Ahora bien, cuando un prospecto encuentra nuestro producto, suele preguntarnos qué tipo de documentos son los más adecuados para firmar en Mifiel. La regla general es que legalmente puede firmarse cualquier documento electrónicamente con la FIEL siempre que una legislación específica no lo prohíba.

Para ilustrarlo, preparamos una lista de los documentos que más se firman en la plataforma—algunos de los cuales se han presentado como prueba en juicios. Los categorizamos por tipo de organización firmante o creadora de documentos.

Arrendadoras

• Contratos de arrendamiento.
• Pagarés.

Certificadoras

• Orden de servicio de certificación.

Comercializadoras

• Contratos de comercialización y anexos.
• Pagarés.

Construcción

• Cartas de no adeudo.

Fedatarios

• Actas.
• Convenios de mediación.

Federaciones y asociaciones

• Avalúos inmobiliarios.
• Contratos de prestación de servicios.
• Contratos laborales.
• Convenios con asociados (comercialización y exportación) y anexos.
• Traducciones certificadas.

Fiduciarias

• Contratos de fideicomisos.
• Cartas de instrucción fiduciaria.

Financieras

• Autorizaciones de consulta de crédito.
• Cartas de domiciliación.
• Contratos de compraventa y anexos.
• Contratos de crédito simple o revolvente y anexos.
• Contratos de factoraje (cesión de facturas) con o sin recurso y anexos.
• Convenios de mediación mercantil.
• Contratos de prestación de servicios.
• Contratos marco.
• Disposiciones.
• Pagarés.

Inmobiliarias

• Contratos de arrendamiento.
• Contratos de comisión por ventas.
• Contratos de compraventa.
• Contratos de corretaje.
• Contratos de crédito.
• Contratos de participación inmobiliaria.
• Convenios.

Laboratorios

• Certificados de calibración.

Legal

• Contratos de confidencialidad.
• Contratos laborales.

Logística

• Contratos de comodato.
• Contratos de prestación de servicios.
• Convenios de rescisión.

Outsourcing

• Contratos laborales.

Salud

• Contratos de prestación de servicios profesionales.

Servicios

• Acuerdos de confidencialidad.
• Contratos de afiliación.
• Contratos de prestación de servicios (incluyendo servicios profesionales).

Startups

• Acuerdos de confidencialidad.
• Acuerdos de términos y condiciones.
• Cartas responsivas.
• Contratos de prestación de servicios.
• Contratos laborales.
• Recibos de nómina.

¿Tienes duda respecto a si es conveniente o no firmar en Mifiel algún documento no especificado en este artículo? Comunícate a nuestro chat mediante el siguiente botón, estaremos felices de orientarte.

Contactar a Mifiel

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Algunas de las dudas más comunes son: ¿Qué tipo de firma electrónica debería soportar el servicio? ¿Qué funcionalidades requiero? ¿Qué aspectos legales debe cubrir la plataforma?. Entre otras.

Para ayudarte a tomar una mejor decisión u orientarte al momento de presentar opciones a los tomadores de decisiones en tu organización, preparamos este checklist en que podrás ir sumando las características que debería tener la plataforma elegida para firmar electrónicamente tus contratos y otros documentos, pudiendo así evaluar cada solución que consideres.

Aspectos legales, técnicos y de seguridad

En caso de presentar los contratos o documentos firmados a juicio, lo mejor será poder demostrar que no fueron alterados tras firmarse, y que las firmas en efecto las hicieron quienes aparecen como firmantes. ¿Cómo se logra?

Garantizar la integridad del documento firmado

Sin importar que trabajes con Firma Electrónica Avanzada (FEA) o con Firma Electrónica Simple (FES) requerirás que el servicio tramite o emita una constancia de conservación cuidando la estructura de la información y cumpliendo con la NOM 151. Es la forma más adecuada y prevista por la ley para garantizar la integridad del documento en el tiempo y por ende contar con presunción de integridad.

