En tu organización saben que adoptar el uso de la e.firma en sus procesos es una buena decisión de negocio. Les permitirá llegar a nuevos mercados. Su uso agilizará procesos. Técnicamente es posible así que ya está, ¿no?
Pero como encargado del departamento jurídico o asesor legal de tu compañía necesitas dar el visto bueno. Y probablemente aún tienes muchas dudas que van más allá de la teoría: ¿un juez aceptaría documentos electrónicos?, ¿qué precedentes legales hay?, ¿cómo se preparan los documentos para un juicio?, entre otras.
En este artículo te compartimos una guía de cómo presentar documentos firmados electrónicamente en juicios. Nos basamos en las recomendaciones de tres litigantes expertos que han presentado en juzgados mexicanos diversos contratos, pagarés y otros documentos firmados digitalmente:
- Alfredo A. Reyes Krafft, abogado experto en temas de la firma electrónica en México y consultor de Mifiel.
- Christian F. Zinser Cieslik, abogado litigante en materia civil, mercantil y familiar con veintiún años de experiencia.
- Annuar Flores Silva, abogado litigante en materia civil y mercantil, además de juicio contencioso administrativo y de amparo.
¿Prefieres el formato de video? Ve ahora mismo el webinar ¿Cómo se presenta una firma electrónica avanzada en un juicio? impartido por el Dr. Alfredo Reyes Krafft.
Antes del juicio: qué considerar al firmar documentos electrónicos que en el futuro puedan presentarse en juicio
Existen algunos puntos importantes respecto la elección de un proveedor de servicios confiable. También en la redacción, firma y presentación en juicios de documentos firmados electrónicamente. Estas son las principales mejores prácticas de acuerdo con los expertos entrevistados.
1. Elige un proveedor confiable y robusto del servicio de firma digital de contratos
Es muy importante cuidar quién es el proveedor del servicio. En palabras de Alfredo, “existen distintos proveedores del servicio de firma electrónica, algunos muy serios, otros no tanto”. Lo mínimo indispensable que debe cumplir el proveedor son los requisitos establecidos en las cuatro fracciones del Artículo 97 del Código de Comercio.
La fracción I requiere que el proveedor utilice certificados emitidos por el SAT o por un PSC debidamente acreditado por la Secretaría de Economía. También es necesario que al momento de firmar, la plataforma realice una validación previa. Esta se hace revisando los certificados directamente en la registradora del propio SAT o del PSC que los emitió. Al hacerlo puede constatarse su validez y vigencia.
Para cumplir con la fracción II, la plataforma debe asegurar que la información sensible nunca se envíe al servidor del proveedor ni a las contrapartes. A nadie. ¿Cuál es la información sensible en un proceso de firma digital? La llave privada (archivo .key) y su contraseña. En otras palabras, la firma debe realizarse dentro del dispositivo del usuario.
Con la finalidad de satisfacer los requisitos de las fracciones III y IV, Annuar enfatiza que “es de suma importancia que los documentos electrónicos presentados en juicio cuenten con una constancia de conservación NOM 151 emitida por un PSC para así contar con la presunción de integridad”.
¿Cómo puedo saber si un servicio de firma digital cumple el Artículo 97 del Código de Comercio?
Es difícil, si no es que imposible, analizar si un servicio cumple con estos requisitos fundamentales con solo entrar a las distintas plataformas. Por ello al evaluar servicios de firma electrónica, es crucial validar el expertise del proveedor en dichos temas. Un proveedor confiable debe ser capaz de explicar exactamente cómo su producto cumple con la normatividad desde la perspectiva legal así como la técnica.
En este sentido, Mifiel no solo cumple los requisitos fundamentales que establece el Código de Comercio. También ofrece una plataforma fácil e intuitiva de usar. Esta es una consideración importante por la complejidad con que los usuarios perciben el uso de la e.firma.
En palabras de Alfredo, “Mifiel ofrece todo armado en un paquete con el que tengo la tranquilidad de que está bien hecho. Es el valor agregado que nos da respecto de algunas otras soluciones en el mercado”.
