Imagen: Storyset (modificada).
Si en tu organización ya están acostumbrados a firmar sus contratos y otra documentación como pagarés en papel, es muy probable que haya cierta resistencia a implementar la firma electrónica como parte de una estrategia de digitalización.
Por ello es importante que conozcas cuáles son los beneficios que ofrece la firma electrónica a cualquier organización que la implemente.
A continuación descubrirás las principales ventajas de la firma electrónica tanto a nivel legal como operativo al implementarla mediante una plataforma robusta como Mifiel.
Beneficios legales de la firma electrónica en México
Tiene presunciones y garantías legales que te protegen en juicio
En México, la legislación reconoce la validez jurídica de la firma electrónica al suscribir contratos. Pero además le otorga diversas ventajas sobre la firma autógrafa. Estas ventajas se conocen como presunciones y garantías, y la firma electrónica tiene las siguientes:
- Presunción de atribución: se presume la autoría de cada firma como hecha por la persona que se indica en el documento firmado. Por ello todas las consecuencias jurídicas que emanan del documento son aplicables al firmante. En caso de que niegue la firma, tendría que demostrarlo. En documentos con firma autógrafa no existe esta presunción.
- Si la firma electrónica fue hecha con un certificado de firma electrónica avanzada, la firma tiene garantía de no repudio. Esto significa que en un juicio, el autor de la firma no puede negar que la firma es suya. Si intenta hacerlo, tendría que demostrarlo mediante un peritaje criptográfico, lo cual es prácticamente imposible.
- Sin importar los tipos de firmas electrónicas en el documento —e incluso que no tenga firmas electrónicas—, todo documento electrónico que integre una constancia de conservación emitida de conformidad con la NOM-151 goza de garantía de integridad. Esto asegura que el documento no fue alterado a partir de la emisión de la misma. De esta manera el documento tendrá mayor fortaleza en juicio. Además podrá acreditar fecha cierta, misma que el SAT puede exigir para sustentar gastos deducibles.
El juez está obligado a valorarla en juicio
Los documentos electrónicos cuentan con reglas de valoración claras, las cuales se establecen en el Artículo 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles.
Estas reglas de valoración también consideran si los documentos se acompañan de una constancia de conservación y si fueron firmados con firma electrónica avanzada. Estos elementos permiten garantizar integridad y fiabilidad, por lo que su valor probatorio será mayor.
Cuando los documentos digitales cumplen con estas características, deben forzosamente ser valorados como prueba por el juez. En cambio, el valor probatorio de los documentos físicos con firma manuscrita en papel está sujeto a la consideración del juez al no tener reglas de valoración que permitan atribuirles integridad y fiabilidad.
Para facilitar la valoración de pruebas electrónicas sin peritos criptográficos, en Mifiel tenemos una herramienta de verificación de documentos firmados: el Verificador de Mifiel. Esta herramienta funciona exclusivamente para documentos que fueron firmados en su totalidad en Mifiel.
Beneficios al mejorar la experiencia de firma
Conveniencia y ahorro de tiempo para firmantes frecuentes
La tecnología de la firma electrónica permite que las personas firmen sus documentos de manera remota. Soluciones como Mifiel permiten firmar desde cualquier navegador web. También cuentan con una aplicación móvil desde donde puedes visualizar tus documentos y firmarlos usando tu e.firma.
Mediante la aplicación móvil, mes con mes se firman miles de documentos. 90 % de estos documentos se terminan de firmar el mismo día en que se solicitan. Esta aplicación es la preferida de los representantes legales debido a que con solo utilizar Face ID o su lector de huella digital pueden firmar cualquier documento en lugar de ingresar la contraseña de su e.firma.
Mejora la usabilidad y reduce el abandono de los clientes al disminuir fricciones mediante procesos digitales rápidos y sencillos
Contrario a la percepción que se tiene, utilizar la firma electrónica para firmar documentos es muy sencillo. Para que lo veas de primera mano, preparamos este demo interactivo que muestra cómo firmar un documento en Mifiel:
En promedio, el 96 % de las firmas solicitadas en Mifiel se realizan exitosamente.
Los procesos legales dejan de ser impedimento para expandir tus servicios a lo largo del país
Llevar procesos en papel generalmente hace que las operaciones de una organización se limiten a las ciudades o zonas geográficas donde tienen oficinas.