Garantizar atribución de las firmas y cumplimiento de la normatividad

Con servicios FES, no hay manera prevista en la ley de probar la autoría de las firmas, solo pueden sumarse elementos que ayuden a comprobar la atribución tales como video del usuario firmando o grabación de audio del firmante expresando su voluntad, que eventualmente el juez podría valorar.

En cambio, con firmas electrónicas avanzadas sí puede garantizarse la atribución en tanto el servicio cumpla lo estipulado en el Código de Comercio en su Artículo 97:

1. Trabajar exclusivamente con certificados de Agencias Certificadoras autorizadas por Banxico (como el SAT) o PSC acreditados por la Secretaría de Economía.
2. Corroborar la validez, vigencia y estatus de revocación del certificado, y negar la firma si hay algún problema.
3. La firma debe ejecutarse en el dispositivo del firmante. Nunca debe subirse la llave privada ni la contraseña de la misma al servidor del proveedor, solo el resultado (hash cifrado) y el certificado público.

Funcionalidades que necesitas

De acuerdo a las necesidades de tu organización, podrías requerir las siguientes funciones.

Firmar en app móvil

Personas como los representantes legales suelen ser los principales firmantes de documentos en las organizaciones y muchas veces están fuera de la oficina, lo que dificulta que abran su computadora para revisar y firmar documentos. Entonces, el servicio debería contar con una aplicación móvil que permita revisar los documentos y firmarlos.

Si además dicha app móvil permite autenticar la firma usando los propios mecanismos biométricos del smartphone como la huella digital o el reconocimiento facial, habrá mayor seguridad al firmar sin necesidad de ingresar contraseñas cada que se firme.

White-label y flujos de firma brandeados

Aunque la firma de documentos la gestione un servicio externo, posiblemente querrás mantener tu identidad corporativa en toda interacción implicada. Para ello, requerirás que el servicio contratado cuente con soporte para white-label y flujos de firma que muestren a tu marca como eje central.

Cuando cuentas con sitio web pero no tienes la capacidad técnica para integrar un servicio de terceros, las funciones de white-label te permiten tener flujos de firma como si tuvieran lugar en el sitio web de tu organización, asegurando continuidad en la experiencia de tus usuarios, con tan solo proporcionar al servicio el nombre de tu marca, tu logotipo y tus colores corporativos.

Esto puede implementarse en dos frentes:

1. La página del proveedor. Aunque el proceso de firma no se realice en tu sitio web sino en el del proveedor del servicio de firma electrónica, mantienes la imagen corporativa e identidad de tu organización, el usuario apenas lo debe notar.
2. Correos para firmantes y espectadores. Todo correo electrónico relativo a tus documentos debe poder enviarse automáticamente a nombre de tu organización y también con tu imagen corporativa.

Integración mediante API

En caso de tener un sitio web donde quieras implementar los flujos de firma sin necesidad de abrir el sitio del servicio de firmas, y además cuentes con la capacidad técnica en tu equipo de trabajo, el servicio debe ofrecer una API para poder lograrlo.

Otro escenario donde una integración API será de utilidad es cuando en tu organización requieres mayor flexibilidad respecto a compartir o no (y cómo) el contenido de tus documentos con un servicio de terceros. Dependiendo de cada servicio, en lugar de compartir el documento con ellos podría usarse su hash o identificador único con la misma validez legal.

Asimismo, si tus firmantes suelen firmar distintos documentos independientes relacionados a un mismo proceso, la API puede permitirles firmar todos en una sola sesión autenticando la firma una sola vez (en el caso de servicios con FIEL, cargando el certificado, la llave privada y su contraseña una sola vez).

Evitar validación de poderes para agilizar el proceso

Para firmar ciertos contratos y documentos, los únicos autorizados generalmente son los representantes legales de la organización. Sin embargo, eso implica la necesidad de cotejar sus poderes toda vez que se suscriba un contrato. Entonces, ¿hay alguna manera que sea legal y eficaz para evitarlo y agilizar los procesos?

