Al firmar contratos y otros documentos existen situaciones en que firmar no basta y requieren ser protocolizados o notariados. Es decir, una persona debidamente acreditada para ello —normalmente notarios o corredores públicos— debe dar fe de los actos en cuestión y formalizarlos.
Las razones para hacerlo pueden ser distintas, las más comunes son dos: tener presunciones legales o cumplir con la legislación en la materia cuando esta indica que los documentos deben protocolizarse.
Pero si se opta por un esquema de firma digital, ¿cuál es el proceso para darle fe a los actos? ¿Debería acudirse con un notario o con un corredor? ¿Sigue siendo necesaria la formalización ante ellos? ¿Cualquier documento electrónico puede notariarse? Veamos. Primero, aclaremos la diferencia entre el notario y el corredor.
Notario público y corredor público, ¿cuál es la diferencia?
Ambas personas son Licenciadas en Derecho que tras cubrir ciertos requisitos se encuentran facultadas para, entre otros asuntos, formalizar actos jurídicos y dar fe de determinados hechos y cuando se les solicite.
Aunque el término correcto para referirse indistintamente a ambos es el de “fedatarios”, es común que a los dos se les llame “notarios”, y al acto de formalizar o protocolizar, “notariar”.
Sin embargo, existen importantes diferencias entre una y otra persona. La principal es el tipo de asuntos de su competencia junto con la región geográfica en que pueden actuar. Por una parte, el notario puede revisar asuntos del ámbito civil o del mercantil, pero únicamente en la plaza en que está facultado.
Por otra parte, el corredor únicamente tiene competencia en el ámbito mercantil —siempre que no se involucren operaciones con inmuebles—, pudiendo constituir empresas y al estar facultado a nivel federal, puede actuar en cualquier parte de la República.
Tipo de documentos que pueden notariarse electrónicamente
Aunque con Mifiel puede firmarse cualquier contrato electrónicamente con la misma validez que una firma autógrafa, actualmente los documentos de carácter civil y los de cualquier ámbito que involucren inmuebles —los que competen a una notaría pública— que se firmen electrónicamente, no pueden someterse a protocolo. Esto se debe a que las leyes estatales de notariado exigen al notario presenciar el acto de firma de los involucrados y hasta ahora no hay alguno que la interprete como una presencia digital; por ejemplo una videollamada por Skype.
Entonces legal y técnicamente sí podrían firmarse electrónicamente, pero al requerir hacerlo en presencia del notario, sería impráctico hacerlo así.
En cambio, los documentos del ámbito mercantil firmados electrónicamente en plataformas como Mifiel —en tanto no involucren inmuebles—, es decir, los que competen a la correduría pública, sí pueden protocolizarse y recibir fe pública a distancia. Esto es gracias a que la Ley Federal de Correduría Pública (LFCP) no hace referencia a la presencia de los involucrados sino al juicio del corredor. De esta manera, se presta a poder utilizar herramientas tecnológicas como las videoconferencias para juzgar si las partes se encuentran en condiciones físicas y mentales adecuadas para firmar.
Por ello, actualmente algunos corredores públicos de distintas partes del país aceptan documentos firmados electrónicamente en Mifiel para protocolizarlos, al final de este artículo encontrarás una breve lista de estos corredores para que puedas contactarlos en caso de requerir sus servicios. Ya que pueden actuar a nivel federal, no hay inconvenientes en que no sean de tu entidad federativa.
Si tienes un corredor público de confianza con quien ya has trabajado para formalizar documentos en tu organización y te gustaría que hablemos con ella o él sobre el fundamento legal de la firma electrónica y su uso en Mifiel, no dudes en contactarnos.
Pero ¿qué documentos firmados electrónicamente requieren notariarse?
Una de las principales razones por las que los documentos con firma manuscrita suelen llevarse a obtener fe pública es contar con presunciones legales, de tal forma que las contrapartes no puedan negar a futuro haber firmado el contrato o documento en cuestión y su contenido.
