Resumen: registrar electrónicamente las entradas y salidas es solo una parte del proceso. Para que el registro haga prueba plena, la empresa debe poder acreditar que el trabajador y el empleador acordaron su contenido. Una forma de hacerlo es establecer un proceso de revisión, corrección y aceptación expresa de las hojas de asistencia de cada periodo.
La reforma a la Ley Federal del Trabajo publicada en el Diario Oficial de la Federación el 1 de mayo de 2026 adicionó la fracción XXXIV al artículo 132, que obliga al empleador a registrar electrónicamente la jornada de cada persona trabajadora, incluyendo el horario de inicio y de finalización. Las empresas se están preparando para implementar este registro. Buena parte de la conversación se ha centrado en qué reloj checador utilizar, cómo generar los reportes y cómo conservarlos.
Pero hay otra parte de la disposición que merece atención:
El contenido del registro electrónico hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y empleadora.
¿Basta con un reloj checador y una constancia NOM-151?
Una empresa puede acordar en el contrato que utilizará un reloj checador y obtener una constancia NOM-151 para conservar sus reportes. El contrato documenta el acuerdo sobre el uso del sistema; la constancia acredita la integridad y la fecha del archivo.
Qué debe acordarse: el contenido, no solo el método
En un juicio laboral, la carga de probar la duración de la jornada recae en el empleador (artículo 784, fracción VIII). El empleador también debe conservar y exhibir los controles de asistencia que lleve en el centro de trabajo (artículo 804, fracción III). Si no los presenta, pueden presumirse ciertos los hechos que el trabajador afirme sobre ellos, en los términos del artículo 805.
Por eso, la fuerza probatoria del registro puede definir el resultado de una controversia sobre las horas trabajadas.
Por qué importa
El sujeto de la oración es “el contenido del registro electrónico”. Lo que debe acreditarse como acordado es el contenido: los horarios registrados, no solo el método para registrarlos.
Por ejemplo, el contrato puede establecer que se utilizará un reloj checador. Ese acuerdo documenta el uso del sistema, pero no demuestra que el trabajador y el empleador estuvieron de acuerdo con que el lunes hubo una entrada a las 9:05 y una salida a las 18:00.
Existe otra lectura: que las partes acuerden de antemano las reglas con las que el sistema registra y corrige la jornada, y que el contenido resultante se considere acordado. Pero una jornada no puede acordarse antes de que ocurra. Por eso recomendamos documentar la aceptación después de cada periodo, lo que funciona bajo cualquiera de las dos lecturas.
La aceptación debe ser expresa: trabajador y empleador revisan y firman el reporte de cada periodo. Considerar aceptado un reporte que el trabajador no objetó dentro de un plazo difícilmente se sostendría ante un tribunal laboral.
Qué hace y qué no hace la NOM-151
Una constancia de conservación NOM-151 acredita la integridad de un archivo y su existencia en una fecha determinada. No acredita que el trabajador revisó el contenido, que estuvo de acuerdo con él ni que el empleador lo aceptó.
Conservar un reporte no es lo mismo que acreditar quién lo aceptó. Esa aceptación se documenta con la firma de ambas partes.
Un proceso para documentar el acuerdo
La ley no establece expresamente cómo debe acreditarse el acuerdo. Este es un proceso posible para generar evidencia sobre cada periodo:
- Acuerdo inicial. El contrato o un convenio describe el sistema, cómo se registran las entradas y salidas y cómo el trabajador puede revisar y solicitar correcciones.
- Cierre del periodo. Al terminar cada día, se obtiene una constancia NOM-151 del registro original, antes de enviarlo a revisión. Así se acredita su integridad desde ese momento.
- Hoja individual. Se genera una hoja por trabajador que reproduce las entradas, salidas e incidencias registradas, no solo el total de horas. La hoja incluye una referencia a la constancia del registro original.
- Revisión y correcciones. El trabajador revisa la hoja y puede solicitar correcciones. Se conserva la solicitud, la respuesta y, en su caso, el cambio realizado.
- Aceptación. El trabajador y el empleador firman la hoja aceptada y se obtiene una constancia NOM-151 de este documento.
- Expediente. Se conservan el registro original, la hoja firmada y la evidencia de las correcciones.
La referencia a la constancia identifica el registro original, pero no demuestra por sí sola que la hoja lo reproduzca fielmente. El expediente debe permitir relacionar y comparar los archivos, incluidas las correcciones.
Si el trabajador no firma, conviene documentar la negativa y, en su caso, los motivos u objeciones que exprese. Ese periodo no contará con acuerdo acreditado, y el valor del registro dependerá de las demás pruebas.
Cómo firmar la aceptación
La hoja puede firmarse de forma autógrafa o electrónica. El proceso debe permitir acreditar quién firmó y su aceptación del contenido.
La firma de reportes periódicos es una recomendación para documentar el acuerdo; la ley no la establece expresamente como única forma de acreditarlo.
Lo que una hoja firmada no resuelve
Una hoja firmada fortalece la evidencia del acuerdo, pero no elimina cualquier controversia. Podrían discutirse la autenticidad de la firma, las condiciones en que se obtuvo o los horarios reportados.
Un proceso de revisión y correcciones que funcione, aplicado al cierre de cada periodo, ayuda a documentar lo ocurrido.
Conclusión
Un reloj checador registra información, el contrato documenta el acuerdo para usarlo y la constancia NOM-151 acredita la integridad y la fecha del registro. La pregunta adicional es cómo acreditar que ambas partes acordaron su contenido.
Un registro sin acuerdo acreditado no carece necesariamente de valor como evidencia, pero podría discutirse si tiene el efecto de prueba plena previsto en la disposición. El alcance del acuerdo y la forma suficiente de acreditarlo deberán analizarse conforme a las disposiciones aplicables y los criterios de los tribunales.
En Mifiel ofrecemos una API de constancias NOM-151 y una API de firma electrónica que pueden integrarse a este proceso.