Sí, esto se logra firmando con la e.firma de persona moral. En tanto la solución elegida soporte la FIEL y cumpla con los aspectos legales, técnicos y de seguridad anteriormente mencionados para toda plataforma de firma electrónica avanzada —como es el caso de Mifiel—, podrás gozar de este beneficio.

Es importante mencionar que esto solo es recomendable en organizaciones pequeñas o cuya estructura es horizontal y algún representante legal con poderes amplios suele firmar su documentación, ya que en organizaciones más grandes y con estructuras jerárquicas complejas, los representantes legales con poderes limitados firman la mayor parte de la documentación y no tienen acceso a la FIEL de persona moral.

Posibilidad de endosar pagarés electrónicos con certeza jurídica

Cuando tu operación es en línea y con contrapartes en diferentes partes del país, el endoso o transferencia digital de pagarés electrónicos puede ser necesario. En ese caso, tu plataforma de firma electrónica debe ofrecer una solución que permita hacerlo en apego a la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, asegurando unicidad en el documento y verificabilidad de la cadena de endosos. Por ejemplo, Mifiel lo hace con una solución que emplea a la e.firma y a la blockchain.

Consideraciones de servicio y esquemas de pago

¿Qué otros aspectos deberías considerar sobre el servicio y los esquemas de pago que ofrece?

Ser una plataforma amigable, intuitiva y fácil de usar

Tus firmantes deberían tener una experiencia agradable y sin contratiempos al utilizar el servicio de firma electrónica que implementes. Idealmente no debe ser necesario instalar plug-ins, versiones de Java especiales o programas adicionales, un navegador actualizado debería ser suficiente. 

Además, la interfaz gráfica debe ser clara y el proceso debe guiar paso a paso al usuario.

Esquema de precios claro y razonable

Ya tienes un presupuesto para contratar servicios de firma digital de contratos. Necesitas que la oferta sea clara en lo referente a precios para que no haya sorpresas que salten de tu presupuesto. El punto más relevante es saber si estás comprando una suscripción, un paquete de documentos o un híbrido.

En caso de comprar documentos para firmar, lo mejor será que no caduquen y que sean debitados una vez que todos los firmantes hayan firmado, no antes. Esto, en conjunto con descuentos por volumen, te permitirán contar con gran flexibilidad a la hora de comprar y usar los documentos, traduciéndose en ahorros y mejor planificación de gastos.

Onboarding cercano

¿Cuántas veces te ha pasado que después de comprar un producto no vuelves a saber nada del vendedor y al requerir ayuda la atención de la empresa cambia? Olvídate de eso, necesitas que la atención post-venta sea eficaz y un onboarding cercano y proactivo.

Esto puede darse por medio de facilitarte guías para firmantes, así como comunicación generada por personal de la plataforma para conocer tus avances e inquietudes al usarla, y tener acceso a recursos de utilidad tanto en una guía de ayuda como en un blog.

Conclusión

Los puntos anteriores te permitirán tomar una mejor decisión sobre qué servicio de firma electrónica usar en tu organización. Si identificaste que necesitas que tu solución de firma digital cumpla con la mayoría o todos estos elementos, muy probablemente Mifiel sea tu mejor opción ya que tenemos todas estas características.

¿Te gustaría saber más sobre Mifiel para tu organización? ¿Tienes alguna pregunta específica sobre nuestra plataforma? No dudes en contactarnos mediante el siguiente botón.

Chatea con Mifiel

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Cuando una compañía decide integrar la firma electrónica en sus procesos tiene dos opciones: trabajar con un proveedor externo como Mifiel u optar por un desarrollo propio in-house. Escoger la segunda opción generalmente obedece a temas de privacidad de la información de los documentos, o responde a consideraciones de costos y posibles ahorros.

Aunque varias organizaciones están en posición de desarrollar un sistema de firma electrónica que se adecue a los requerimientos legales y técnicos, no es una decisión que deba tomarse a la ligera, ya que si se desarrolla o implementa mal puede traer riesgos a su operación.

