¿Necesito firma digital en los procesos de mi organización?

Identifica fácilmente si tu organización requiere firma digital en sus procesos.

Firmar electrónicamente tiene diversas ventajas sobre la firma autógrafa. En el caso específico de hacerlo con la FIEL, se tienen además presunciones legales únicas de atribución e integridad. Por ello, tu organización puede interesarse por integrarla en sus procesos, o por el contrario, pueden estar ignorando el potencial de hacerlo.

Sin embargo, la implementación de la e.firma no es una decisión que deba tomarse a la ligera. Entonces, ¿cómo saber si realmente la necesitas para los procesos de tu empresa? ¿Cuáles son las consideraciones clave que debes considerar? Aquí te presentamos las más importantes.

1. Quiénes son tus firmantes

Lo primero a considerar son los tipos de firmantes en tu organización y sus necesidades. Recuerda que pueden ser tanto externos —clientes, proveedores y acreedores— como internos —colaboradores de tu organización— y cada uno puede tener perfiles y necesidades distintos.

Tus firmantes tienen FIEL

Cada vez más personas están obligadas a contar con su FIEL, desde profesionistas y servidores públicos hasta egresados universitarios, por lo que si tus firmantes internos o externos ya cuentan con ella, podrán firmar electrónicamente y beneficiarse de las presunciones jurídicas con las que cuenta la e.firma.

Tus clientes lo piden

Aunque tu negocio opere de manera tradicional, probablemente cada vez más personas llegan a tu puerta preguntando si cuentas con la modalidad de firma electrónica de contratos, o en ciertos casos, exigiendo que las partes firmen digitalmente para establecer algún tipo de relación.

De hecho, es común que a Mifiel lleguen prospectos que contratan nuestro servicio porque ya lo usaron con sus proveedores o clientes y quedan tan satisfechos que comienzan a implementarlo en otras áreas de su operación, pasando de ser una opción a un requisito.

Tienes firmantes dispersos geográficamente

Si tus contrapartes no están concentradas en una ciudad o región geográfica, requieres una forma de permitirles firmar sin necesidad de trasladarse a tu oficina ni de enviarles un gestor ni de contratar servicios de paquetería. En esos casos, la firma electrónica es tu mejor aliada.

Por otra parte, si tus firmantes internos incluyen a colaboradores que van muy poco a tus instalaciones por la naturaleza de su trabajo (fuerza de ventas, personal que trabaja en campo o de forma remota, etc.), también te beneficiarás de contar con una solución con la cual pueden firmar desde cualquier lugar, evitando  retrasar el flujo de tu documentación.

2. La firma digital puede eficientar tus procesos significativamente

¿Exactamente cómo puede ayudarte la firma electrónica avanzada de documentos a eficientar tus procesos organizacionales? Todo depende de en qué áreas introduzcas su uso, pero en general las ventajas que puedes aprovechar son las siguientes:

Ahorros en tiempo y dinero

Como mencionamos anteriormente, firmar digitalmente te evitará gastar en viáticos de un gestor o en servicios de mensajería, además de impresiones y otros costos relacionados. Incluso si el documento ya se envió a firma pero se detectan errores oportunamente, pueden remediarse ágilmente sin retrasar los procesos.

Adicionalmente se eliminan tiempos de traslado de personas o de documentos y la necesidad de atenerse a horarios de oficina para firmar. Con ello la recolección de firmas pasará de realizarse en días o semanas a tan solo unas horas, mejorando los procesos de trabajo.

Mejor organización de documentos

¿La organización de tu archivo es un desastre? ¿Estás tan lleno de papeles que incluso tienes que rentar un espacio extra para guardar tus expedientes? Al utilizar la e.firma podrás almacenar digitalmente tu documentación y organizarla de una manera más eficaz, además de poder hacer copias de seguridad locales o en la nube, para que no ocupen un espacio físico valioso.

Cambio de paradigma en la notarización

Firmar electrónicamente con la FIEL otorga presunciones legales de autoría de las firmas e integridad del documento firmado. Si esas presunciones son tu única razón para notariar, deja de ser imprescindible hacerlo.

Ahora bien, si quieres aprovechar otras ventajas de la protocolización o si la regulación del documento en cuestión requiere de fe pública, varios corredores públicos ofrecen el servicio de protocolo a distancia. Al ser la correduría de ámbito federal no es necesario que el corredor se encuentre en tu ciudad o estado. Actualmente los siguientes corredores públicos pueden notariar documentos en línea:

3. Tu documentación tiene alta probabilidad de presentarse en juicio

Si tus contratos, por su naturaleza, tienen probabilidad de presentarse en juicio y quieres proteger operaciones estratégicas o de alto valor, la firma electrónica avanzada en Mifiel es superior a la firma autógrafa o a la electrónica simple por dos razones:

  1. La firma electrónica avanzada cuenta con presunciones de atribución e integridad establecidas en la Ley de Firma Electrónica Avanzada y en el Código de Comercio.
  2. Los documentos electrónicos tienen reglas de valoración específicas que los documentos en papel no gozan en la legislación mexicana. Entonces que estén firmados digitalmente supondrá una ventaja en tribunales.

4. Puedes aprovechar los beneficios de ser de los primeros en hacerlo

Si las necesidades de tu organización coinciden con varios de los puntos anteriormente mencionados, sin duda tu organización es buena candidata para implementar la firma digital y aprovechar sus beneficios. Pero hay otro punto a considerar antes de tomar la decisión final: la ventaja de convertirte en early adopter.

La adopción temprana es un concepto muy ligado a la economía digital y las startups, pero todo tipo de empresa puede obtener una ventaja competitiva al implementar soluciones innovadoras en sus procesos cuando en su ámbito o región pocos —o nadie— lo han hecho. La firma electrónica no es la excepción.

Si ya identificaste que en tu caso valdría la pena contemplar el uso de la firma electrónica, seguir adelante con esta exploración puede redituarte ampliamente en cuanto a eficiencia operativa, fidelización de clientes y seguridad jurídica.

¿Todavía dudas si Mifiel es para ti? Chatea con nosotros para que te ayudemos a evaluarlo.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like