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Tipos de firma electrónica

Qué validez legal tiene firmar con DocuSign en México

By julio 11, 2022agosto 3rd, 2022No Comments

DocuSign es una plataforma de firma electrónica diseñada para uso general a nivel global. Basada en la legislación estadounidense en materia de firma electrónica. Parte de su éxito viene de su facilidad de uso.

Pero esto no significa que se apegue legalmente a cada jurisdicción en los mercados en que opera, incluyendo el de México.

Por ello es importante comprender las implicaciones legales de usar DocuSign en México. En los siguientes párrafos analizaremos qué ofrece DocuSign, las razones por las que no cumple con la regulación mexicana en materia de firma electrónica, y de qué manera una plataforma con validez legal en México como Mifiel cumple totalmente con la legislación mexicana.

Por qué DocuSign no cubre los requisitos legales de una firma electrónica avanzada o simple en México

DocuSign está diseñado de acuerdo con la ley ESIGN Act de Estados Unidos. Esta legislación reconoce como firma electrónica a cualquier intención de voluntad por medios electrónicos.

En México, una simple intención de voluntad no se reconoce como firma ya que se trata de un consentimiento tácito. El tipo de consentimiento válido para contratos en nuestro país es el consentimiento expreso, como indica el Código Civil Federal en sus artículos 1803 y 1834.

El consentimiento puede ser expreso o tácito, para ello se estará a lo siguiente:

I.- Será expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos, y
II.- El tácito resultará de hechos o de actos que lo presupongan o que autoricen a presumirlo, excepto en los casos en que por ley o por convenio la voluntad deba manifestarse expresamente.

— Código Civil Federal. Artículo 1803.
Cuando se exija la forma escrita para el contrato, los documentos relativos deben ser firmados por todas las personas a las cuales se imponga esa obligación.

— Código Civil Federal. Artículo 1834.

Por lo tanto, cuando hablamos de un consentimiento expreso nos referimos a una firma. Cuando esta se hace en medios electrónicos, ¿qué características debe cumplir para considerarse legalmente válida?

Tipos de firma en medios electrónicos reconocidos por la legislación mexicana

La Ley mexicana reconoce dos tipos de firma en medios electrónicos: la firma electrónica y la firma autógrafa en medios digitales. ¿Qué diferencia existe entre ambas?

Firma electrónica

La firma electrónica debe cumplir el Artículo 89 del Código de Comercio. Este indica la necesidad de cubrir dos requisitos:

  1. La existencia de un intercambio de claves y contraseñas.
  2. Un acuerdo explícito (consentimiento expreso) entre las partes involucradas indicando que todos considerarán el intercambio de claves y contraseñas durante el proceso como una manifestación de su voluntad para firmar, por lo que ese intercambio de claves será el equivalente funcional de una firma.

Cuando la firma electrónica cumple únicamente con estos requisitos, cuenta con presunción de atribución y comúnmente se le llama firma electrónica simple.

Si además cumple con el Artículo 97 del Código de Comercio, la firma electrónica tiene carácter de avanzada o fiable, gozando así de garantía de no repudio. El requisito principal de dicho artículo es que la firma debe estar sustentada en un certificado público emitido por un Prestador de Servicios de Certificación acreditado por la Secretaría de Economía o por el Banco de México, como la e.firma o FIEL del SAT.

Firma autógrafa en medios digitales

La firma autógrafa en medios digitales es cualquier trazo manuscrito realizado en un dispositivo tecnológico. Ningún ordenamiento legal la define tal cual, pero su interpretación está sujeta a la regulación que indique la necesidad de una firma autógrafa, dependiendo del tipo de acuerdo que las partes firmen.

Al igual que la firma autógrafa en papel, no goza de presunciones ni garantías legales, pero tiene validez legal para suscribir contratos.

DocuSign está diseñado para cumplir la regulación estadounidense. Considerando esto, ¿cumple de alguna forma con la legislación mexicana? ¿Qué tipo de firma y consentimiento ofrece?

DocuSign: qué tipos de firma ofrece

¿DocuSign cumple con la legislación mexicana en materia de firma electrónica? No, DocuSign no cumple con los requisitos para considerarse una firma electrónica en México.

Para entender por qué, analizamos las tres formas de firmar que DocuSign tiene disponibles para sus usuarios.

1. Estilo predeterminado de firma

Consiste en teclear el nombre e iniciales y escoger un estilo gráfico predefinido que se mostrará en el documento final.

No implica un intercambio de claves y contraseñas ni un consentimiento expreso, por lo que no tiene validez en México. Tampoco puede considerarse una firma autógrafa en medios digitales ya que no existe un trazo gráfico propio.