Al digitalizar estos procesos y gracias al sustento legal de la firma digital, una empresa puede eliminar sus restricciones geográficas y hacer tratos en cualquier parte del país o del planeta.
Por ejemplo, 70 % de los firmantes de nuestros clientes son de una ciudad distinta a donde se ubica la empresa.
Beneficios operativos y ahorro de costos con la firma electrónica
El almacenamiento de tus documentos se vuelve más seguro y económico
Un documento nunca se verá afectado por la humedad, el polvo, los insectos o cualquier otro fenómeno. Este puede copiarse indiscriminadamente para hacer los respaldos necesarios en diferentes servidores o nubes, lo cual facilita encontrarlo cuando se requiere consultarlo para referencia o para presentarlo en juicio.
Además, cuando se acompaña de una constancia de conservación —un sello digital emitido por un ente autorizado por el gobierno—, puedes estar seguro de que se mantendrá íntegro en el tiempo.
Ahorras en el uso de paqueterías, impresión y transporte
Una solución de firma electrónica implementada adecuadamente hará innecesario reunirse físicamente para suscribir el documento. Cada quien podrá hacerlo desde donde se encuentre en el momento que desee.
Esto se traduce en ahorros de todo tipo. Los más notorios son en transporte, en paquetería y en lo más importante: tu tiempo y el de tus contrapartes.
Por ejemplo, para paquetería, enviar un documento a otra ciudad cuesta un promedio de $260 MXN, es decir, $520 para enviar y regresar el documento a cada firmante.
En cuanto a impresiones en papel, nuestros clientes evitan imprimir y almacenar en promedio nueve páginas por documento.
Beneficios de la firma electrónica usando Mifiel
Automatización de gestión de documentos mediante API
Cuando usas Mifiel, no requieres subir tus documentos uno a uno. En lugar de ello puedes usar la funcionalidad de API para automatizar su creación. De esta manera, tu sistema genera los documentos de manera automática y Mifiel se encarga de gestionar el resto.
Firma tus documentos legales garantizando que ningún tercero sin autorización verá su contenido
En Mifiel contamos con un proceso de firma privado de documentos encriptados. Este es adecuado cuando por políticas internas o por requerimientos legales debes mantener la privacidad en los documentos.
De esta manera, únicamente los firmantes tendrán acceso al contenido del documento. Ni Mifiel ni las autoridades con una orden judicial podrán leer el documento.
Endoso de pagarés electrónicos de manera legalmente viable y ampliamente aceptada por la industria financiera
Los pagarés pueden firmarse electrónicamente. Sin embargo, cuando requieren endosarse, deben cumplir dos requisitos de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito (LGTOC): ser únicos y que su cadena de endosos sea verificable e ininterrumpida.
Todos los pagarés que se endosan en Mifiel cumplen la LGTOC mediante una solución de blockchain. Además, fondeadores como Goldman Sachs, CIM, Fimubac y JP Morgan, así como los principales fiduciarios incluyendo a CI Banco, Actinver, Invex y BIM utilizan esta solución de Mifiel en sus operaciones de fondeo con pagarés electrónicos.
Contarás con evidencias de la autoría de la firma electrónica simple que podrás presentar en juicio
Al firmar documentos en papel, la única forma de asegurarte de la identidad de los firmantes es reunirte con ellos, ver sus identificaciones oficiales y constatar que firmen el documento.
Con la firma electrónica avanzada no hay necesidad de verificar la identidad de los firmantes, ya que estas firmas se sustentan en certificados digitales que para obtenerlos requieren un riguroso proceso de verificación de identidad.
En cambio, con la firma electrónica simple no es obligatorio pero sí es deseable. En el caso de Mifiel, cada firmante que use firma simple debe tomarse al momento una fotografía de su cara y de su identificación, de manera remota y asíncrona.
Esta evidencia puedes presentarla en juicio si se pone en duda la autoría de la firma.
Comienza a aprovechar los beneficios de la firma electrónica en tu organización
La firma electrónica representa diversos beneficios gracias al marco legal que la rige y a su fundamento técnico, siendo el más importante su solidez jurídica en juicios.
Soluciones como Mifiel pueden ayudarte a migrar de procesos de firma en papel hacia procesos de firma electrónica a distancia. De esta manera tendrás mayor certeza jurídica en tus documentos legales, tu organización será más competitiva y podrá llevar mejor control de su proceso de negocio.
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