Resumen: La función notarial en México vive una transformación digital silenciosa que ya está cambiando las reglas del juego para empresas y abogados. En esta conversación con Mischel Cohen, titular de la Notaría 202 de la CDMX, desmitificamos la labor del notario como asesor legal estratégico, analizamos los avances de la Red Integral Notarial y exploramos cómo hoy es posible protocolizar asambleas y acuerdos firmados 100% en medios electrónicos con mayor certeza jurídica que la tinta tradicional.
Existe una idea generalizada de que la notaría es un mero trámite burocrático o, peor aún, una institución anacrónica atrapada en montañas de papel sellado, Sin embargo, la función notarial y su infraestructura tecnológica atraviesan hoy una transformación profunda.
Para entender qué está pasando realmente en el sector, conversamos con Mischel Cohen, titular de la Notaría 202 de la Ciudad de México. En esta charla abordamos desde la razón de ser del notario hasta el uso de firmas electrónicas, la Red Integral Notarial (RIN) y el horizonte del protocolo digital.
1. El notario no es un trámite: es el abogado que la ley te obliga a consultar
Uno de los puntos de partida de Mischel Cohen es una analogía médica:
“Velo como si fuera un médico: hay padecimientos en los que tú decides libremente si vas o no con el especialista; pero para ciertos actos sumamente trascendentes en tu vida, la ley te exige acudir con un profesional calificado y autorizado por el Estado: ese es el notario.”
Antes de expedir sellos o firmas (función fedataria), el notario es un abogado consultor. Su labor principal es asesorar con rigor jurídico operaciones civiles, inmobiliarias o corporativas de alto impacto para prevenir litigios futuros.
Por ello, frente al avance de la inteligencia artificial y las herramientas automatizadas, el notario se encuentra en la misma posición que cualquier abogado corporativo de primer nivel: las máquinas absorberán tareas operativas, pero el criterio, la asesoría jurídica calificada y la autorización de fe pública continuarán siendo indispensables.
2. La doble evolución tecnológica: autoridades y notarías
Contrario a la percepción de retraso, en los últimos años la eficiencia en los tiempos notariales ha dado un salto exponencial. Cohen divide esta modernización en dos vertientes:
- La automatización de dependencias gubernamentales: Trámites como las inscripciones en el Registro Público de Comercio o la obtención de constancias de no adeudo (de agua o predial) pasaron de demorar semanas o meses a resolverse en un solo día hábil gracias a plataformas electrónicas.
- La transformación interna del gremio (La Red Integral Notarial – RIN): Exclusiva de la Ciudad de México y obligatoria para todos los notarios desde 2019, la RIN ha permitido digitalizar y subir a una nube gremial controlada por el Colegio de Notarios procesos fundamentales:
- Cotejos electrónicos: Históricamente, si un cliente llevaba un contrato de miles de páginas para copias certificadas, la notaría debía fotocopiarlo dos veces y archivar físicamente uno de los juegos[cite: 2]. Esto generaba un consumo colosal de papel y saturaba las bodegas del Archivo General de Notarías[cite: 2]. Hoy, el documento se coteja, se digitaliza en la nube y el notario ya no conserva toneladas de papel físico[cite: 2].
- Expedición ágil de testimonios: Al cargarse los folios y apéndices de escrituras a la nube, la reposición de copias certificadas o testimonios deja de depender de desempolvar manualmente libros empastados que demoraban semanas en fotocopiarse[cite: 2, 7].
(Nota sobre privacidad: a diferencia de un acta de nacimiento del Registro Civil —que es un registro enteramente público consultable en kioscos—, los instrumentos notariales resguardan el secreto profesional. Por tanto, aunque la consulta sea digital e inmediata tras un clic, siempre requerirá la acreditación formal de interés jurídico.
3. ¿Firmar una escritura sin pisar la notaría? Hacia el Protocolo Digital
La pandemia aceleró reformas legislativas para contemplar un esquema dual de actuación:
- Protocolo ordinario: El soporte en papel tradicional donde los otorgantes acuden físicamente a la notaría..
- Protocolo digital / electrónico: Un régimen (de adhesión voluntaria para los notarios) donde las escrituras existirán íntegramente en soporte informático y podrán firmarse vía remota mediante firma electrónica.
¿Por qué aún no está habilitado para el público general si la ley ya lo prevé? Cohen subraya la responsabilidad gremial: la comisión especializada del Colegio de Notarios sigue afinando la infraestructura técnica para que la plataforma debute con 100% de fiabilidad, estabilidad y certeza jurídica. En materia de fe pública y propiedad, el margen de error debe ser cero.
