DocuSign es una plataforma de firma electrónica diseñada para uso general a nivel global, la cual está basada en la legislación estadounidense en materia de firma electrónica. Parte de su éxito viene de su facilidad de uso.
Pero esto no significa que se apegue legalmente a cada jurisdicción en los mercados en que opera, incluyendo el de México. Por ello es importante comprender las implicaciones legales de usar DocuSign en México.
En los siguientes párrafos analizaremos las formas de firmar que ofrece DocuSign, por qué ninguna de estas cubre los requisitos legales de una firma electrónica pero a pesar de ello algunas son jurídicamente válidas como manifestaciones de voluntad (y cuáles son estas), y de qué manera una plataforma con validez legal en México cumple totalmente con la legislación mexicana.
Tipos de firma en medios electrónicos reconocidos por la legislación mexicana
La Ley mexicana reconoce dos tipos de firma en medios electrónicos: la firma electrónica y la firma autógrafa en medios digitales. ¿Qué diferencia existe entre ambas?
Firma electrónica
La firma electrónica debe cumplir el Artículo 89 del Código de Comercio. Este indica la necesidad de cubrir dos requisitos:
- La existencia de un intercambio de claves y contraseñas.
- Un acuerdo explícito (consentimiento expreso) entre las partes involucradas indicando que todos considerarán el intercambio de claves y contraseñas durante el proceso como una manifestación de su voluntad para firmar, por lo que ese intercambio de claves será el equivalente funcional de una firma.
Cuando la firma electrónica cumple únicamente con estos requisitos, cuenta con presunción de atribución y comúnmente se le llama firma electrónica simple.
Si además cumple con el Artículo 97 del Código de Comercio, la firma electrónica tendrá carácter de avanzada o fiable, gozando así de garantía de no repudio. El requisito principal de dicho artículo es que la firma debe estar sustentada en un certificado público emitido por un Prestador de Servicios de Certificación acreditado por la Secretaría de Economía o por el Banco de México, como la e.firma o FIEL del SAT.
Firma autógrafa en medios digitales
Aunque legalmente no se considera una firma electrónica, otro tipo de firma que involucra el uso de dispositivos tecnológicos y que tiene validez legal es la firma autógrafa en medios digitales.
Esta firma es cualquier trazo manuscrito realizado en un medio electrónico. Ningún ordenamiento legal la define tal cual, pero su interpretación está sujeta a la regulación que indique la necesidad de una firma autógrafa, dependiendo del tipo de acuerdo que las partes firmen.
Al igual que la firma autógrafa en papel, no goza de presunciones ni garantías legales, pero tiene validez legal para suscribir contratos.
Considerando que DocuSign está diseñado principalmente para cumplir la regulación estadounidense, ¿cumple de alguna forma con la legislación mexicana? ¿Qué tipo de firma y consentimiento ofrece?
Por qué DocuSign no cubre los requisitos legales de una firma electrónica avanzada o simple en México
DocuSign está diseñado de acuerdo con la ley ESIGN Act de Estados Unidos. Esta legislación reconoce como firma electrónica a cualquier intención de voluntad por medios electrónicos.
Entonces ¿DocuSign cumple con la legislación mexicana en materia de firma electrónica? No, DocuSign no cumple con los requisitos para considerarse una firma electrónica simple o avanzada en México por dos razones:
- En la mayoría de sus formas de firmar no ocurre un intercambio de claves y contraseñas. Aquellas formas que sí soportan el intercambio de claves y contraseñas no están disponibles en sus planes de uso básicos, sino en planes personalizados.
- Incluso en sus formas de firmar que sí soportan el intercambio de claves y contraseñas, no existe un consentimiento expreso de que ese intercambio de claves y contraseñas se considerará como una manifestación de voluntad para firmar.
En México, una simple intención de voluntad no se reconoce como firma ya que se trata de un consentimiento tácito. El tipo de consentimiento válido para contratos en México es el consentimiento expreso, como indica el Código Civil Federal en sus artículos 1803 y 1834. Por consentimiento expreso, nos referimos a una firma legalmente reconocida como tal, ya sea autógrafa o electrónica.
Código Civil Federal. Artículo 1803: El consentimiento puede ser expreso o tácito, para ello se estará a lo siguiente: I.- Será expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos, y… II.- El tácito resultará de hechos o de actos que lo presupongan o que autoricen a presumirlo, excepto en los casos en que por ley o por convenio la voluntad deba manifestarse expresamente.
Código Civil Federal. Artículo 1834: Cuando se exija la forma escrita para el contrato, los documentos relativos deben ser firmados por todas las personas a las cuales se imponga esa obligación.
Sin embargo, una de las formas de firmar que DocuSign ofrece sí es válida para firmar contratos: la firma autógrafa en medios digitales. A continuación analizaremos qué tipos de firma ofrece Docusign, cuáles no tienen validez legal en México y cuál sí es legalmente válida.
DocuSign: métodos para firmar ofrece
Actualmente DocuSign ofrece a sus usuarios tres formas de firmar.
