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Tipos de firma electrónica

Tipos de firmas electrónicas y ejemplos: ¿cuál es mejor para tus contratos?

By noviembre 9th, 20225 Comments9 min read
tipos de firmas
El Dr. Alfredo Reyes Krafft —experto en firma electrónica— nos explica las diferencias entre los tipos de firmas.

Si al escuchar la palabra “firma” lo primero que se te viene a la cabeza es papel, bolígrafo y una especie de “garabato” hecho por tu puño y letra, te servirá saber que existen diversas formas de firmar. Cada una tiene distintas características, haciéndolas unas más confiables, seguras y rápidas que otras.

Pero… ¿qué es una firma?

Es un medio usado para la manifestación de voluntad de una persona. Cuando usamos nuestra firma en un documento se da por entendido su comprensión, aceptación y compromiso legal.

Los avances tecnológicos han generado herramientas que nos permiten firmar de manera electrónica. Esto nos ayuda a disminuir el tiempo en que se recaban las firmas necesarias en un documento legal, así como el costo, sobre todo cuando las partes se encuentran en distintas ciudades.

1. Firma autógrafa

Conjunto de signos plasmados por el puño y letra del emisor.

firma autografa
Ejemplo de firma autógrafa con tinta en papel

La firma autógrafa es un conjunto de trazos que una persona utiliza para dar consentimiento. Hay personas que simplemente escriben su nombre y otras que tienen firmas más complejas.

Ejemplo de firma autógrafa en medios digitales: se muestra un smartphone en cuya pantalla hay un espacio para dibujar una firma, el dedo de una persona está dibujando una firma en dicho espacio
Ejemplo de firma autógrafa en medios digitales: firmando con el dedo en la pantalla de un smartphone

Estos trazos generalmente se plasman en papel, pero también pueden realizarse en medios digitales como la pantalla de una tablet. Cuando se hacen de esta última forma, legalmente no se consideran firmas electrónicas, sino firmas autógrafas en medios digitales.

Ejemplo de firma autógrafa en medios digitales, se muestra una pantalla con un recuadro para dibujar una firma usando el dedo o mouse o trackpad
Ejemplo de firma autógrafa en medios digitales: firma dibujada con el dedo usando el mouse de la computadora mediante una plataforma de firma electrónica

2. Firma electrónica simple (FES)

Instrumento que permite identificarse electrónicamente y expresar consentimiento de manera digital.

Legalmente la firma electrónica simple implica la generación e intercambio de claves privadas. Algunos ejemplos son:

  • Un usuario y una contraseña.
  • El NIP de una tarjeta de crédito.
  • Códigos de un solo uso enviados por SMS.
  • Verificación de identidad con biometría mediante una prueba de vida y validación de una identificación oficial.
  • Entre otros.
Ejemplo de firma electrónica simple, se muestra la captura de pantalla de una hoja de firmas de la plataforma de Mifiel con una firma electrónica realizada mediante intercambio de claves y contraseñas y una verificación de identidad con biometría, con datos identificatorios del firmante
Ejemplo de firma electrónica simple realizada en Mifiel mediante verificación biométrica

3. Firma electrónica avanzada (FEA)

También llamada firma electrónica cualificada (en la UE) o firma electrónica reconocida. Por sus características técnicas gozan de no repudio en ojos de las autoridades.

La e.firma/FIEL es un ejemplo de herramienta para generar Firmas Electrónicas Avanzadas. Se expide en las oficinas del SAT de manera gratuita tanto para personas físicas como para personas morales. Para su obtención se recaban datos biométricos como el escaneo del iris, la huella digital, la firma autógrafa y una fotografía del interesado.

La FIEL se compone de dos archivos:

  • El Certificado (.CER) forma una tarjeta de identidad. Contiene tu nombre, RFC y CURP. También se le llama llave pública, ya que cualquier persona puede tener acceso a ella.
  • La Llave privada (.KEY) se encuentra protegida con tu contraseña de acceso y asegura que sólo tú puedes usar tu FIEL para firmar.
Ejemplo de firma electrónica avanzada, se muestra la captura de pantalla de una hoja de firmas de la plataforma de Mifiel con una firma electrónica realizada con e.firma del SAT, con datos identificatorios del firmante
Ejemplo de firma electrónica avanzada realizada en Mifiel mediante la e.firma

Actualmente 17.1 millones de personas físicas cuentan con FIEL, así como 1.8 millones de personas morales.

¿Qué ventajas confiere la ley a la firma electrónica avanzada? Te platicamos en el webinar Entendiendo la Firma Electrónica Avanzada.

4. Consentimiento tácito por medios electrónicos

Existe otro tipo de firma que legalmente no puede considerarse una firma electrónica ni autógrafa: los consentimientos tácitos por medios electrónicos.

Los ejemplos más comunes de ello son:

  1. Teclear tu nombre para que una plataforma de firma genere una versión gráfica que aparenta ser manuscrita.
  2. Subir una imagen de tu firma que será pegada en el contrato.

De acuerdo con la legislación mexicana, un contrato debe contar con consentimiento expreso por escrito y las características de este tipo de “firmas” no cubren ese requisito. Sin embargo, tienen validez para suscribir acuerdos en Estados Unidos y pueden ser útiles en México para procesos internos o para documentos de bajo valor e impacto.

  • Ejemplo de firma electrónica sin validez legal en México: teclear nombre e iniciales y elegir estilo gráfico predefinido
  • Ejemplo de firma electrónica sin validez legal en México: el usuario sube una imagen de su firma en una plataforma para incrustarla en un documento

Legalmente, ¿cuál firma es la más segura?

