Conoce los tipos de firmas y encuentra la mejor opción para tu negocio

tipos de firmas
El Dr. Alfredo Reyes Krafft —experto en firma electrónica— nos explica las diferencias entre los tipos de firmas.

Si al escuchar la palabra “firma” lo primero que se te viene a la cabeza es papel, bolígrafo y una especie de “garabato” hecho por tu puño y letra, te servirá saber que existen diversas formas de firmar. Cada una tiene distintas características, haciéndolas unas más confiables, seguras y rápidas que otras.

Pero… ¿qué es una firma?

Es un medio usado para la manifestación de voluntad de una persona. Cuando usamos nuestra firma en un documento se da por entendido su comprensión, aceptación y compromiso legal.

Los avances tecnológicos han generado herramientas que nos permiten firmar de manera electrónica. Esto nos ayuda a disminuir el tiempo en que se recaban las firmas necesarias en un documento legal, así como el costo, sobre todo cuando las partes se encuentran en distintas ciudades.

firma autografa
1. Firma autógrafa

Conjunto de signos plasmados por el puño y letra del emisor.

La firma autógrafa es un conjunto de caracteres que una persona utiliza para dar consentimiento. Hay personas que simplemente escriben su nombre y otras que tienen firmas más complejas.

firma digital
2. Firma electrónica simple

Instrumento que permite identificarse electrónicamente y expresar consentimiento de manera digital.

Seguramente conoces más de un tipo de firma electrónica simple. Algunos ejemplos son:

  • Identificación y verificación de la identidad de una persona a través de un usuario y una contraseña.
  • Firmar con un lápiz electrónico o con el dedo en una tablet o celular para recabar la firma. Incluso un escaneo de la firma autógrafa puede ser considerada una firma electrónica simple.
  • Dar consentimiento al aceptar una casilla de verificación.

Estos tipos de firma se utilizan frecuentemente en la web, ya sea para hacer compras en internet, aceptar los términos y condiciones al bajar algún programa o aplicación, etc.

3. Firma electrónica avanzada (FEA)

También llamada firma electrónica cualificada (en la UE) o firma electrónica reconocida. Por sus características técnicas gozan de no repudio en ojos de las autoridades.

La e.firma/FIEL es un ejemplo de herramienta para generar Firmas Electrónicas Avanzadas. Se expide en las oficinas del SAT de manera gratuita tanto para personas físicas como para personas morales. Para su obtención se recaban datos biométricos como el escaneo del iris, la huella digital, la firma autógrafa y una fotografía del interesado.

Flujo de firma Mifiel 2020

La FIEL se compone de dos archivos:

  • El Certificado (.CER) forma una tarjeta de identidad. Contiene tu nombre, RFC y CURP. También se le llama llave pública, ya que cualquier persona puede tener acceso a ella.
  • La Llave privada (.KEY) se encuentra protegida con tu contraseña de acceso y asegura que sólo tú puedes usar tu FIEL para firmar.

Actualmente 14.1 millones de personas físicas cuentan con FIEL, así como 1.6 millones de personas morales.

Legalmente, ¿cuál firma es la más segura?

Es común que las personas consideren que firmar de manera autógrafa es la forma más fuerte de probar la validez de una firma en tribunales. Sin embargo la firma autógrafa puede ser cuestionada debido a la facilidad con la que puede ser falsificada. Entonces, en un juicio la firma autógrafa puede ser repudiable. Lo mismo sucede con la firma electrónica simple.

En la firma electrónica avanzada esto no ocurre ya que cuenta con características que la firma autógrafa y firma electrónica simple no tienen.

El certificado digital se obtiene mediante datos biométricos ligando la identidad del propietario con su certificado. A su vez, la llave privada la protege una contraseña, la cual sólo es conocida por el tenedor. Ambos archivos los emite o valida un ente autorizado llamado Prestador de Servicios de Certificación (PSC) bajo una infraestructura de llave pública (PKI).

A diferencia de los demás tipos de firma, la FEA cuenta con varios instrumentos legales que la respaldan como el Código de Comercio y la Ley de Firma Electrónica Avanzada. El Artículo 99 del Código de Comercio se traduce en presunción legal de atribución, y en el Artículo 8, Fracción V, de la Ley de FEA, se establece que una Firma Electrónica Avanzada es irrepudiable si está amparada en un certificado digital válido y vigente.

La presunción de atribución implica que la ley asume que la persona que firmó el documento es la responsable del acto. Si en un juicio tu contraparte quisiera negar su firma, la carga de la prueba estaría en él por lo que tu tendrías una importante ventaja en el proceso.

