¿Pueden combinarse firmas digitales y autógrafas en un contrato?

Combinar firmas digitales de distintos tipos y firmas autógrafas en un mismo contrato es viable en ciertos casos.

La legislación mexicana otorga a cualquier documento firmado con la e.firma presunción de atribución e integridad. Por ello, cada vez más organizaciones deciden integrarla en sus procesos.

Sin embargo, en ocasiones alguna de las partes no cuenta con ella pero forzosamente debe firmar un contrato. Este es un caso común con personas que legalmente no están obligadas a tenerla, como el aval de un prestatario.

Idealmente dicha persona tramitaría su FIEL en el SAT para poder firmar el contrato en Mifiel, pero obtenerla podría presentar un obstáculo, retrasando el proceso para los involucrados. Si se decide que todos firmen con firma autógrafa o con firma electrónica simple, se pierden las presunciones legales. Ante esa situación, debe buscarse una alternativa adecuada.

Para mantener las presunciones —al menos parcialmente— y en caso de llegar a juicio poder presentar un documento sólido, ¿es posible que en un mismo contrato algunas partes firmen con la FIEL y otras con firma autógrafa o firma electrónica simple, logrando así combinar firmas digitales y manuscritas en un contrato? Dependiendo del caso, puede hacerse. Analicemos las alternativas para lograrlo y sus implicaciones.

Combinar la FIEL y la firma autógrafa

Para lograr esta combinación, algunos usuarios optan por recabar las firmas autógrafas en un contrato impreso para escanearlo, subirlo a Mifiel y obtener las firmas electrónicas avanzadas del resto de los firmantes. Otros consiguen las firmas avanzadas en la plataforma, imprimen el PDF con la hoja de firmas y recaban las firmas restantes en papel.

Pero con ambas opciones, las primeras firmas pierden solidez como prueba en juicio. En el primer caso, es muy difícil que un juez acepte una firma autógrafa escaneada —hay otros métodos para digitalizar una firma autógrafa de manera que sea aceptada en juicios, convirtiéndola en una firma electrónica simple—. En el caso opuesto, la hoja de firmas no tiene validez jurídica así que las firmas mostradas ahí tampoco (solo la tienen en el XML electrónico). De esta manera, es imposible que una firma digital conviva con una firma autógrafa en el mismo documento final sin que alguna pierda validez o efectividad probatoria.

Entonces, de manera general hay una alternativa que puede funcionar. Esta requiere firmar documentos separados —con el mismo contenido— y consiste en lo siguiente.

Para recolectar las firmas electrónicas avanzadas:

  1. Partiendo de un contrato o cualquier otro documento PDF original, este se sube a Mifiel.
  2. Se solicitan en la plataforma las firmas de las personas que cuentan con la FIEL.
  3. Una vez recabadas todas las firmas electrónicas avanzadas, se obtendrá el XML (además de su representación gráfica, el PDF con hoja de firmas), que no deberá modificarse.

Para obtener las firmas autógrafas:

  1. Se imprime el PDF original (sin firmas de ningún tipo).
  2. Se recaban en el contrato en papel las firmas autógrafas de las personas que no cuentan con e.firma.
  3. Se almacena como cualquier otro documento firmado físicamente.

Con estos procedimientos, se obtienen dos documentos con validez legal, cada uno con distinto tipo de firma pero cuyo contenido es el mismo. Si en algún momento es necesario litigar y presentar el contrato en cuestión, podrán mostrarse al juez ambos documentos.

Juntar la e.firma y la firma electrónica simple

Esta mezcla es la opción que permite mantener todo en el plano digital. Por ello, sí es posible firmar con ambos tipos de firmas digitales y obtener un solo documento final. Para lograrla, los pasos recomendados son:

  1. Subir el contrato original sin firmas a la plataforma de firma electrónica simple elegida para ello.
  2. Recabar las firmas electrónicas simples de aquellos firmantes que no tienen e.firma.
  3. Cuando se tengan todas las firmas simples, guardar el contrato firmado y subirlo a Mifiel.
  4. Obtener las firmas electrónicas avanzadas de las personas restantes.
  5. Guardar el documento firmado final.

Así, se obtendrán dos documentos, uno firmado parcialmente con firmas electrónicas simples, y otro firmado totalmente tanto con firmas simples como con firmas avanzadas, ambos con validez legal.

En caso de llegar a un juicio, podrá presentarse un solo documento con presunción de integridad, y cuyas firmas con la FIEL tendrán presunción de autoría. Además, si tu proveedor de firma electrónica simple emite o tramita ante un PSC constancias de conservación, el documento que solo tenga dichas firmas tendrá presunción de integridad.

Ahora bien, otra opción más sencilla es optar por un esquema igual al utilizado cuando se requiere tanto firma electrónica avanzada como firma autógrafa detallado en la sección anterior, cambiando el documento físico por un documento electrónico en una plataforma de firma simple (FES).

De esta manera, en Mifiel se obtendrá un XML con presunción de integridad y cuyas firmas tendrán presunción de atribución. Por otro lado, en la plataforma FES se conseguirá un documento que si bien sus firmas carecerán de presunción de atribución, servirán como prueba en juicio y si tiene constancia de conservación, gozará de presunción de integridad.

Combinar distintos tipos de firmas en un contrato sí es posible

En conclusión, cuando uno de tus firmantes no tiene la FIEL pero debe firmar un contrato —quien funge como aval, por ejemplo—, algunas combinaciones de firmas de diferente naturaleza son posibles para tener validez legal y ciertas presunciones.

Sin duda, la mejor opción es partir de un documento base y hacer dos copias, una de las cuales se firmará con la e.firma de quienes cuentan con ella, y la otra con firma electrónica simple (en una plataforma para ello) o con firma manuscrita (en el contrato impreso) de quienes no tienen FIEL.

Como segunda alternativa está utilizar un esquema que combine en un solo documento tanto firmas simples como avanzadas—pero no firmas autógrafas. De elegirla, se tendrían que recabar primero las firmas electrónicas simples, después subir el contrato con dichas firmas a Mifiel y finalmente conseguir las firmas avanzadas.

No obstante, puede haber circunstancias específicas para las que estos flujos propuestos no se adapten. Lo mejor es evaluar cada caso de manera individual para determinar la mejor solución.


¿Quieres saber si alguno de estos esquemas es adecuado para tu proceso de firmas? Comunícate con nosotros para conocer tu caso y de ser necesario, canalizarte con un despacho jurídico que pueda orientarte.

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