DocuSign: firma con estilo gráfico predeterminado, para artículo sobre legalidad de DocuSign en México

2. Firma autógrafa en un dispositivo electrónico

Esta forma también requiere que el firmante teclee su nombre e iniciales, pero en lugar de elegir un estilo gráfico predefinido, tendrá que dibujar su firma. Dependiendo del dispositivo que esté utilizando, podrá dibujar su firma con el dedo, mouse/trackpad o un lápiz electrónico.

Al dibujar esta firma tampoco existe un intercambio de claves y contraseñas, así que legalmente no es una firma electrónica y por ello no cuenta con presunción de atribución.

Pero al conllevar un trazo gráfico del usuario, se considera como una firma autógrafa en medios digitales por lo que su consentimiento es expreso. De esta forma, cuenta con plena validez legal en México a pesar de no gozar de presunciones ni garantías en un juicio.

DocuSign: firma autógrafa en dispositivo electrónico (dibujar firma e iniciales), para artículo sobre legalidad de DocuSign en México

3. Imagen de su firma e iniciales

Al igual que en las anteriores, el firmante debe ingresar su nombre e iniciales, pero la versión gráfica de estas la debe subir el usuario como una imagen. Es el equivalente a firmar en papel y escanear la firma para introducirla en cualquier documento.

Tampoco lleva un intercambio de claves y contraseñas ni un consentimiento expreso, entonces legalmente no es una firma electrónica. Además, al no realizarse de manera manuscrita en un dispositivo tecnológico, no puede considerarse como firma autógrafa en medios digitales, así que no tiene validez legal como una firma en México.

DocuSign: subir imagen de firma e iniciales, para artículo sobre legalidad de DocuSign en México

En la siguiente tabla encontrarás qué tipo de firma es cada una de las que ofrece DocuSign y su tipo de consentimiento de acuerdo con la legislación mexicana.

Legalidad en México de cada forma de firmar en DocuSign

Considerando lo anterior, ¿es conveniente usar DocuSign en México de acuerdo con su legalidad? ¿En qué casos es recomendable utilizarlo y en cuáles es mejor optar por otra plataforma?

¿Usar o no usar DocuSign en México?

Existen algunos casos en que usar DocuSign es la única opción viable. El más común es el de empresas multinacionales con procesos homologados y poca autonomía, en los que se ordena usar DocuSign en todo el corporativo.

Si ese es el caso de tu organización, lo más viable para evitar problemas en caso de llevar documentación firmada en la plataforma a juicio es solicitar que los firmantes utilicen el método de firma autógrafa en dispositivo electrónico. En ciertos planes de pago incluso es posible restringir el tipo de firma usada.

Pero si en tu organización no hay esta orden directiva para usar DocuSign, lo mejor es evitar dicha plataforma y optar por una que cumpla con todos los requerimientos legales de la jurisdicción mexicana para evitar riesgos.

Una plataforma de firma digital tiene implicaciones jurídicas. Por ello a nivel de gestión de riesgos y cumplimiento legal decidir entre una u otra debe ser un proceso más minucioso que el de contratar una plataforma de uso general como un CRM.

DocuSign no cumple los requisitos legales de una firma electrónica en México. Según el artículo 1803 del Código Civil Federal, la forma de consentimiento para celebrar un contrato debe ser expresa y por escrito. Subir una imagen o plasmar un estilo gráfico predeterminado de las firmas de las partes como puede hacerse mediante DocuSign no constituye una forma escrita y expresa de manifestar el consentimiento.

Por lo tanto, al no contar con firmas legalmente reconocidas, el acto jurídico produce una nulidad relativa de conformidad con el artículo 2228 del Código Civil Federal. Nulidad relativa en este caso se entiende que el contrato no se firmó conforme a los requisitos que establece la Ley por lo que es necesario subsanarlo, es decir, firmarlo de nuevo cumpliendo la forma que señala la Ley (consentimiento expreso).

Por otro lado, Mifiel sí cumple todos los requisitos legales que una plataforma de firma electrónica debe cubrir en México:

  1. Todo firmante puede utilizar su e.firma del SAT para suscribir cualquier contrato mediante la plataforma, cumpliendo así el Artículo 97 del Código de Comercio y el Artículo 1834 del Código Civil Federal.
  2. En caso de no tener una e.firma, puede firmar mediante un proceso de verificación de identidad que conlleva un intercambio de claves y contraseñas y un consentimiento expreso por escrito, cumpliendo el Artículo 89 de Código de Comercio y el Artículo 1834 del Código Civil Federal.

Para conocer de cerca cómo se ve Mifiel en funcionamiento, al oprimir el siguiente botón podrás ver una demo interactiva de cada forma de firmar que ofrecemos.

Carlos López R.

Author Carlos López R.

Content & UX Writer en Mifiel.

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