Desde fines de 2019, un concepto que ha causado revuelo en materia fiscal y contable en México es el de “Fecha Cierta”.
Para facilitar la comprensión de este concepto para contadores, abogados y cualquier persona, conocer su fundamento legal e implicaciones, y aprender cómo cubrir ante distintas autoridades el requisito de contar con ella, preparamos este artículo.
¿Qué es Fecha Cierta?
Primero lo primero, vamos a definir “Fecha Cierta”.
La Fecha Cierta es la fecha real, verificable y oponible ante terceros en que un acto jurídico ocurrió. Contar con Fecha Cierta en contratos privados es un requisito legal exigible en México por la autoridad fiscal y por la autoridad judicial.
Pero ¿de dónde viene este concepto? ¿Por qué es un requisito tenerla en contratos privados?
Por qué debes cumplir con la Fecha Cierta en tus contratos
La Fecha Cierta permite respaldar tus gastos deducibles
En diciembre de 2019 la SCJN emitió una tesis de jurisprudencia facultando al SAT para exigir la fecha cierta como requisito. El trasfondo de ello es combatir la simulación de operaciones con contratos prefechados.
Desafortunadamente, en México es común que las personas morales o físicas simulen actos de comercio —compraventa de productos o servicios— con fines de evasión fiscal. Estas operaciones suelen implicar una transferencia de fondos y su facturación correspondiente sin la prestación de un servicio o la venta de un producto.
Por ello, todo contrato relacionado a la factura de un gasto deducible debe contar con fecha cierta. En caso de una auditoría fiscal, tendrás que presentar tus contratos con fecha cierta, de lo contrario el SAT puede negarte las deducciones y sancionarte.
Con Fecha Cierta evitas la extinción de dominio de bienes arrendados
La Ley Nacional de Extinción de Dominio publicada en agosto de 2019 establece la fecha cierta como requisito para gozar de buena fe en procedimientos de extinción de dominio. De lo contrario, si eres arrendador y sucede un delito grave relacionado con tus bienes, no tendrás presunción de buena fe y tus bienes serán sometidos a extinción de dominio.
Cumplir con el requisito de Fecha Cierta es un proceso muy sencillo gracias a Mifiel, una plataforma de firma electrónica que cumple con los estándares legales y técnicos para otorgar fecha cierta a un documento.
¿Puedo dar Fecha Cierta a un documento con fecha anterior?
No, no es posible dar fecha cierta a un documento con fecha anterior. La fecha cierta se establece por los métodos reconocidos que explicaremos en los siguientes párrafos —como la firma ante fedatario o la constancia de conservación— en el momento en que se obtiene, y no puede ser retroactiva. Si un documento ya tiene una fecha anterior y se necesita acreditar la fecha cierta ante el SAT por una auditoría, lo máximo que se puede hacer es presentar evidencia de que el contrato existió y tuvo efectos antes de la auditoría, pero esto podría no ser suficiente para respaldar un gasto deducible con una fecha cierta anterior a la auditoría.
Una vez entendido esto, conozcamos a detalle las formas de obtener fecha cierta tanto en documentos físicos como electrónicos.
¿Cómo obtener Fecha Cierta en documentos físicos?
La sentencia de la Suprema Corte en diciembre de 2019 establece tres formas de obtener Fecha Cierta:
- La incorporación o inscripción del contrato en un Registro Público.
- La muerte de cualquiera de sus firmantes.
- La presentación del contrato ante fedatario público.
Estas alternativas para darle certeza jurídica a una fecha, exclusivas para documentos físicos, son problemáticas, costosas y en el caso de la segunda, desafortunada.
Pero hay una forma más sencilla y económica de obtener Fecha Cierta que solo aplica a documentos electrónicos y que ofrecemos en Mifiel.
¿Cómo obtener Fecha Cierta en documentos electrónicos?
Obtener Fecha Cierta en un documento electrónico se logra con una constancia de conservación emitida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado por la Secretaría de Economía de conformidad con la NOM-151.
Descarga el análisis jurídico sobre la Fecha Cierta que realizamos junto a Jonathan H. Stahl, abogado especializado en cumplimiento regulatorio.
