Unión Europea (elDAS, Electronic Identification and Trust Services Regulation, por sus siglas en inglés), ya que las firmas electrónicas avanzadas que menciona realmente son firmas electrónicas simples.

Tipos de leyes en la firma electrónica

Las leyes en cada país son distintas y otorgan diferente soporte legal a las firmas electrónicas. A continuación, las dividimos de acuerdo a la definición de la firma electrónica y la firma electrónica avanzada, mostrando la apertura o restricción legal para firmar documentos electrónicamente.

Minimalista

La firma electrónica tiene el mismo estatus que la firma autógrafa, siempre y cuando ambas partes estén de acuerdo con el uso de la firma electrónica. El proceso de identificación del firmante es muy simple, sin incluir datos biométricos ni procesos criptográficos.

De dos niveles

La firma digital tiene la misma validez que la firma autógrafa, pero la firma electrónica cuenta también con un soporte legal. Siguen el modelo de ley sugerido por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (United Nations Commission on International Trade Law, UNCITRAL, por sus siglas en inglés). Los países que siguen este modelo dan a las empresas la oportunidad de elegir el tipo o tipos de firmas que mejor les convenga y adaptarlos a su modelo de negocios.

UNCITRAL-B

Los países con esta modalidad rigen su ley guiados por el modelo UNCITRAL. Establecen que, cuando una firma es requerida en un documento, únicamente será permitido el uso de firma digital, también llamada firma electrónica avanzada.

Prescriptiva

El uso de firmas electrónicas y digitales se rige por leyes restrictivas y específicas de cada país. Es decir, sólo son válidas las firmas que fueron creadas por un proveedor de certificados aprobado por el gobierno. Con frecuencia no hay un lenguaje que aborde la exigibilidad de firmas electrónicas simples, por lo que permiten a las partes especificar la forma aceptable de la firma en un acuerdo.

eIDAS

El Electronic Identification and Trust Services Regulation. Entró en vigor en julio de 2016 en todos los países miembros de la Unión Europea. Define tres tipos de firmas electrónicas:

1. Firma electrónica estándar (SES: Standard Electronic Signature). La ley establece que no se debe denegar a una firma electrónica el efecto legal y la admisibilidad como evidencia en los procedimientos legales basándose únicamente en el hecho de que está en formato electrónico.
2. Firmas electrónicas avanzadas (AES: Advanced Electronic Signature, por sus siglas en inglés). Permite la identificación y autenticación únicas del firmante de un documento para la verificación de la integridad del acuerdo firmado, normalmente a través de la emisión de un certificado digital por una autoridad certificadora a ese firmante.
3. Firma electrónica calificada (QES: Qualified Electronic Signature, por sus siglas en inglés). Al igual que la firma electrónica avanzada, la firma electrónica calificada está ligada de manera única al firmante. La diferencia es que esta última está basada en certificados calificados. Estos certificados sólo pueden ser emitidos por una autoridad certificadora acreditada y supervisada por los estados miembros de la UE. Sólo las firmas electrónicas calificadas se consideran legalmente idénticas a las firmas manuscritas y son el único tipo de firma electrónica que será reconocida mutuamente por todos los estados miembros de la UE.

Firmar electrónicamente con personas de otros países

Desde México, para firmar documentos de forma electrónica con personas de otros países es necesario que los firmantes cuenten con una firma electrónica avanzada generada bajo los siguientes requisitos:

• Tramitada de manera presencial.
• Comprueba de forma única la identidad del firmante.
• La ley del país le otorgue validez jurídica.
• El país cuenta con los estándares tecnológicos para que los organismos certificadores autorizados emitan la firma electrónica avanzada.

De esta manera, se garantiza la identidad de ambas partes y se cuenta con una solidez jurídica respaldada por lo establecido en las leyes de los respectivos países.

A continuación, se muestra una tabla para cada región del mundo, dando a conocer el tipo de ley que regula la firma electrónica en cada país. Así mismo, se indican los países que cuentan con una firma electrónica avanzada equivalente a la de México y con los cuales se pueden firmar documentos con un soporte legal y garantizando la identidad del firmante.

África

América

Asia y Oceanía

Europa

Todos los países que pertenecen a la Unión Europea están regulados por el elDAS. Así pues, la FIEL emitida en México es aceptada para firmar documentos en cualquiera de estos países.

Restricciones para firmar documentos electrónicamente

En general, todos los países tiene las mismas restricciones para firmar ciertos tipos de documentos electrónicos, es decir, para los siguientes casos no se puede usar la firma electrónica:

• Transferencias de bienes inmuebles.
• Testamentos.
• Poderes notariales.

Proceso para firmar documentos a nivel internacional

Actualmente es posible firmar documentos a nivel internacional utilizando la plataforma que cada parte tiene a su disposición. Las partes deberán utilizar sus certificados de firma electrónica, pudiendo ser estos proporcionados por el gobierno o por un particular. Una vez que las dos partes han firmado, deberán intercambiar los documentos firmados entre sí.

Conclusión

Las leyes de firma electrónica varían en cada país. Para llevar a un escenario internacional el proceso de firma de documentos electrónicamente es fundamental contar con un soporte jurídico en la legislación de los países de las partes involucradas. Son varios los países que cuentan con una firma electrónica avanzada equivalente a la FIEL mexicana y, por lo tanto, que cumplen con los requisitos para firmar con ellos de forma digital.

Si tu empresa tiene proyecciones de expandirse al mercado internacional o ya está en negociaciones con empresas de alguno de los países que tienen un equivalente de la FIEL, contáctanos para asesorarte en el proceso de firmar electrónicamente con otros países.

Nota: actualmente nuestra plataforma Mifiel soporta firma electrónica avanzada mediante los certificados de e.firma o FIEL (los certificados emitidos por el SAT en México) y la firma electrónica simple mediante un proceso de verificación biométrica con una prueba de vida y una identificación oficial.

Este artículo fue generado con información obtenida del Global Guide to Electronic Signature Law y Docusign.