Documentos firmados con la FIEL como pruebas en juicios en México

Documentos firmados con la FIEL / e.firma como medio de prueba en juicios en México. Imagen ilustrativa que muestra a un juez y la balanza de la justicia que en un lado sostiene una memoria USB y un CD y en otra un documento firmado en papel

Enfrentarse a la realidad de tener que llevar un documento electrónico a juicio es algo que genera incertidumbre en la mayoría de los abogados que no han participado en un proceso legal basado en evidencias o pruebas electrónicas, pues dichas experiencias recién comienzan a generalizarse en el sistema. Y tienen razón en sentirse así, ya que es bien sabido que en México una cosa es lo que dice la ley y otra la forma en cómo se aplica o interpreta en los tribunales.

A pesar de que la firma electrónica avanzada tiene un marco normativo muy robusto, siempre está presente el peligro del factor humano: el criterio el juez. “¿Me aceptará el documento electrónico?, ¿estará familiarizado con la FIEL?, ¿aceptará las presunciones legales que por ley tienen los documentos firmados electrónicamente?”, son preguntas comunes que pasan por la mente de los abogados que contemplan la perspectiva de utilizar un documento electrónico como medio de prueba y en su caso, defender su eficacia.

Para este artículo entrevistamos a tres abogados litigantes que han presentado documentos firmados electrónicamente como pruebas en juicios —incluyendo documentos firmados en Mifiel— para que compartan sus experiencias y recomendaciones:

Alfredo A. Reyes Krafft, abogado con veintisiete años de experiencia en el servicio financiero, considerado el padre de la firma electrónica en México. Es licenciado y doctor en Derecho con mención Cum Laude, ambos por la Universidad Panamericana. Funge como socio en el despacho Reyes Krafft Solís, que incluye a LexInf, una consultora especializada en Derecho de las Nuevas Tecnologías, donde es director general. Tiene experiencia en litigios con diversos tipos de documentos electrónicos.
Contacto: Lexinf.com | [email protected] | (55) 6395 9011

Christian F. Zinser Cieslik, abogado litigante en materia civil, mercantil y familiar con veintiún años de experiencia, socio fundador del despacho Zinser & Guzmán Abogados. Es licenciado en Derecho por la Universidad Anáhuac y maestro en Derecho de la Empresa por la Universidad Panamericana. Tiene experiencia en litigios con contratos electrónicos de cesión de facturas para operaciones de factoraje.
Contacto: ZINSER & GUZMÁN ABOGADOS | (55) 2623 0141

Annuar Flores Silva, abogado litigante en materia civil y mercantil, además de juicio contencioso administrativo y de amparo con ocho años de experiencia, funge como asociado en Ostos y Pesquera Asociados, despacho que es parte del Bufete Ostos. Es licenciado en Derecho por la Universidad La Salle y candidato a maestro en Derecho Procesal Constitucional por la Universidad Panamericana. Tiene experiencia en litigios con pagarés electrónicos en contexto de crédito PYME.
Contacto: bufeteostos.com | [email protected] | (55) 5575 3411


La legislación de la firma electrónica es clara y el miedo a la reacción del juzgador es injustificado

La preocupación más frecuente de los abogados es la diferencia entre de jure y de facto. Es decir, si bien la gran mayoría de los abogados como Annuar y Christian comprenden perfectamente que el Código de Comercio establece presunciones legales a favor de firmas electrónicas, es difícil dejar de temer que las ventajas jurídicas teóricas no necesariamente se trasladarán a la práctica.

Por otra parte, ya que hasta hace poco no existían soluciones para firmar documentos electrónicamente en el ámbito comercial, es de esperarse que muchos abogados —pese a tener una amplia trayectoria litigando— se enfrenten por primera vez a un caso con documentos electrónicos. “No te voy a negar que me preocupé un poco”, admite Christian respecto a la primera vez que se preparó para defender un documento firmado electrónicamente. “Le llamé a varios colegas muy experimentados y tampoco les habían tocado juicios con documentos electrónicos”. El no contar con experiencias reales de tus pares para confirmar la veracidad de tus sospechas sobre las reacciones de los jueces puede hacerte titubear—aun si eres uno de los juristas más experimentados.