Las constancias de conservación son estampillas digitales de tiempo equivalentes a presentar el documento en una ventanilla como el Registro Público, pero de manera digital, mucho más económica y manteniendo la confidencialidad del contenido del documento.
¿Por qué en mis contratos electrónicos no necesito cumplir los supuestos de la resolución de la Corte?
La resolución de la Corte es exhaustiva respecto de documentos físicos. Pero no hace referencia específica a documentos electrónicos o mensajes de datos.
Por su parte, el Código de Comercio es una regulación expresa. A través del segundo párrafo de su Artículo 49 y de la NOM-151 que deriva de este, establece la manera de lograr que la fecha de un documento electrónico adquiera certeza jurídica.
Dicho de otra forma, los documentos electrónicos ya tenían un ordenamiento legal indicando cómo obtener fecha cierta. Por otro lado, los documentos físicos no la tenían.
La resolución del 6 de diciembre de 2019 establece la forma en que un documento en papel puede obtener dicha fecha. Al mismo tiempo la hace un requisito exigible por la autoridad fiscal, sin importar que se trate de un contrato físico o digital.
¿Quién avala esta forma de obtener Fecha Cierta?
Abogados expertos en el tema así como la Prodecon se han pronunciado a favor de esta interpretación. Recientemente, el SAT nos emitió una confirmación de criterio al respecto. Por lo tanto, las constancias de conservación en documentos firmados electrónicamente son una forma jurídicamente válida de obtener Fecha Cierta.
“Las constancias de conservación de mensajes de datos […] garantizan ante cualquier tercero o autoridad, que los documentos electrónicos se han conservado íntegros y sin cambios desde su generación, impidiendo así la simulación de actos jurídicos”
Extracto de la confirmación de criterio sobre fecha cierta emitida por el SAT para Mifiel
¿Cómo obtener Fecha Cierta con Mifiel?
Mifiel proporciona una alternativa económica, sencilla y rápida para obtener Fecha Cierta en tus documentos que además garantiza la integridad de los mismos y permite atribuir las firmas. Esta alternativa es firmar tus contratos electrónicamente en nuestra plataforma.
Todo documento firmado en Mifiel incluye una constancia de conservación emitida por un PSC que cumple con la NOM-151. Por lo tanto, todo contrato firmado en Mifiel goza de fecha cierta.
Dependiendo de si tu contrato ya fue firmado anteriormente o no, te sugerimos estas tres opciones para lograrlo.
Opción A: Firmar un nuevo contrato en Mifiel
Si el contrato no ha sido firmado, lo mejor es que se firme electrónicamente desde el inicio. El documento obtendrá fecha cierta cuando haya firmado la última de las partes, pues será cuando se tramite la constancia de conservación. Los pasos son los siguientes.
1. Crea una cuenta en Mifiel
Para solicitar que otras personas firmen un documento en Mifiel, primero tendrás que crear una cuenta. Hacerlo es gratis y te otorgará 5 documentos sin costo. Tu cuenta te permitirá solicitar que tus contrapartes firmen con la e.firma y si no tienen una, podrás solicitar su firma electrónica simple con verificación de biometría facial (requiere la adquisición de créditos para verificación biométrica, contáctanos por chat).
2. Prepara el contrato, súbelo a Mifiel y obtén las firmas
Prepara el contrato a firmar como harías con cualquier otro que firmes en papel. En lugar de imprimirlo, súbelo a Mifiel en formato PDF. Ahí podrás agregar a los firmantes indicando su correo electrónico y, dependiendo de las funcionalidades que tengas contratadas, restringirlos por RFC, colocar una fecha de expiración, entre otras opciones.
Todos los participantes recibirán una notificación por correo electrónico para firmar. Una vez que todas las partes hayan suscrito el documento, recibirás una notificación avisándote.
3. Almacena el XML y PDF resultantes
Una vez que se tienen todas las firmas, Mifiel tramita una constancia de conservación NOM-151 ante un PSC acreditado para tal fin, cuidando la estructura de la información para garantizar su validez.
Esta constancia le otorgará fecha cierta a tu documento. La constancia se incluye dentro del XML resultante, y en la hoja de firmas se hace referencia a ella.
