Después de evaluar distintas opciones para implementar la firma electrónica de documentos en tu negocio, optaste por Mifiel, ¡buena elección! Ahora es momento —si no lo has hecho aún— de elegir la manera de incluir el servicio en tus procesos. Para ello existen dos formas principales: la solución desde nuestro sitio web, o la integración de API.
Ante estas dos opciones, probablemente estés confundido sobre cuál elegir. Mientras usar Mifiel.com no requiere conocimientos técnicos, la API ofrece más funciones. Sin embargo, las razones para usar una u otra van más allá. Por ello, a continuación encontrarás en qué casos deberías integrar la API y en cuáles el sitio Mifiel.com es más conveniente, de acuerdo a las características de cada una y las necesidades de tu organización.
En qué casos es mejor usar la API de Mifiel
La API es una solución flexible que puedes integrar en ciertas partes del proceso (generación, flujo de firma) o todas ellas. Si tu caso es alguno de los siguientes, muy probablemente sea adecuada para ti.
Manejas un alto volumen mensual de documentos
En el sitio web de Mifiel, para subir un documento y solicitar firmas basta con arrastrarlo a la interfaz e indicar firmantes y espectadores, habiéndote registrado previamente. Hacer este proceso ocasionalmente no es muy complicado. Pero ¿si firmas cientos de documentos semanalmente?
Agrega la necesidad de borrar documentos sin firmar y otras que surgen cuando firmas diversos documentos con frecuencia, hacerlo uno por uno no es buena opción. En cambio, la API te permite hacerlo de manera automatizada.
Además, si estos documentos son muy similares entre sí y solo cambian algunos datos entre firmante y firmante —contratos, por ejemplo—, la API de Mifiel cuenta con una función para usar plantillas. Tu nos envías el documento base e indicas los campos que cambian, y cada vez que necesites firmas, nos envías esta información y el correo de firmantes y espectadores mediante la API. Cuando llega a nuestro servidor, este genera automáticamente el documento y solicita las firmas, evitándote crear y subir cada PDF.
Necesitas integrar un flujo para firmar en tu sitio web
Si tienes un sitio web como centro de interacciones con tus clientes (o planeas que así sea pronto), probablemente quieras que tus usuarios firmen documentos en un flujo que ya tengas integrado—por ejemplo, tras llenar un formulario. Esto puede lograrse mediante la API.
Un ejemplo de uso es el de financieras que otorgan crédito PyME. Imagina que tu cliente ingresa sus datos como representante de su organización y en la misma página firma la autorización de consulta de buró generada a partir de dicha información. Sin la API, tendría que llenar el formulario en una página e ir al sitio de Mifiel o esperar un correo que solicite su firma para hacerlo, lo que incluso puede retrasar las firmas.
No puedes o no quieres compartir el contenido de tus documentos con un servicio de terceros
Algunos documentos por su naturaleza legal o regulatoria, o incluso por una necesidad específica de tu organización, no deben compartirse con terceras partes. Esto se traduce en que la privacidad es tan importante que ni siquiera proveedores de servicio como Mifiel deben tener acceso al contenido de los documentos.
Integrando la API puedes firmar documentos en Mifiel sin compartirnos el documento. ¿Cómo podemos gestionar la firma de un documento sin tener acceso a este? Fácil, mediante un hash. Pero, ¿qué es un hash? Es un identificador único del documento. Se obtiene mediante un algoritmo irreversible de cifrado, convirtiendo el documento en una serie de caracteres ilegibles de longitud fija. Entonces, sin importar que los datos de entrada sean unas líneas o todo un contrato, se obtiene una huella digital irrepetible.
Además, recordemos que una firma electrónica avanzada consiste en cifrar el hash de un documento utilizando una llave privada (archivo .key de la FIEL/e.firma) ligada a un certificado (archivo .cer) emitido por un prestador de servicios de certificación. Estrictamente hablando, lo único que se necesita para firmar un documento es el hash.
Usando la API de Mifiel, al tener todo el flujo de firma integrado en tu propio sitio web, podrás mostrar el documento a tus firmantes sin que nos lo envíes. Tu servidor solo nos comparte el hash y nosotros te regresamos el XML con las firmas listo para que tú le agregues el documento.
Tus usuarios necesitan firmar un alto número de documentos a la vez
En ocasiones, el volumen de documentos a firmar es factor para integrar la API no solo desde la perspectiva de los solicitantes de las firmas, sino también de los firmantes como tus clientes o tus empleados. En situaciones que requieren firmar varios documentos en una sola sesión, utilizar la API es la única opción que lo facilita.
De esta manera, en lugar de solicitar que el usuario ingrese su FIEL (.cer y .key) y la contraseña de la misma por cada documento, solo debe hacerlo una vez, revisar los documentos y firmar con un solo clic siempre que se trate de la misma sesión. Destacamos dos situaciones en las que esto es de gran utilidad.
La primera es con los representantes legales. Es común que con documentos en papel, en lugar de firmar cada uno conforme esté listo, se junten varios y tu representante tenga una sesión periódica para firmarlos todos antes de integrarlos a los expedientes. Con la solución desde el sitio web Mifiel esto sería sumamente engorroso, por lo que es recomendable integrar la API.
Otra situación es cuando tus clientes deben firmar varios documentos como parte de un proceso. Permitirles hacerlo en una sesión ingresando la e.firma una sola vez, se traducirá en un ahorro de tiempo y reducirá confusiones.
Para quién no es adecuada la API de Mifiel
Aunque la API de firma electrónica de Mifiel tiene grandes ventajas al permitir automatizar los flujos de creación, firma y solicitud de firmantes —parcial o totalmente—, no es ideal para todos. Si tu negocio no tiene un sitio web —o el que tiene no es una plataforma para clientes sino informativo—, integrar la API no es recomendable, ya que hacerlo requeriría desarrollar un sitio web con las funciones para ello.
La excepción serían startups que planean ofrecer sus servicios digitalmente, o empresas que tienen contemplado un proyecto de digitalización en el corto plazo. De lo contrario, la inversión de contratar a un equipo técnico (o los servicios de terceros para el desarrollo y mantenimiento) no estaría justificada y la relación costo-beneficio sería poco favorecedora.
Por lo tanto, si reconoces el valor que agregaría a tu empresa firmar documentos electrónicamente con la FIEL pero no entras en ninguno de los casos en que recomendamos integrar la API, lo mejor es no considerarla y comenzar a usar la solución de Mifiel.com lo cual puedes hacer inmediatamente.
Con nuestro sitio web y la función de white-label, tus usuarios tendrán una experiencia de firma con el look and feel de tu marca, tanto en nuestro sitio como en los correos electrónicos de notificación, así que no notarán que interactúan con un servicio de terceros. De cualquier forma, podrás migrar al uso de la API cuando lo requieras.
¿Quieres conocer más sobre la API y la solución de Mifiel.com? Comunícate con nosotros.