Más allá de los peligros generales a los que todo proyecto tecnológico está expuesto relativos a seguridad y privacidad, los que nos ocupan son los referentes a demostrar la autoría de las firmas y la integridad de los contratos firmados.

Una implementación inadecuada podría generar problemas considerables a tu organización. ¿Imaginas que una corporación llegue a juicio con documentos firmados digitalmente que respalden una operación de millones o decenas de millones de pesos, y que por una mala implementación no estén debidamente preparados? Sería muy desafortunado, así de importante es lograr un desarrollo adecuado.

Entonces, si quieres implementar tu propio sistema de firma digital en tu organización, ¿que deberías considerar? A continuación conocerás los requisitos que debes cubrir dependiendo si trabajarás con firma electrónica simple o con firma electrónica avanzada.

¿Qué ventajas confiere la ley a la firma electrónica avanzada? Te platicamos en el webinar Entendiendo la Firma Electrónica Avanzada.

Aspectos a cubrir al implementar una solución interna de firma electrónica simple

Si decidiste trabajar con firma electrónica simple, las consideraciones deben ir más allá de funcionalidades y estándares de seguridad. Primero, para garantizar que el documento no se alteró después de firmarse y que se mantendrá así en el tiempo existen diversas opciones, pero la más adecuada es la constancia de conservación ya que por ley otorga la garantía de integridad.

Esta constancia debe cumplir con la NOM151, así que solo puede emitirla un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado por la Secretaría de Economía para tal fin. Pero contar con ella no es una solución automática, tu implementación tecnológica debe cuidar la estructura de la información a la cual se le tramitará la constancia, asegurando a nivel técnico que estés obteniendo la constancia para la información que requieres. De lo contrario, la constancia podría cubrir información que no la requiere, o cubrir únicamente de manera parcial la información que requiere cobertura total.

El siguiente paso es dotar de presunción de atribución a las firmas. Para ello requieres dos elementos:

1. Que cada firmante otorgue su consentimiento para firmar electrónicamente y considerar a dicha firma como un equivalente a su firma autógrafa, como indica el Código de Comercio.
2. La generación e intercambio de claves secretas durante la firma, un proceso criptográfico.

Ahora bien, para asegurar la garantía de no repudio cuando se trabaja con firma simple, no existe en la legislación mexicana algo que permita contar con ella—como sí existe con la firma electrónica avanzada.

No obstante, la alternativa es contar con diversos elementos que permitan probar inequívocamente la autoría de las firmas, ligando al usuario que firmó con su persona jurídica al momento de ejecutar la firma (firmar en sí el contrato o documento).

Entre más elementos tengas para ligar la firma a la persona, estarás mejor preparado en caso de juicio, algo que el equipo litigante de tu empresa agradecerá. Estos pueden ser:

• Mensajes SMS con códigos de un solo uso.
• Códigos de aplicaciones OTP (Google Authenticator, Authy, etc.).
• Foto del firmante y mapeo 3D de su cara.
• Foto de la identificación oficial del firmante.
• Dirección IP.
• Geolocalización.
• Grabación de un mensaje de voz del firmante manifestando su voluntad.
• Grabación de video de la persona al momento de firmar.
• Realizar una videollamada con el usuario y grabarlo manifestando su voluntad.
• Dispositivo token/netkey.
• Huellas dactilares.
• Entre otros.

¿Cuántos elementos son recomendables? Entre más pruebas tengas, mejor plantado estarás en un juicio, sin embargo cada prueba extra que recaudes tiene el potencial de degradar la experiencia de uso para tus firmantes.

Consideraciones al implementar un servicio interno de firma electrónica avanzada

En cambio, si tu decisión es desarrollar e implementar una solución que trabaje con firma electrónica avanzada para poder tener garantía de no repudio en las firmas, la clave para evitar riesgos es cumplir con lo estipulado en el Artículo 97 del Código de Comercio, el cual indica los requisitos indispensables para una plataforma de firma avanzada.