Es común que las personas consideren que firmar de manera autógrafa es la forma más fuerte de probar la validez de una firma en tribunales. Sin embargo la firma autógrafa puede ser cuestionada debido a la facilidad con la que puede ser falsificada. Entonces, en un juicio la firma autógrafa puede ser negada.

Con la firma electrónica, ya sea simple o avanzada, esto no ocurre ya que cuenta con características que la firma autógrafa no tiene.

La firma electrónica simple goza de presunción de atribución. Esto implica que la ley asume que la persona que firmó el documento es la responsable del acto.

En el caso de la firma electrónica avanzada, cuenta además con garantía de no repudio. Esto es gracias a que el certificado digital en que se sustenta se obtiene mediante un riguroso proceso que incluye la toma de datos biométricos, ligando la identidad del propietario con su certificado. A su vez, la llave privada la protege una contraseña, la cual sólo es conocida por el tenedor. Ambos archivos los emite o valida un ente autorizado llamado Prestador de Servicios de Certificación (PSC) bajo una infraestructura de llave pública (PKI).

Si en un juicio tu contraparte quisiera negar su firma electrónica avanzada, la carga de la prueba estaría en él. Probar un negativo es prácticamente imposible por lo que tú tendrías una importante ventaja en el proceso.

En ambos tipos de firma electrónica, al integrar una constancia de conservación gozarán de garantía de integridad y fecha cierta.

Los consentimientos tácitos por medios electrónicos no gozan de ninguna validez ni garantía en juicios en México, por lo que no deben usarse para suscribir contratos. Sin embargo, son reconocidos en la legislación de Estados Unidos, por lo que son totalmente válidos para contratos en dicha jurisdicción.

Requisitos de una Firma Electrónica Avanzada

La FEA debe cumplir con tres requisitos para garantizar su integridad fiabilidad establecidos en la reforma del 2003 al Código de Comercio:

  1. Atribución a la persona obligada – Que el certificado corresponda al firmante y que la llave privada sea controlada por la persona a quien pertenece. Cuidar el archivo .key (llave privada) es responsabilidad del usuario por lo que este no se debe compartir con nadie. (Art. 97, Fracc. I y II).
  2. Detección de alteraciones – No puede ser modificado el documento ni sus firmas después del momento de la firma. Se hace una referencia que tiene el propio sistema el cual se va a estampar en el momento de la firma. Esto es inherente a su tecnología. (Art. 97, Fracc. III y IV).
  3. Accesibilidad para ulteriores consultas e integridad en el tiempo – El Código obliga a los comerciantes a conservar íntegros por 10 años los originales de los mensajes de datos o cualquier documento. Así, en caso de controversia se puede revisar la información. La integridad se logra mediante constancias de conservación emitidas de conformidad con la NOM-151. (Art. 49).

*Mifiel en su proceso cubre los requisitos mencionados anteriormente, por lo que tus documentos cuentan con plena validez jurídica y presunción legal de atribución, así como garantía de integridad sin importar el tipo de firma electrónica que las partes utilicen. Además, cuando las firmas en Mifiel se realizan con e.firma, estas gozan de garantía no repudio.

A lo largo del artículo hemos tocado varios temas desde lo general hasta muy específicos como el ámbito legal; aquí puedes encontrar un resumen de comparación entre las tres formas legalmente reconocidas de firmar:

formas de firmar, comparación

Entonces… ¿Cuál firma me conviene más?

Como puedes ver, cada tipo de firma tiene sus claras ventajas y desventajas. La mejor tecnología para el trabajo depende en gran parte de la naturaleza de los documentos involucrados.

Firmas documentos de bajo valor y requieren la presencia de los involucrados

La Firma Autógrafa es comúnmente más usada en situaciones en las que el documento firmado no es muy sensible (p. ej. Contrato de compraventa para un bien de bajo valor) o requiere firmarse en presencia de un notario público (p. ej. Contrato de compraventa y escrituras de un inmueble).

Tus documentos son de alto valor y requieres presunciones legales si llegan a juicio

Para documentos con transacciones de alto valor u otros documentos legales que tienen altas probabilidades de presentarse en juicio, la clara ganadora es la Firma Electrónica Avanzada. Esto se debe a que goza de presunciones jurídicas y la persona que firmó con la e.firma no puede negar haberlo hecho.

Dado que estos documentos tienden a ser firmados de empresa a empresa, es de ayuda que todas las empresas y sus representantes legales estén obligados no solo a tener una e.firma sino a interactuar con ella de manera regular. Esto les permite familiarizarse con el proceso de firmar con la FIEL.

Tienes documentos de bajo valor que pueden firmarse online

La Firma Electrónica Simple es una buena alternativa para situaciones en que los firmantes no cuentan con e.firma y que por la naturaleza del contrato no requiere que estar blindado de la negación de sus firmas. Ofrece la conveniencia de la firma autógrafa mientras que permite que todo sea firmado en línea, al mismo tiempo que goza de presunción de atribución. Además, cuando incluye una constancia de conservación NOM-151, el documento goza de garantía de integridad.

Tus contratos están bajo jurisdicción exclusiva de los Estados Unidos

Los consentimientos tácitos como teclear tu nombre para generar una versión gráfica que aparenta ser manuscrita o subir una imagen de tu firma, a pesar de no tener validez en México, si la tiene en Estados Unidos. Por ello, si tus contratos caen bajo dicha jurisdicción y no requieres presunciones en México, será la opción más adecuada para evitar fricciones.

En Mifiel ayudamos a empresas a firmar documentos legales electrónicamente de forma simple y fácil de usar.

¿Te interesa implementar la firma digital de documentos en tu empresa? Chatea con nosotros para conocer las opciones disponibles.

Ale Ortega

Author Ale Ortega

Analista de Marketing, SEO y SEM en Mifiel

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