Incluso abogados como Alfredo, uno de los principales expertos en firmas electrónicas de México, no fueron la excepción. Antes de enfrentarse a su primer juicio con documentos electrónicos en 2009, recuerda haberse preguntado “¿Cómo garantizo que ese documento es íntegro y atribuible a las partes?, ¿dónde lo haré y cómo lo presentaré?”, entre muchas dudas más. Al encontrarse en una situación dicotómica de ser versado en la parte teórica, y al mismo tiempo ser el primer abogado en el país llevando este tipo de documentos a juicio, tenía dudas respecto a la mejor manera de presentar las pruebas ante el juez.

Afortunadamente, durante los diez años que han transcurrido desde entonces, se ha demostrado que el fundamento de estos temores sobre los documentos firmados electrónicamente son más un mito que una realidad. El mayor miedo es que el juzgador no acepte el documento. No obstante, ellos cuentan con una importante exposición a firmas electrónicas en su día a día. Alfredo señala que “los jueces, como funcionarios públicos, están acostumbrados a utilizar modelos de firma electrónica” para realizar acciones desde presentar sus declaraciones anuales hasta comunicarse con el Consejo de la Judicatura Federal, y por lo tanto “las firmas electrónicas no les son extrañas, las usan de manera regular”. Asimismo, Alfredo ha aprendido mediante sus experiencias y las de colegas cercanos que las conjeturas sobre la falta de conocimientos tecnológicos de los juzgadores son en gran medida injustificadas.

“Un gran prejuicio de muchos abogados procesalistas es anticipar o concluir que: ‘no tienen equipo, no pueden hacerlo, no lo recibirán, no lo entienden’, sin embargo, en los últimos diez años no hemos tenido problemas con los jueces, ellos ya entienden mucho más qué es una firma electrónica y cómo opera”.

¿Cómo se presentan los contratos con firma electrónica?

Además del tema de los jueces, es necesario desmitificar la idea de que presentar documentación electrónica en un juicio es complicado. Algunos abogados menos familiarizados con la tecnología pueden sentir angustia por el proceso que implica tener que presentar la documentación probatoria de forma electrónica. Sin embargo, el proceso varía poco en comparación al de presentación de documentos físicos.

Alfredo reafirma que “no hay grandes diferencias”, y que la documentación debe presentarse “a través de una USB o un disco compacto”. Además, aunque estrictamente no es requerido ya que los mensajes de datos deben ser presentados en formato digital, Annuar recomienda “anexar una copia impresa del documento base de la acción para facilitar al juez su evaluación”.

Otro punto relevante a tener en mente es la obligación de proporcionarle al juez una computadora. “Por disposiciones de ley es necesario proveer de los medios tecnológicos para que el juez evalúe la prueba. En el caso de documentos electrónicos esto implica facilitar al juez una computadora” enfatiza Annuar.

¿Qué pasa si el juez rechaza un documento firmado electrónicamente?

Es importante considerar que, aunque la probabilidad es baja, es posible que un juez rechace recibir documentos electrónicos, especialmente cuando se trata de juzgados de localidades pequeñas o con menos experiencia con su uso.

Con respecto a este punto, Alfredo comenta que en un juicio hace unos ocho o diez años le tocó un juez que no estaba familiarizado con documentación electrónica por lo que no quería aceptarla como prueba. No obstante, se promovió un amparo que resultó favorable y desde entonces a Alfredo no le ha tocado enfrentar esta situación. “En aquel tiempo estábamos abriendo brecha”, bromea.

Annuar tuvo un incidente similar recientemente. La diferencia es que no se dio por falta de familiaridad del juez con documentación electrónica, sino por el tipo de documento: se trató de un pagaré electrónico que un juez de la Ciudad de México no quiso aceptar, por lo que se presentó un amparo. Annuar asegura que este será resuelto en su favor y recalca que ya ha litigado varios adeudos usando pagarés electrónicos en juzgados de la CDMX sin ningún problema.

La seguridad que sienten tanto Alfredo como Annuar al enfrentar juicios basados en documentos electrónicos no solo emana de las experiencias que han tenido. Ambos manifiestan que un componente muy importante de esta seguridad se debe al robusto marco jurídico mexicano que establece reglas claras de valoración y obliga a los jueces a considerar la documentación electrónica como prueba en juicio—situación que no sucede con los documentos en papel firmados autógrafamente.