Pero al firmar electrónicamente en Mifiel, las firmas ya cuentan con presunción de atribución y los documentos con garantía de integridad. Además, si los firmantes usaron su e.firma para suscribir el documento en Mifiel, las firmas adquieren garantía de no repudio por lo que no pueden negarse en caso de juicio. Así, deja de ser necesario formalizar documentos con firma electrónica.
Ahora bien, existen ciertos documentos y actos que de acuerdo con la legislación que los rige deben contar con fe pública y someterse a protocolo —con independencia de las presunciones y garantías legales—, entonces los fedatarios continúan siendo necesarios e importantes en distintos entornos.
Cómo es el proceso de notarización de un documento con firma electrónica
El proceso para protocolizar documentos que cuentan con firmas digitales en nuestra plataforma es el siguiente (puede cambiar dependiendo de cada corredor):
- El corredor sube un documento PDF a Mifiel, agregando firmantes y espectadores.
- Para poder dar juicio de la capacidad legal de quienes suscriben el contrato o documento en cuestión y cumplir lo referente a validación de identidad del Artículo 15 Fracción 4 y el Artículo 19 Fracción 6 de la LFCP, el corredor puede realizar una videollamada con los firmantes o implementar el mecanismo que considere conveniente.
- Durante la videollamada, cada uno de los involucrados firma de manera segura e irrepudiable con su FIEL.
- Una vez firmado, se obtendrá un archivo PDF con hoja de firmas (representación visual sin validez legal) y un XML (contenedor de información con validez legal).
- Si lo requiere, el corredor podrá validar las firmas con el enlace en la hoja de firmas —o mediante una solución auditable— para asegurar atribución e integridad, y completar el cumplimiento de los artículos previamente mencionados.
- Finalmente, el corredor público emite el acta o póliza original, la asienta en libros y envía a los involucrados copias por paquetería.
De esta manera, tú y tus contrapartes podrán agilizar sus tratos —algo de gran ayuda cuando se encuentran en diferentes partes del país—, además evitarán trasladarse a las oficinas de la correduría y gozarán de todas las ventajas de firmar electrónicamente con la e.firma.
En conclusión
Cuando la ley mexicana requiere que un documento de carácter mercantil y que no involucre inmuebles se protocolice, puede firmarse electrónicamente siempre que esto se haga en coordinación con un corredor público usando firma electrónica avanzada o simple en plataformas como Mifiel.
El corredor público —y no el notario— es quien puede formalizar y dar fe a estos documentos electrónicos. Para ello, puede validar las firmas y dar juicio de la capacidad de los involucrados mediante mecanismos como la videollamada, para finalmente emitir el acta de protocolización y enviar las copias de las actas requeridas por paquetería. Con ello, agiliza el trato y evita el traslado de firmantes en diferentes partes del país a su oficina.
¿Deberías cambiar tu operación para que todos tus documentos que requieran fe pública se firmen electrónicamente? ¿Quieres convencer a tu corredor público de confianza de aceptar documentos firmados electrónicamente? Estas son preguntas que pueden surgirte y cuya respuesta dependerá de tus necesidades específicas y las de tu organización.
Corredores públicos que ofrecen el servicio de protocolización en línea de documentos firmados electrónicamente en Mifiel
Los siguientes son los corredores públicos de los que en Mifiel tenemos conocimiento que aceptan documentos firmados electrónicamente para formalizarlos y darles fe.
- Carlos Alfredo Ongay Flores Corredor Público No. 72 de la Ciudad de México.
- Edgar Daniel Castillo Ortega, Corredor Público No. 78 de Jalisco.
- Eduardo de Alba Góngora, Corredor Público No. 38 de Jalisco.
- Javier Enrique González Alcántara Lutteroth, Corredor Público No. 17 de Nuevo León.
- José Armando Julián Salcedo Arranz, Corredor Público No. 29 de la Ciudad de México.
- Juan Carlos Caropresi, Corredor Público No. 7 de Baja California.
- Manuel Ernesto Núñez Cervantes, Corredor Público No. 14 de Quintana Roo.
- Teresa de Jesús Muñoz Uscanga, Corredora Pública No. 17 de Veracruz.
- Víctor Manuel Zamudio Grave, Corredor Público No. 9 de Veracruz.
