Presentar documentos electrónicos en juicio no es tan complicado como crees

Documentos electrónicos en juicios en México, experiencias de tres abogados.

Enfrentarse a la realidad de llevar un documento electrónico a juicio es algo que genera incertidumbre en la mayoría de los abogados que no han participado en un proceso legal basado en pruebas electrónicas, pues dichas experiencias recién comienzan a generalizarse. 

A pesar de que la firma electrónica avanzada tiene un marco normativo muy robusto, siempre está presente el peligro del factor humano: el criterio el juez. “¿Estará familiarizado con la FIEL?, ¿aceptará las presunciones legales que por ley tienen los documentos firmados electrónicamente?”, son preguntas comunes que pasan por la mente de los abogados que contemplan la perspectiva de presentar —y defender— un documento electrónico como prueba.

Para este artículo entrevistamos a tres abogados litigantes que han presentado documentos firmados con la FIEL como pruebas en juicios —incluyendo documentos firmados en Mifiel— para que compartan sus experiencias y recomendaciones: Alfredo Reyes Krafft, abogado experto en temas de la firma electrónica en México; Christian Zinser Cieslik, abogado litigante en materia civil, mercantil y familiar con veintiún años de experiencia; y Annuar Flores Silva, abogado litigante en materia civil y mercantil, además de juicio contencioso administrativo y de amparo.

La legislación de la firma electrónica es clara, el miedo a la reacción del juez es injustificado

Ya que hasta hace poco no existían soluciones para firmar documentos electrónicamente en el ámbito comercial, es de esperarse que muchos abogados —pese a tener una amplia trayectoria litigando— se enfrenten por primera vez a un caso con pruebas digitales. El no contar con experiencias reales de tus pares para confirmar la veracidad de tus sospechas sobre las reacciones de los jueces puede hacerte titubear—aun si eres uno de los juristas más experimentados.

Incluso abogados como Alfredo, uno de los principales expertos en firma electrónica en México, no fueron la excepción. Antes de enfrentarse a su primer juicio con pruebas electrónicas en 2009, recuerda haberse preguntado “¿cómo garantizo que ese documento es íntegro y atribuible a las partes?, ¿dónde lo haré y cómo lo presentaré?”, entre muchas otras dudas. Al encontrarse en una situación dicotómica de ser versado en la parte teórica, y al mismo tiempo ser el primer abogado en el país en llevar este tipo de documentos a juicio, tuvo dudas respecto a la mejor manera de presentar las pruebas ante el juez.

Afortunadamente, durante los diez años que han transcurrido desde entonces, se ha demostrado que el fundamento de estos temores son más un mito que una realidad. El mayor miedo es que el magistrado no acepte el documento. No obstante, ellos están expuestos a las firmas electrónicas en su día a día. Alfredo señala que “los jueces, como funcionarios públicos, están acostumbrados a utilizar modelos de firma electrónica” para realizar acciones desde presentar sus declaraciones anuales hasta comunicarse con el Consejo de la Judicatura Federal, y por lo tanto “las firmas electrónicas no les son extrañas, las usan de manera regular”. Asimismo, Alfredo ha aprendido a través de sus experiencias y las de colegas cercanos que las conjeturas sobre la falta de conocimientos tecnológicos de los juzgadores son en gran medida injustificadas: “…en los últimos diez años no hemos tenido problemas con los jueces, ellos ya entienden mucho más qué es una firma electrónica y cómo opera”.

Una de las artimañas más comunes es negar la validez de la firma autógrafa en el documento. Como comparte Christian, esta jugada puede resultar en “unos tres meses de retraso, que sí es mucho tiempo… es una táctica que carece de elegancia pero que desafortunadamente muchos abogados usan”. 

Afortunadamente, la presunción de autoría de la que goza la firma electrónica avanzada hace que sea casi imposible usar dichas tácticas en los juzgados. Como bien explica Alfredo, “la presunción legal de atribución establecida en el Artículo 90 del Código de Comercio, y… la Ley de Firma Electrónica Avanzada” hacen de cada firma realizada utilizando la FIEL / e.firma “no repudiable y le da una fuerza enorme”.

En su experiencia, el uso de la FIEL no solo le da a la contraparte un menor margen de maniobra para impugnar falazmente la firma, también funciona como elemento disuasorio ya que la parte defensora está consciente de lo difícil y costoso que sería intentar repudiarla. “En ningún caso me han dicho ‘esta no es mi firma’, lo cual pudiera suceder con una firma electrónica simple o una firma autógrafa digitalizada o en papel”. Christian concuerda en que el uso de e.firma para documentos deja a la contraparte con menos “argumentos para hacer valer excepciones de las que se abusan y usan incorrectamente, gastando el tiempo de los abogados y del poder judicial”.

