¿Te da nervios presentar pruebas electrónicas en juicios? No te preocupes, en esta guía te decimos cómo hacerlo

Documentos electrónicos en juicios en México, guía para abogados.

En tu organización saben que adoptar el uso de la e.firma en sus procesos es una buena decisión de negocio que les permitirá llegar a nuevos mercados. Su uso agilizará procesos. Técnicamente es posible así que ya está, ¿no?

Pero como encargado del departamento jurídico o asesor legal de tu compañía necesitas dar el visto bueno y probablemente aún tienes muchas dudas que van más allá de la teoría: ¿un juez aceptaría documentos electrónicos?, ¿qué precedentes legales hay?, ¿cómo se preparan los documentos para un juicio?, entre otras.

En este artículo te compartimos una guía de cómo presentar documentos firmados electrónicamente en juicios basada en las recomendaciones de tres litigantes expertos que han presentado diversos contratos, pagarés y otros documentos firmados electrónicamente en juzgados mexicanos:

  • Alfredo A. Reyes Krafft, abogado experto en temas de la firma electrónica en México y consultor de Mifiel.
  • Christian F. Zinser Cieslik, abogado litigante en materia civil, mercantil y familiar con veintiún años de experiencia.
  • Annuar Flores Silva, abogado litigante en materia civil y mercantil, además de juicio contencioso administrativo y de amparo.

Si tus dudas, son más relacionadas con las experiencias de los abogados y con los fundamentos legales de la firma electrónica avanzada, te invitamos a despejarlas en este otro artículo:

Consideraciones antes del juicio

Existen algunos puntos importantes en cuanto a la elección de un proveedor de servicios confiable, así como en la redacción, firma y presentación en juicio de documentos firmados electrónicamente. Estas son las principales mejores prácticas de acuerdo con los expertos entrevistados.

Elige un proveedor confiable del servicio de firma digital de contratos

Es muy importante cuidar quién es el proveedor del servicio, ya que en palabras de Alfredo “existen distintos proveedores del servicio de firma electrónica, algunos muy serios, otros no tanto”. Lo mínimo indispensable que debe cumplir el proveedor son los requisitos establecidos en las cuatro fracciones del Artículo 97 del Código de Comercio.

La fracción I requiere que el proveedor utilice certificados emitidos por el SAT o por un PSC debidamente acreditado por la Secretaría de Economía. También es necesario que al momento de firmar, la plataforma realice una validación previa de que el certificado utilizado tiene validez y vigencia directamente en la registradora del propio SAT o del PSC que emitió el certificado.

Para cumplir con la fracción II, la plataforma debe estar implementada de tal manera que la información sensible de la Firma Electrónica Avanzada —el archivo .key y su contraseña— nunca salgan del dispositivo del firmante. En otras palabras, la firma debe realizarse dentro del dispositivo del firmante y los datos sensibles nunca compartirse con el servicio de firma ni con la persona que solicita la firma.

Por otro lado, para satisfacer los requisitos de las fracciones III y IV, Annuar enfatiza que “es de suma importancia que los documentos electrónicos presentados en juicio cuenten con una constancia de conservación NOM 151 emitida por un PSC para así contar con la presunción de integridad”.

Es difícil, si no es que imposible, evaluar si un servicio cumple con estos requisitos fundamentales con solo entrar a las distintas plataformas. Por ello al evaluar un servicio de firma electrónica, es crucial validar el expertise del proveedor en dichos temas. Un proveedor confiable debe ser capaz de explicar exactamente cómo es que su producto cumple con la normatividad desde la perspectiva legal así como la técnica.

En este sentido, además de cumplir con los requisitos fundamentales establecidos por el Código de Comercio, Mifiel ofrece una plataforma fácil e intuitiva de usar, una consideración importante al considerar las dificultades técnicas que comúnmente se presentan al firmar con la FIEL.

En palabras de Alfredo, “Mifiel ofrece todo armado en un paquete con el que tengo la tranquilidad de que está bien hecho. Es el valor agregado que nos da respecto de algunas otras soluciones en el mercado”.

