Eficientando procesos con firma digital: Arrendadora Incremex

Arrendadora Incremex, cómo logró eficientar sus procesos mediante la firma digital de contratos.

Arrendadora Incremex es una compañía mexicana dedicada al arrendamiento puro y financiero de diversos activos, con enfoque en unidades automotrices. Su base de operaciones se ubica en la ciudad de Celaya, Guanajuato, y actualmente también cuenta con agentes y oficinas en León, Guanajuato y en Aguascalientes, Aguascalientes.

Llevan cerca de 30 años en el mercado y pertenecen a Grupo USA, quienes también son propietarios de diversas agencias concesionarias de automóviles en la región Bajío del país.

Aunque su operación funcionaba bien, buscaron una forma de agilizar la firma de contratos de arrendamiento automotriz y de ratificación del mismo ante un fedatario público. A continuación descubrirás cómo Incremex lo consiguió gracias a la firma digital.

Firma y ratificación de contratos, las áreas de oportunidad de Incremex

Todos los documentos de Incremex se firmaban autógrafamente, destacando dos: los contratos de arrendamiento automotriz puro o financiero, y sus respectivos pagarés.

Cuando a un cliente le aprobaban su línea de arrendamiento y el representante legal de la arrendadora firmaba los contratos, las firmas del arrendatario y su aval podían tardar semanas en recolectarse completamente ya que Incremex debía enviar un gestor al domicilio de cada uno.

Si a esto sumamos las ocasiones en que alguna de las partes detectaba errores en los escritos y por ello debían someterse a corrección, reimpresión y subsecuente recolección de nuevas firmas, se demoraba el proceso.

Por si fuera poco, toda la documentación debía ratificarse ante un notario o corredor público, lo que agregaba un paso adicional y exigía coordinar una fecha y horario de disponibilidad de todas las partes, además de representar un costo inevitable.

¿Cómo solucionaron esto?

Mifiel y las presunciones legales de la e.firma, agilizando los procesos de arrendamiento en Incremex

Incremex encontró en Mifiel una solución por demás ideal para agilizar sus procesos administrativos y, en el camino, disminuir sus costos operativos.

Al ser una plataforma de firma online, cuando los clientes optan por firmar electrónicamente ya no es necesario que los agentes se trasladen a los domicilios del arrendatario y del aval, lo que evita la necesidad de programar citas, elimina los gastos en viáticos del gestor y permite tener las firmas listas en cuestión de horas.

Asimismo, cuando existen errores en la documentación y alguna de las partes los nota, se corrigen de inmediato en la plataforma de Mifiel sustituyendo el documento a firmar, evitando el ir y venir de contratos y pagarés en papel.

Por otra parte, una de las razones principales para ratificar las firmas frente al notario era gozar de la presunción de atribución e integridad el documento.

Ya que Mifiel trabaja exclusivamente con certificados de firma electrónica avanzada y cumple con el Artículo 97 del Código de Comercio, ambas presunciones legales se obtienen con la firma electrónica y deja de ser imprescindible contratar los servicios de un fedatario público—aunque sigue siendo necesario y de utilidad en muchos casos y puede hacerse también electrónicamente.

De esta manera se disminuye el costo e Incremex traslada este ahorro al cliente, además de evitar el desgaste del mismo.

Ahora bien, una inquietud común entre las empresas arrendadoras de vehículos que consideran implementar firma digital es cómo proceder en caso de siniestros. Al notarlo, Incremex desarrolló un protocolo que permite conservar las ventajas de firmar con la FIEL para todos los clientes y presentar sin problemas la documentación en caso de siniestro. ¿En qué consiste?

Manejo de documentos en caso de siniestro

Cuando un automóvil en arrendamiento se involucra en un siniestro (por ejemplo, un choque), suele ser necesario que el arrendatario demuestre que el vehículo está en arrendamiento y que es el legítimo usuario, para que posteriormente la arrendadora responda por él ante las instancias competentes.

A diferencia de funcionarios como jueces que están acostumbrados a trabajar con modelos de firma electrónica, otros servidores públicos como policías de tránsito o trabajadores del sector privado como ajustadores de aseguradoras generalmente no están capacitados para recibir documentación firmada electrónicamente.

Al ser los siniestros situaciones especiales que no suelen afectar a la mayoría de sus usuarios, Incremex implementó un proceso que consiste en enviar un agente con los documentos firmados autógrafamente por el representante legal de la arrendadora, recabar la firma del arrendatario y finalmente acudir a la instancia correspondiente, como el depósito vehicular o las oficinas de seguros.

De esta manera, tanto Incremex como sus arrendatarios se benefician de la firma digital y solo en caso de siniestro ponen en marcha el proceso especial, cuyos costos son menores que llevar los procesos de principio a fin de manera tradicional.

En conclusión

Mediante uso de Mifiel para firmar contratos y pagarés, Incremex ha logrado disminuir significativamente sus tiempos y costos operativos, trasladando a sus arrendatarios los ahorros tanto a nivel procesos —evitar traslados y coordinación de agendas— como en lo económico —deja de ser imprescindible pagar servicios notariales—, logrando así mayor satisfacción de sus clientes de arrendamiento financiero y puro.

Sin embargo, siempre que una organización lleva a cabo una adopción temprana de nuevas tecnologías en mercados con poca experiencia en ello, pueden hacerse latentes algunos inconvenientes respecto a seguir llevando procesos tradicionales. Entonces, para cada caso debe valorarse si existe una solución viable y rentable que permita aprovechar la innovación tecnológica y enfrentarse de la mejor manera a la respuesta que pueda tener con agentes externos.

Para Incremex el inconveniente era cómo proceder en caso de siniestro de las unidades arrendadas, por lo que generó un protocolo especial de respuesta que implica generar documentación física y firmarla autógrafamente solo para dichos casos y poder presentarla ante personal que no está familiarizado con documentos electrónicos.

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