Pero ¿qué es la NOM-151? ¿Es necesario cumplirla para que los contratos electrónicos y sus firmas tengan validez? ¿Se requiere contratar a un PSC para ello? A lo largo de este artículo responderemos estas dudas y al finalizar tendrás clara la importancia de esta Norma Oficial Mexicana.

¿Qué es la NOM-151?

La NOM-151 es una regulación técnica que indica cómo conservar íntegros los documentos electrónicos relacionados con actos comerciales, es decir, guardar y mantener seguros, completos y sin alteraciones estos documentos a lo largo del tiempo.

¿Por qué es importante cumplir la NOM-151 en contratos electrónicos?

Como una regulación que surge del artículo 49 del Código de Comercio, cumplir con la NOM-151-SCFI-2016 es indispensable para las empresas que suscriben acuerdos de manera electrónica en México por tres razones:

1. Permite acreditar fecha cierta

Para efectos fiscales, cumplir la NOM-151 permite acreditar fecha cierta en caso de una auditoría del SAT. Además, la fecha cierta es un requisito judicial de la Ley Nacional de Extinción de Dominio para presumir buena fe en contratos de arrendamiento de bienes.

2. Otorga mayor fortaleza probatoria a evidencias electrónicas

Según el artículo 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles, la integridad es uno de los criterios de valoración que debe seguir el juez para admitir pruebas electrónicas, y al cumplir la NOM-151 se garantiza la integridad.

3. Es una obligación en actos de comercio

El Artículo 49 del Código de Comercio indica la obligación de conservar por 10 años todo documento mercantil, y la NOM-151 establece la forma de lograrlo cuando estos documentos son electrónicos.

¿Cómo se logra la conservación íntegra de documentos electrónicos?

De acuerdo con la NOM-151, la conservación íntegra de documentos electrónicos se logra mediante sellos digitales llamados constancias de conservación. Estos sellos indican la existencia de un documento digital en un momento determinado del tiempo y garantizan que se mantenga inalterable a partir de ese momento.

Los emisores de estos sellos son los Prestadores de Servicios de Certificación (PSCs), entes acreditados por el gobierno para tal fin.

¿Es necesario contratar a un PSC para cumplir la NOM-151 en contratos digitales?

Aunque los PSCs son los emisores de las constancias de conservación, no es necesario contratar a un PSC directamente para cumplir la NOM-151 en todos tus acuerdos electrónicos.

Piensa en ello como un servicio automotriz. Cuando requieres diferentes reparaciones para tu automóvil, puedes acudir a diversos talleres especializados para que las realicen: centros llanteros para cambiar tus llantas, un taller de estética automotriz para proteger la pintura, entre otros.

Pero la solución más cómoda y rápida es acudir a un taller mecánico integral que se encargue de todo el proceso—incluso de llevar y traer tu auto de vuelta a tu domicilio.

Lo mismo sucede con el cumplimiento de la NOM-151. Puedes ir con los PSCs y comprarles la constancia de conservación para que ellos la emitan e incorporen en tu documento electrónico, y encargarte de manera independiente de recolectar las firmas del contrato con la solución de firma electrónica que tú prefieras.

Pero con Mifiel el proceso se simplifica, ya que es una solución integral que te permite gestionar tu firma electrónica de documentos mediante las funcionalidades que tu organización requiere e incluye constancias de conservación de un PSC en cada documento firmado.

Relación entre las constancias de conservación y la firma electrónica

Suele pensarse que las constancias de conservación son un elemento para dar validez a una firma electrónica, incluso el único o principal. Pero esto no es así. ¿Por qué?

Primero debemos entender el funcionamiento de las constancias de conservación. Estas constancias garantizan la integridad de los documentos digitales que las incorporan sin importar que dichos documentos tengan o no firmas electrónicas, y en caso de tener firmas electrónicas, sin importar que estas firmas cumplan o no con los requisitos legales para ser válidas en México.

Segundo, sobre los requisitos legales de la firma electrónica. Una firma electrónica en cualquier documento debe cumplir ciertos requisitos que establece el Código de Comercio para tener validez legal: el artículo 89 señala los requisitos de una firma electrónica simple, y el artículo 97 los requisitos adicionales de una firma electrónica avanzada. El cumplimiento de la NOM-151 mediante constancias de conservación no es uno de estos requisitos.

Entonces, cuando en un documento hay una firma electrónica mal ejecutada, esta no será válida sin importar que el documento incorpore una constancia de conservación.

De la misma manera, un documento con firmas electrónicas ejecutadas correctamente no podrá garantizar su integridad en el tiempo si no incorpora una constancia de conservación, aunque sus firmas serán legalmente válidas.

