Pero ¿qué es la NOM-151? ¿Es necesario cumplirla para que los contratos electrónicos y sus firmas tengan validez? ¿Se requiere contratar a un PSC para ello? A lo largo de este artículo responderemos estas dudas y al finalizar tendrás clara la importancia de esta Norma Oficial Mexicana.

¿Qué es la NOM-151?

La NOM-151 es una regulación técnica que indica cómo conservar íntegros los documentos electrónicos relacionados con actos comerciales, es decir, guardar y mantener seguros, completos y sin alteraciones estos documentos a lo largo del tiempo.

¿Por qué es importante cumplir la NOM-151 en contratos electrónicos?

Como una regulación que surge del artículo 49 del Código de Comercio, cumplir con la NOM-151-SCFI-2016 es indispensable para las empresas que suscriben acuerdos de manera electrónica en México por tres razones:

1. Permite acreditar fecha cierta

Para efectos fiscales, cumplir la NOM-151 permite acreditar fecha cierta en caso de una auditoría del SAT. Además, la fecha cierta es un requisito judicial de la Ley Nacional de Extinción de Dominio para presumir buena fe en contratos de arrendamiento de bienes.

2. Otorga mayor fortaleza probatoria a evidencias electrónicas

Según el artículo 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles, la integridad es uno de los criterios de valoración que debe seguir el juez para admitir pruebas electrónicas, y al cumplir la NOM-151 se garantiza la integridad.

3. Es una obligación en actos de comercio

El Artículo 49 del Código de Comercio indica la obligación de conservar por 10 años todo documento mercantil, y la NOM-151 establece la forma de lograrlo cuando estos documentos son electrónicos.

¿Cómo se logra la conservación íntegra de documentos electrónicos?

De acuerdo con la NOM-151, la conservación íntegra de documentos electrónicos se logra mediante sellos digitales llamados constancias de conservación. Estos sellos indican la existencia de un documento digital en un momento determinado del tiempo y garantizan que se mantenga inalterable a partir de ese momento.

Los emisores de estos sellos son los Prestadores de Servicios de Certificación (PSCs), entes acreditados por el gobierno para tal fin.

¿Es necesario contratar a un PSC para cumplir la NOM-151 en contratos digitales?

Aunque los PSCs son los emisores de las constancias de conservación, no es necesario contratar a un PSC directamente para cumplir la NOM-151 en todos tus acuerdos electrónicos.

Piensa en ello como un servicio automotriz. Cuando requieres diferentes reparaciones para tu automóvil, puedes acudir a diversos talleres especializados para que las realicen: centros llanteros para cambiar tus llantas, un taller de estética automotriz para proteger la pintura, entre otros.

Pero la solución más cómoda y rápida es acudir a un taller mecánico integral que se encargue de todo el proceso—incluso de llevar y traer tu auto de vuelta a tu domicilio.

Lo mismo sucede con el cumplimiento de la NOM-151. Puedes ir con los PSCs y comprarles la constancia de conservación para que ellos la emitan e incorporen en tu documento electrónico, y encargarte de manera independiente de recolectar las firmas del contrato con la solución de firma electrónica que tú prefieras.

Pero con Mifiel el proceso se simplifica, ya que es una solución integral que te permite gestionar tu firma electrónica de documentos mediante las funcionalidades que tu organización requiere e incluye constancias de conservación de un PSC en cada documento firmado.

Relación entre las constancias de conservación y la firma electrónica

Suele pensarse que las constancias de conservación son un elemento para dar validez a una firma electrónica, incluso el único o principal. Pero esto no es así. ¿Por qué?

Primero debemos entender el funcionamiento de las constancias de conservación. Estas constancias garantizan la integridad de los documentos digitales que las incorporan sin importar que dichos documentos tengan o no firmas electrónicas, y en caso de tener firmas electrónicas, sin importar que estas firmas cumplan o no con los requisitos legales para ser válidas en México.