En contraste, a Christian hasta ahora ningún juez le ha rechazado la documentación electrónica y afirma que “Es lo que menos me preocupa”. El juez no tiene mucho que decir en ningún sentido, la ley es muy clara”. Alfredo agrega “el juez no tiene forma de decirte que no acepta”.

Ventajas de la firma electrónica de documentos

Aunque trabajar con documentos firmados electrónicamente representa cambios menores en los procesos de gestión, firma, almacenamiento y presentación de documentación en juicio, es normal preguntarse si este cambio vale la pena.

A continuación explicaremos por qué la creencia de que las firmas electrónicas suponen una desventaja en los juicios no podría estar más alejada de la realidad, y por qué podrían mejorar enormemente los resultados de tu organización en tribunales.

La presunción legal da certeza a la firma, agilizando todo el proceso

Una de las artimañas más comunes, y a la que muchos abogados recurren, es negar la validez de la firma autógrafa en el documento y, como comparte Christian, esta jugada tan común puede resultar en “unos tres meses de retraso, que sí es mucho tiempo… es una táctica que carece de elegancia pero que desafortunadamente muchos abogados usan”. La falta de consecuencias cuando una de las partes miente sobre este asunto conduce al abuso de esta táctica y a tener un sistema judicial que Christian describe como innecesariamente “lento y costoso”.

Afortunadamente, la presunción de autoría de la que goza la firma electrónica avanzada hace que sea casi imposible usar dichas tácticas en los juzgados. Como bien explica Alfredo, “la presunción legal de atribución establecida en el Artículo 90 del Código de Comercio, y… la Ley de Firma Electrónica Avanzada” hacen de cada firma realizada utilizando la FIEL / e.firma “no repudiable y le da una fuerza enorme”.

En su experiencia, el uso de la FIEL no solo le da a la contraparte un menor margen de maniobra para impugnar falazmente la firma, también funciona como elemento disuasorio ya que la parte defensora está consciente de lo difícil y costoso que sería intentar repudiar la firma. “En ningún caso me han dicho ‘esta no es mi firma’, lo cual pudiera suceder con una firma electrónica simple o una firma autógrafa digitalizada o en papel”. Christian concuerda en que el uso de firma electrónica para documentos deja a la contraparte con menos “argumentos para hacer valer excepciones de las que se abusan y usan incorrectamente, gastando el tiempo de los abogados y del poder judicial”.

Además, la belleza de todo esto es que las firmas electrónicas aportan un sentido de certeza y precisión para todas las partes involucradas, no solo al litigante. “Si no firmó el documento, no puede falsificarse… Eso me gusta porque le da certeza por ambos sentidos, tanto si firmaste como si no firmaste”, comparte Christian. Al eliminar la ambigüedad de la ecuación, la Firma Electrónica Avanzada permite que los procesos legales obtengan resultados más confiables en menos tiempo.

Elimina la necesidad de pagar peritos durante el juicio

Para empeorar aún más la situación, la parte litigante no solo debe padecer la demora en el proceso cuando las firmas se refutan, también está obligada a “llamar a un perito calígrafo para verificar y hacer pruebas grafoscópicas”, incluso para los alegatos sin fundamento. Esto puede costarle de 15 mil a 30 mil pesos o más, de acuerdo a la experiencia de Christian.

Sin embargo, al tratar con documentos firmados con la FIEL, la Ley está del lado del litigante. Como la presunción legal asume que la firma pertenece al firmante a menos que este pueda demostrar lo contrario, se evita la necesidad de un perito en el juicio y eficazmente se “traslada la carga de la prueba a la persona que desconoce la autoría de la firma o la integridad del documento”, como señala Annuar. Es decir, asumir el costo de contratar servicios periciales sería por completo responsabilidad de la contraparte si decide desconocer la firma. A la larga, eliminar este costo podría implicar ahorros sustanciales en tiempo y dinero para las empresas representadas.

Christian agrega, “el tema de las firmas [autógrafas] es que la grafoscopía es mitad ciencia, mitad arte” pero con la firma electrónica avanzada “es ciencia pura, no es un tema de criterio”.

