Este artículo fue escrito por Benjamín Frascaroli, Country Manager de Webdox México. Imagen: Storyset (modificada).
Las empresas que adoptan soluciones de firma electrónica para agilizar sus procesos contractuales obtienen ventajas significativas como las presunciones legales, el ahorro de tiempo y recursos, y una considerable simplificación en los trámites legales.
La firma electrónica es el factor desencadenante del cambio en el manejo de los procesos contractuales en la industria legal. Te explicamos por qué en este artículo.
Los cambios que traen los contratos digitales y firmas electrónicas
Los contratos digitales y la firma electrónica permiten que las partes involucradas puedan elaborar y firmar contratos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Además, al compararse con los contratos en papel, los contratos digitales brindan importantes ventajas competitivas:
- Son más rápidos de crear, enviar y firmar: Los contratos digitales permiten a las partes involucradas negociar y finalizar los términos y condiciones del acuerdo de forma rápida y eficiente, sin necesidad de imprimir y enviar documentos físicos. De esta manera, el proceso se realiza de forma instantánea, colaborativa y en tiempo real.
- Permiten asegurar la autoría de los firmantes y la integridad del documento: Los contratos digitales firmados con firma electrónica que integran una constancia de conservación proporcionan un alto nivel de robustez jurídica. Esto significa que se puede garantizar la autoría de las partes involucradas en el contrato, así como la integridad del propio documento a lo largo del tiempo.
- Son más eficientes en cuanto a costos: Al eliminar la necesidad de papeles y gastos de envío, se pueden ahorrar grandes cantidades de dinero en términos de costos de impresión, envío y almacenamiento.
¿Qué es la firma electrónica y cuál es su efecto en los contratos? La firma electrónica es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico para validar acuerdos y documentos en línea, garantizando así la aplicación de las consecuencias jurídicas del documento al firmante (presunción de atribución), y la integridad de los acuerdos firmados electrónicamente.
La firma electrónica como parte del ciclo de vida de los contratos digitales
La firma electrónica es una parte crucial del ciclo de vida de un contrato, ya que es el medio principal para validar la autoría del acuerdo. Desde la solicitud del contrato de parte del cliente final (interno o externo), pasando por la elaboración, revisión, firma, hasta el término o renovación del mismo, la firma electrónica es una herramienta clave para garantizar la legitimidad e integridad del documento.
A nivel general, el ciclo de vida del contrato puede dividirse en las siguientes etapas:
1. Solicitud del contrato
En esta etapa, se realiza la solicitud formal para elaborar el contrato. Es importante que se establezcan las bases del acuerdo, que se definan sus condiciones y se recojan todos los detalles necesarios para su elaboración.
2. Redacción del contrato
Cuando la solicitud del contrato está terminada, sigue el proceso de elaboración. Para conseguir un contrato bien estructurado, a tiempo y donde se plasme de manera transparente todas las cláusulas, será importante contar con una solución especializada de gestión de contratos. Esta puede permitir cargar plantillas predefinidas para los contratos más comunes para prevenir errores que podrían retrasar el proceso, automatizar la redacción de contratos a partir de un formulario de solicitud, etc.
3. Aprobación del contrato
Este paso asegura que todas las partes interesadas estén de acuerdo con los términos y condiciones establecidos antes de firmar el documento. En caso contrario, se procede a rastrear los cambios realizados en el contrato a lo largo del tiempo para que las partes involucradas puedan ver todas las versiones anteriores y optar por la definitiva.
4. Firma electrónica
Una vez que se han aprobado los términos del contrato, las partes pueden firmar documentos electrónicamente en línea. En México, esto se puede hacer utilizando diferentes tipos de firmas electrónicas, como la firma electrónica simple o la firma electrónica avanzada. Mifiel permite utilizar ambos tipos de firma.
5. Almacenamiento y seguimiento
Luego de la firma, el contrato electrónico se almacena en línea y se puede acceder en cualquier momento para su consulta o seguimiento. También es posible establecer un sistema de notificaciones y alertas de hitos clave para recordar a las partes los plazos y obligaciones contractuales.
6. Término o renovación
El término o renovación del contrato se refiere a la etapa final del ciclo de vida del contrato, donde se establecen las condiciones para finalizar el acuerdo o renovarlo por un período adicional. Durante esta etapa, se deben definir las cláusulas que especifican cómo se llevará a cabo la finalización del contrato, si hay posibilidad de renovación, y si existen condiciones o términos adicionales que deben considerarse.
El uso de la firma electrónica en México y su tendencia en expansión
En México, la adopción de la firma digital en contratos privados ha presentado un incremento cercano al 300% en nuevos firmantes en mayo de 2020, comparado con mayo de 2019, lo que demuestra que cada vez más personas se suman y tienen experiencia firmando documentación electrónica como contratos.
Esto demuestra que la tendencia de expansión de la firma electrónica en México es positiva, y se espera que cada vez más personas y empresas adopten esta tecnología para realizar trámites y transacciones en línea de manera más segura y eficiente.
Cómo implementar la gestión digital de contratos en el área legal
Para implementar la gestión digital de contratos en el área legal, es importante considerar las necesidades específicas de cada empresa. Sin embargo, algunos pasos clave para comenzar a implementar la firma electrónica y los contratos digitales pueden incluir:
1. Evaluación de las necesidades
Es clave identificar el proceso en que la compañía quiere implementar la firma electrónica para así poder evaluar las necesidades legales que aplican a ese caso de uso. Algunas preguntas que pueden ayudar en esta etapa son:
- ¿Cuál es la probabilidad de que los documentos vayan a juicio? Esto determinará el estándar de firma electrónica que debería utilizarse.
- ¿Es necesario automatizar solo ciertas partes de la gestión contractual, o debe cubrirse el proceso completo?
- ¿Existe un sistema interno al que deban conectarse las soluciones de gestión de contratos y de firma electrónica?
2. Selección de una solución de gestión de contratos
Una vez identificadas las necesidades, se debe seleccionar un software de gestión de contratos que se ajuste a las necesidades específicas de la empresa. Webdox CLM es una excelente opción, ya que ofrece un conjunto completo de herramientas de gestión de contratos, incluyendo la elaboración y gestión de los mismos, automatización del flujo de trabajo, incorporación con otras aplicaciones empresariales (ERP, CRM, etc), integración con la Firma Electrónica Avanzada de Mifiel, y más.
3. Proceso de implementación y onboarding
La solución elegida se debe configurar de acuerdo con las necesidades específicas de la empresa, incluyendo la personalización de flujos de trabajo, la integración con otras herramientas y la configuración de roles y permisos de usuario. A su vez, inicia la puesta en marcha u onboarding del software para ayudar a los usuarios a familiarizarse y a aprovechar al máximo sus funcionalidades.
4. Seguimiento y soporte local 24/7
Una vez configurada la plataforma y formados los usuarios, se puede proceder al seguimiento del uso del software y acompañamiento con soporte local en todo momento. Es importante realizar un seguimiento continuo para garantizar la adopción adecuada de la plataforma y la mejora continua de los procesos.
En síntesis, la firma electrónica es una herramienta fundamental para la gestión de contratos en la industria legal mexicana, ya que además de las ventajas operativas que representa, su principal fortaleza es la presunción de atribución y al acompañarse de una constancia de conservación goza de garantía de integridad, elementos que permiten una mejor defensa en caso de presentar el documento en juicio.
