Toda organización sin importar su giro o tamaño realiza tratos con proveedores de servicios y productos en su día a día. Pero la diferencia entre organizaciones pequeñas como las PyME y las organizaciones de mayor tamaño, es que las segundas necesitan formalizar estos tratos.
Hacerlo involucra iniciar un proceso de onboarding de proveedores, que suele demorar el inicio de las operaciones. Disminuir ese tiempo parece complicado, pero en lo relativo a la firma de contratos de prestación de servicios Mifiel puede ser un gran aliado. ¿Cómo?
Primero analicemos la situación de los proveedores y sus clientes.
Panorama actual para los contratantes de servicios
En pequeñas empresas, los tratos con proveedores y prestadores de servicios en su mayoría se hacen de palabra. Sin embargo, conforme crecen, requieren que haya más formalidad y organización al hacerlo por tres razones:
- Cumplimiento legal.
- Mantener orden interno.
- Cubrirse ante eventualidades en grandes contratos donde hay mucho en juego.
Estos procesos son de vital importancia, al grado que grandes organizaciones multinacionales han tenido que crear departamentos —e incluso filiales— con abogados y otro personal específico, encargados exclusivamente de gestionar los contratos de prestación de servicios para otras áreas.
Ahora bien, la formalización conlleva ciertos inconvenientes que pueden retrasar el inicio de la prestación de servicios. ¿Cuáles son?
El problema con los contratos de prestación de servicios
Como cliente de otras empresas, requieres que su onboarding sea lo más rápido posible, de otra manera no puedes operar con normalidad. Sin embargo, recortar tiempo en el llenado de formularios, las negociaciones y otros pasos es prácticamente imposible.
Además, es imperativo llevar orden y mantener al día todos los contratos cuando están por vencer y deben renovarse. Lograrlo se complica cuando hay más proveedores y por ende más documentación a gestionar con distintas fechas de expiración.
Aquí es donde entra en juego la firma digital de contratos.
La firma digital como acelerador de contratos con proveedores
Cuando se firman en papel contratos como los de prestación de servicios y de consignación mercantil —dos de los más comúnmente suscritos con proveedores—, estos presentan el mismo problema que documentos de otras áreas: deben firmarse presencialmente o enviarse por paquetería.
Ambas aumentan el tiempo requerido para comenzar a prestar los servicios o proveer los productos necesarios, además de que la segunda disminuye la certeza de su cumplimiento.
Cuando se firma digitalmente, la situación cambia y el tiempo para recabar las firmas se reduce de varios días a tan solo unos minutos, traduciéndose en un onboarding más rápido.
Por si fuera poco, la documentación firmada electrónicamente en Mifiel trae consigo dos beneficios.
Primero, es más sencilla de gestionar —generar el documento, enviar a firma, supervisar, archivar y consultar— que la documentación en papel, lo que facilita mantener los contratos al día mediante el uso de una sola plataforma online.
Segundo, cuenta con dos presunciones legales: de atribución y de integridad. De esta forma si en algún momento como cliente debes demandar a tu prestador de servicios (o viceversa), tendrás un elemento a tu favor al llegar a tribunales, pues la contraparte estará imposibilitada de negar su firma y la integridad del documento.
Todo suena muy bien, pero ¿qué experiencia hay usando la firma electrónica en contratos de prestación de servicios con proveedores?
Industrias que han implementado la firma electrónica de contratos de prestación de servicios
En Mifiel, los principales ramos que han implementado exitosamente la firma digital de contratos de prestación de servicios, de consignación de mercancías, etc., con sus proveedores o con sus clientes, son:
- Manufactura.
- Servicios de mantenimiento.
- Consultoría.
- Logística.
- Servicios de software.
- Servicios financieros.
Además, algunos de nuestros usuarios en otras industrias ocasionalmente firman este tipo de documentación, lo que abre la puerta a la expansión en el uso de la firma electrónica.
En conclusión
Dentro de una organización, establecer y mantener relaciones con proveedores implica firmar y renovar contratos de prestación de servicios.
Si diriges o formas parte del liderazgo de una organización que está creciendo y comienza a formalizar sus tratos con proveedores, es conveniente implementar ahora mismo la firma digital en tus procesos, actuando de manera proactiva.
Al hacerlo, disminuirá enormemente el tiempo de onboarding relativo a la obtención de firmas, será más sencillo mantener en orden y al día tus contratos, además de que contarás con mayor protección jurídica gracias a las presunciones legales con que cuenta la firma electrónica.
No esperes más, implementa ya la firma electrónica en tu organización. Chatea con nosotros mediante el siguiente botón para explorar las posibilidades.