4. El presente operativo: Protocolizar actos firmados electrónicamente
Aunque el protocolo digital esté en fase final de implementación de plataforma, en el presente ya es perfectamente viable protocolizar documentos nacidos y firmados de forma 100% electrónica].
Aclarando términos: ¿Qué significa realmente protocolizar?
En la práctica legal suele usarse de forma incorrecta (por ejemplo, decir erróneamente que “se protocoliza una compraventa inmobiliaria”). En estricto sentido notarial:
- Escritura pública: El notario redacta y crea un acto jurídico desde cero (testamento, constitución de sociedad, compraventa).
- Protocolización: El notario toma un documento privado preexistente que él no redactó (un acta de asamblea de accionistas o un convenio de resoluciones unánimes fuera de asamblea) y lo incorpora formalmente a su archivo y apéndice, dando fe de su existencia y exhibición].
Hoy en día, las asambleas corporativas o resoluciones unánimes pueden celebrarse recabando firmas electrónicas a distancia (incluso de socios dispersos internacionalmente) y enviarse en archivo digital al notario. Este verifica el cumplimiento del Código de Comercio (integridad del mensaje de datos, constancias NOM-151 y atribución de la firma) y formaliza la protocolización].
(El único paso presencial actual es que el compareciente que solicita la protocolización acuda a plasmar su firma en el libro del notario, pero el acto corporativo original es enteramente digital).
5. De cero a un crecimiento del 500%: la caída paulatina del arraigo al papel
La transición cultural ha sido evidente. Entre 2021 y 2023, prácticamente ningún cliente optaba por llevar actos electrónicos a protocolizar debido a temores infundados sobre su validez o rechazos ante dependencias.
Sin embargo, en los últimos dos años, las notarías han experimentado un crecimiento de más del 500% en la recepción de documentos electrónicos. Para los propios notarios, este mecanismo ofrece hoy mucho mayor certeza jurídica que el papel:
- En un documento físico con firmas autógrafas (trazos de tinta), el notario se limita a asentar la declaración de quien exhibe el papel afirmando que esas firmas son de los socios.
- En un documento firmado electrónicamente con prestadores de servicios de certificación, existen huellas criptográficas, bitácoras de auditoría, sellos de tiempo y validaciones de identidad que garantizan con precisión matemática que la persona firmó.
Hasta la fecha, no existe registro de litigios o resoluciones judiciales que hayan desconocido una protocolización por el simple hecho de provenir de un entorno digita]. Cuando un documento se impugna, suele deberse a vicios de fondo (falta de facultades, quórum mal integrado) que ocurrirían idénticamente en papel.
6. No todas las firmas son iguales: Criterios notariales para validar la firma electrónica
Para que un instrumento firmado electrónicamente sea recibido y protocolizado sin contratiempos por el notario, es indispensable distinguir el marco aplicable:
La clave notarial: Plataformas de atribución Inmediata vs. Mediata
Uno de los aportes más pedagógicos de Cohen es su categorización operativa sobre cómo los proveedores de firma resuelven el requisito legal de atribución:
- Plataformas de atribución inmediata: Son aquellas que, por su propia tecnología y sin requerir pruebas externas adicionales, acreditan la identidad del firmante. Esto ocurre mediante:
- Certificados de firma electrónica avanzada (como la e.firma del SAT, con certificado y llave privada].
- Validación biométrica de identidad incorporada al proceso (cotejo automatizado de documento oficial como pasaporte con prueba de vida).
- Plataformas de atribución mediata: Servicios (muy comunes en el mercado anglosajón) cuya única constancia es el envío de un enlace a una cuenta de correo electrónico. Como cualquiera puede crear una cuenta simulada (ej. [email protected]), el notario no puede tener certeza de inicio. Para que proceda, requiere de un elemento externo probatorio (por ejemplo, que el Consejo de Administración certifique previamente con base en el libro de registro de accionistas que dicho correo es el registrado oficialmente para ese socio).
Conclusión
El sector notarial mexicano no rechaza la tecnología; al contrario, la está convirtiendo en el estándar para ofrecer procesos más ágiles, costos de archivo reducidos y niveles de seguridad y certeza jurídica superiores a los del papel tradicional.
Entender las reglas del juego —elegir proveedores tecnológicos que emitan constancias de conservación conformes a la NOM, certifiquen la integridad técnica y ofrezcan mecanismos de atribución inmediata— permite a las empresas modernizar su gobierno corporativo y formalizar sus decisiones ante notario con absoluta tranquilidad legal.
