Una ventaja que no conocías de firmar contratos con la FIEL o e.firma

Firmar contratos u otros documentos mercantiles con la FIEL otorga distintas ventajas sobre la firma electrónica simple y la firma autógrafa, principalmente las presunciones legales de atribución —siendo por ello irrepudiable— y de integridad que la hacen la manera legalmente más sólida de firmar.

Pero las razones para firmar contratos con ella no se detienen ahí. Hay un hecho que no es tan conocido: la e.firma de persona moral, al igual que la de persona física, puede utilizarse para suscribir contratos usando plataformas como Mifiel, obteniendo las mismas presunciones legales.

Tal vez te preguntes, ¿qué ventaja obtengo de hacerlo así? ¿Qué otras implicaciones tiene? ¿Existe siquiera un fundamento legal que permita usar la FIEL de persona moral para firmar documentos y tener las presunciones legales? Veamos.

Toda organización legalmente constituida en México debe contar con su FIEL de persona moral ya que es necesaria, entre otras cosas, para tramitar los Certificados de Sello Digital (CSD) y poder emitir facturas. Para obtenerla, únicamente puede hacerlo aquella persona física que cuente con su e.firma vigente y válida de persona física, y acredite tener poderes amplios en la organización en cuestión.

El fundamento que permite usar la firma electrónica avanzada de persona moral para suscribir contratos y otro tipo de documentos, es el mismo que el de la FIEL de persona física: la Ley de Firma Electrónica Avanzada y el Código de Comercio.

Ahora bien, en este caso específico, la presunción de autoría la estipula el Código Fiscal de la Federación en su Artículo 19-A. Este indica que al utilizar la FIEL moral se presume que la firma fue realizada por un representante de la misma con poderes amplios.

“[…] Se presumirá sin que se admita prueba en contrario, que los documentos digitales que contengan firma electrónica avanzada de las personas morales, fueron presentados por el administrador único, el presidente del consejo de administración o la persona o personas, cualquiera que sea el nombre con el que se les designe, que tengan conferida la dirección general, la gerencia general o la administración de la persona moral de que se trate, en el momento en el que se presentaron los documentos digitales.”

— Código Fiscal de la Federación, Artículo 19-A

Ventaja de firmar con la FIEL de persona moral

Debemos entender que usar la e.firma moral en Mifiel no es un simple cambio del certificado (y su respectiva llave privada), sino que gracias a la presunción legal anteriormente mencionada, la FIEL moral agiliza el proceso para las partes involucradas. ¿De qué manera?

  1. Si estás firmando, ya no será necesario presentar algún documento que avale tus poderes para suscribir contratos en nombre de la organización.
  2. Si estás solicitando la firma de una organización, te libras de la necesidad de validar o cotejar los poderes de quien se ostenta como representante legal para firmar.

Cuando se utiliza una firma autógrafa o una firma electrónica simple, no existe un equivalente a la firma electrónica avanzada de persona moral. Por ello, cuando se utilizan dichos tipos de firmas —o la FIEL de persona física— esta presunción no puede replicarse y es necesario acreditar poderes.

Gracias a esta ventaja, algunas organizaciones que utilizan Mifiel ya están solicitando a sus clientes que firmen como persona moral y no como persona física, firmando con la FIEL correspondiente y ahorrando mucho tiempo en su proceso.

Posibles desventajas de la FIEL moral

Pero ¿firmar con e.firma de persona moral tiene desventajas?

Cuando eres solicitante de firmas, no presenta ningún problema, entonces pedir la firma de persona moral se convierte en una decisión obvia por sus ventajas.

En caso de que seas firmante, únicamente puede ser problemático si tu organización es grande y con diversos niveles en su estructura jerárquica. Esto se debe a que gran parte de la documentación suelen firmarla representantes legales con poderes limitados. Por lo tanto, no habría justificación para compartir la FIEL de la organización con dichos representantes, ni para enviar todos los documentos de la organización a un representante con todos los poderes para que los firme.

De esta manera, la firma electrónica de persona moral funciona mejor en organizaciones con estructuras horizontales como las PyME o las startup. Si bien este detalle no es un inconveniente cuando solicitas firmas, sí es una consideración importante, ya que del otro lado la persona con la que estés tratando probablemente no sea el presidente del consejo o equivalente, y por ello no tenga acceso a la FIEL de persona moral de su organización.

Conclusión

Además de sus presunciones legales de atribución e integridad, la FIEL permite firmar como persona moral —y no solo como persona física a nombre de una organización— cuando se requiera, siempre que se cuente con el certificado correspondiente. Al utilizar el certificado de persona moral, deja de ser necesaria la acreditación de poderes gracias a lo estipulado en el Artículo 19-A del Código Fiscal de la Federación, traduciéndose en ahorro de tiempo para todas las partes.

Sin embargo, esto solo funciona óptimamente en organizaciones horizontales o con poca jerarquía, donde suelen firmar los representantes legales con poderes amplios y que por lo tanto tienen acceso a la firma electrónica avanzada de persona moral.


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