Tutorial: Tres formas de obtener fecha cierta con Mifiel

Cumple el requisito de fecha cierta del SAT firmando tus documentos en Mifiel, sin necesidad de notarios ni del buzón tributario.

El pasado 6 de diciembre de 2019 se publicó una resolución relacionada a temas fiscales en el Semanario Judicial de la Federación que ha generado gran interés por el concepto de fecha cierta.

Obtener una constancia de conservación es una manera eficaz para lograr tener la fecha cierta. En Mifiel trabajamos con un PSC que emite estas constancias.

Las constancias de conservación son estampillas digitales de tiempo emitidas y firmadas electrónicamente por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado por la Secretaría de Economía para tal fin. Estas amparan la existencia de un mensaje de datos (un documento digital) en un día y hora determinados. Las constancias de conservación se deben emitir siguiendo lo dispuesto en la Norma Oficial Mexicana NOM-151.

Pero ¿de qué formas puede obtenerse fecha cierta al usar Mifiel? Existen tres opciones, veamos cada una.

Opción 1: Firmar un nuevo contrato en Mifiel

Si el contrato no ha sido firmado, lo mejor es que se firme electrónicamente desde el inicio. El documento obtendrá fecha cierta cuando haya firmado la última de las partes, pues será cuando se tramite la constancia de conservación. Los pasos son los siguientes.

1. Asegúrate que tú y tus contrapartes tengan FIEL

Para firmar en Mifiel, todas las personas —físicas o morales— que suscriben el contrato deben contar con una e.firma del SAT. Como contribuyente preocupado por el tema de fecha cierta, ya debes contar con tu FIEL. Si no la tienes, tramitarla es muy sencillo en las oficinas del SAT.

Puedes conocer si tus contrapartes tienen una e.firma válida y vigente en el sitio del SAT con su RFC. Si tu contraparte es una empresa, es seguro que su representante legal cuente con ella.

2. Prepara el contrato, súbelo a Mifiel y obtén las firmas

Prepara el contrato a firmar como harías con cualquier otro que firmes en papel. En lugar de imprimirlo, súbelo a Mifiel en formato PDF. Ahí podrás agregar a los firmantes indicando su correo electrónico y, dependiendo del plan que tengas contratado, restringirlos por RFC, colocar una fecha de expiración, entre otras funcionalidades.

Todos recibirán una notificación por correo electrónico para firmar. Una vez que todas las partes hayan suscrito el documento, recibirás una notificación avisándote.

3. Almacena el XML y PDF resultantes

Una vez que se tienen todas las firmas, Mifiel tramita una constancia de conservación NOM-151 ante un PSC acreditado para tal fin, cuidando la estructura de la información para garantizar su validez.

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Esta constancia le otorgará fecha cierta a tu documento. La constancia se incluye dentro del XML resultante, y en la hoja de firmas se hace referencia a ella.

En la sección “Mis documentos” de tu cuenta en Mifiel y en el correo que se te envía cuando todos firmaron, tendrás disponibles ambos archivos. De cualquier manera, asegúrate de descargarlos y almacenarlos adecuadamente para tenerlos disponibles cuando se requieran.

4. Cuando el SAT lo solicite, preséntalo

Cuando el SAT ejerza sus facultades de comprobación respecto de una de tus operaciones cuya materialidad esté en duda, te solicitará presentar el documento con fecha cierta para amparar la operación.

En ese momento, podrás mostrarles el XML y PDF resultantes de haber firmado el contrato correspondiente en Mifiel. Ya que la constancia de conservación contiene una estampilla de tiempo, la fecha indicada en ella será tomada como fecha cierta y habrás cumplido con el requisito.

Opción 2: Volver a firmar un documento existente en Mifiel

En caso de que el contrato físico ya haya sido firmado autógrafamente, es posible volver a firmar el contrato de manera digital para otorgarle fecha cierta mediante una constancia de conservación.

El proceso es el mismo que con un documento nuevo.

Ojo: la fecha cierta del contrato no será cuando se firmó originalmente, sino de cuando se obtuvo la constancia NOM-151.

Opción 3: Protocolizar ante fedatario público

Algunos de nuestros usuarios prefieren contratar los servicios de un fedatario público —notario o corredor— para obtener fecha cierta en su documentación.

La buena noticia es que para ello no deben sacrificar las ventajas de firmar electrónicamente. Actualmente diversos corredores públicos ofrecen el servicio de protocolización de documentos digitales a distancia.

El proceso es el siguiente:

  1. Asegúrate que todos los firmantes cuenten con una e.firma o FIEL.
  2. Contacta al corredor público de tu preferencia para conocer los costos de sus honorarios y del envío de actas por paquetería.
  3. Firmen el documento electrónicamente en la plataforma de Mifiel.
  4. Envía el documento al corredor público por medio de correo electrónico.
  5. El corredor público generará un acta correspondiente cotejando la impresión del documento electrónico en formato PDF.
  6. Una vez hecho, el corredor enviará el acta por paquetería a cualquier lugar de la República Mexicana.

De esta forma obtendrás dos fechas ciertas distintas: la de la constancia de conservación al firmar electrónicamente, y la fecha en que el corredor protocolizó el contrato.

Conclusión

Lograr fecha cierta para un documento es tan sencillo como firmarlo en Mifiel, ya que al hacerlo obtendrá una constancia de conservación NOM151, con lo que se cumplirá el requisito del SAT.

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2 comentarios
  1. Sería genial obtener una opinión al respecto por parte del SAT ya que da pendiente que pudieran decir que no es suficiente o alguna interpretación de las que se les ocurren.

    1. Así es Andrés. Mientras el SAT no emita una opinión, una de las opciones es que cada empresa interesada solicite una confirmación de criterio. Sin embargo, también debe considerarse que es poco probable que el SAT cuestione la fecha cierta generada a partir de una constancia de conservación, ya que la infraestructura de las facturas electrónicas funciona con los mismos principios. Sería un autogol.

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