La firma electrónica: una herramienta para mantener tus expedientes de Recursos Humanos en orden

La firma electrónica te ayuda a mantener los expedientes de Recursos Humanos en orden y aumenta la certeza jurídica. En la imagen aparece un joven sosteniendo una pila de documentos con cara de angustia, posteriormente el mismo joven sosteniendo una tablet con cara de alegría

Seguramente trabajas en Recursos Humanos porque disfrutas conectar a personas talentosas con trabajos o empresas donde podrán desarrollar su potencial. Sin embargo, puede ser frustrante reconocer que, en realidad, la mayor parte de tu tiempo se va en la burocracia administrativa: asegurarte de que contratos, recibos y otros documentos estén firmados, sacando copias, archivando y organizando todo ese papeleo y no te queda mucho tiempo para hacer lo que más te gusta—y la razón principal por la que te contrataron. Además, cuántas veces, en una situación delicada como un despido o un juicio, has sufrido por no tener debidamente integrado el expediente de un trabajador.

Pero no tiene por qué seguir siendo así. Con soluciones de firma electrónica como Mifiel, puedes facilitar la firma de  todo tipo de documentos en línea en minutos, ayudándote a eficientizar procesos de firma de contratos y recibos de nómina, entre otros, para que puedas dedicarte a conseguir al candidato perfecto mientras mantienes tus expedientes en orden y con el debido soporte jurídico.

Crónica del papeleo: El proceso tradicional

Supongamos que el área de ventas contará con 5 nuevos integrantes. Cada uno de ellos deberá firmar un contrato laboral, un acuerdo de confidencialidad, una responsiva por el equipo de trabajo que se les entregará (computadora, celular) y las políticas de la empresa. Esto es un total de 20 documentos que tendrás que imprimir en duplicado, hacerles llegar para firma y finalmente archivar en un espacio cada vez más lleno de papeles1. Y todo esto suponiendo que están en el mismo lugar que tú. Si se encuentran en otra sucursal, en otra ciudad o, por la naturaleza de su trabajo están fuera de la oficina la mayor parte del tiempo, podrías tardar semanas en tener firmados todos estos documentos.

Ahora imagina este escenario… Creas los documentos electrónicos, los subes a una plataforma en línea, ingresas sus correos electrónicos y ¡listo! Ellos reciben un correo indicándoles que tienen documentos para firmar, lo cual pueden hacer desde su teléfono o dispositivo preferido en cualquier momento. Así, no importa si fueron a visitar a un cliente o se encuentran en otra ciudad, tu recibirás una notificación cuando hayan firmado y podrás descargar los documentos y archivarlos.

Este mismo ejercicio se puede hacer cada quincena con recibos de nómina y, al finalizar la relación laboral, con finiquitos. Si tu organización tiene procesos más estructurados, también se pueden firmar ofertas laborales, comprobaciones de gastos, incapacidades, autorizaciones, registros de entrada y salida y cualquier otro documento que necesites que autoricen o firmen de recibido o enterado. Por ello, es una solución que beneficia a varios tipos de empresas, ya sean medianas o grandes, cuenten con personal distribuido2, o gestionen personal para sus clientes como headhunters, outsourcing y otros servicios de administración de nómina.

Pero, ¿firmar electrónicamente es válido para asuntos laborales?

México cuenta con uno de los marcos regulatorios en torno a firma electrónica más robustos a nivel mundial. La Ley otorga el no repudio a las firmas electrónicas avanzadas —como la FIEL/e.firma del SAT—, situación que no se presenta con la firma autógrafa. Esta ventaja puede hacer una gran diferencia a la hora de una disputa y garantiza que la e.firma sea mucho más segura y confiable que una firma autógrafa, siempre que se use de manera correcta.

Hablando de disputas, seguramente estarás pensando… ‘Todo esto suena muy bien, pero… si tengo que ir a Conciliación y Arbitraje, ¿el juez va a reconocer y admitir como prueba un documento firmado con la e.firma?’ La respuesta es muy clara, el Artículo 776 de la Ley Federal del Trabajo dice que:

“Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarios a la moral y al derecho, y en especial los siguientes:

VIII. Fotografías, cintas cinematográficas, registros dactiloscópicos, grabaciones de audio y de video, o las distintas tecnologías de la información y la comunicación, tales como sistemas informáticos, medios electrónicos ópticos, fax, correo electrónico, documento digital, firma electrónica o contraseña y, en general, los medios aportados por los descubrimientos de la ciencia.”

Además, el Artículo 836-D establece las normas para el desahogo de pruebas de medios electrónicos. En sus fracciones detalla a quién le corresponde designar al perito que evaluará las pruebas, ya sea la Junta, el oferente, la contraparte o un tercero3.

Como ves, tener documentos firmados con la FIEL te da un mayor respaldo y certeza jurídica que la firma autógrafa tradicional. Los documentos firmados con la e.firma esencialmente trasladan la carga de la prueba del patrón al trabajador.  Así que utilizar esta herramienta en el área de RH no sólo es una cuestión de modernización y eficientización de procesos sino que representa un mejor respaldo jurídico.

Cómo es firmar con firma electrónica

Supongamos que por fin encontraste al candidato perfecto… ¿qué sigue? Si la persona todavía no tiene su e.firma4, deberá hacer una cita en el SAT, donde tomarán sus datos biométricos (foto, huellas dactilares, iris y firma autógrafa) y en una memoria USB le entregarán los archivos necesarios para que pueda firmar electrónicamente. El trámite es rápido y existen módulos para obtenerla en todos los estados del país.

Con esos archivos el candidato estará listo para firmar documentos electrónicamente. Existen diferentes plataformas que permiten gestionar la firma de documentos usando la firma electrónica avanzada, siendo Mifiel uno de los principales.

Gestionar la firma de documentos usando Mifiel es fácil: subes los documentos en formato PDF a la plataforma, ingresas el nombre y correo del candidato y la persona que firma por parte de la empresa y escribes tu correo como espectador (para que te llegue una copia). A las partes les llegará una notificación avisándoles que tienen un documento pendiente por firmar. Incluso es posible firmar desde tu teléfono.

Una vez que los interesados hayan firmado, a todas las partes (incluyendo los espectadores) les llegará un correo con los documentos firmados. Puedes descargarlos desde ahí o desde la plataforma en cualquier momento y archivarlos digitalmente.

Además, Mifiel cuenta con una API que te permite integrar el proceso de firma directamente en la página de tu empresa, haciendo posible la implementación de flujos automatizados de generación, firma y archivo de documentos.

Conclusión

Como vemos, usar una plataforma de firma electrónica para tus procesos de RH tiene muchas ventajas. Significa un ahorro considerable de tiempo (y espacio) y, lo más importante, la tranquilidad de tener tus expedientes laborales completos y ordenados con completa validez jurídica y seguridad, disponibles en unos cuantos clics.

Te invitamos a agendar un demo para que aprendas cómo Mifiel puede eficientizar tus procesos. Nos dará mucho gusto apoyarte a que tengas más tiempo para encontrar a ese nuevo integrante perfecto para tu equipo.


1 La Ley del IMSS en su artículo 15 menciona que es obligación del patrón expedir, llevar registros y almacenar los recibos de nómina durante 5 años.
2 Es decir, que viaja constantemente, trabaja de forma remota o con sucursales en varias ciudades del país.
3 Ley Federal del Trabajo, consultada el 28 de febrero, 2019.
4 Hasta febrero de 2019, casi 12 millones de personas en México habían tramitado su e.firma. (Si quieres conocer más sobre las características de las personas que ya cuentan con ella, te invitamos a consultar esta infografía.)

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