En resumen, una constancia de conservación nunca define la validez legal de las firmas electrónicas de un documento, pero contar con ella permite garantizar la integridad del documento firmado.

Mifiel, la solución para cumplir con la NOM-151 y otorgar fecha cierta a tus contratos

La NOM-151 establece cuál es la forma de mantener sin alteraciones los documentos electrónicos involucrados en actos mercantiles, independientemente de que contengan o no firmas electrónicas.

El vehículo para cumplir con esta NOM son las constancias de conservación de mensajes de datos. Cuando una constancia de conservación se incorpora en un contrato electrónico u otro documento legal privado, este documento podrá acreditar el requisito fiscal de fecha cierta y gozará de mayor fuerza probatoria en caso de presentarse como evidencia en juicio.

Si requieres firmar contratos o acuerdos comerciales, gestionarlos y otorgarles fecha cierta mediante el cumplimiento de la NOM-151, Mifiel es la solución adecuada para ti

Contáctanos mediante el chat si estás interesado en implementar las constancias de conservación y cumplir la NOM-151 en tus procesos contractuales.

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El 6 de diciembre de 2019, se publicó en el Semanario Judicial de la Federación la tesis “2a./J. 161/2019 (10a.)”. Esta habla sobre la obligación del contribuyente de contar con fecha cierta en sus documentos privados como contratos. Su finalidad es sustentar operaciones ante la autoridad fiscal.

Pero ¿qué dice esta tesis de jurisprudencia y cómo surge?

Antecedentes jurídicos de la fecha cierta

La fecha cierta no se menciona en el Código Fiscal de la Federación. Sin embargo, se contempla en la legislación de materia civil.

Desde la promulgación en 1928 del Código Civil Federal, su artículo 2034 —que se ha mantenido sin cambios— habla de la fecha cierta.

Este se refiere a la cesión de créditos, pero es aplicable a cualquier documento privado mediante una interpretación analógica de la Ley.

“La cesión de créditos que no sean a la orden o al portador, no produce efectos contra tercero, sino desde que su fecha deba tenerse por cierta, conforme a las reglas siguientes:

[…]

III. Si se trata de un documento privado, desde el día en que se incorpore o inscriba en un Registro Público; desde la muerte de cualquiera de los que lo firmaren, o desde la fecha en que se entregue a un funcionario público por razón de su oficio.”

— Código Civil Federal, Artículo 2034

Durante los últimos años, distintos Tribunales Colegiados en Materia Administrativa de diferentes Circuitos en México han resuelto amparos y emitido tesis de jurisprudencia sobre la obligatoriedad de la fecha cierta en documentos privados al presentarlos ante la autoridad fiscal.

Algunos han tenido resultados a favor de su obligatoriedad, otros en contra.

El problema es que las resoluciones de dichos tribunales solamente aplican a su propio circuito. Ante estas contradicciones, el caso escaló a la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN) en México.

La resolución de la Corte sobre la fecha cierta en documentos privados

En diciembre de 2019, la Segunda Sala de la SCJN emitió la Ejecutoria de Contradicción de Tesis 203/2019. Esta resolvió que:

“La connotación jurídica de la “fecha cierta” deriva del derecho civil, con la finalidad de otorgar eficacia probatoria a los documentos privados y evitar actos fraudulentos o dolosos en perjuicio de terceras personas. Así, la “fecha cierta” es un requisito exigible respecto de los documentos privados que se presentan a la autoridad fiscal como consecuencia del ejercicio de sus facultades de comprobación, que los contribuyentes tienen el deber de conservar para demostrar la adquisición de un bien o la realización de un contrato u operación que incida en sus actividades fiscales. Lo anterior, en el entendido de que esos documentos adquieren fecha cierta cuando se inscriban en el Registro Público de la Propiedad, a partir de la fecha en que se presenten ante un fedatario público o a partir de la muerte de cualquiera de los firmantes; sin que obste que la legislación fiscal no lo exija expresamente, pues tal condición emana del valor probatorio que de dichos documentos se pretende lograr.”

Finalmente, quedó plasmada en la Tesis de Jurisprudencia “2a./J. 161/2019 (10a.)”, la cual fue publicada el 6 de diciembre de 2019 y entró en vigor el 9 de diciembre del mismo año.

