Para nadie es un secreto que los empleados son parte vital de una compañía exitosa. Sin embargo, el talento no llega sólo. En muchas empresas existe un área de Recursos Humanos (RH) responsable de conseguir personas capacitadas para satisfacer las necesidades de la empresa.
Una de las funciones más importantes de ésta área es la administración del personal. El proceso de reunir la documentación necesaria como contratos, documentos de identificación personal, recibos, etc., puede representar gastos considerables, además de una gran cantidad de tiempo. Por ello, cualquier herramienta disponible para agilizar estos procesos siempre será bienvenida.
Una forma de aminorar costos, tiempos y mejorar la organización es mediante la digitalización de documentos. Y para ello, la firma electrónica avanzada (FIEL/e.firma) es una gran aliada.
Digitalizando los Recursos Humanos (RH)
Dentro de las funciones clave de RH se encuentra la contratación, la gestión de la nómina y la administración del personal.
Una herramienta que agiliza estos trámites es la Firma Electrónica Avanzada con la cual es posible ya que disminuye costos, eficienta los tiempos de entrega, permite una mejor organización de documentos y cuenta con atributos legales como la presunción jurídica (la ley asume que el firmante del documento es responsable del acto) y el no repudio (no puede ser cuestionada en un juicio por ninguna de las partes). Varias organizaciones ya lo están realizando a través de Mifiel.
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Ejemplos de documentos que utiliza Recursos Humanos que pueden firmarse electrónicamente. |
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| Antes de la contratación de personal | Después de la contratación de personal |
| Contratos laborales y sus extensiones | Recibos de nómina |
| Ofertas contractuales | Solicitudes de permiso de vacaciones, entre otros |
| Acuerdos de confidencialidad o de no divulgación |
Firma de finiquito / renuncia |
5 Beneficios de firmar electrónicamente
- Permite mayor control y organización al tener todos los documentos en una misma plataforma. Esto evitará la pérdida o daño de documentos originales, que son de gran importancia en situaciones legales.
- La FEA otorga un mayor y mejor respaldo jurídico que la firma autógrafa por sus atributos legales. Esto es muy importante ya que en un contrato laboral firmado con la FIEL se identifica plenamente a los signatarios. De igual forma ninguna de las partes puede negar su firma dentro del documento, debido a la característica de irrepudiable que posee la Firma Electrónica Avanzada. Lo anterior da un respaldo en caso de controversia. Conoce más información con ayuda Dr. Alfredo Reyes Krafft que nos habla de los requisitos que debe cubrir una firma electrónica avanzada para garantizar su integridad.
- Agiliza y economiza el proceso de contratación, al permitir que el candidato firme su contrato desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
- Eficientar los procesos internos del departamento de RH y mejorar su productividad.
- Para empresas que tienen empleados en distintas ciudades del país ayuda a agilizar y eficientar trámites y procesos.
Así, la Firma Electrónica de documentos es un servicio que debes aprovechar. Te ayudará a eficientar al departamento de Recursos Humanos y en general puede aplicarse a cualquier área de tu empresa.
