Los contratos no quedan grabados en piedra. Sus términos se negocian y pueden cambiar, tienen hitos que se alcanzan, están sujetos a renovarse y su cumplimiento debe observarse. Incluso son susceptibles de cancelarse.
Por ello, las organizaciones requieren gestionar los contratos que firman en todas sus etapas, desde la solicitud por parte del cliente final (interno o externo) y la redacción del primer borrador, pasando por la propia firma hasta su renovación. Los softwares de CLM son una herramienta adecuada para centralizar esta administración y mantener visibilidad del ciclo completo para las partes involucradas.
Al ser Mifiel una solución confiable de firma electrónica avanzada, podría pensarse que es un software de CLM. Pero ¿lo es? Para responder esta pregunta, analizaremos brevemente cada etapa de la vida de un contrato que cubre un software de CLM y cómo encaja Mifiel en este proceso.
Etapas del ciclo de vida de un contrato: el rol de un CLM y el de Mifiel
Un software de CLM debe permitir gestionar el contrato al menos en las siguientes etapas de su ciclo de vida.
1. Solicitud
Antes de que exista un contrato, alguien debe solicitarlo. El solicitante generalmente es el cliente final de la organización, o un cliente interno como el área de ventas (como intermediario ante el cliente final).
El cliente proporciona los datos necesarios a la empresa para generar el contrato. Al utilizar un CLM, este software recibe la solicitud de creación junto con la información requerida para ello.
2. Creación
Con la información que proporcione el solicitante, el software CLM genera un primer borrador del contrato. De esta forma, se elimina la necesidad de redactar el contrato desde cero. Además, los CLMs permiten una creación dinámica del contrato punto por punto, esto evita los errores que pueden surgir al utilizar plantillas o machotes.
3. Negociación y aprobación
Una vez lista la primera versión del contrato, es momento de que las partes involucradas negocien los términos del mismo. Este punto suele generar fricción y retrasos en el proceso. Pero un CLM permite centralizar el control de dicha negociación, registrando cronológicamente los cambios propuestos (y quién los hizo).
Al final de la negociación, las partes aprueban el contenido del documento desde el CLM.
4. Firma
Al tener la versión final del contrato aprobada por todas las partes interesadas, es momento de firmarlo. Mediante un CLM, estas firmas se solicitan de manera electrónica.
En esta etapa los CLMs suelen apoyarse de una solución de firma electrónica en alguna de sus modalidades: simple, autógrafa digital, o avanzada como Mifiel, dependiendo de la certeza jurídica requerida y de otros factores.
5. Administración y cumplimiento
Cuando se recaba la última firma, surgen derechos y obligaciones legales para las partes que firmaron. Por lo tanto, el ciclo de vida del contrato está lejos de terminar. Estos derechos y obligaciones generalmente están sujetos a cumplirse en fechas específicas.
El CLM permite llevar control de todos estos hitos, recordar cuando se acercan y facilitar el monitoreo de su cumplimiento. En caso de renovar o renegociar el contrato, el software de gestión hace posible reiniciar el ciclo de vida sin perder de vista los pasos del ciclo anterior.
En resumen, un CLM se encarga del ciclo de vida previo y posterior a la firma del contrato, mientras que Mifiel al ser una solución de firma electrónica sobresale en la etapa de firma del contrato.
Funcionalidades adicionales de Mifiel en torno al ciclo de vida del contrato
Para eficientar la etapa de firma del contrato, Mifiel cuenta con dos funcionalidades adicionales de apoyo a la gestión del ciclo de vida.
Revisores
Permite solicitar la aprobación del documento justo antes de firmarse, útil para áreas de la empresa como el departamento jurídico en caso de no haber notado algún error durante el proceso de negociación.
Secuencias
Cuando las partes deben aprobar y firmar el documento en un orden específico, la funcionalidad de secuencias permite definir grupos de participantes y su orden de participación. Cuando los firmantes y revisores de un grupo terminan de participar, Mifiel invita a los del siguiente grupo, y así sucesivamente hasta completar el documento.
Cómo difiere Mifiel de un CLM
Para firmar en Mifiel, se requiere de un contrato que ya haya sido solicitado, creado y aprobado por todas las partes. Además, el cumplimiento y administración no pueden monitorearse desde nuestra plataforma de firmas.
Administrar estos procesos previos y posteriores a la firma puede hacerse manualmente, pero los softwares de CLM permiten automatizar y simplificar estos procesos en un solo lugar.
Para las organizaciones que requieren firmar sus contratos electrónicamente con solidez jurídica así como administrarlos eficientemente durante todo su ciclo de vida, la integración de Mifiel con Webdox ofrece lo mejor de ambos mundos: un sistema de firma electrónica robusto integrado dentro de un CLM líder en Latinoamérica.
En conclusión
Respondiendo a la pregunta inicial, Mifiel no es un CLM. Sin embargo, Webdox ha integrado a Mifiel para el proceso de firma de contratos entre contrapartes en México.
De esta forma, los usuarios de Webdox pueden aprovechar todas sus ventajas como CLM, junto con la más alta certeza jurídica y experiencia amigable al firmar que ofrece Mifiel.
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