Además, la belleza de todo esto es que las firmas electrónicas aportan un sentido de certeza y precisión para todas las partes involucradas, no solo al litigante. “Si no firmó el documento, no puede falsificarse… Eso me gusta porque le da certeza por ambos sentidos, tanto si firmaste como si no firmaste”, comparte Christian.

Elimina la necesidad de pagar peritos durante el juicio

Para empeorar aún más la situación, la parte litigante no solo debe padecer la demora en el proceso cuando las firmas se refutan, también está obligada a “llamar a un perito calígrafo para verificar y hacer pruebas grafoscópicas”, incluso para los alegatos sin fundamento. Esto puede costarle de 15 mil a 30 mil pesos o más, de acuerdo a la experiencia de Christian.

Sin embargo, al tratar con documentos firmados con la FIEL, la Ley está del lado del litigante. Como la presunción legal asume que la firma pertenece al firmante a menos que este pueda demostrar lo contrario, se evita la necesidad de un perito y se “traslada la carga de la prueba a la persona que desconoce la autoría de la firma o la integridad del documento”, como señala Annuar. Es decir, asumir el costo de contratar servicios periciales sería por completo responsabilidad de la contraparte si decide desconocer la firma. A la larga, eliminar este costo podría implicar ahorros sustanciales en tiempo y dinero para las empresas representadas.

Christian agrega, “el tema de las firmas [autógrafas] es que la grafoscopía es mitad ciencia, mitad arte” pero con la firma electrónica avanzada “es ciencia pura, no es un tema de criterio”.

Se evitan situaciones de documentos originales perdidos o en mal estado

Fuera de las debilidades de la firma autógrafa que ya discutimos, el otro gran inconveniente de firmar con papel y tinta es que solo existe una copia válida de la evidencia (el documento original) y puede extraviarse o dañarse muy fácilmente. En muchos casos —como en documentos de recursos humanos— omitir la firma es una práctica común debido a la dificultad de recabarla físicamente. Con un tono de frustración, Christian comenta “no sabes la cantidad de veces que me ha pasado que clientes nos dicen ‘firmamos pero no tengo el original’, ‘no tengo la versión firmada’ o ‘no sé si el contrario me la dio’ y entras a un panorama muy oscuro”.

Cuando se trata con un documento firmado electrónicamente, es imposible dañar el original y muy difícil extraviarlo ya que no existe solo una copia. Además, al ser más fácil y conveniente firmar, es más probable que el documento se haya firmado debidamente desde el inicio.

Como Christian señala elocuentemente, con un documento firmado electrónicamente tienes “un archivo que no se hace viejo, que no se moja, que no se le mete la polilla”. Y claro, no hay mejor forma de asegurar los mejores resultados en un juicio que estar preparado con evidencia a prueba de balas.

Los jueces deben aceptar documentación electrónica como prueba en juicio

Como explica Alfredo, los jueces se encuentran obligados a admitir documentos firmados electrónicamente en tanto cumplan con las reglas específicas de valoración establecidas. En contraste, no están obligados a hacer lo mismo para documentos firmados de forma autógrafa. “El juez podría ni siquiera considerarlo como prueba”, afirma Alfredo, incluso va un paso más adelante y agrega que con documentos firmados electrónicamente “no hay forma humana —cumpliendo estas reglas [de valoración]— de que no me lo acepte como prueba en juicio”.

Conclusiones

Los tres abogados concuerdan en que el uso de la firma electrónica avanzada —además de no ser peligroso— ofrece ventajas sobre los documentos físicos firmados autógrafamente.

Al preguntarle su opinión sobre la resistencia dentro del gremio por adoptar esta nueva tecnología, Christian introspecciona que “los abogados somos un poco lentos para acostumbrarnos a estos avances tecnológicos. Estamos muy acostumbrados al código y al libro. Mencionas firma electrónica y a la mayoría nos suena peligroso, lo cual no es cierto. Además, hay que acostumbrarnos”.

Annuar agrega que no es un requisito contar con estudios avanzados en derecho informático para poder representar a clientes y llevar juicios con documentos electrónicos. “El derecho informático es una especialidad. Sin embargo, como abogado no es necesario tenerla para poder incursionar en el tema de documentos electrónicos”.

De igual manera los tres concuerdan en que el uso de la firma electrónica se volverá progresivamente más común. Respecto a este punto, Christian augura que cuando el uso de la firma electrónica avanzada se masifique y la costumbre se empiece a volver que los litigantes “chicaneros” no se animen a usar la táctica de poner en duda la validez de la firma o la integridad del documento, se verán procesos judiciales con menos incertidumbre y retrasos, derivando así en un sistema judicial más certero y eficiente.

Al reflexionar unos momentos sobra la diferencia entre un documento con firma electrónica avanzada y uno con firma autógrafa Christian concluye: “Es un tema probatorio, no es un tema de fondo. Simplemente es un diferente medio de plasmar la voluntad de las partes”.

“El miedo más grande lo tenemos los litigantes, más que el propio juzgador”, remata Alfredo.

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