El primero es trabajar exclusivamente con certificados de firma electrónica avanzada emitidos por Agencias Certificadoras (AC) autorizadas por el Banco de México para tal fin —entre las que se encuentra el Servicio de Administración Tributaria (SAT)—, o aquellos que emiten los PSC acreditados por la Secretaría de Economía para dicho propósito.

Al momento de firmar, tu servicio debe conectarse con el PSC o la AC correspondiente para corroborar la validez, vigencia y estatus de revocación del certificado de tu firmante. Si todo está bien, la firma procede, de lo contrario, debes rechazarla.

El segundo requisito es no subir en ningún momento la clave privada (*.key) ni la contraseña de la misma a tu servidor. Este es un punto crítico. Enviarlos a tu servidor y borrarlos de inmediato —sin importar las medidas de seguridad utilizadas— no es suficiente para cumplirlo. La ejecución de firma debe hacerse únicamente en el dispositivo del usuario. Entonces, ¿hay algo que pueda o deba subirse tus servidores? Solamente el certificado público (*.cer) y el resultado de firma (hash cifrado).

Por último, el tercer requisito es inherente a la tecnología de la firma electrónica avanzada, por lo que es algo que queda cubierto casi en automático al cumplir los requisitos anteriores.

Ahora bien, para conferirle al documento y sus firmas garantía de integridad en el tiempo, es indispensable que tenga una constancia de conservación que cumpla con la NOM-151. Al igual que en la constancia para firma electrónica simple, en firma electrónica avanzada debe cuidarse la estructura de la información para la cual será tramitada.

Implementar una solución de firma electrónica para tu organización no es trivial

En conclusión, desarrollar una solución propia de firma digital no es una tarea sencilla dadas las implicaciones en caso de implementar inadecuadamente o con errores. No debe verse como una decisión trivial.

Además de cuidar aspectos generales de seguridad, privacidad y funcionalidades, debes garantizar la forma de probar la integridad del documento firmado y la autoría de cada firma. Esto te permitirá tener mejores elementos en caso de juicio y evitarás poner en riesgo operaciones importantes de tu organización.

Respecto al tipo de firma electrónica al que quieras dar soporte, de ello dependerá qué presunciones legales puedas tener y qué elementos requerirás para asegurar integridad y atribución, y por ende las condiciones que deberás cumplir. Asimismo, siempre deberás estar atento a los cambios normativos o en servicios de validación para implementarlos a tiempo y no comprometer tus operaciones.

Si teniendo esta información ya tomaste la decisión de continuar y aventurarte a desarrollar tu propia plataforma de firma electrónica, los requisitos antes mencionados son los mínimos que deberías cubrir y nunca descuidar en tu implementación.

Por el contrario, si decides no desarrollar una implementación propia para así canalizar esos recursos a mejorar o expandir tu negocio y contratar un proveedor externo de firma electrónica, debes elegirlo cuidadosamente.

Mifiel ofrece un servicio confiable y de fácil integración que siempre está apegado a la regulación más reciente. Puedes comunicarte con nosotros por medio de chat oprimiendo el siguiente botón y conocer más sobre nuestra plataforma de firma electrónica que soporta ambos tipos de firma: avanzada y simple.

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Cuando se opta por un servicio de firma electrónica avanzada por sus ventajas como la garantía de no repudio, existen algunos requisitos mínimos legales y técnicos que siempre deberían cumplir y que deben considerarse antes que cualquier otro factor. Estos se enumeran en las cuatro Fracciones del Artículo 97 del Código de Comercio.

¿Qué ventajas confiere la ley a la firma electrónica avanzada? Te platicamos en el webinar Entendiendo la Firma Electrónica Avanzada.

El Dr. Alfredo Reyes Krafft, abogado experto en firmas electrónicas, nos explica en el video a continuación cada requisito y cómo los cumple Mifiel. Si quieres conocer con mayor detalle estos puntos, después del video encontrarás la interpretación.

Primer requisito: la Firma es del firmante

La Fracción I de este Artículo indica “Los Datos de Creación de la Firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al Firmante”.

