Una preocupación común al firmar electrónicamente es cómo probar la autoría de las firmas.
Para mitigar esta preocupación, en la industria de las firmas electrónicas se utiliza el audit trail o registro de auditoría. Este es un registro cronológico de hechos relativos a la firma del documento que posteriormente funcionan como elementos probatorios en caso de presentar el documento en un juicio.
Los componentes de este audit trail funcionan como elemento probatorio para la elaboración de un dictamen pericial que permita probar la autoría o atribución de una firma.
Cuando se trata de firma electrónica simple o firma autógrafa digitalizada, el registro de auditoría es imprescindible. En cambio, en los documentos con firma electrónica avanzada (FEA) no se requiere tal trazabilidad.
A continuación explicaremos qué son estos registros y por qué se vuelven innecesarios al utilizar la FEA.
Qué es un audit trail
La razón por la que firmamos contratos es simple: buscamos que la contraparte cumpla los términos pactados. Ellos esperan lo mismo de nosotros. Para evitar que la contraparte se desentienda, lo mejor es contar con elementos para probar que firmó.
En documentos físicos suele recurrirse a testigos. Incluso puede optarse por testigos investidos de fe pública como los notarios y corredores públicos, logrando mayor certeza y presunciones legales.
Para documentos digitales, los testigos no suelen ser personas, sino elementos electrónicos que forman un rastro. Este rastro puede darse desde el momento en que el documento se sube hasta después que la última contraparte lo firma.
Algunos elementos comúnmente usados son: grabación del firmante dando su consentimiento, realización de una videollamada, códigos de un solo uso enviados por correo o SMS, registro de dirección IP, geolocalización, duración de la sesión, entre otros. El nivel de detalle registrado y posteriormente mostrado a los interesados depende del proveedor del servicio de firma.
En caso de un proceso judicial, todos estos elementos suman evidencia indicando que la contraparte en efecto firmó. Pero los documentos que cuentan con firmas electrónicas avanzadas no requieren el trazo de auditoría. ¿Por qué?
El audit trail, innecesario para atribuir firmas al usar la e.firma
La razón que hace a un audit trail innecesario en documentos firmados con la e.firma es muy sencilla: la firma electrónica avanzada goza de presunción de atribución y garantía no repudio.
Los elementos de un audit trail solo son eso, no otorgan ningún tipo de presunción legal ni garantía. Por ello, un registro de auditoría se vuelve innecesario cuando todas las firmas electrónicas del documento son avanzadas o fiables.
¿Cuándo es necesario un audit trail con FEA?
Estos registros son útiles en ciertos casos. Uno de ellos es el cumplimiento de requisitos legales de conservación de información, por ejemplo, las direcciones IP de los usuarios requeridas por la regulación financiera. Otro ejemplo es la geolocalización en contexto de operaciones financieras que exige la regulación de prevención de lavado de dinero a partir de marzo de 2021. También para procesos internos de prevención de fraude.
Conclusión
Sumar elementos para probar que una persona firmó un documento es de gran utilidad si este se presenta en juicio. En el caso de documentos electrónicos, los elementos probatorios también deben ser electrónicos.
El mayor elemento que puede tenerse es uno que otorgue presunción legal de atribución y garantía de no repudio. Cuando la firma electrónica tiene carácter de avanzada o fiable, las obtiene. Así, su eficacia probatoria en juicio es la mayor posible.
De esta forma, agregar una huella de auditoría cuando se usa la FIEL se convierte en una práctica redundante e innecesaria si se busca atribuir las firmas. Pero puede ser útil para cumplir con requisitos legales de ciertas regulaciones o para procesos internos.
