5 herramientas para implementar home office de manera exitosa

Diversas herramientas como Slack y Mifiel nos permiten implementar el home office y seguir operando durante la cuarentena por COVID-19.

El distanciamiento social y el aislamiento sugeridos por los expertos en salud pública tras la llegada de la enfermedad COVID-19 a nuestro país, obligaron a gran parte de las organizaciones a migrar sus operaciones de un modelo presencial a uno remoto.

En el caso de Mifiel, ya operábamos bajo un esquema semi remoto, y a partir del miércoles 18 de marzo implementamos el home office para todos nuestros colaboradores y con ello seguimos operando de manera normal.

¿Cómo hacemos para continuar trabajando? Existen diversas herramientas que nos permiten lograrlo. Las principales son cinco soluciones básicas de gran utilidad.

1. Mensajería de equipos: Slack

Screenshot: Slack

Las aplicaciones tradicionales de mensajería como WhatsApp y Telegram no son suficientes para la comunicación entre diversos miembros de un equipo que implementa home office, o entre equipos de la misma organización.

Pero los servicios especializados permiten tener un mejor control para los usuarios. Con Slack pueden crearse distintos canales dependiendo de la temática o el proyecto, en los que participan miembros específicos. Además, también existen los mensajes privados entre dos o más personas.

Slack cuenta con integraciones a otros servicios como Dropbox y Google Drive. Puede utilizarse desde cualquier navegador web de escritorio o mediante su aplicación, disponible en plataformas móviles y de escritorio.

En Mifiel utilizamos Slack para compartir anuncios de interés general entre los colaboradores, para organizar las conversaciones de los diferentes equipos y áreas de trabajo, comunicarnos instantáneamente por texto o llamada para asuntos rápidos o de cierta urgencia, intercambiar mensajes con nuestros clientes, enviarnos archivos, colocar recordatorios, entre otros.

2. Almacenamiento y ofimática en la nube: Google Drive

Screenshot: Google Drive

En Mifiel usamos G Suite (antes Google Apps for Work) y sus diferentes productos. Entre los principales está Google Drive.

Este permite almacenar archivos de uso común en la organización y ordenarlos en carpetas siempre disponibles, así como definir permisos a los miembros de la organización y a personas externas, de tal forma que solo los indicados puedan verlos o editarlos.

Drive también cuenta con Google Docs, que incluye soluciones para crear, editar y compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios. Puede utilizarse desde cualquier navegador o desde sus respectivas aplicaciones de escritorio y móviles, facilitando la implementación del home office.

3. Firma digital de contratos: Mifiel

Screenshot: Mifiel

Sí, en Mifiel utilizamos Mifiel. Esta herramienta nos permite firmar digitalmente cualquier documento, incluyendo contratos con clientes y proveedores, así como documentos internos —principalmente de recursos humanos—, utilizando la e.firma o FIEL del SAT.

Contamos con aplicación móvil con la que podemos firmar los documentos en cualquier lugar. Nuestra versión web permite crear, gestionar y firmar documentos.

4. Videoconferencias: Google Meet

Screenshot: Google Meet

La comunicación oral y audiovisual es indispensable para garantizar que un equipo distribuido pueda trabajar adecuadamente. Además, es vital para mantener contacto con clientes y prospectos.

En Mifiel siempre que requerimos realizar llamadas o videollamadas con un alto nivel de confiabilidad y seguridad —incluyendo juntas y presentaciones—, nuestra herramienta preferida es Google Meet (antes Google Hangouts Meet).

Esta herramienta es parte de G Suite y soporta hasta 100 participantes en cada conferencia realizada.

5. Gestión de tareas: ClickUp

Screenshot: ClickUp

Cuando se tiene un equipo remoto trabajando desde casa, una herramienta de administración de proyectos es vital para poder visualizar en tiempo real el estado de cada tarea asignada, quién es responsable, la relación entre el tiempo estimado vs el real, etc. Después de probar distintas herramientas, hemos encontrado en ClickUp a nuestro mejor aliado.

Esta aplicación permite crear distintos espacios de trabajo de acuerdo a cada área o división, en los que pueden agregarse tableros y tareas específicas. Cada tarea puede asignarse a una o más personas y cambiar su estado de acuerdo al progreso de la misma.

ClickUp está disponible desde cualquier navegador web y también cuenta con apps móviles  de escritorio.


¿Qué herramientas utiliza tu organización para superar el distanciamiento social durante esta pandemia?

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