Durante mucho tiempo, la firma autógrafa se ha considerado como el patrón-oro para suscribir contratos o cualquier otro documento.
Sin embargo, la necesidad de tener otros medios de plasmar la voluntad de las personas y los avances tecnológicos han puesto esta consideración en entredicho. Con el crecimiento de la firma electrónica y el respaldo legal que esta tiene, se han hecho patentes las desventajas de plasmar una firma con tinta en papel—o de que la contraparte lo haga.
¿Cuáles son estas desventajas y qué riesgos presentan? En este artículo conocerás las tres principales.
1. Debes reunirte con los firmantes para obtener certeza
Para que exista certeza de que la contraparte que firma es quien dice ser, lo mejor es que todas las partes se reúnan. Así puede verificarse su identidad y firmar frente a los demás. Pero con el avance de los negocios se vuelve cada vez menos viable y cómodo reunirse para firmar
Como alternativa suele usarse la firma asíncrona. Los involucrados firman en cualquier lugar y a cualquier hora. Después envían por paquetería las hojas firmadas y una copia o escaneo de la identificación oficial con fotografía. El problema es que, al hacerlo así, se elimina la certeza sobre quién firmó.
2. No tienes presunciones ni garantías legales
La firma autógrafa por sí sola no cuenta con presunción legal de atribución ni garantías de no repudio e integridad. Puede sumar elementos a su favor a través de mecanismos como la firma frente a testigos. El problema es que sigue careciendo de presunciones.
La principal forma para que un contrato firmado en físico goce de presunciones legales es contar con fe pública. Esto implica firmarlo frente a un notario o corredor público contratado para tal fin. El costo de la notarización y la logística de reunirse con el fedatario en una fecha y hora específicos no siempre es justificable.
Cuando no se cuenta con presunción de atribución y garantía de no repudio, es más probable que la contraparte niegue la firma.
Si el asunto llega a juicio, demostrar que la contraparte sí firmó es responsabilidad de quien acusa. Esto exige la contratación de peritos grafológicos, lo cual conlleva un retraso considerable en el litigio e implica desembolsar recursos.
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3. El papel puede extraviarse, dañarse, o ponerse en duda su integridad
Incluso con todas las precauciones que se tomen para almacenar y realizar copias de los contratos firmados, el medio físico en que se firman —el papel— siempre está propenso a extraviarse.
Asimismo, puede dañarse por el paso del tiempo, por un mal almacenamiento o por otras causas como incendios, infiltración de agua, polillas, etc.
Por otra parte, aunque nada de esto suceda, su integridad siempre puede ponerse en duda. ¿Cómo sabemos que no se cambió una hoja después de firmar? ¿O que no se alteró alguna palabra respecto al original firmado que tenga consecuencias importantes para las partes? Siempre es un riesgo latente.
Firma electrónica, la opción adecuada
¿Cómo evitar cualquiera de estas desventajas y los peligros que conllevan? La mejor alternativa es suscribir los contratos utilizando la firma electrónica avanzada en servicios que cumplan la NOM-151.
Al hacerlo así, todos tus documentos:
- Podrán firmarse asíncronamente.
- Contarán con presunciones legales que serán de gran ayuda en caso de presentarse en juicio.
- Siempre existirán en un medio digital en que podrán hacerse copias igualmente válidas que el original.
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