No es extraño toparse con abogados que todavía ponen en duda la validez de un documento electrónico en juicio. Lo anterior, cabe aclarar, se debe en parte a las malas experiencias que han tenido con el poder judicial; ya sea porque el juez desconoce la regulación aplicable a la firma electrónica y mensajes de datos, o aún conociendo la materia, prefieren no entrar al fondo de los asuntos y desechan por elementos absurdos.
Actualmente, la situación ha cambiado radicalmente, esto es, la gran mayoría de los jueces conoce la normatividad correspondiente, se capacitan constantemente, usan la firma electrónica, y han resuelto diversos casos al respecto. En tales condiciones, ya es poco probable leer sentencias donde los jueces manifiestan un desconocimiento sobre la materia; por el contrario, lo que se observa en la práctica son casos pérdidos o demandas desechadas por errores que cometen los litigantes y que afectan tanto a la admisibilidad como a la valoración del documento electrónico.
En ese sentido, y con el objetivo de prevenir un resultado negativo, se detallan a continuación los errores más comunes que cometen los litigantes:
1. No aclaran el tipo de firma electrónica utilizada para firmar los documentos:
En México, existen dos tipos de firmas electrónicas, la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada. La última está respaldada por un certificado digital emitido por un prestador de servicios de certificación, ya sea acreditado por la Secretaría de Economía o por el Banco de México. Por otro lado, se encuentra la firma electrónica simple, que en la práctica existen diversas formas (sabores) de creación, es decir, el intercambio de claves y contraseñas (tokens, OTPs, llaves privadas, etc). Ambas firmas generan los mismos efectos jurídicos que una firma autógrafa y tienen presunción de atribución; sin embargo, sólo la avanzada goza de un no repudio. Lo anterior significa que al demandar con una firma electrónica avanzada, la contraparte no puede voltear la carga de la prueba y solicitar una pericial en informática.
2. Confunden la presunción de atribución y la garantía de integridad:
Es esencial distinguir entre la firma electrónica y la constancia de conservación. La firma electrónica establece la autoría y vinculación con el documento (presunción de atribución), mientras que la constancia de conservación, regulada por la NOM-151-SCFI-2016, asegura que el documento ha permanecido íntegro e inalterable desde la fecha (fecha cierta) en que se firmó (garantía de integridad). Confundir estos conceptos puede ocasionar que se piense que una constancia de conservación presume la validez de una firma, aún y cuando esa firma no cumpla con los requisitos del Código de Comercio; o que por usar una firma electrónica avanzada ya no es necesario contar con una constancia de conservación.
3. No presentan la evidencia adecuada:
Adjuntar únicamente la representación gráfica del mensaje de datos, como puede ser el PDF, es insuficiente; ya que este formato se entiende como una copia simple, y no contiene los datos que permiten verificar la atribución (firma electrónica) como la integridad del mensaje de datos (constancia de conservación). Por consiguiente, es fundamental incluir el mensaje de datos, por ejemplo, en Mifiel utilizamos el formato XML, que incluye toda información necesaria para validar tanto la firma como la constancia de conservación del documento. No presentar el mensaje de datos puede ocasionar que el juez deseche la demanda o realice prevenciones correspondientes, toda vez que no puede validar adecuadamente la evidencia.
4. No describen el proceso de validación:
Es importante detallar el procedimiento que debe seguirse para verificar la atribución e integridad del documento electrónico, incluyendo referencias claras sobre cómo y dónde el juez debe realizar dicha validación. Esto puede implicar proporcionar instrucciones sobre el uso de herramientas específicas o la consulta a prestadores de servicios de certificación autorizados. Sin esta información, el juez podría enfrentar dificultades para evaluar la validez del documento.
5. Omiten citar las leyes y artículos aplicables:
Resulta de suma importancia señalar de forma exhaustiva toda la normatividad que respalda la admisibilidad, validez e implicaciones de la firma electrónica y los mensajes de datos, con el objetivo de evitar que la contraparte realice argumentos tendientes a confundir al juez o a desconocer sus obligaciones; por ejemplo, el artículo 99 del Código de Comercio establece que el firmante tiene que responder del uso no autorizado de su firma electrónica.
En conclusión, evitando estos errores al presentar documentos electrónicos contribuirá a que sean admitidos, valorados y ejecutables en un proceso judicial.