Requisitos de una Firma Electrónica Avanzada

La FEA debe cumplir con tres requisitos para garantizar su integridad fiabilidad establecidos en la reforma del 2003 al Código de Comercio:

  1. Atribución a la persona obligada – Que el certificado corresponda al firmante y que la llave privada sea controlada por la persona a quien pertenece. Cuidar el archivo .key (llave privada) es responsabilidad del usuario por lo que este no se debe compartir con nadie. (Art. 97, Fracc. I y II).
  2. Detección de alteraciones – No puede ser modificado el documento ni sus firmas después del momento de la firma. Se hace una referencia que tiene el propio sistema el cual se va a estampar en el momento de la firma. Esto es inherente a su tecnología. (Art. 97, Fracc. III y IV).
  3. Accesibilidad para ulteriores consultas e integridad en el tiempo – El Código obliga a los comerciantes a conservar íntegros por 10 años los originales de los mensajes de datos o cualquier documento. Así, en caso de controversia se puede revisar la información. La integridad se logra mediante constancias de conservación emitidas de conformidad con la NOM-151. (Art. 49).

*Mifiel en su proceso cubre los requisitos mencionados anteriormente, por lo que tus documentos cuentan con plena validez jurídica y presunciones legales de atribución e integridad.

A lo largo del artículo hemos tocado varios temas desde lo general hasta muy específicos como el ámbito legal; aquí puedes encontrar un resumen de comparación entre las tres formas de firmar:

formas de firmar, comparación

Entonces… ¿Cuál firma me conviene más?

Como puedes ver, cada tipo de firma tiene sus claras ventajas y desventajas. La mejor tecnología para el trabajo depende en gran parte de la naturaleza de los documentos involucrados.

Firmas documentos de bajo valor y requieren la presencia de los involucrados

La Firma Autógrafa es comúnmente más usada en situaciones en las que el documento firmado no es muy sensible (p. ej. Contrato de compraventa para un bien de bajo valor) o requiere firmarse en presencia de un notario público (p. ej. Contrato de compraventa y escrituras de un inmueble).

Tus documentos son de alto valor y requieres presunciones legales si llegan a juicio

Para documentos con transacciones de alto valor u otros documentos legales que tienen altas probabilidades de presentarse en juicio, la clara ganadora es la Firma Electrónica Avanzada. Esto se debe a que goza de presunciones jurídicas y la persona que firmó con la e.firma no puede negar haberlo hecho.

Dado que estos documentos tienden a ser firmados de empresa a empresa, es de ayuda que todas las empresas y sus representantes legales estén obligados no solo a tener una e.firma sino a interactuar con ella de manera regular. Esto les permite familiarizarse con el proceso de firmar con la FIEL.

Tienes documentos de bajo valor que pueden firmarse online

La Firma Electrónica Simple es una buena alternativa para situaciones en que no se cuenta con FIEL y que por la naturaleza del contrato no se requiere que este esté blindado (p. ej. Términos de uso de servicios en línea, procesos internos). Aunque puede presentar complicaciones en tribunales para demostrar que la firma pertenecía al firmante, ofrece la conveniencia de la firma autógrafa mientras que permite que todo sea firmado en línea.

En Mifiel ayudamos a empresas a firmar documentos legales a prueba de balas mediante la FIEL, de forma simple y fácil de usar.

¿Te interesa implementar la firma digital de documentos en tu empresa? Chatea con nosotros para conocer las opciones disponibles.

4 comments
  1. Buen día,
    En el caso de contratos entre personas morales, ¿que FIEL es la que se utiliza? la de las empresas morales respectivas o las de los Representantes Legales con actos de Dominio. Gracias

    1. A diferencia de otras firmas, con la FIEL se pueden firmar contratos como persona moral —y no solo como persona física en representación de la persona moral— en tanto se cuente con el certificado adecuado para ello.

      Usar la e.firma de persona moral representa una ventaja: deja de ser necesaria la validación de poderes. Elegir firmar con una u otra dependerá del tipo de organización, el acuerdo entre las partes y los requisitos internos de cada una.

      https://blog.mifiel.com/dudas-implementar-firma-digital-contratos/

  2. Hola, gran artículo. Tengo una duda: ¿Para que califique como Firma Electrónica Avanzada no se requiere también y obligatoriamente una Autoridad Certificadora de por medio?

    1. Hola Alberto. En efecto, el certificado público debe emitirlo una autoridad certificadora bajo estrictas reglas, y cada que se utilice para firmar, debe verificarse ante esta que no haya sido revocado. Para el caso de México dichas autoridades son las Agencias Certificadoras autorizadas por Banxico, como el SAT, y los Prestadores de Servicios de Certificación acreditados por la Secretaría de Economía.

      Para profundizar en el tema, te recomendamos leer los siguientes artículos de nuestro blog, tan solo haz clic en ellos:

      ¡Saludos!

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