Segundo, sobre los requisitos legales de la firma electrónica. Una firma electrónica en cualquier documento debe cumplir ciertos requisitos que establece el Código de Comercio para tener validez legal: el artículo 89 señala los requisitos de una firma electrónica simple, y el artículo 97 los requisitos adicionales de una firma electrónica avanzada. El cumplimiento de la NOM-151 mediante constancias de conservación no es uno de estos requisitos.

Entonces, cuando en un documento hay una firma electrónica mal ejecutada, esta no será válida sin importar que el documento incorpore una constancia de conservación.

De la misma manera, un documento con firmas electrónicas ejecutadas correctamente no podrá garantizar su integridad en el tiempo si no incorpora una constancia de conservación, aunque sus firmas serán legalmente válidas.

En resumen, una constancia de conservación nunca define la validez legal de las firmas electrónicas de un documento, pero contar con ella permite garantizar la integridad del documento firmado.

Mifiel, la solución para cumplir con la NOM-151 y otorgar fecha cierta a tus contratos

La NOM-151 establece cuál es la forma de mantener sin alteraciones los documentos electrónicos involucrados en actos mercantiles, independientemente de que contengan o no firmas electrónicas.

El vehículo para cumplir con esta NOM son las constancias de conservación de mensajes de datos. Cuando una constancia de conservación se incorpora en un contrato electrónico u otro documento legal privado, este documento podrá acreditar el requisito fiscal de fecha cierta y gozará de mayor fuerza probatoria en caso de presentarse como evidencia en juicio.

Si requieres firmar contratos o acuerdos comerciales, gestionarlos y otorgarles fecha cierta mediante el cumplimiento de la NOM-151, Mifiel es la solución adecuada para ti

Contáctanos mediante el chat si estás interesado en implementar las constancias de conservación y cumplir la NOM-151 en tus procesos contractuales.

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Además, es un término que va de la mano y puede usarse indistintamente junto al de ‘constancia de conservación’. ¿Pero son lo mismo? ¿O hay alguna diferencia significativa? Algunos prospectos de clientes de Mifiel han tenido esta duda. A continuación conoceremos a qué se refiere cada término y sus diferencias.

Qué es un timestamp en la firma digital

No podemos definir qué es un timestamp sin antes explicar cómo se obtiene. El resumen o hash de un mensaje de datos (archivo o documento digital) se envía a un tercero imparcial. Este lo concatena con la fecha y hora del momento de recepción. Después firma electrónicamente el resultado de dicha concatenación.

De esta forma,un timestamp es un recibo digital que liga los tres elementos: el mensaje de datos (mediante su hash), la fecha y hora específica en que un tercero imparcial lo recibió y verificó su existencia, y la firma digital del mismo tercero.

Cualquiera puede asumir el rol de tercero imparcial y emitir estampas de tiempo, pero para muchas aplicaciones importa quién emite y firma ese timestamp. No es lo mismo que este recibo digital nos lo entregue un servicio gratuito en internet a que nos lo entregue un ente autorizado por el gobierno.

Podemos hacer una analogía con las identificaciones que tenemos en la cartera. Por un lado, la identificación que nos emite una universidad o nuestro centro de trabajo tiene una validez limitada. Por otro lado, las que obtenemos en organismos de gobierno como un pasaporte o una credencial del INE tienen mucho más peso como identificaciones y son válidas en casi cualquier contexto.

Quién emitió la identificación importa en el peso que tiene. Lo mismo sucede con las timestamps. De ahí surge el sellado digital de tiempo confiable, proceso donde entran en juego las autoridades de sellado de tiempo o TSA por sus siglas en inglés.

¿Y una constancia de conservación?

Conceptualmente, una constancia de conservación es lo mismo que un sello de tiempo confiable: el hash de un documento al que se concatena una fecha y hora, y que una TSA firma electrónicamente.

Entonces, ¿cuál es la diferencia?

¿Conoces la forma de obtener fecha cierta mediante el uso de constancias de conservación? Te explicamos en nuestro webinar Cumple el requisito de Fecha Cierta usando la firma electrónica.