En la sección “Mis documentos” de tu cuenta en Mifiel y en el correo que se te envía cuando todos firmaron, tendrás disponibles ambos archivos. De cualquier manera, asegúrate de descargarlos y almacenarlos adecuadamente para tenerlos disponibles cuando se requieran.
4. Cuando la autoridad lo solicite, preséntalo
Cuando el SAT ejerza sus facultades de comprobación respecto de una de tus operaciones cuya materialidad esté en duda, te solicitará presentar el documento con fecha cierta para amparar la operación. Lo mismo sucederá si un bien arrendado del que eres propietario se somete a un procedimiento de extinción de dominio.
En ese momento, podrás mostrarles el XML y PDF resultantes de haber firmado el contrato correspondiente en Mifiel. Ya que la constancia de conservación contiene una estampilla de tiempo confiable, la fecha indicada en ella será tomada como fecha cierta y habrás cumplido con el requisito.
Opción B: Volver a firmar un documento existente en Mifiel
En caso de que el contrato físico ya haya sido firmado autógrafamente, es posible volver a firmar el contrato de manera digital para otorgarle fecha cierta mediante una constancia de conservación.
El proceso es el mismo que con un documento nuevo.
Ojo: la fecha cierta del contrato no será cuando se firmó originalmente, sino de cuando se obtuvo la constancia NOM-151.
Opción C: Protocolizar ante fedatario público
Algunos de nuestros usuarios prefieren contratar los servicios de un fedatario público —notario o corredor— para obtener fecha cierta en su documentación.
La buena noticia es que para ello no deben sacrificar las ventajas de firmar electrónicamente. Actualmente diversos corredores públicos ofrecen el servicio de protocolización de documentos digitales a distancia.
El proceso es el siguiente:
- Crea una cuenta en Mifiel.
- Contacta al corredor público de tu preferencia para conocer los costos de sus honorarios y del envío de actas por paquetería.
- Firmen el documento electrónicamente en la plataforma de Mifiel.
- Envía el documento al corredor público por correo electrónico.
- El corredor público generará un acta correspondiente cotejando la impresión del documento electrónico en formato PDF.
- Una vez hecho, el corredor enviará el acta por paquetería a cualquier lugar de la República Mexicana.
De esta forma obtendrás dos fechas ciertas distintas: la de la constancia de conservación al firmar electrónicamente, y la fecha en que el corredor protocolizó el contrato.
¿La firma electrónica otorga Fecha Cierta?
No, la firma electrónica —avanzada o simple— por sí sola no otorga fecha cierta a un documento.
En octubre de 2020, el SAT llevó a cabo la Quinta Reunión Bimestral 2020 con las Coordinaciones Nacionales de Síndicos del Contribuyente.
En el marco de esta reunión, la Federación Nacional de la Asociación Mexicana de Colegios de Contadores Públicos, A. C. (FNAMCP) solicitó “Que la autoridad fiscal emita su criterio respecto a si considera que los documentos firmados electrónicamente con la ‘Firma Electrónica Avanzada y/o e.firma’, emitidas por el SAT”.
La respuesta del SAT fue negativa.
¿Por qué la firma electrónica no otorga fecha cierta? Porque no cumple los supuestos de la resolución de la Corte ni incluye un mecanismo de estampa de tiempo confiable. La NOM-151 indica cuál es este mecanismo: la constancia de conservación de mensajes de datos que emite un Prestador de Servicios de Certificación.
Entonces, lo que otorga fecha cierta a un documento electrónico no son sus firmas electrónicas, es la constancia de conservación NOM-151.
Comienza a obtener Fecha Cierta en tus contratos con Mifiel
La Fecha Cierta es un requisito legal indispensable en dos ámbitos: el fiscal para asegurar la deducción de facturas, y el judicial para gozar de presunción de buena fe en caso de enfrentarse a la extinción de dominio de un bien arrendado.
Obtener Fecha Cierta en documentos físicos conlleva procesos complicados y costosos como firmar ante fedatario público. Pero cumplir este requisito en documentos electrónicos es un proceso sencillo, ágil, económico y con total certeza jurídica que solo requiere un par de clics con Mifiel.
