La firma electrónica avanzada de contratos y otra documentación es un importante componente en la transformación digital de las organizaciones y sus procesos. Pero antes de adoptarla, debes tener algunas consideraciones en distintos aspectos. Tu primera preocupación debe ser el contexto legal.
Como parte del equipo jurídico de tu organización, seguramente te has preguntado si es válido firmar electrónicamente, cuál o cuáles son las leyes que sustentan el uso de la FIEL más allá del aspecto fiscal y gubernamental, e incluso si los jueces realmente valorarán pruebas electrónicas en caso de presentarlas en un litigio.
Ahora lo que menos necesitas son explicaciones interminables. Por ello en esta entrada daremos respuestas puntuales a cada una de esas dudas, y encontrarás enlaces a otros artículos de nuestro blog donde profundizamos en cada tema.
Validez legal de la firma electrónica avanzada
Debemos reconocer la percepción generalizada de la firma de documentos en nuestro país: la firma con tinta en papel goza de la más alta confianza entre las personas, finalmente ‘papelito habla’.
Pero la percepción dista de la realidad, y esa es cualquier firma tiene validez legal. Para comprenderlo mejor, debemos dar un paso atrás: lo que representa firmar un documento. ¿Qué significa una firma plasmada en un documento? En esencia se trata de la manifestación de voluntad.
En términos de derecho, toda manifestación de voluntad es válida. Desde un apretón de manos, pasando por colocar una cruz en una servilleta, teclear el PIN de nuestra tarjeta de crédito, firmar autógrafamente con tinta un oficio en papel, marcar una casilla de verificación en una página web, hasta usar la FIEL en un documento digital, entre muchas otras.
La diferencia entre diversas formas de manifestar la voluntad se hace evidente al momento de un juicio. ¿Cómo le pruebo al juez que la contraparte fue quien comunicó o expresó su voluntad? Es decir, se trata de un asunto probatorio, no de validez.
Ahora bien, ¿qué legislaciones en México sustentan el uso de la Firma Electrónica Avanzada (FEA) en distintos contextos?
Legislaciones sobre el uso de la firma digital
Si bien toda manifestación de voluntad es jurídicamente válida, la legislación mexicana cuenta con normatividad específica para algunas de estas formas. Actualmente diversos ordenamientos reconocen y rigen el uso de la firma electrónica, tanto simple como avanzada.
En el caso de las firmas electrónicas avanzadas —incluyendo las realizadas con la FIEL o e.firma del SAT—, su principal ventaja estipulada en las leyes es que cuenta con presunciones legales de atribución e integridad, así como equivalencia funcional con la firma autógrafa.
Algunos de los principales ordenamientos legales para el uso de la Firma Electrónica Avanzada o Fiable son:
- Código de Comercio.
- Ley de Firma Electrónica Avanzada.
- Ley Federal del Trabajo.
- Código Civil Federal y varios estatales
- Entre otros.
Pero una cosa es que que la FEA tenga validez legal y que diversas legislaciones consideren su uso, y otra muy distinta es la experiencia al enfrentarse a entornos reales, específicamente los procesos judiciales. ¿Cómo le va a los documentos con firma avanzada en esos escenarios?
La e.firma enfrentándose a juicios
Tarde o temprano puede ser necesario presentar contratos y otros documentos firmados por tu organización, su personal y sus contrapartes como pruebas en juicios.
Una gran ventaja de la Firma Electrónica Avanzada y los documentos firmados con ella son las presunciones legales que ya mencionamos. Pero ¿los juzgadores siquiera se prestan a valorar pruebas electrónicas?
La respuesta es sí, por dos razones:
Primero, los jueces mexicanos tanto a nivel federal como estatal están muy familiarizados con modelos de firma electrónica, pues firman sus declaraciones patrimoniales y de impuestos con la FIEL, además de comunicarse con el Poder Judicial de la Federación mediante la FIREL y con los Poderes Judiciales Estatales mediante herramientas equivalentes.
Segundo, retomando el tema de legislación, el Código Federal de Procedimientos Civiles en su artículo 210-A reconoce la información electrónica como prueba. Por si fuera poco, le da mayor peso cuando es fiable, atribuible e íntegra, todas características de los documentos firmados con la FIEL.
Incluso en algunos estados los jueces ya están firmando sentencias utilizando FEA.
Los jueces mexicanos han valorado contratos firmados con la e.firma una y otra vez durante varios años, y para la parte que ofrece la prueba es muy fácil hacerlo: solo debe proporcionar una memoria USB con los archivos en cuestión.
Las consideraciones legales sobre el uso de la FIEL están cubiertas
Como has podido constatar en este artículo, las consideraciones legales en cuanto a la validez para firmar contratos, los ordenamientos legales que rigen su uso y la dinámica en juicios para documentos con firma electrónica avanzada no deben preocuparte.
Tanto la teoría como la práctica están totalmente cubiertas, y cada vez más organizaciones se suman al uso de la firma digital. La figura del juez que nunca ha visto ni utilizado una firma electrónica no existe. Es un mito.
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