Cada vez es más común litigar con documentos electrónicos. Sin embargo, no todos los abogados litigantes están familiarizados con los aspectos particulares del tema, por ello es indispensable cuidar detalles, que a continuación se detallarán, al momento de presentar documentos electrónicos para su admisión como prueba. En ese sentido, se enumeran las principales razones por las cuales los jueces suelen rechazar o prevenir a las partes respecto a estos documentos:
1. No presentan el documento base original con valor probatorio pleno
Constantemente observamos que al escrito de demanda se le adjunta únicamente la representación gráfica del mensaje de datos, como puede ser el PDF. Es insuficiente, ya que este formato se entiende como una copia simple, y no contiene los datos que permiten verificar la atribución (firma electrónica) como la integridad del mensaje de datos (constancia de conservación). Por consiguiente, es fundamental incluir el mensaje de datos, por ejemplo, en Mifiel utilizamos el formato XML, que incluye toda información necesaria para validar tanto la firma como la constancia de conservación del documento. En caso contrario, el juez tiene razón al rechazar la evidencia o prevenir a las partes para que presenten el documento que permita verificar los elementos de atribución (firmas electrónicas) e integridad del mensaje de datos (constancia de conservación).
2. Omiten describir el proceso de validación del documento electrónico
Es fundamental que la parte actora explique cómo se puede verificar el archivo original (mensaje de datos) y ofrezca los medios para comprobar su autenticidad, como enlaces de verificación proporcionados por plataformas de firma. La omisión de estos elementos puede generar confusión en el juez en cuanto a los pasos que debe seguir para consultar y acreditar la fiabilidad de la firma y del mensaje de datos.
3. Olvidan adjuntar certificados de Firma electrónica y explicarla
La autenticidad de la firma electrónica (avanzada, en este caso) puede llegar a ser cuestionada cuando no se exhiben los certificados digitales correspondientes (archivo .cer), y no se detalla si cumple con los requisitos de la firma electrónica avanzada según el artículo 97 del Código de Comercio. Asimismo, la firma electrónica es una cadena de caracteres, por consiguiente, se debe mostrar dicha cadena y explicar que esto es funcionalmente equivalente con una firma autógrafa de conformidad con el art. 89 del Código de Comercio.
4. No describen el cumplimiento con la NOM-151 2016
Aunque se utilice una plataforma como Mifiel, si el promovente no señala expresamente que el documento cumple con la NOM-151 para conservación de mensajes de datos, el documento puede ser desechado o la parte prevenida para subsanar la omisión.
Recomendaciones para evitar estos problemas:
- Asegurarse de presentar el mensaje de datos, por ejemplo el archivo XML, a través de una USB o DVD, y explicar detalladamente el proceso y las herramientas para validarlo.
- Acreditar que la firma es electrónica avanzada, identificando al firmante y presentando el certificado emitido por el SAT u otro Prestador de Servicios de Certificación autorizado, así como la referencia al artículo 97 del Código de Comercio. De igual forma, señalar que con base en el art 99 del mismo ordenamiento, goza de no repudio.
- Mencionar que se cuenta con una constancia de conservación conforme a los requisitos señalados en la NOM-151 2016.
- Citar el art 89 bis del Código de Comercio que indica que los documentos electrónicos producen los mismos efectos que los físicos, por lo tanto, pueden ser utilizados como medios probatorios ya que tienen validez y fuerza obligatoria.
Al seguir estas recomendaciones, se incrementa la probabilidad de que los documentos electrónicos sean admitidos como prueba en los juicios ejecutivos mercantiles, evitando prevenciones o desechamientos por parte de los jueces.