Puntos clave que se desprenden de la tesis de jurisprudencia sobre fecha cierta para documentos privados

• La fecha cierta es obligatoria para los contratos privados de los contribuyentes, a pesar de que el Código Fiscal de la Federación no la exige expresamente.
• De no acreditarla cuando el SAT lo solicite, dicha autoridad puede negar la deducción de las facturas relacionadas y sancionar al contribuyente.
• Las formas de obtenerla en contratos y otros documentos privados que fueron firmados en formato físico (en papel) y poder acreditarla ante la autoridad fiscal son:
  • Inscribir el contrato en el Registro Público de la Propiedad.
  • Presentar el contrato ante notario público o corredor público. Es la única que cambió respecto al Código Civil, que no hacía referencia a fedatarios públicos sino a cualquier funcionario público por razón de su oficio.
  • Que uno de los firmantes muera.

Fecha cierta: el caso de los documentos privados electrónicos y su jurisprudencia

La obligatoriedad de la fecha cierta en documentos privados ha preocupado a abogados fiscalistas, contadores y otros involucrados en el cumplimiento de obligaciones fiscales, pues las tres formas que plantea la resolución de la corte para obtenerla traen problemas para sus clientes o para ellos:

1. La inscripción de contratos en el Registro Público de la Propiedad suele ser costosa. Además, cualquier persona puede consultar el registro previo pago de derechos, eliminando la confidencialidad que muchas operaciones requieren.
2. Firmar un contrato frente a un fedatario público (o ratificar sus firmas) también suele ser costoso, tardado y requiere una coordinación logística.
3. La muerte de uno de los firmantes es un hecho fortuito y desafortunado. Además, serían muy poco frecuentes los casos en que pudiera suceder.

Pero hay otra forma de cumplir el requisito. Esta es exclusiva para documentos electrónicos y se establece en el Artículo 49 del Código de Comercio.

¿Por qué? Esto se debe a que el Código de Comercio, en supletoriedad del Código Fiscal de la Federación, es la legislación que indica la manera de obtener fecha cierta en documentos electrónicos.

Dicha forma consiste en dotar al documento electrónico de una estampa de tiempo confiable como una constancia de conservación. Las constancias de conservación de mensajes de datos las emiten los PSCs debidamente acreditados para ello por la Secretaría de Economía, de conformidad con la NOM-151.

“[…]

Para efectos de la conservación o presentación de originales, en el caso de mensajes de datos, se requerirá que la información se haya mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y sea accesible para su ulterior consulta. La Secretaría de Economía emitirá la Norma Oficial Mexicana que establezca los requisitos que deberán observarse para la conservación de mensajes de datos”.

— Código de Comercio, Artículo 49

¿Una firma electrónica otorga fecha cierta como una constancia de conservación?

Es importante no confundir los beneficios jurídicos de una constancia de conservación con los de una firma electrónica.

Una firma electrónica:

• Tiene presunción de atribución.
• En caso de ser una firma electrónica avanzada, goza de garantía de no repudio, es decir, se vuelve prácticamente imposible negarla en juicio.

Pero la firma electrónica no cuenta con un mecanismo de estampa de tiempo confiable, por ello no puede otorgarle fecha cierta a un documento.

Por otro lado, una constancia de conservación:

• Permite constatar la existencia de cualquier archivo electrónico en una fecha y hora específica, sin importar que tenga o no firmas electrónicas o que las firmas sean válidas.
• Garantiza su integridad a lo largo del tiempo.
• Por lo anterior, dota a cualquier documento de fecha cierta.
• Pero no otorga presunción de atribución ni garantía de no repudio a las firmas del documento ni le otorga validez a firmas electrónicas que no cumplan los requisitos legales y técnicos para serlo.

¿El SAT avala la obtención de fecha cierta mediante constancias de conservación aunque no se especifique en la jurisprudencia de la Corte?

Sí, en 2021 el SAT emitió una confirmación de criterio dirigida a Mifiel indicando que un documento firmado electrónicamente y que cuente con una constancia de conservación goza de fecha cierta.

“Las constancias de conservación […] garantizan ante cualquier tercero o autoridad, que los documentos electrónicos se han conservado íntegros y sin cambios desde su generación, impidiendo así la simulación de actos jurídicos”.

— Extracto de la confirmación de criterio emitida por el SAT para Mifiel

Anteriormente, abogados expertos en la materia habían planteado dicho argumento, el cual, Prodecon ratificó mediante un criterio sustantivo.

Cómo comenzar a obtener fecha cierta en tus contratos

En Mifiel incluimos una constancia de conservación NOM-151 en todos los documentos firmados en la plataforma. Por lo tanto, si firmas contratos en Mifiel, estos gozan de fecha cierta y cubren así el requisito del SAT.

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Un año después de haberse emitido la sentencia de la Suprema Corte de Justicia de la Nación que faculta al SAT a exigir fecha cierta en documentos privados, aún existe incertidumbre sobre su aplicación en documentos electrónicos. Esta deriva de la forma en que está escrita la sentencia.