1. Elegir un estilo predeterminado de firma
Consiste en teclear el nombre e iniciales y escoger un estilo gráfico predefinido que se mostrará en el documento final.
No implica un intercambio de claves y contraseñas ni un consentimiento expreso, por lo que no tiene validez en México. Tampoco puede considerarse una firma autógrafa en medios digitales ya que no existe un trazo gráfico propio.
2. Subir una imagen de su firma e iniciales
El firmante debe subir una imagen digital de su firma autógrafa y de sus iniciales. Es el equivalente a firmar en papel y escanear la firma para introducirla en cualquier documento.
Tampoco lleva un intercambio de claves y contraseñas ni un consentimiento expreso, entonces legalmente no es una firma electrónica. Además, al no realizarse de manera manuscrita en un dispositivo tecnológico, no puede considerarse como firma autógrafa en medios digitales, así que no tiene validez legal como una firma en México.
3. Dibujar su firma en un medio digital
El firmante debe dibujar su firma al momento utilizando su dedo, el mouse o un lápiz electrónico.
Al conllevar un trazo gráfico realizado por el firmante, se considera como una firma autógrafa en medios digitales. Si bien este tipo de firma es un consentimiento expreso válido para suscribir acuerdos en México, carece de la presunción de atribución y de la garantía de no repudio, por lo que la firma puede ser negada más fácilmente en un juicio.
En la siguiente tabla encontrarás qué tipo de firma es cada una de las que ofrece DocuSign y su tipo de consentimiento de acuerdo con la legislación mexicana.
Considerando lo anterior, ¿es conveniente usar DocuSign en México de acuerdo con su legalidad? ¿En qué casos es recomendable utilizarlo y en cuáles es mejor optar por otra plataforma?
¿Usar o no usar DocuSign en México?
Existen algunos casos en que usar DocuSign es la única opción. El más común es el de empresas multinacionales con procesos homologados y poca autonomía, en los que se ordena usar DocuSign en todo el corporativo.
Si ese es el caso de tu organización, lo más viable para evitar problemas en caso de llevar a juicio documentación firmada en la plataforma es solicitar que los firmantes utilicen el método de firma autógrafa en dispositivo electrónico.
Es importante recordar que subir una imagen o plasmar un estilo gráfico predeterminado de las firmas de las partes como puede hacerse mediante DocuSign no constituye una forma escrita y expresa de manifestar el consentimiento y, como tal, carece del carácter de firma electrónica en México (artículo 1803, Código Civil Federal). Por ello, la mejor alternativa en DocuSign es que cada firmante utilice el método de firma autógrafa en medios digitales.
El problema de esta alternativa es que, en la mayoría de sus planes de uso, DocuSign no permite restringir el método de firma que las contrapartes utilizarán. Para asegurar que no utilicen otro método de firma, tendrías que contratar un plan de negocios personalizado lo cual es más costoso y tardado.
Si en tu organización no hay esta orden directiva para usar DocuSign, lo mejor es evitar riesgos y optar por una que cumpla con todos los requerimientos legales de la jurisdicción mexicana, especialmente cuando se trata de documentos legales más importantes. Las plataformas de firma digital tienen implicaciones jurídicas, por ello la importancia de realizar un proceso más minucioso de evaluación antes de decidir contratar una u otra.
¿Qué consecuencias puede tener usar una firma electrónica sin validez legal?
Cuando un contrato no cuenta con firmas legalmente reconocidas, el acto jurídico produce una nulidad relativa de conformidad con el artículo 2228 del Código Civil Federal, es decir, el contrato carece de validez legal por lo que no puede surtir efectos. Para que pueda surtir efectos, es necesario subsanarlo, es decir, firmarlo de nuevo cumpliendo la forma que señala la Ley (consentimiento expreso).
Debido a que subir una imagen o plasmar un estilo gráfico predeterminado de las firmas de las partes como puede hacerse en DocuSign son métodos que no cumplen los requisitos de una firma electrónica, cualquiera de las partes puede alegar nulidad relativa. La única forma de darle validez a un contrato firmado así es volver a firmarlo mediante un método legalmente reconocido.
Mifiel, la opción jurídicamente robusta para firmar electrónicamente
Mifiel cumple todos los requisitos legales que una plataforma de firma electrónica debe cubrir en México:
- Todo firmante puede utilizar su e.firma del SAT para suscribir cualquier contrato mediante la plataforma, cumpliendo así el Artículo 97 del Código de Comercio y el Artículo 1834 del Código Civil Federal.
- En caso de no tener una e.firma, puede firmar mediante un proceso de verificación biométrica que conlleva un intercambio de claves y contraseñas y un consentimiento expreso por escrito donde se reconoce a ese intercambio como una manifestación de voluntad para firmar, cumpliendo el Artículo 89 de Código de Comercio y el Artículo 1834 del Código Civil Federal.
Para conocer de cerca cómo se ve Mifiel en funcionamiento, al oprimir el siguiente botón podrás ver una demo interactiva de cada forma de firmar que ofrecemos.
