¿Qué alternativa tengo para evitar compartir la e.firma con mi contador?

Existen alternativas para no compartir la e.firma con el contador y evitar así problemas graves por su irrepudiabilidad

Una de las cruzadas que hemos emprendido en Mifiel es por la concientización sobre las graves consecuencias legales de compartir la e.firma con terceros. Desafortunadamente, algunas personas siguen desconociendo la irrepudiabilidad de la firma electrónica avanzada.

Para resaltar la importancia de nunca compartir la e.firma con terceros, les tenemos un caso real que presenciamos en Mifiel.

Hace unos años, una compañía tramitó un crédito en una institución financiera cliente de Mifiel. Fue una operación como cualquier otra. Repagaron el préstamo en los términos y plazos acordados y hasta ahí todo bien.

Pocos años después, esta compañía recibió una llamada de la misma financiera. El motivo: no habían pagado las mensualidades del nuevo crédito que tramitaron. Pero ¿cuál nuevo crédito? Los socios de la empresa no entendían qué estaba pasando, ellos estaban seguros haber tramitado un solo crédito con la financiera, el cual liquidaron.

En respuesta, la financiera les envió la documentación del nuevo crédito. Toda estaba firmada con la e.firma de la empresa y también con las e.firmas de los socios como obligados solidarios.

Ante esta evidencia, los socios solicitaron al banco los estados de cuenta de la compañía y los compararon contra los que ellos tenían para el mismo periodo. Ahí detectaron que uno de estos había sido modificado con un programa de edición de imágenes. En el estado modificado, se escondía la recepción de los recursos procedentes del préstamo, así como su transferencia a un tercero no relacionado con la empresa.

¿Cómo sucedió esto? Sus contadores les hicieron un fraude. Los socios de la empresa les habían entregado no solo la e.firma de persona moral, sino también la e.firma personal de cada uno de ellos. Los contadores tenían todas las e.firmas necesarias para poder tramitar préstamos a nombre de la empresa así como préstamos a nombre de cada socio.

Después de asesorarse legalmente, los socios entendieron que tendrían que asumir las obligaciones derivadas de su e.firma —en este caso un préstamo— ya que varios ordenamientos jurídicos como el Código de Comercio indican que los actos derivados del uso de una firma electrónica avanzada son imputables al titular del certificado.

Esto implica que culpar al contador o a un tercero, al que le hayamos entregado la e.firma y haya hecho mal uso de ella, no es una defensa legal debido a la máxima del derecho Nemo auditur propriam turpitudinem allegans o, para los no abogados, nadie puede alegar a su favor su propia torpeza o culpa.

En el siguiente video, el Dr. Alfredo Reyes Krafft nos explica la irrepudiabilidad de la firma electrónica avanzada.

Ya que no existe forma de evitar estas consecuencias, la e.firma nunca debería compartirse con terceros. Entonces, ¿qué alternativa existe para que el contador pueda trabajar sin contratiempos al no tener nuestra FIEL?

Facturación sin e.firma

A partir de 2015, las facturas pueden emitirse usando el Certificado de Sello Digital (CSD), exclusivo para este fin. Obtenerlo mediante el sitio web del SAT es muy sencillo usando tu e.firma. Una vez que tengas tu CSD, puedes compartirle a tu contador los archivos y la contraseña de dicho certificado.

Además, si eres persona física, puedes timbrar facturas fácilmente desde el sitio del SAT mediante la opción “Factura fácil” del apartado “Mis cuentas” en el portal del SAT. Para ello solo requieres tu contraseña (también conocida como CIEC o CIECF) para ingresar al portal del SAT. De esta forma, si prefieres que tu contador se encargue de facturar, solo tendrás que compartirle la contraseña CIEC.

Declaración sin e.firma

Una vez resuelta la emisión de facturas sin una FIEL, ¿cómo pueden presentarse las declaraciones anuales de ISR ante el SAT sin esta herramienta?

No todas las personas físicas requieren de la e.firma para declarar impuestos. En la mayoría de los casos, tu contador puede enviar la declaración utilizando únicamente tu clave CIEC.

Las únicas personas que requieren la e.firma para declarar impuestos son las que cuentan con un saldo a favor de entre 10 mil y 50 mil pesos pero no tienen una CLABE precargada en el aplicativo del SAT, y todas aquellas que presentan un saldo a favor mayor a 50 mil pesos.

Afortunadamente si te encuentras en alguno de estos supuestos, existe una forma de trabajar con tu contador sin entregarle tu e.firma. El proceso es el siguiente:

  1. Comparte con tu contador la contraseña que utilizas para ingresar al portal del SAT.
  2. Solicítale que ingrese a la página de declaración anual y prepare la declaración con toda la información requerida.
  3. Una vez que la revise, debe presionar el botón “Guardar” y avisarte que la declaración está lista para que tú la presentes.
  4. Ahora, desde tu computadora y con total confidencialidad, ingresa al apartado de declaración anual en el sitio web del SAT.
  5. Revisa la declaración y oprime el botón “Enviar”.
  6. Selecciona los archivos de tu e.firma, escribe su contraseña y oprime el botón “Enviar”.
  7. ¡Listo!

En conclusión

Existen maneras de trabajar de forma segura junto a tu contador para que facture y presente tu declaración anual sin compartirle tu e.firma.

Ojo: no estamos diciendo que el contador siempre actuará con alevosía y ventaja en contra tuya o de tu organización. Muchos contadores a pesar de contar con la confianza de sus clientes y ser personas moralmente intachables, no siguen las mejores prácticas de seguridad informática y pueden ponerte en riesgo si alguien les roba tu e.firma.

Recuerda que todo documento firmado con tu e.firma personal es imputable a ti y no podrás repudiarlo.

Además, en el caso de la e.firma de persona moral, se presume sin que se admita prueba en contra que los firmó “el administrador único, el presidente del consejo de administración o la persona o personas, cualquiera que sea el nombre con el que se les designe, que tengan conferida la dirección general, la gerencia general o la administración de la persona moral de que se trate” de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación.

Por ello, más vale ser precavidos al manejar la e.firma.

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