Cuidados en la redacción de los escritos

Al redactar un contrato que será firmado electrónicamente, deben cuidarse los términos del mismo. Por ejemplo, el Código Civil Federal reconoce el consentimiento a través de medios electrónicos como expreso, pero el Código Civil para la Ciudad de México lo considera tácito. “Si el consentimiento es tácito yo tendría que probarlo. En cambio, si lo tengo referido al Código Civil Federal, es expreso y por tanto no requiero probarlo”, señala Alfredo.

Haz referencia a las presunciones en tu escrito de demanda

El siguiente paso se da al momento de preparar la documentación antes del juicio.

Alfredo nos advierte que “el diablo está en los detalles” haciendo referencia a la importancia de fundamentar apropiadamente el escrito de ofrecimiento de pruebas, cuidando siempre mencionar la presunción de atribución e integridad que tienen los documentos electrónicos firmados con firma electrónica avanzada. En especial, recomienda “hacer referencia a la presunción legal de atribución establecida en el Artículo 90 del Código de Comercio y al Artículo 7 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada”.

La dinámica en juicio

Ya tienes lista tu documentación. Entonces, ¿cómo debes presentarla en juicio?

Prepara dos memorias USB con la documentación

Annuar indica que deben prepararse dos memorias USB en sobres cerrados separados, uno para la parte demandada y otro para el juez. En estas, además de los documentos electrónicos, es recomendable incluir los certificados de las partes que firmaron.

Presentación de los contratos ante el juez

Alfredo afirma que “no hay grandes diferencias” respecto a la presentación de documentos en papel. Además, aunque estrictamente no es requerido ya que los mensajes de datos deben ser presentados en formato digital, Annuar recomienda “anexar [en los sobres] una copia impresa del documento base de la acción para facilitar al juez su evaluación”.

Otro punto relevante a tener en mente es la obligación de proporcionarle al juez una computadora. “Por disposiciones de ley es necesario proveer de los medios tecnológicos para que el juez evalúe la prueba. En el caso de documentos electrónicos esto implica facilitar al juez una computadora” enfatiza Annuar.

Qué hacer si el juez rechaza valorar documentación electrónica

Aunque la probabilidad es baja, es posible que un juez rechace recibir documentos electrónicos, especialmente en juzgados de localidades pequeñas o con menos experiencia con su uso.

Con respecto a este punto, Alfredo comenta que en un juicio hace unos diez años le tocó un juez que no estaba familiarizado con documentación electrónica por lo que no quería aceptarla como prueba. No obstante, se promovió un amparo que resultó favorable y desde entonces a Alfredo no le ha tocado enfrentar esta situación. “En aquel tiempo estábamos abriendo brecha”, bromea.

Annuar tuvo un incidente similar recientemente con un juez de la Ciudad de México, pero no se dio por falta de familiaridad del juzgador con documentación electrónica, sino por el tipo de documento: un pagaré electrónico. El juez no lo aceptó, por lo que se presentó un amparo. Annuar asegura que será resuelto en su favor y recalca que ya ha litigado varios adeudos usando pagarés electrónicos en juzgados de la CDMX sin ningún problema.

La seguridad que sienten tanto Alfredo como Annuar al enfrentar juicios basados en documentos electrónicos no solo emana de las experiencias que han tenido. Ambos manifiestan que un componente muy importante de esta seguridad se debe al robusto marco jurídico mexicano que establece reglas claras de valoración y obliga a los jueces a considerar la documentación electrónica como prueba en juicio—situación que no sucede con los documentos en papel firmados autógrafamente.

En contraste —y para bien—, a Christian ningún juez le ha rechazado la documentación electrónica y afirma que “Es lo que menos me preocupa”. El juez no tiene mucho que decir en ningún sentido, la ley es muy clara”. Alfredo agrega “el juez no tiene forma de decirte que no acepta”.

En conclusión

El manejo de documentación electrónica durante un juicio no difiere mucho de la presentación de documentos en papel. De hecho, gracias a que los documentos electrónicos tienen reglas de valoración para los jueces establecidas en la legislación mexicana, se elimina la incertidumbre sobre su aceptación.

¿Quieres conocer más sobre el fundamento legal de la firma electrónica en juicios y las experiencias de nuestros entrevistados? No te pierdas los siguientes artículos.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Quizá también te interese