Hacerlo involucra iniciar un proceso de onboarding de proveedores, que suele demorar el inicio de las operaciones. Disminuir ese tiempo parece complicado, pero en lo relativo a la firma de contratos de prestación de servicios Mifiel puede ser un gran aliado. ¿Cómo?

Primero analicemos la situación de los proveedores y sus clientes.

Panorama actual para los contratantes de servicios

En pequeñas empresas, los tratos con proveedores y prestadores de servicios en su mayoría se hacen de palabra. Sin embargo, conforme crecen, requieren que haya más formalidad y organización al hacerlo por tres razones:

1. Cumplimiento legal.
2. Mantener orden interno.
3. Cubrirse ante eventualidades en grandes contratos donde hay mucho en juego.

Estos procesos son de vital importancia, al grado que grandes organizaciones multinacionales han tenido que crear departamentos —e incluso filiales— con abogados y otro personal específico, encargados exclusivamente de gestionar los contratos de prestación de servicios para otras áreas.

Ahora bien, la formalización conlleva ciertos inconvenientes que pueden retrasar el inicio de la prestación de servicios. ¿Cuáles son?

El problema con los contratos de prestación de servicios

Como cliente de otras empresas, requieres que su onboarding sea lo más rápido posible, de otra manera no puedes operar con normalidad. Sin embargo, recortar tiempo en el llenado de formularios, las negociaciones y otros pasos es prácticamente imposible.

Además, es imperativo llevar orden y mantener al día todos los contratos cuando están por vencer y deben renovarse. Lograrlo se complica cuando hay más proveedores y por ende más documentación a gestionar con distintas fechas de expiración.

Aquí es donde entra en juego la firma digital de contratos.

La firma digital como acelerador de contratos con proveedores

Cuando se firman en papel contratos como los de prestación de servicios y de consignación mercantil —dos de los más comúnmente suscritos con proveedores—, estos presentan el mismo problema que documentos de otras áreas: deben firmarse presencialmente o enviarse por paquetería.

Ambas aumentan el tiempo requerido para comenzar a prestar los servicios o proveer los productos necesarios, además de que la segunda disminuye la certeza de su cumplimiento.

Cuando se firma digitalmente, la situación cambia y el tiempo para recabar las firmas se reduce de varios días a tan solo unos minutos, traduciéndose en un onboarding más rápido.

Por si fuera poco, la documentación firmada electrónicamente en Mifiel trae consigo dos beneficios.

Primero, es más sencilla de gestionar —generar el documento, enviar a firma, supervisar, archivar y consultar— que la documentación en papel, lo que facilita mantener los contratos al día mediante el uso de una sola plataforma online.

Segundo, cuenta con dos presunciones legales: de atribución y de integridad. De esta forma si en algún momento como cliente debes demandar a tu prestador de servicios (o viceversa), tendrás un elemento a tu favor al llegar a tribunales, pues la contraparte estará imposibilitada de negar su firma y la integridad del documento.

Todo suena muy bien, pero ¿qué experiencia hay usando la firma electrónica en contratos de prestación de servicios con proveedores?

Industrias que han implementado la firma electrónica de contratos de prestación de servicios

En Mifiel, los principales ramos que han implementado exitosamente la firma digital de contratos de prestación de servicios, de consignación de mercancías, etc., con sus proveedores o con sus clientes, son:

• Manufactura.
• Servicios de mantenimiento.
• Consultoría.
• Logística.
• Servicios de software.
• Servicios financieros.

Además, algunos de nuestros usuarios en otras industrias ocasionalmente firman este tipo de documentación, lo que abre la puerta a la expansión en el uso de la firma electrónica.

En conclusión

Dentro de una organización, establecer y mantener relaciones con proveedores implica firmar y renovar contratos de prestación de servicios.

Si diriges o formas parte del liderazgo de una organización que está creciendo y comienza a formalizar sus tratos con proveedores, es conveniente implementar ahora mismo la firma digital en tus procesos, actuando de manera proactiva.

