En las organizaciones suele ser claro quién tiene acceso a los documentos que se gestionan y firman. Sin embargo cuando se migra a procesos digitales utilizando soluciones en donde cada persona tiene su propia cuenta en una plataforma, la situación puede complicarse.
Al ya no ubicarse en un espacio físico con acceso compartido por diferentes personas, los documentos se almacenan en las cuentas de cada usuario. Es ahí donde surgen preguntas como ¿debería cada involucrado tener cuenta en la plataforma?, ¿es mejor que haya una sola cuenta para todos en el equipo?, ¿de qué manera pueden mantenerse seguras las contraseñas al compartirlas?, entre otras.
En esos momentos pueden plantearse soluciones, pero ninguna que satisfaga al 100 % las necesidades organizacionales. Por ello, en Mifiel ahora tenemos disponible la solución de Cuenta Organizacional, la cual facilita la gestión compartida de contratos digitales y otra documentación. ¿En qué consiste?
Organizaciones en Mifiel: Gestión compartida de contratos con niveles de permisos
Nuestra función de Organizaciones permite crear un espacio o cuenta organizacional. Allí podrán agregar miembros con distintos niveles de acceso a los documentos y de permisos. Estos pueden ser respecto de la organización creada, como agregar y eliminar integrantes, y respecto de los documentos, como realizar cambios en los firmantes y en los documentos en sí.
Mediante esta jerarquía, la organización puede contar con diversos agentes individuales. Ellos mantienen completo control únicamente de los contratos que ellos suben y gestionan, impidiendo que vean o administren los de otros agentes.
Por su parte, los gerentes de cada área tienen posibilidad de conocer qué sucede con la documentación de los agentes a su cargo.
Asimismo, los administradores cuentan con los permisos para gestionar todo lo relativo a pagos, facturación y adquirir más documentos cuando la organización los requiera.
La funcionalidad de Organizaciones ¿es para mi?
Probablemente las PyME con pocas personas gestionando su documentación a firmar no requieran de esta funcionalidad. En cambio, las compañías que están creciendo, o que son más grandes donde distintas personas de diferentes áreas administran los contratos pueden beneficiarse de ella.
Algunos ejemplos de integrantes de una organización que pueden aprovechar esta característica son:
- Aquellos que coordinan la firma de contratos con las contrapartes, como los agentes de ventas que envían documentos a sus prospectos, los ejecutivos de cuenta, entre otros.
- Los integrantes que requieren conocer el estatus de los documentos de la organización sin importar que ellos no los hayan creado, como los supervisores, gerentes, el área jurídica, auditores, entre otros.
- Miembros que necesiten acceder a los documentos en cualquier momento después de firmarse.
Por otra parte, esta funcionalidad es adecuada para equipos gestionando contratos digitales de manera colaborativa, porque cada persona ingresa con sus propias credenciales de Mifiel.com y con ello tiene acceso a la cuenta organizacional con permisos específicos para ella.
De lo contrario, sería necesario compartir las credenciales de una sola cuenta entre todos los miembros que la requieran. Aunque parece una solución viable, trae consigo varios problemas que terminan siendo de mayor impacto.
- Primero, se hace imposible llevar un rastro confiable respecto de quién realizó qué acción con cada documento, ya que desde la perspectiva de la plataforma todas las acciones las realiza el mismo usuario.
- Segundo, cuando en la empresa hay una alta rotación de personal, podría perderse acceso a los documentos si la persona encargada de gestionar los contratos y por ende de custodiar la contraseña deja de formar parte de la organización.
- Tercero, en cuestión de seguridad, compartir contraseñas incrementa la posibilidad de que estas sean robadas, o bien, de que las personas autorizadas hagan un mal uso de ellas, sea o no de manera deliberada.
Ventajas de la función de Organizaciones en Mifiel
Los integrantes de tu equipo vienen y van, pero tus documentos se quedan
La mayor ventaja es que todos los documentos de tu compañía se quedan en el mismo lugar. Así, aunque los integrantes del equipo cambien constantemente, los contratos digitales siguen perteneciendo a tu organización de manera permanente.
Realiza las acciones necesarias en los documentos
También es de gran utilidad para los encargados del área jurídica o del equipo de operaciones en la organización al asignarles el rol de gerentes o administradores.
Además de permitirles visualizar en tiempo real el estatus de cualquier documento sin necesidad de acercarse a cada integrante del equipo, hace posible realizar cualquier acción que el documento requiera en el momento, desde editar firmantes hasta eliminar y cerrar documentos.
Así pueden tomarse las riendas del proceso de cada contrato en la organización de forma sencilla.
Controla el uso de créditos y adquiere paquetes conforme los requieras
Para los integrantes adecuados que tengan asignado el rol de administrador, la función de organizaciones les otorga visibilidad y control completos no solo sobre cada documento, sino de cómo han consumido los documentos cada uno los miembros de la organización.
Agrega tantos miembros como requieras
Las organizaciones en Mifiel no tienen un límite de integrantes, puedes agregar tantos como necesites sin que esto involucre un costo adicional para la organización ni para cada usuario.
La cuenta multiusuario es una funcionalidad de pago. Únicamente el creador de la cuenta requiere tenerla contratada, los miembros agregados no requieren contratarl
Usando Organizaciones en Mifiel
Crear y gestionar una organización en Mifiel es muy sencillo. En el siguiente video te mostramos cómo hacerlo.
¿Cómo contrato la característica de Organizaciones?
Para poder crear una organización, debes contar con la funcionalidad de cuenta organizacional contratada y activa en tu cuenta.
En conclusión
Al utilizar la funcionalidad de organizaciones, los miembros de un mismo equipo tendrán acceso a una cuenta organizacional en la que podrán realizar solo las acciones que sus privilegios dentro de esta les permitan, emulando al proceso que realizaban con contratos en papel pero con todas las ventajas de la firma digital.
Esto es particularmente útil para empresas medianas y grandes con múltiples personas de diferentes áreas y jerarquías que requieren administrar la documentación que su organización manda a firmar en Mifiel.
¿Quieres implementar las cuentas organizacionales en tu equipo para mejorar la gestión del ciclo de vida de tus contratos? Contáctanos por medio de nuestro chat utilizando el siguiente botón.