Se evitan situaciones de documentos originales perdidos o en mal estado

Fuera de las debilidades de la firma autógrafa que ya discutimos, el otro gran inconveniente de firmar con tinta y papel es que solo existe una copia válida de la evidencia (el documento original) y puede extraviarse o dañarse muy fácilmente. En muchos casos —como en documentos de recursos humanos— omitir la firma es una práctica común debido a la dificultad de recabar físicamente la firma. Con un tono de frustración, Christian comenta “no sabes la cantidad de veces que me ha pasado que clientes nos dicen ‘firmamos pero no tengo el original’, ‘no tengo la versión firmada’ o ‘no sé si el contrario me la dio’ y entras a un panorama muy oscuro”.

Cuando se trata con un documento firmado electrónicamente, es imposible dañar el original y muy difícil extraviarlo ya que no existe solo una copia. Además, al ser más fácil y conveniente firmar, es más probable que el documento se haya firmado debidamente desde el inicio.

Como Christian señala elocuentemente, con un documento firmado electrónicamente tienes “un archivo que no se hace viejo, que no se moja, que no se le mete la polilla”. Y claro, no hay mejor forma de asegurar los mejores resultados en un juicio que estar preparado con evidencia a prueba de balas.

Los jueces deben aceptar documentación electrónica como prueba en juicio

Como mencionamos anteriormente, los jueces se encuentran obligados a admitir documentos firmados electrónicamente en tanto cumplan con las reglas específicas de valoración establecidas. En contraste, los jueces no están obligados a hacer lo mismo para documentos firmados autógrafamente. “El juez podría ni siquiera considerarlo como prueba”, afirma Alfredo, incluso va un paso más adelante y agrega que con documentos firmados electrónicamente “no hay forma humana —cumpliendo estas reglas [de valoración]— de que no me lo acepte como prueba en juicio”.

Recomendaciones para implementar la firma electrónica de documentos

Existen algunos puntos importantes a considerar en cuanto a la redacción, firma y presentación en juicio de documentos firmados electrónicamente con firma avanzada. Estas son algunas de las principales mejores prácticas de acuerdo con los expertos entrevistados.

Asegúrate de referenciar claramente en el contrato el marco legal aplicable

Al redactar un contrato que será firmado electrónicamente, hay que cuidar los términos del mismo. Por ejemplo, el Código Civil Federal reconoce el consentimiento a través de medios electrónicos como expreso, pero el Código Civil para el Distrito Federal o CDMX lo considera tácito. “Si referenciamos nuestros contratos a la legislación de la CDMX, vamos a tener problemas porque se entendería que el consentimiento llevado a través de medios electrónicos es tácito y no expreso. Si es tácito yo tendría que probarlo. En cambio, si lo tengo referido al Código Civil Federal, el consentimiento es expreso y por tanto no requiero probarlo”, señala Alfredo.

Haz referencia a las presunciones en tu escrito de demanda

Tener los contratos correctamente elaborados y firmados es el primer paso para asegurar que no se presenten problemas con los documentos electrónicos en caso de que sea necesario usarlos en un proceso judicial. El siguiente paso se da cuando llega el momento de preparar la documentación antes del juicio.

Además de los puntos que ya se tocaron, Alfredo nos advierte que “el diablo está en los detalles” haciendo referencia a la importancia de fundamentar apropiadamente el escrito de ofrecimiento de pruebas o de demanda, cuidando siempre referenciar la presunción de atribución e integridad que tienen los documentos electrónicos firmados por medio de firma electrónica avanzada. En especial, Alfredo recomienda “hacer referencia a la presunción legal de atribución que se establece en el Artículo 90 del Código de Comercio y al Artículo 7 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada”.

Recuerda que debes preparar dos memorias USB

Annuar agrega que en las memorias USB que se utilizarán durante el juicio, además de los documentos electrónicos, es recomendable incluir los certificados de las partes que firmaron. También señala que hay que considerar que se deben preparar dos memorias en sobres cerrados separados, uno para la parte demandada y otro para el juez.

Sé cuidadoso al elegir a un proveedor del servicio de firma electrónica de documentos

Después de tener un contrato redactado listo para firmar de manera electrónica, es muy importante cuidar quién es el proveedor del servicio, ya que en palabras de Alfredo “existen distintos proveedores del servicio de firma electrónica, algunos muy serios, otros no tanto”. Lo mínimo indispensable que debe cumplir el proveedor son los requisitos establecidos en las cuatro fracciones del Artículo 97 del Código de Comercio.