Al hacerlo, disminuirá enormemente el tiempo de onboarding relativo a la obtención de firmas, será más sencillo mantener en orden y al día tus contratos, además de que contarás con mayor protección jurídica gracias a las presunciones legales con que cuenta la firma electrónica.

No esperes más, implementa ya la firma electrónica en tu organización. Chatea con nosotros mediante el siguiente botón para explorar las posibilidades.

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Con el creciente intercambio de información y la realización de negocios mediante distintos tipos de redes de información se ha generado una necesidad imperiosa de métodos de autenticación electrónica. En definitiva, parece que al no existir una presencia física simultánea entre las partes deviene imprescindible el uso de unos métodos de autenticación incluso más exigentes que en el mundo físico, donde parece que la presencia física puede no requerir tantas obligaciones.

Por otro lado, indisolublemente unido a la firma electrónica, aunque no siempre él a ella, sino al revés, aparece el documento electrónico.

El Documento Electrónico

El documento electrónico (contratos), se concibe como un medio de expresión de la voluntad con efectos de creación, modificación o extinción de derechos y obligaciones por medio de la electrónica. La seguridad en la comunicación electrónica es fundamental para el desarrollo del Comercio Electrónico. En un flujo de transacciones en donde las partes ya no tienen contacto ‘físico’, ¿cómo pueden asegurarse de la identidad de aquel con quien están realizando una operación? e, incluso, ¿cómo pueden tener la certeza de que la información intercambiada no ha sido robada, alterada o conocida por personas ajenas?

La Firma Electrónica

La firma electrónica, técnicamente, es un conjunto o bloque de caracteres que viaja junto a un documento, archivo o mensaje y que puede acreditar cuál es el autor o emisor del mismo (lo que se denomina identificación y autenticación) y que nadie ha manipulado o modificado el mensaje en el transcurso de la comunicación (integridad).

De esta forma la Firma Electrónica Avanzada amparada con un certificado digital válido y vigente garantiza además la integridad y el no repudio del documento firmado electrónicamente

Quizás la parte que más nos interesa a los usuarios es la garantía de detección de cualquier modificación de los datos firmados, proporcionando una integridad total ante alteraciones fortuitas o deliberadas durante la transmisión del documento firmado. El hecho de que la firma sea creada por el usuario mediante medios que mantiene bajo su propio control (clave privada, contraseña, disco o USB, etc.) asegura la imposibilidad de efectuar lo que se conoce como  “suplantación de personalidad”.

¿Ya cuentas con FIEL/e.firma? En caso de que no, dale un vistazo a nuestra guía “Todo lo que necesitas saber para obtener tu primera FIEL”

Fundamento Legal

El Código de Comercio en su artículo 96 establece.- “Las disposiciones del presente Código serán aplicadas de modo que no excluyan, restrinjan o priven de efecto jurídico cualquier método para crear una Firma Electrónica”

Aún más, el artículo cuarto transitorio del  DECRETO por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones del Código de Comercio en Materia de Firma Electrónica, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 29 de agosto de 2003, establece que el Banco de México, en el ámbito de su competencia, regulará y coordinará a la autoridad registradora central, registradora y certificadora, de las instituciones financieras y de aquellas que acredite como prestadores de servicios de certificación.

Considerando que el propio Banco de México por convenio fechado el 4 de agosto del 2004, publicado en el Diario Oficial el 21 de septiembre del mismo año, acreditó al SAT como Agencia Certificadora y Registradora. Es en ese carácter con el que el SAT funge como Prestador de Servicios de Certificación para personas físicas.

Luego entonces es perfectamente válido firmar contratos en el ámbito mercantil con una firma electrónica avanzada amparada en un certificado digital emitido por el SAT.

Texto escrito por Alfredo Reyes Krafft y tomado de lexinformatica.co

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