Pero no tiene por qué seguir siendo así. Con soluciones de firma electrónica como Mifiel, puedes facilitar la firma de  todo tipo de documentos en línea en minutos, ayudándote a eficientizar procesos de firma de contratos y recibos de nómina, entre otros, para que puedas dedicarte a conseguir al candidato perfecto mientras mantienes tus expedientes en orden y con el debido soporte jurídico.

Crónica del papeleo: El proceso tradicional

Supongamos que el área de ventas contará con 5 nuevos integrantes. Cada uno de ellos deberá firmar un contrato laboral, un acuerdo de confidencialidad, una responsiva por el equipo de trabajo que se les entregará (computadora, celular) y las políticas de la empresa. Esto es un total de 20 documentos que tendrás que imprimir en duplicado, hacerles llegar para firma y finalmente archivar en un espacio cada vez más lleno de papeles¹. Y todo esto suponiendo que están en el mismo lugar que tú. Si se encuentran en otra sucursal, en otra ciudad o, por la naturaleza de su trabajo están fuera de la oficina la mayor parte del tiempo, podrías tardar semanas en tener firmados todos estos documentos.

Ahora imagina este escenario… Creas los documentos electrónicos, los subes a una plataforma en línea, ingresas sus correos electrónicos y ¡listo! Ellos reciben un correo indicándoles que tienen documentos para firmar, lo cual pueden hacer desde su teléfono o dispositivo preferido en cualquier momento. Así, no importa si fueron a visitar a un cliente o se encuentran en otra ciudad, tu recibirás una notificación cuando hayan firmado y podrás descargar los documentos y archivarlos.

Este mismo ejercicio se puede hacer cada quincena con recibos de nómina y, al finalizar la relación laboral, con finiquitos. Si tu organización tiene procesos más estructurados, también se pueden firmar ofertas laborales, comprobaciones de gastos, incapacidades, autorizaciones, registros de entrada y salida y cualquier otro documento que necesites que autoricen o firmen de recibido o enterado. Por ello, es una solución que beneficia a varios tipos de empresas, ya sean medianas o grandes, cuenten con personal distribuido², o gestionen personal para sus clientes como headhunters, outsourcing y otros servicios de administración de nómina.

Pero, ¿firmar electrónicamente es válido para asuntos laborales?

México cuenta con uno de los marcos regulatorios en torno a firma electrónica más robustos a nivel mundial. La Ley otorga el no repudio a las firmas electrónicas avanzadas —como la FIEL/e.firma del SAT—, situación que no se presenta con la firma autógrafa. Esta ventaja puede hacer una gran diferencia a la hora de una disputa y garantiza que la e.firma sea mucho más segura y confiable que una firma autógrafa, siempre que se use de manera correcta.

Hablando de disputas, seguramente estarás pensando… ‘Todo esto suena muy bien, pero… si tengo que ir a Conciliación y Arbitraje, ¿el juez va a reconocer y admitir como prueba un documento firmado con la e.firma?’ La respuesta es muy clara, el Artículo 776 de la Ley Federal del Trabajo dice que:

“Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarios a la moral y al derecho, y en especial los siguientes:

VIII. Fotografías, cintas cinematográficas, registros dactiloscópicos, grabaciones de audio y de video, o las distintas tecnologías de la información y la comunicación, tales como sistemas informáticos, medios electrónicos ópticos, fax, correo electrónico, documento digital, firma electrónica o contraseña y, en general, los medios aportados por los descubrimientos de la ciencia.”

Además, el Artículo 836-D establece las normas para el desahogo de pruebas de medios electrónicos. En sus fracciones detalla a quién le corresponde designar al perito que evaluará las pruebas, ya sea la Junta, el oferente, la contraparte o un tercero³.

Como ves, tener documentos firmados con la FIEL te da un mayor respaldo y certeza jurídica que la firma autógrafa tradicional. Los documentos firmados con la e.firma esencialmente trasladan la carga de la prueba del patrón al trabajador.  Así que utilizar esta herramienta en el área de RH no sólo es una cuestión de modernización y eficientización de procesos sino que representa un mejor respaldo jurídico.

Cómo es firmar con firma electrónica

Supongamos que por fin encontraste al candidato perfecto… ¿qué sigue? Si la persona todavía no tiene su e.firma⁴, deberá hacer una cita en el SAT, donde tomarán sus datos biométricos (foto, huellas dactilares, iris y firma autógrafa) y en una memoria USB le entregarán los archivos necesarios para que pueda firmar electrónicamente. El trámite es rápido y existen módulos para obtenerla en todos los estados del país.