La fracción I requiere que el proveedor utilice certificados emitidos por el SAT o por un PSC debidamente acreditado por la Secretaría de Economía. También es necesario que al momento de firmar, la plataforma del proveedor realice una validación previa de que el certificado con el que se está firmando tiene validez y vigencia directamente en la registradora del propio SAT o del PSC que emitió el certificado.

Para cumplir con la fracción II, la plataforma debe estar implementada de tal manera que la información sensible de la Firma Electrónica Avanzada —el archivo .key y su contraseña— nunca salgan del dispositivo del firmante. En otras palabras, la firma debe realizarse dentro del dispositivo del firmante y nunca ser compartida con el servicio de firma ni con la persona que solicita la firma.

Por otro lado, para satisfacer los requisitos de las fracciones III y IV, Annuar enfatiza que “es de suma importancia que los documentos electrónicos que se presentarán como prueba en juicio cuenten con una constancia de conservación emitida por un PSC para así contar con la presunción de integridad”.

Es difícil, si no es que imposible, evaluar si un servicio cumple con estos requisitos fundamentales con solo mirar la plataforma ofrecida. Es por esto que al momento de evaluar un servicio de firma electrónica, es crucial validar el expertise del proveedor en cuanto a estos temas. Un proveedor confiable debe ser capaz de explicar exactamente cómo es que su producto cumple con la normatividad desde la perspectiva legal así como la técnica.

En este sentido, además de cumplir con los requisitos fundamentales establecidos por el Código de Comercio, Mifiel ofrece una plataforma fácil e intuitiva de usar, una consideración importante al considerar las dificultades técnicas que comúnmente se presentan al firmar con la FIEL.

En palabras de Alfredo, “Mifiel ofrece todo armado en un paquete con el que tengo la tranquilidad de que está bien hecho. Es el valor agregado que nos da respecto de algunas otras soluciones en el mercado”.

Conclusiones

Los tres abogados concuerdan en que el uso de la firma electrónica avanzada —además de no ser peligroso— ofrece ventajas sobre los documentos físicos firmados autógrafamente.

Al preguntarle su opinión sobre la resistencia dentro del gremio por adoptar esta nueva tecnología, Christian introspecciona que “los abogados somos un poco lentos para acostumbrarnos a estos avances tecnológicos. Estamos muy acostumbrados al código y al libro. Mencionas firma electrónica y a la mayoría nos suena peligroso, lo cual no es cierto. Además, hay que acostumbrarnos”.

Annuar agrega que no es un requisito contar con estudios avanzados en derecho informático para poder representar a clientes y llevar juicios con documentos electrónicos. “El derecho informático es una especialidad. Sin embargo, como abogado no es necesario tenerla para poder incursionar en el tema de documentos electrónicos”.

De igual manera los tres concuerdan en que el uso de la firma electrónica se volverá progresivamente más común. Respecto a este punto, Christian augura que cuando el uso de la firma electrónica avanzada se masifique y la costumbre se empiece a volver que los litigantes “chicaneros” no se animen a usar la táctica de poner en duda la validez de la firma o la integridad del documento, se verán procesos judiciales con menos incertidumbre y retrasos, derivando así en un sistema judicial más certero y eficiente.

Al reflexionar unos momentos sobra la diferencia entre un documento con firma electrónica avanzada y uno con firma autógrafa Christian concluye: “Es un tema probatorio, no es un tema de fondo. Simplemente es un diferente medio de plasmar la voluntad de las partes”.

“El miedo más grande lo tenemos los litigantes, más que el propio juzgador”, remata Alfredo.


Declaración: el Dr. Alfredo Reyes Krafft actualmente es asesor legal de Mifiel, las opiniones que expresa en esta publicación son propias, basadas en su experiencia.


¿Aún tienes dudas sobre el valor probatorio de los documentos firmados con la FIEL? Puedes comunicarte con nuestros entrevistados, o bien, con el equipo de Mifiel.

Hannah

Co-Fundador y COO de Mifiel | Psychology & UX nerd. My passion is to make software more usable and delightful, one product at a time.

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