En la industria de la construcción, la velocidad y eficiencia en la gestión de proyectos son vitales para mantener la competitividad y cumplir con los tiempos establecidos. Sin embargo, varios desafíos inherentes al manejo de documentos en papel pueden entorpecer estos objetivos. En el siguiente artículo, explicaremos cómo la firma electrónica, especialmente a través de una plataforma como Mifiel, resuelve estos desafíos y está transformando la forma en que las constructoras operan.
1. Penalizaciones por retrasos operativos
En el mundo de la construcción, el tiempo es dinero, literalmente. Los retrasos en la firma de documentos críticos, como contratos de subcontratación, órdenes de compra, o acuerdos con proveedores, pueden llevar a penalizaciones financieras severas.
Por ejemplo, consideremos una obra donde la firma tardía de un contrato con un proveedor clave retrasa la entrega de materiales esenciales. Esto no solo impacta el flujo de trabajo sino que también puede generar costos adicionales por demoras. La firma electrónica elimina la necesidad de desplazamientos y esperas, permitiendo firmar documentos en minutos, no días, manteniendo así el proyecto sin contratiempos.
2. Altos costos de gestión documental
Llegar a los firmantes, que a menudo se encuentran en diferentes ubicaciones físicas, puede ser un proceso costoso y lento. Por ejemplo, un director financiero que necesita firmar el presupuesto de una nueva fase del proyecto puede estar en una ubicación diferente a la oficina central. Con la firma electrónica, este documento se puede enviar y firmar digitalmente en cuestión de segundos, reduciendo dramáticamente los costos de operación y optimizando el tiempo de todos los involucrados.
3. Incumplimiento de normativas laborales
La industria de la construcción frecuentemente emplea a un gran número de trabajadores en proyectos a corto plazo. Asegurarse de que todos los contratos laborales estén firmados a tiempo puede ser un desafío, especialmente cuando los trabajadores están dispersos en varios frentes de obra o existe premura para iniciar la obra.
Un caso típico es la incorporación de nuevo personal que debe esperar para iniciar labores porque su contrato aún no está firmado. Al respecto, una plataforma como Mifiel facilita la firma digital de estos contratos, garantizando que todo el personal cumpla con cada una de las disposiciones laborales desde el primer día de trabajo.
4. Retrasos en facturación y pagos
Para los directores de finanzas contar con un flujo de caja eficiente es esencial para mantener la salud financiera de cualquier proyecto de construcción. Los retrasos en la firma de facturas y órdenes de compra pueden causar cuellos de botella financieros.
Un caso recurrente que hemos visto es que en meses particularmente críticos, varias facturas de proveedores están pendientes de aprobación. Estas facturas incluyen cargos por materiales esenciales que ya estaban siendo utilizados en la obra. Tradicionalmente, la aprobación de estas facturas requería que el director de finanzas las firmara físicamente, lo cual a menudo provocaba retrasos, sin embargo, con la introducción de la firma electrónica los directores han podido revisar y firmar todas las facturas pendientes desde sus dispositivos, todo en cuestión de minutos.
5. Dificultades para escalar el negocio
Sabemos que a medida que una constructora expande sus operaciones, la gestión de documentos puede volverse un obstáculo significativo. La firma electrónica permite escalar sin problemas, permitiendo la gestión de un mayor volumen de documentos de manera eficiente y segura, sin incrementar proporcionalmente los recursos necesarios para su manejo.
En resumen, la firma electrónica no solo resuelve problemas operativos y financieros sino que también representa un paso crucial hacia digitalización y transformación de diversos procesos. Mifiel no solo cuenta con la tecnología para implementar estas soluciones, sino que también aseguramos que el proceso cumpla cabalmente con toda la regulación en México. En un sector donde cada minuto cuenta, la capacidad de firmar y gestionar documentos de forma rápida y segura no es un lujo, sino una necesidad crítica.
La implementación de la firma electrónica en tus operaciones diarias no es solo una mejora en la eficiencia; es un cambio fundamental en la forma en que puedes manejar proyectos y crecer tu negocio en un mercado tan competido como es la construcción.