La diferencia entre un timestamp confiable y una constancia de conservación

En México, los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) pueden estar acreditados para emitir sellos digitales de tiempo, o para emitir constancias de conservación de mensajes de datos, o para emitir ambos, siendo en cualquiera de los casos una TSA. Esto puede generar confusión.

Aunque las reglas para acreditarse para uno u otro fin son muy similares, existe una importante diferencia técnica: las constancias se emiten conforme a la NOM-151, pero los PSC no requieren seguir dicha norma en el caso de sellos de tiempo.

Esto tiene una implicación legal: la NOM151 es una reglamentación técnica del Artículo 49 del Código de Comercio, la cual otorga garantía de integridad en el tiempo al mensaje de datos.

Por ello, la diferencia legal es que una constancia otorga presunción de integridad, pero un timestamp no.

En conclusión

Cuando implementas firma electrónica en los procesos de tu organización y quieres obtener presunción de integridad, un timestamp no es suficiente—incluso si es emitido por un PSC acreditado para ello.

En su lugar, una constancia de conservación emitida conforme a la NOM-151 sí las otorgará. Todos los documentos firmados en Mifiel incorporan una constancia de conservación NOM-151 emitida por un PSC acreditado para tal fin.

Esto además trae otra ventaja: con la constancia de conservación se asegura la obtención de fecha cierta, un requisito del SAT para comprobar la existencia de operaciones entre privados.

¿Quieres firmar documentos electrónicamente y aprovechar estas ventajas? Contáctanos.

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Qué es lo que estás viendo

• La constancia de conservación es la evidencia técnica que respalda la integridad del documento y su trazabilidad temporal, conforme a la NOM-151 y el Código de Comercio.
• La hora visible en la constancia corresponde al momento de emisión por el PSC y se expresa en UTC por estándar.

Por qué se usa UTC

• Un solo referente temporal para todos, sin importar la ubicación.
• Evita confusiones por husos y cambios estacionales.
• Cumplimiento normativo: la NOM-151 adopta el RFC 3161, que establece que la hora de la constancia se exprese en UTC.

Implicación práctica

• Es normal que la hora de la constancia no coincida con la de tu reloj local.
• Si necesitas interpretarla en tu zona horaria, convierte desde UTC.
  • Ejemplo (Ciudad de México ≈ UTC-6):

Lo importante: la constancia en UTC garantiza uniformidad y claridad; no modifica el contenido ni disminuye el valor probatorio del documento conforme a la NOM-151.

Preguntas rápidas

¿Se puede cambiar a hora local?
La constancia siempre queda en UTC para asegurar consistencia. Puedes convertirla a tu hora local para consulta interna.

¿Afecta el cumplimiento?
No. El uso de UTC forma parte del cumplimiento del RFC 3161 adoptado por la NOM-151

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La forma más adecuada para ello es que el proveedor del servicio incluya constancias de conservación, también conocidas como NOM 151, en los documentos. Pero ¿qué son las constancias de conservación y cómo funcionan?

Por qué los documentos firmados electrónicamente deberían tener constancia de conservación

Las firmas electrónicas tienen una gran ventaja frente a la firma autógrafa: cuentan con presunción de atribución y en el caso de la firma electrónica avanzada, con garantía de no repudio. Sin embargo, al firmar electrónicamente, debe asegurarse que el documento se mantenga íntegro a lo largo del tiempo.

Para garantizarlo, es necesario algún tipo de recibo reconocido por la autoridad, el cual indique una fecha en que el documento existió y que además permita detectar alteraciones en el mismo. En documentos electrónicos, este recibo se conoce como constancia de conservación de mensajes de datos.

Además de garantizar la presunción de integridad, la constancia de conservación otorga al documento una fecha cierta. La fecha cierta es un requisito de la autoridad fiscal para comprobar la existencia de operaciones y de la Ley Nacional de Extinción de Dominio para gozar presunción de buena fe al arrendar bienes.

