Constancia de Conservación, indispensable en documentos firmados electrónicamente

Importancia de la Constancia de Conservación NOM 151

Cuando se utiliza una solución de firma electrónica avanzada para documentos en contextos como el mercantil, un requisito indispensable es garantizar que los documentos firmados no sufrieron alteraciones después la firma.

La forma más adecuada para ello es que el proveedor del servicio incluya constancias de conservación en los documentos. Pero ¿qué son las constancias de conservación y cómo funcionan?

Por qué los documentos firmados con la FIEL requieren constancia de conservación

Como sabes, la FIEL tiene distintas ventajas frente a otro tipo de firmas, como las presunciones legales. Sin embargo, al firmar un documento con ella, surgen dos problemas por su naturaleza: debe garantizarse que los certificados estaban vigentes al momento de firmar, y que el documento no sufrió alteraciones después de firmarse.

¿Imaginas el gran inconveniente que generaría que una persona firme el documento y revoque su FIEL posteriormente? ¿O que su e.firma expire al poco tiempo y al validarla se indique que no está vigente? O bien, ¿que el documento se modifique y se presente a juicio como si fuera el original firmado?

Para evitarlo, debe obtenerse algún tipo de recibo reconocido por la autoridad que permita demostrar que el documento fue firmado en determinado momento. Así, se garantiza que al momento de firmar cada FIEL estaba vigente y que no es posible modificar el documento firmado.

En documentos electrónicos, este recibo se conoce como constancia de conservación de mensajes de datos. Pero ¿qué es en sí y cómo se obtiene?

Qué es y cómo se emite una constancia de conservación

Para evitar una descripción técnica de su funcionamiento, utilicemos la analogía de un recibo emitido por un tercero autorizado por el gobierno —o por el mismo gobierno— y comparemos con lo especificado en la Norma Oficial Mexicana que indica cómo debe emitirse la constancia, la NOM-151-SCFI-2016.

Imagina que realizas un trámite de gobierno y debes presentar un documento que solo aceptan si tiene el sello —que funciona como recibo— de la instancia correspondiente. Para obtenerlo, debes llevar el documento a una ventanilla donde un funcionario estampa un sello inviolable en cada hoja que incluye fecha y hora de presentación. Además, el funcionario firma con su rúbrica cada sello que estampa para que sea verificable que fue él quien utilizó el sello.

Sello indicando una fecha y con la rúbrica de un funcionario. En documentos electrónicos, la constancia de conservación es su equivalente.
Sello y rúbrica en recibo de pago de una instancia gubernamental.

Es importante mencionar que al funcionario no le interesa el contenido del documento, su trabajo es solo estampar todas las hojas que conforman el documento que se le presenta.

Una vez hecho esto, acudes a la dependencia en donde estás presentando el trámite. Revisando que cada hoja tenga un sello firmado, el personal que te recibe el documento puede validar que no lo modificaste después de pasar por la ventanilla. Viendo el sello, también puede verificar la fecha y hora en que te presentaste en la ventanilla y al ver la rúbrica, quién estampó el sello en tus hojas.

Una constancia de conservación es el equivalente digital de este proceso. Para obtenerla:

  1. En vez de un funcionario en una ventanilla, la constancia la otorga un tercero de confianza llamado Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado por el gobierno.
  2. No debe presentarse el documento entero para que se selle cada hoja, únicamente se envía electrónicamente el hash del documento, que es una huella digital única del mismo obtenida mediante un algoritmo de cifrado.
  3. Al recibir el hash de documento, el PSC genera un sello digital que incluye la fecha y hora exacta de su recepción. Además, usando una firma electrónica avanzada, el PSC firma este sello (rúbrica digital).

Al final del proceso, terminamos con un sello digital que contiene fecha y hora así como la firma del PSC. Este sello se denomina constancia de conservación.

Ahora bien, ¿qué sucede si de manera malintencionada se modifica el XML obtenido? Por ejemplo, ¿cambiando o eliminando una de las firmas? Al verificar el documento, el hash resultante será distinto, evidenciando que el documento original firmado sufrió alguna alteración.

De no haber constancia de conservación, ¿el documento pierde validez? No, pero si en algún momento es necesario presentarlo como prueba en un juicio, será conveniente asegurar que no ha sido alterado. La forma más adecuada es la constancia de conservación.

Entonces, ya que todo documento firmado con la e.firma debería incluir una constancia NOM151, Mifiel cumple con ello. Pero ¿cómo lo hace?

Cómo trabaja Mifiel con las constancias de conservación

Es importante aclarar que Mifiel no es un PSC ni requiere serlo para brindar una plataforma de firma electrónica. Sin embargo, para asegurar el cumplimiento de la NOM 151, siempre utilizamos los servicios de uno.

Todos los documentos firmados mediante la plataforma cuentan con una constancia de conservación. Esta se incluye en el XML firmado que está en poder tanto de Mifiel como de firmantes y espectadores (incluyendo a quien solicita la firma).

Para validar documentos firmados en Mifiel, tenemos una herramienta de código abierto que verifica el hash, los certificados, las firmas y la constancia de conservación. Es equivalente a que un perito criptográfico haga las validaciones necesarias para constatar que el documento cumpla con lo establecido en el artículo 97 del código de comercio y la NOM 151.

Si la verificación es exitosa, tu documento cuenta con las presunciones legales que la ley le otorga a la firma electrónica avanzada y que te serán de gran ayuda al llevar el documento a un juicio.


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