Para asegurarlo, el servicio de firma digital debe trabajar exclusivamente con Firmas Electrónicas Avanzadas (FEA) de alguno de los PSC acreditados por la Secretaría de Economía (SE) para emitir certificados digitales, o bien, alguna de las Agencias Certificadoras autorizadas por el Banco de México (Banxico) para firma de certificados.

Dichas entidades obtienen su acreditación al demostrar, entre otros requisitos, que la Firma Electrónica Avanzada se crea bajo exclusivo control del usuario. Un ejemplo es el Servicio de Administración Tributaria (SAT), Agencia Certificadora autorizada por Banxico, que emite sin costo los certificados públicos de e.firma o FIEL y tiene cobertura nacional, logrando un amplio alcance.

Al momento de firmar un documento, la plataforma de firmas debe corroborar la validez y vigencia del certificado ante la certificadora que lo emitió, negando la firma si el certificado no pertenece a un PSC, venció o se revocó antes de firmar.

Segundo requisito: el firmante tiene control exclusivo de la Firma

Asimismo, la Fracción II señala “Los Datos de Creación de la Firma estaban, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del Firmante”.

Esto significa que al momento de firmar digitalmente, la llave privada del usuario y la contraseña que la protege estuvieron bajo control de su dueño y nunca se compartieron al servicio de firmas.

Para asegurarlo, es indispensable que el proceso de firma se realice localmente en el dispositivo del firmante. Posteriormente enviar el certificado público y el resultado de la firma a los servidores de la plataforma. Si se compartiera la llave privada *.key y su respectiva contraseña con el servicio, se estaría incumpliendo con esta disposición y pondría al usuario en peligro ya que la plataforma podría firmar otros documentos en nombre del usuario.

Tercer requisito: pueden detectarse alteraciones a la Firma o al Documento después de firmar

Por último, las Fracciones III y IV del Artículo en cuestión indican “Es posible detectar cualquier alteración de la Firma Electrónica hecha después del momento de la firma, y respecto a la integridad de la información de un Mensaje de Datos, es posible detectar cualquier alteración de ésta hecha después del momento de la firma”.

Esto es inherente a la propia tecnología de la Firma Electrónica Avanzada. Por ello, en tanto se cumplan los requisitos anteriores, este debería estar cubierto.

Adicional: integridad en el tiempo

Cuando se firma electrónicamente, es muy recomendable tener un elemento que asegure la integridad del documento firmado (y sus firmas) en el tiempo. El Artículo 49 del Código de Comercio indica “Para efectos de la conservación o presentación de originales, en el caso de mensajes de datos, se requerirá que la información se haya mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva”.

Ese mismo Artículo deriva en la inclusión de una Constancia de Conservación que cumpla con los requisitos de la NOM 151. El proveedor del servicio de firma de documentos es quien debería emitirla, o bien, tramitarla ante un PSC que pueda hacerlo.

Es importante mencionar que las constancias NOM151 dotan a los documentos de fecha cierta, un requisito del SAT. Además, los documentos con firma electrónica simple también pueden obtener constancia de conservación.

Conclusión

Si la plataforma que elijas para darte el servicio de firma electrónica avanzada de documentos cumple con estos requisitos, todos tus documentos firmados gozarán de garantía de integridad, y sus firmas tendrán presunción de atribución y garantía de no repudio. Estas blindarán el contrato en caso de llegar a un litigio.

En Mifiel cumplimos a cabalidad con las cuatro fracciones del Artículo 97 y el segundo párrafo del Artículo 49 del Código de Comercio mexicano ya que trabajamos con la FIEL del SAT, la firma se ejecuta en el dispositivo del firmante y todos los documentos firmados con nosotros cuentan con una constancia de conservación NOM 151 tramitada ante un PSC autorizado para ello.

¿Quieres conocer más sobre el servicio de Mifiel e implementarlo en tus procesos? Comunícate con nosotros haciendo clic en el siguiente botón.

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