A menudo nos preguntan si es posible conectar aplicaciones con Mifiel sin necesidad de contar con programadores para implementar la API. Hasta hace poco esto no era posible. Sin embargo, recientemente hemos listado Mifiel en Zapier.
Zapier es un servicio que permite automatizar procesos de trabajo conectando dos o más aplicaciones compatibles. Con el reciente listado de Mifiel, ahora es posible conectar diversas aplicaciones a nuestro servicio permitiendo que se creen documentos automáticamente, sin necesidad de tener conocimientos de programación o un equipo técnico.
En esta entrada explicaremos cómo conectar un formulario en Google Forms con Mifiel mediante Zapier. Así, cada que una persona complete el formulario, Zapier se encargará de crear un nuevo documento en tu cuenta Mifiel. Los mismos pasos son aplicables para conectar otras plataformas de formularios en línea compatibles con Zapier, como HubSpot Forms, Typeform, Gravity Forms, Cognito, etc.
Qué necesitas
- Una cuenta en Zapier, tienen un plan gratuito que puede servirte.
- Una cuenta en Mifiel con la solución avanzada de Integraciones contratada y activa, y con documentos disponibles para utilizar.
- Una cuenta Google (GMail tradicional o Google Workspace).
Google Forms -> Zapier -> Mifiel: Pasos a seguir
Crea un formulario en Google Forms
- Ingresa a Google Forms.
- Agrega los campos que deberán llenar los usuarios. Forzosamente uno de los campos deberá ser para correo electrónico, de esa forma podremos enviar las invitaciones de firma.
- Al finalizar, Google Docs generará una hoja de cálculo donde se vaciarán los datos que se ingresen en el formulario.
- Ingresa datos de prueba mediante el formulario o directamente en la hoja de cálculo, los requerirás para crear tu Zap en Zapier más adelante.
Solicita a Mifiel que cree una plantilla HTML
Contacta a nuestro equipo de soporte y solicítanos crear una plantilla HTML en tu cuenta, asegúrate de proporcionarnos un documento base e indicarnos las variables que ingresarán los firmantes además de su correo electrónico (p. ej. nombre, RFC, dirección, etc.).
Crea un nuevo Zap en Zapier
Paso 1
Ingresa a Zapier y en la barra lateral izquierda elige la opción ‘Make a Zap’.
Paso 2
En ‘Name your Zap’, escribe el nombre con el que quieres identificar el Zap. En este tutorial lo nombraremos ‘Google Forms – Mifiel’.
Paso 3
En ‘Choose App & Event’, busca Google Forms y selecciónala.
Paso 4
En ‘Choose Trigger Event’, elige la opción ‘New Response in Spreadsheet’.
Paso 5
En ‘Google Forms Account’, elige tu cuenta Google si la agregaste previamente. De lo contrario, selecciona la opción ‘+ Add a new account’ y conecta tu cuenta Google. Da clic en ‘CONTINUE’.
Paso 6
En el campo ‘Spreadsheet’, elige la hoja de cálculo conectada con el formulario y en el campo ‘Worksheet’, la hoja de trabajo correspondiente. Haz clic en ‘CONTINUE’.
Paso 7
Presiona en la opción ‘TEST & CONTINUE’.
Paso 8
En ‘Choose App & Event’, busca Mifiel y selecciónala.
Paso 9
Oprime el botón ‘Sign in to Mifiel’. Se abrirá una nueva ventana para conectar tu cuenta de Mifiel.
Paso 10
Desde otra ventana, ingresa a tus API tokens de Mifiel.
Paso 11
Copia y pega tu App ID y tu App Secret en la ventana que se abrió durante el Paso 9 y oprime el botón ‘Yes, continue’.
Paso 12
Haz clic en el botón azul ‘CONTINUE’.
Paso 13
En la sección ‘Customize document’, llena al menos los campos requeridos. El ‘Template’ será la plantilla HTML que solicitaste a Mifiel anteriormente. ‘External ID’ será un identificador para tu organización, no para Mifiel.
Entre las opciones disponibles para configurar, podrás elegir enviar invitaciones de firma por correo, agregar recordatorios de firma, indicar en cuántos días quieres que expire el documento a partir de su creación (si así lo requieres), agregar espectadores, etc.
Para asegurar que cada que el formulario sea llenado se genere un nuevo documento con los datos correctos, en la subsección ‘Signatories’ elige las variables correspondientes de la hoja de cálculo para cada campo.
Oprime el botón ‘CONTINUE’.
Paso 14
En la sección ‘Send data’, revisa que todos los campos sean correctos. De ser así, oprime el botón ‘TEST & CONTINUE’.
¡Listo! Se habrá creado un documento de prueba.
Paso 15
Para asegurar que Zapier cree automáticamente un documento con las reglas que definiste cada que una persona rellene el formulario, oprime cualquiera de los dos interruptores que aparecen en pantalla para que cambien de ‘OFF’ a ‘ON’.
Utiliza nuestra Zap Template para crear fácilmente tus documentos desde Google Sheets
¿Quieres evitar crear tu Zap desde cero? No te preocupes, tenemos el Zap Template que te permitirá crear documentos en Mifiel desde Google Forms:
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