Desventajas de la firma autógrafa frente a la firma electrónica avanzada

Al comparar con la firma electrónica avanzada, las desventajas de la firma autógrafa y sus riesgos son evidentes.

Durante mucho tiempo, la firma autógrafa se ha considerado como el patrón-oro para suscribir contratos o cualquier otro documento.

Sin embargo, la necesidad de tener otros medios de plasmar la voluntad de las personas y los avances tecnológicos han puesto esta consideración en entredicho. Con el crecimiento de la firma electrónica avanzada y el respaldo legal que esta tiene, se han hecho patentes las desventajas de plasmar una firma con tinta en papel—o de que la contraparte lo haga.

¿Cuáles son estas desventajas y qué riesgos presentan? En este artículo conocerás las tres principales.

1. Debes reunirte con los firmantes para obtener certeza

Para que exista certeza de que la contraparte que firma es quien dice ser, lo mejor es que todas las partes se reúnan, de tal forma que pueda verificarse su identidad y firmen frente a los demás. Pero con el avance de los negocios se vuelve cada vez menos viable y cómodo reunirse para firmar

Como alternativa suele usarse la firma asíncrona —es decir, con los involucrados firmando desde cualquier lugar y a cualquier hora— y enviar por paquetería las hojas firmadas, así como una copia o escaneo de la identificación oficial con fotografía. El problema es que, al hacerlo así, se elimina la certeza sobre quién firmó.

2. No tienes presunciones legales

La firma autógrafa por sí sola no cuenta con presunciones legales de atribución e integridad. Puede sumar elementos a su favor a través de mecanismos como la firma frente a testigos, pero sigue careciendo de presunciones.

La principal forma para que un contrato firmado en físico goce de presunciones legales es contar con fe pública, es decir, debe firmarse frente a un notario o corredor público contratado para tal fin. El costo de la notarización y la logística de reunirse con el fedatario en una fecha y hora específicos no siempre es justificable.

Cuando no se cuenta con presunciones de atribución e integridad, es más probable que la contraparte niegue la firma.

Si el asunto llega a juicio, demostrar que la contraparte sí firmó es responsabilidad de quien acusa. Esto exige la contratación de peritos grafológicos, lo cual conlleva un retraso considerable en el litigio e implica desembolsar recursos.

3. El papel puede extraviarse, dañarse, o ponerse en duda su integridad

Incluso con todas las precauciones que se tomen para almacenar y realizar copias de los contratos firmados, el medio físico en que se firman —el papel— siempre está propenso a extraviarse.

Asimismo, puede dañarse tanto por el paso del tiempo, como por un mal almacenamiento o por otras causas como incendios, infiltración de agua, polillas, etc.

Por otra parte, aunque nada de esto suceda, su integridad siempre puede ponerse en duda. ¿Cómo sabemos que no se cambió una hoja después de firmar? ¿O que no se alteró alguna palabra respecto al original firmado que tenga consecuencias importantes para las partes? Siempre es un riesgo latente.

Firma electrónica avanzada, la opción adecuada

Para evitar cualquiera de estas desventajas y los peligros que conllevan, la mejor alternativa es suscribir los contratos utilizando la firma electrónica avanzada en servicios que cumplan la NOM-151.

Al hacerlo así, todos tus documentos podrán firmarse asíncronamente, contarán con presunciones legales que serán de gran ayuda en caso de llegar juicio, y siempre existirán en un medio digital en que podrán hacerse copias igualmente válidas que el original.

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