Qué es y cómo se emite una constancia de conservación

Para evitar una descripción técnica de su funcionamiento, utilicemos la analogía de un recibo emitido por un tercero autorizado por el gobierno —o por el mismo gobierno— y comparemos con lo especificado en la Norma Oficial Mexicana que indica cómo debe emitirse la constancia, la NOM-151-SCFI-2016.

Imagina que realizas un trámite de gobierno y debes presentar un documento que solo aceptan si tiene el sello —que funciona como recibo— de la instancia correspondiente. Para obtenerlo, debes llevar el documento a una ventanilla donde un funcionario estampa un sello inviolable en cada hoja que incluye fecha y hora de presentación. Además, el funcionario firma con su rúbrica cada sello que estampa para que sea verificable que fue él quien utilizó el sello.

Es importante mencionar que al funcionario no le interesa el contenido del documento, su trabajo es solo estampar todas las hojas que conforman el documento que se le presenta.

Una vez hecho esto, acudes a la dependencia en donde estás presentando el trámite. Revisando que cada hoja tenga un sello firmado, el personal que te recibe el documento puede validar que no lo modificaste después de pasar por la ventanilla. Viendo el sello, también puede verificar la fecha y hora en que te presentaste en la ventanilla y al ver la rúbrica, quién estampó el sello en tus hojas.

Una constancia de conservación es el equivalente digital de este proceso. Para obtenerla:

1. En vez de un funcionario en una ventanilla, la constancia la otorga un tercero de confianza llamado Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado por el gobierno.
2. No debe presentarse el documento entero para que se selle cada hoja, únicamente se envía electrónicamente el hash del documento, que es una huella digital única del mismo obtenida mediante un algoritmo de cifrado.
3. Al recibir el hash de documento, el PSC genera un sello digital que incluye la fecha y hora exacta de su recepción la cual obtiene de un reloj atómico. Además, usando una firma electrónica avanzada, el PSC firma este sello (rúbrica digital).

Al final del proceso, terminamos con un sello digital que contiene fecha y hora así como la firma del PSC. Este sello se denomina constancia de conservación y otorga fecha cierta al documento.

Ahora bien, ¿qué sucede si de manera malintencionada se modifica el XML obtenido? Por ejemplo, ¿cambiando o eliminando una de las firmas? Al verificar el documento, el hash resultante será distinto, evidenciando que el documento original firmado sufrió alguna alteración.

De no haber constancia de conservación, ¿el documento pierde validez? No, pero si en algún momento es necesario presentarlo como prueba en un juicio, será conveniente asegurar que no ha sido alterado. La forma más adecuada es la constancia de conservación.

Entonces, ya que todo documento firmado electrónicamente debería incluir una constancia NOM151, Mifiel cumple con ello. Pero ¿cómo lo hace?

Cómo trabaja Mifiel con las constancias de conservación

Es importante aclarar que Mifiel no es un PSC ni requiere serlo para brindar una plataforma de firma electrónica. Sin embargo, para asegurar el cumplimiento de la NOM 151, siempre utilizamos los servicios de uno.

Todos los documentos firmados mediante la plataforma cuentan con una constancia de conservación. Esta se incluye en el XML firmado que está en poder tanto de Mifiel como de firmantes y espectadores (incluyendo a quien solicita la firma).

Para validar documentos firmados en Mifiel, tenemos una herramienta de código abierto que verifica el hash, los certificados, las firmas y la constancia de conservación. Es equivalente a que un perito criptográfico haga las validaciones necesarias para constatar que el documento cumpla con lo establecido en los Artículos 89 y 97 del Código de Comercio y con la NOM 151.

Si la verificación es exitosa, tu documento cuenta con las presunciones y garantías legales que la ley le otorga a las firmas electrónicas y a los documentos con constancia de conservación, las cuales te serán de gran ayuda al llevar el documento a un juicio.

¿Quieres integrar la firma electrónica en tus procesos garantizando la integridad de tus documentos? Ponte en contacto con nosotros.

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