2. Cuida la redacción de los contratos y otros documentos a firmar electrónicamente
Al redactar un contrato que será firmado electrónicamente, deben cuidarse los términos del mismo. Por ejemplo, el Código Civil Federal reconoce el consentimiento a través de medios electrónicos como expreso. “Si el consentimiento es tácito yo tendría que probarlo. En cambio, si tengo referido [el contrato] al Código Civil Federal, es expreso y no requiero probarlo”, señala Alfredo.
3. Menciona las presunciones legales de la firma electrónica en tu escrito de demanda
El siguiente paso se da al momento de preparar la documentación antes del juicio.
Alfredo nos advierte que “el diablo está en los detalles” haciendo referencia a la importancia de fundamentar apropiadamente el escrito de ofrecimiento de pruebas. Siempre debes mencionar la presunción de atribución que tienen los documentos electrónicos firmados con firma electrónica avanzada. Los más relevantes son la presunción de atribución en el Artículo 90 del Código de Comercio, así como el reconocimiento de la validez y fuerza probatoria de los documentos electrónicos que señalan los artículos 89 bis y 1061 bis del mismo código.
Durante el juicio: presentación de documentos digitales como pruebas
Ya tienes lista tu documentación. Entonces, ¿cómo debes prepararla para un juicio? ¿Cómo la presentas ante el juez? ¿Qué alternativas hay si rechaza valorar las pruebas?
1. Prepara dos memorias USB con la documentación
Annuar indica que deben prepararse dos memorias USB en sobres cerrados separados, uno para la parte demandada y otro para el juez. En estas, además de los documentos electrónicos, es recomendable incluir los certificados de las partes que firmaron.
2. Presenta los contratos ante el juez
Alfredo afirma que “no hay grandes diferencias” respecto a la presentación de documentos en papel. Además, aunque estrictamente no es requerido, Annuar recomienda “anexar [en sobres] una copia impresa del documento base de la acción para facilitar al juez su evaluación” junto con las pruebas digitales en una memoria USB.
Otro punto relevante a considerar es la obligación de proporcionarle al juez una computadora. “Por disposiciones de ley es necesario proveer de los medios tecnológicos para que el juez evalúe la prueba. En el caso de documentos electrónicos esto implica facilitar al juez una computadora” enfatiza Annuar.
Qué hacer si el juez rechaza valorar documentación electrónica
Aunque la probabilidad es baja, es posible que un juez rechace recibir documentos electrónicos. Esto especialmente en juzgados de localidades pequeñas o con menos experiencia con su uso.
Alfredo nos comenta que en un juicio hace unos diez años le tocó un juez que no estaba familiarizado con documentación electrónica. No quería aceptarla como prueba. Por ello, promovió un amparo que resultó favorable. Desde entonces a Alfredo no le ha tocado enfrentar esta situación. “En aquel tiempo estábamos abriendo brecha”, bromea.
Annuar tuvo un incidente similar recientemente con un juez de la Ciudad de México. Pero no se dio por falta de familiaridad del juzgador con documentación electrónica, sino por el tipo de documento: un pagaré electrónico. El juez no lo aceptó, por lo que se presentó un amparo. Annuar asegura que será resuelto en su favor. También recalca que ya ha litigado varios adeudos usando pagarés electrónicos en juzgados de la CDMX sin ningún problema.
La seguridad que sienten tanto Alfredo como Annuar al enfrentar juicios basados en documentos electrónicos no solo emana de las experiencias que han tenido. Ambos manifiestan que un componente muy importante de esta seguridad se debe al robusto marco jurídico mexicano. Este dispone reglas claras de valoración y obliga a los jueces a considerar la documentación electrónica como prueba en juicio. Lo anterior no sucede con los documentos en papel firmados autógrafamente.
En contraste —y para bien—, a Christian ningún juez le ha rechazado la documentación electrónica. Incluso afirma que es lo que menos le preocupa. “El juez no tiene mucho que decir en ningún sentido, la ley es muy clara”, asegura Zinser. Alfredo agrega que “el juez no tiene forma de decirte que no acepta”.
En conclusión
El manejo de documentación electrónica durante un juicio no difiere mucho de la presentación de documentos en papel. Los documentos electrónicos tienen reglas de valoración para los jueces establecidas en la legislación mexicana. Gracias a ello, se elimina la incertidumbre sobre su aceptación.
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