La necesidad de dotar a los acuerdos comerciales de fecha cierta, así como la adopción de la firma electrónica en las empresas que operan en México, han despertado el interés por cumplir con la NOM-151.
Pero ¿qué es la NOM-151? ¿Es necesario cumplirla para que los contratos electrónicos y sus firmas tengan validez? ¿Se requiere contratar a un PSC para ello? A lo largo de este artículo responderemos estas dudas y al finalizar tendrás clara la importancia de esta Norma Oficial Mexicana.
¿Qué es la NOM-151?
La NOM-151 es una regulación técnica que indica cómo conservar íntegros los documentos electrónicos relacionados con actos comerciales, es decir, guardar y mantener seguros, completos y sin alteraciones estos documentos a lo largo del tiempo.
¿Por qué es importante cumplir la NOM-151 en contratos electrónicos?
Como una regulación que surge del artículo 49 del Código de Comercio, cumplir con la NOM-151-SCFI-2016 es indispensable para las empresas que suscriben acuerdos de manera electrónica en México por tres razones:
1. Permite acreditar fecha cierta
Para efectos fiscales, cumplir la NOM-151 permite acreditar fecha cierta en caso de una auditoría del SAT. Además, la fecha cierta es un requisito judicial de la Ley Nacional de Extinción de Dominio para presumir buena fe en contratos de arrendamiento de bienes.
2. Otorga mayor fortaleza probatoria a evidencias electrónicas
Según el artículo 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles, la integridad es uno de los criterios de valoración que debe seguir el juez para admitir pruebas electrónicas, y al cumplir la NOM-151 se garantiza la integridad.
3. Es una obligación en actos de comercio
El Artículo 49 del Código de Comercio indica la obligación de conservar por 10 años todo documento mercantil, y la NOM-151 establece la forma de lograrlo cuando estos documentos son electrónicos.
¿Cómo se logra la conservación íntegra de documentos electrónicos?
De acuerdo con la NOM-151, la conservación íntegra de documentos electrónicos se logra mediante sellos digitales llamados constancias de conservación. Estos sellos indican la existencia de un documento digital en un momento determinado del tiempo y garantizan que se mantenga inalterable a partir de ese momento.
Los emisores de estos sellos son los Prestadores de Servicios de Certificación (PSCs), entes acreditados por el gobierno para tal fin.
¿Es necesario contratar a un PSC para cumplir la NOM-151 en contratos digitales?
Aunque los PSCs son los emisores de las constancias de conservación, no es necesario contratar a un PSC directamente para cumplir la NOM-151 en todos tus acuerdos electrónicos.
Piensa en ello como un servicio automotriz. Cuando requieres diferentes reparaciones para tu automóvil, puedes acudir a diversos talleres especializados para que las realicen: centros llanteros para cambiar tus llantas, un taller de estética automotriz para proteger la pintura, entre otros.
Pero la solución más cómoda y rápida es acudir a un taller mecánico integral que se encargue de todo el proceso—incluso de llevar y traer tu auto de vuelta a tu domicilio.
Lo mismo sucede con el cumplimiento de la NOM-151. Puedes ir con los PSCs y comprarles la constancia de conservación para que ellos la emitan e incorporen en tu documento electrónico, y encargarte de manera independiente de recolectar las firmas del contrato con la solución de firma electrónica que tú prefieras.
Pero con Mifiel el proceso se simplifica, ya que es una solución integral que te permite gestionar tu firma electrónica de documentos mediante las funcionalidades que tu organización requiere e incluye constancias de conservación de un PSC en cada documento firmado.
Relación entre las constancias de conservación y la firma electrónica
Suele pensarse que las constancias de conservación son un elemento para dar validez a una firma electrónica, incluso el único o principal. Pero esto no es así. ¿Por qué?
Primero debemos entender el funcionamiento de las constancias de conservación. Estas constancias garantizan la integridad de los documentos digitales que las incorporan sin importar que dichos documentos tengan o no firmas electrónicas, y en caso de tener firmas electrónicas, sin importar que estas firmas cumplan o no con los requisitos legales para ser válidas en México.
Segundo, sobre los requisitos legales de la firma electrónica. Una firma electrónica en cualquier documento debe cumplir ciertos requisitos que establece el Código de Comercio para tener validez legal: el artículo 89 señala los requisitos de una firma electrónica simple, y el artículo 97 los requisitos adicionales de una firma electrónica avanzada. El cumplimiento de la NOM-151 mediante constancias de conservación no es uno de estos requisitos.
Entonces, cuando en un documento hay una firma electrónica mal ejecutada, esta no será válida sin importar que el documento incorpore una constancia de conservación.
De la misma manera, un documento con firmas electrónicas ejecutadas correctamente no podrá garantizar su integridad en el tiempo si no incorpora una constancia de conservación, aunque sus firmas serán legalmente válidas.
En resumen, una constancia de conservación nunca define la validez legal de las firmas electrónicas de un documento, pero contar con ella permite garantizar la integridad del documento firmado.
Mifiel, la solución para cumplir con la NOM-151 y otorgar fecha cierta a tus contratos
La NOM-151 establece cuál es la forma de mantener sin alteraciones los documentos electrónicos involucrados en actos mercantiles, independientemente de que contengan o no firmas electrónicas.
El vehículo para cumplir con esta NOM son las constancias de conservación de mensajes de datos. Cuando una constancia de conservación se incorpora en un contrato electrónico u otro documento legal privado, este documento podrá acreditar el requisito fiscal de fecha cierta y gozará de mayor fuerza probatoria en caso de presentarse como evidencia en juicio.
Si requieres firmar contratos o acuerdos comerciales, gestionarlos y otorgarles fecha cierta mediante el cumplimiento de la NOM-151, Mifiel es la solución adecuada para ti
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