Con esos archivos el candidato estará listo para firmar documentos electrónicamente. Existen diferentes plataformas que permiten gestionar la firma de documentos usando la firma electrónica avanzada, siendo Mifiel uno de los principales.

Gestionar la firma de documentos usando Mifiel es fácil: subes los documentos en formato PDF a la plataforma, ingresas el nombre y correo del candidato y la persona que firma por parte de la empresa y escribes tu correo como espectador (para que te llegue una copia). A las partes les llegará una notificación avisándoles que tienen un documento pendiente por firmar. Incluso es posible firmar desde tu teléfono.

Una vez que los interesados hayan firmado, a todas las partes (incluyendo los espectadores) les llegará un correo con los documentos firmados. Puedes descargarlos desde ahí o desde la plataforma en cualquier momento y archivarlos digitalmente.

Además, Mifiel cuenta con una API que te permite integrar el proceso de firma directamente en la página de tu empresa, haciendo posible la implementación de flujos automatizados de generación, firma y archivo de documentos.

Conclusión

Como vemos, usar una plataforma de firma electrónica para tus procesos de RH tiene muchas ventajas. Significa un ahorro considerable de tiempo (y espacio) y, lo más importante, la tranquilidad de tener tus expedientes laborales completos y ordenados con completa validez jurídica y seguridad, disponibles en unos cuantos clics.

Te invitamos a agendar una demo para que aprendas cómo Mifiel puede eficientizar tus procesos. Nos dará mucho gusto apoyarte a que tengas más tiempo para encontrar a ese nuevo integrante perfecto para tu equipo.

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¹ La Ley del IMSS en su artículo 15 menciona que es obligación del patrón expedir, llevar registros y almacenar los recibos de nómina durante 5 años.
² Es decir, que viaja constantemente, trabaja de forma remota o con sucursales en varias ciudades del país.
³ Ley Federal del Trabajo, consultada el 28 de febrero, 2019.
⁴ Hasta febrero de 2019, casi 12 millones de personas en México habían tramitado su e.firma. (Si quieres conocer más sobre las características de las personas que ya cuentan con ella, te invitamos a consultar esta infografía.)

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Una de las funciones más importantes de ésta área es la administración del personal. El proceso de reunir la documentación necesaria como contratos, documentos de identificación personal, recibos, etc., puede representar gastos considerables, además de una gran cantidad de tiempo. Por ello, cualquier herramienta disponible para agilizar estos procesos siempre será bienvenida.

Una forma de aminorar costos, tiempos y mejorar la organización es mediante la digitalización de documentos. Y para ello, la firma electrónica avanzada (FIEL/e.firma) es una gran aliada.

Digitalizando los Recursos Humanos (RH)

Dentro de las funciones clave de RH se encuentra la contratación, la gestión de la nómina y la administración del personal. 

Una herramienta que agiliza estos trámites es la Firma Electrónica Avanzada con la cual es posible ya que disminuye costos, eficienta los tiempos de entrega, permite una mejor organización de documentos y cuenta con atributos legales como la presunción jurídica (la ley asume que el firmante del documento es responsable del acto) y el no repudio (no puede ser cuestionada en un juicio por ninguna de las partes). Varias organizaciones ya lo están realizando a través de Mifiel.

5 Beneficios de firmar electrónicamente

1. Permite mayor control y organización al tener todos los documentos en una misma plataforma. Esto evitará la pérdida o daño de documentos originales, que son de gran importancia en situaciones legales.
2. La FEA otorga un mayor y mejor respaldo jurídico que la firma autógrafa por sus atributos legales. Esto es muy importante ya que en un contrato laboral firmado con la FIEL se identifica plenamente a los signatarios. De igual forma ninguna de las partes puede negar su firma dentro del documento, debido a la característica de irrepudiable que posee la Firma Electrónica Avanzada. Lo anterior da un respaldo en caso de controversia. Conoce más información con ayuda Dr. Alfredo Reyes Krafft que nos habla de los requisitos que debe cubrir una firma electrónica avanzada para garantizar su integridad.
3. Agiliza y economiza el proceso de contratación, al permitir que el candidato firme su contrato desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
4. Eficientar los procesos internos del departamento de RH y mejorar su productividad.
5. Para empresas que tienen empleados en distintas ciudades del país ayuda a agilizar y eficientar trámites y procesos.

Así, la Firma Electrónica de documentos es un servicio que debes aprovechar. Te ayudará a eficientar al departamento de Recursos Humanos y en general puede aplicarse a cualquier área de tu empresa.

Si aún no has firmado, visita Mifiel y obtén cinco documentos sin costo. 

Si ya tienes firma electrónica, te invitamos a descubrir otras áreas en tu negocio donde la puedes utilizar para aprovechar sus beneficios al máximo.

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