Las constancias de conservación otorgan fecha cierta a documentos electrónicos, afirma Prodecon

Prodecon indica que la constancia de conservación en documentos con firma electrónica avanzada permite cubrir requisito de fecha cierta

Como hemos mencionado anteriormente, las constancias de conservación NOM-151 otorgan fecha cierta a documentos electrónicos, haciendo innecesario acudir con un notario.

Un año después de haberse emitido la sentencia de la Suprema Corte de Justicia de la Nación que faculta al SAT a exigir fecha cierta en documentos privados, aún existe incertidumbre sobre su aplicación en documentos electrónicos. Esta deriva de la forma en que está escrita la sentencia.

Aunado a ello, hasta la fecha no hay un pronunciamiento del SAT sobre el tema.

Sin embargo, recientemente la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (Prodecon) publicó un documento sobre la fecha cierta. Este toca el tema de documentos electrónicos. A la par, emitió un criterio sustantivo específico al tema. ¿Qué dictaminó la Prodecon?

Documentos electrónicos pueden obtener fecha cierta mediante una constancia de conservación

En septiembre de 2020, Prodecon publicó un cuaderno institucional titulado Fecha Cierta. Requisitos que deben cumplir los documentos privados para acreditar el cumplimiento de obligaciones fiscales, tratándose del ejercicio de las facultades de comprobación. Esta incluye un capítulo dedicado a documentos electrónicos.

No profundizaremos en detalles, pero contiene dos conclusiones relevantes:

  1. Las disposiciones relativas a documentos electrónicos en el Código de Comercio pueden interpretarse en concordancia con lo dispuesto en el Código Fiscal de la Federación.
  2. Tras un análisis de estas disposiciones, concluye que “con las constancias de conservación de mensajes de datos, se puede dotar a los documentos digitales de Fecha Cierta, que bien pueden servir como medios de prueba que pudieran utilizarse en el ámbito fiscal.”

Asimismo, el 29 de octubre de 2020, dicha institución emitió el Criterio Sustantivo 28/2020/CTN/CS-SASEN. Este indica que en opinión de la Procuraduría, el SAT debe valorar los documentos electrónicos privados con constancia de conservación NOM-151 ya que permite:

  • Demostrar la fecha cierta en que el documento se firmó.
  • Garantizar que, al momento de la firma, cada certificado de firma electrónica avanzada era válido y se encontraba vigente.

“[…] cuando un contribuyente acompañe a un documento electrónico privado la constancia [de conservación NOM-151], en opinión de esta Procuraduría, ello debe ser valorado por la autoridad fiscal al ejercer sus facultades de comprobación, ya que con tal constancia se permite demostrar la fecha cierta en que el documento fue firmado, además de que garantiza que al momento de firmarlo, cada firma electrónica avanzada estaba vigente, dando certeza de que ya no es posible modificar el documento con posterioridad.”

— Criterio Sustantivo 28/2020/CTN/CS-SASEN, Procuraduría de la Defensa del Contribuyente
Prodecon, criterio sustantivo sobre fecha cierta en documentos electrónicos, 2020

Trascendencia de las declaraciones de Prodecon sobre fecha cierta en documentos electrónicos

La conclusión de Prodecon confirma lo que varios abogados han mencionado: las constancias de conservación otorgan fecha cierta a los documentos electrónicos. Por ello permiten cubrir el requisito de la autoridad fiscal.

Aunque estos pronunciamientos no provienen del SAT, la institución que los emite funge como una defensoría pública ante dicha autoridad para miles de personas y sus criterios tienen un peso importante.

Sumemos que en pláticas informales con funcionarios del SAT de las que tenemos conocimiento, ellos han confirmado que la constancia de conservación otorga fecha cierta y por ende permite cumplir el requisito. Entonces, cada vez son más los elementos a favor de este argumento.

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