Crea documentos en Mifiel automáticamente desde hojas de cálculo con Zapier

Usando Zapier puedes automatizar tu creación de documentos en Mifiel desde Google Sheets y otras aplicaciones de hojas de cálculo donde se capturen nuevos datos.

A menudo nos preguntan si es posible conectar aplicaciones con Mifiel sin necesidad de contar con programadores para implementar la API. Hasta hace poco esto no era posible. Sin embargo, recientemente hemos listado Mifiel en Zapier.

Zapier es un servicio que permite automatizar procesos de trabajo conectando dos o más aplicaciones compatibles. Con el reciente listado de Mifiel, ahora es posible conectar diversas aplicaciones a nuestro servicio permitiendo así crear documentos automáticamente, sin necesidad de tener conocimientos de programación o un equipo técnico.

En este tutorial explicaremos cómo conectar una hoja de cálculo de Google Sheets (Google Docs) con Mifiel mediante Zapier. Así, cada se capturen nuevos datos en la hoja de cálculo, Zapier se encargará de crear un nuevo documento en tu cuenta Mifiel. Los mismos pasos son aplicables para conectar otras plataformas de formularios en línea compatibles con Zapier, como Microsoft Excel en Office 365.

Qué necesitas

  • Una cuenta en Zapier, tienen un plan gratuito que puede funcionarte.
  • Una cuenta en Mifiel con Plan Plus o superior activo y documentos disponibles para utilizar.
  • Una cuenta Google (GMail tradicional o GSuite para empresas).

Google Sheets -> Zapier -> Mifiel: Pasos a seguir

Crea una hoja de cálculo en Google Sheets

  1. Ingresa a Google Sheets.
  2. Agrega los campos que requieras. Forzosamente uno de los campos deberá ser para correo electrónico, de esa forma podremos enviar las invitaciones de firma.
  3. Ingresa una primera fila con datos de prueba, los requerirás más adelante para poder crear tu Zap en Zapier.

Solicita a Mifiel que cree una plantilla HTML

Contacta a nuestro equipo de soporte y solicítanos crear una plantilla HTML en tu cuenta, asegúrate de proporcionarnos un documento base e indicarnos las variables que ingresarán los firmantes además de su correo electrónico (p. ej. nombre, RFC, dirección, etc.).

Crea un nuevo Zap en Zapier

Paso 1

Ingresa a Zapier y en la barra lateral izquierda elige la opción ‘Make a Zap’.

Paso 2

En ‘Name your Zap’, escribe el nombre con el que quieres identificar el Zap. En este tutorial lo nombraremos ‘Google Sheets – Mifiel’.

Paso 3

En ‘Choose App & Event’, busca Google Sheets y selecciónala.

A continuación, elige la opción ‘New Spreadsheet Row’.

Oprime el botón ‘CONTINUE’.

Paso 4

En ‘Choose Account’, elige tu cuenta de Google si la agregaste previamente. De lo contrario, selecciona la opción ‘Sign in to Google Sheets’ o ‘+ Add a new account’ y conecta tu cuenta Google.

Da clic en ‘CONTINUE’.

Paso 5

En el campo ‘Spreadsheet’, elige la hoja de cálculo que creaste previamente y en el campo ‘Worksheet’, la hoja de trabajo correspondiente. Haz clic en ‘CONTINUE’.

Paso 6

Presiona en la opción ‘Test trigger’.

Zapier encontrará la fila con los datos de prueba que introdujiste previamente. Verifica que sean correctos y da clic en el botón ‘CONTINUE’.

Paso 7

En ‘Choose App & Event’, busca Mifiel y selecciónala.

Paso 8

Elige la opción ‘Create a New Document From an HTML Template’.

Haz clic en el botón ‘CONTINUE’.

Paso 9

En ‘Choose Account’, elige tu cuenta Mifiel si la agregaste previamente y oprime el botón ‘CONTINUE’. De lo contrario, selecciona la opción ‘+ Add a New Account’ o ‘SIGN IN TO MIFIEL’ según sea el caso.

Al hacerlo, se abrirá una nueva ventana para conectar tu cuenta de Mifiel.

Desde otra ventana, ingresa a tus API tokens de Mifiel.

Copia y pega tu App ID y tu App Secret en la ventana que se abrió anteriormente y oprime el botón ‘Yes, Continue’.

Paso 10

De vuelta en la ventana original de Zapier, haz clic en el botón azul ‘CONTINUE’.

Paso 11

En la sección ‘Customize document’, llena al menos los campos requeridos. El ‘Template’ será la plantilla HTML que solicitaste a Mifiel anteriormente. ‘External ID’ será un identificador para tu organización, no para Mifiel.

Entre las opciones disponibles para configurar, podrás elegir enviar invitaciones de firma por correo, agregar recordatorios de firma, indicar en cuántos días quieres que expire el documento a partir de su creación (si así lo requieres), agregar espectadores, etc.

Para asegurar que cada que ingresen nuevos datos a la última fila de la hoja de cálculo se genere un nuevo documento con los datos correctos, en la subsección ‘Signatories’ elige las variables correspondientes de la hoja de cálculo para cada campo.

Oprime el botón ‘CONTINUE’.

Paso 12

En la sección ‘Send data’, oprime el botón ‘TEST & CONTINUE’.

En este momento, se habrá creado un documento de prueba en tu cuenta Mifiel, el cual podrás borrar si no requieres que sea firmado.

Paso 13

Para asegurar que Zapier cree automáticamente un documento con las reglas que definiste cada se ingresen nuevos datos a la hoja de cálculo, oprime cualquiera de los dos interruptores que aparecen en pantalla para que cambien de ‘OFF’ a ‘ON’.

¡Listo! A partir de este momento, cada que ingreses una nueva fila de datos a tu hoja de cálculo, se creará un nuevo documento en tu cuenta de Mifiel. Puedes apagar el Zap cuando ya no requieras esta automatización.

¿Aún no implementas la creación automática de contratos digitales? Comunícate a nuestro chat para conocer las opciones, solo haz clic en el siguiente botón y escríbenos.

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