Aunado a ello, hasta la fecha no hay un pronunciamiento del SAT sobre el tema.

Sin embargo, recientemente la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (Prodecon) publicó un documento sobre la fecha cierta. Este toca el tema de documentos electrónicos. A la par, emitió un criterio sustantivo específico al tema. ¿Qué dictaminó la Prodecon?

Documentos electrónicos pueden obtener fecha cierta mediante una constancia de conservación

En septiembre de 2020, Prodecon publicó un cuaderno institucional titulado Fecha Cierta. Requisitos que deben cumplir los documentos privados para acreditar el cumplimiento de obligaciones fiscales, tratándose del ejercicio de las facultades de comprobación. Este incluye un capítulo dedicado a documentos electrónicos.

No profundizaremos en detalles, pero contiene dos conclusiones relevantes:

1. Las disposiciones relativas a documentos electrónicos en el Código de Comercio pueden interpretarse en concordancia con lo dispuesto en el Código Fiscal de la Federación.
2. Tras un análisis de estas disposiciones, concluye que “con las constancias de conservación de mensajes de datos, se puede dotar a los documentos digitales de Fecha Cierta, que bien pueden servir como medios de prueba que pudieran utilizarse en el ámbito fiscal.”

Asimismo, el 29 de octubre de 2020, dicha institución emitió el Criterio Sustantivo 28/2020/CTN/CS-SASEN. Este indica que en opinión de la Procuraduría, el SAT debe valorar los documentos electrónicos privados con constancia de conservación NOM-151 ya que permite:

• Demostrar la fecha cierta en que el documento se firmó.
• Garantizar que, al momento de la firma, cada certificado de firma electrónica avanzada era válido y se encontraba vigente.

“[…] cuando un contribuyente acompañe a un documento electrónico privado la constancia [de conservación NOM-151], en opinión de esta Procuraduría, ello debe ser valorado por la autoridad fiscal al ejercer sus facultades de comprobación, ya que con tal constancia se permite demostrar la fecha cierta en que el documento fue firmado, además de que garantiza que al momento de firmarlo, cada firma electrónica avanzada estaba vigente, dando certeza de que ya no es posible modificar el documento con posterioridad.”

— Criterio Sustantivo 28/2020/CTN/CS-SASEN, Procuraduría de la Defensa del Contribuyente

Trascendencia de las declaraciones de Prodecon sobre fecha cierta en documentos electrónicos

La conclusión de Prodecon confirma lo que varios abogados han mencionado: las constancias de conservación otorgan fecha cierta a los documentos electrónicos. Por ello permiten cubrir el requisito de la autoridad fiscal.

Aunque estos pronunciamientos no provienen del SAT, la institución que los emite funge como una defensoría pública ante dicha autoridad para miles de personas y sus criterios tienen un peso importante.

Sumemos que en pláticas informales con funcionarios del SAT de las que tenemos conocimiento, ellos han confirmado que la constancia de conservación otorga fecha cierta y por ende permite cumplir el requisito. Entonces, cada vez son más los elementos a favor de este argumento.

¿Quieres implementar la firma electrónica en tu organización para cumplir este requisito del SAT en tus contratos? Comunícate a nuestro chat presionando el siguiente botón y podrás conocer las opciones que tenemos para ti.

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El pasado mes de agosto de 2019, entró en vigor en México la Ley Nacional de Extinción de Dominio. Por su carácter de Ley Nacional, sustituye a la Ley Federal y a las Leyes Estatales que había en la materia.

Si bien la figura de extinción de dominio ya existía, la nueva Ley introdujo un cambio que ha preocupado a una industria: las arrendadoras de inmuebles y automóviles.

¿Cuál es este cambio? ¿Cómo pueden evitarse afectaciones por este? Antes de entrar en el tema, conviene repasar el concepto de extinción de dominio.

¿Qué es la extinción de dominio?

La extinción de dominio es la incautación definitiva de la propiedad de un particular por parte del Estado. Dicho instrumento jurídico se utiliza cuando el bien en cuestión fue instrumento, objeto o producto de ciertos delitos.

Estos suelen ser de alto impacto. La Ley actualmente vigente considera el narcotráfico, robo y venta ilegal de combustible, secuestro, trata de personas, entre otros.

El ministerio público es quien inicia el procedimiento y establece medidas cautelares. Sin embargo, es un juez quien toma la decisión final de extinguir o no el dominio. En estos juicios los propietarios tienen oportunidad de defenderse.

¿Cómo puede evitarse la extinción de dominio?

Presunción de buena fe, la manera de evitar extinción de dominio

Es muy claro que la forma más fácil de evitar la extinción de dominio es no cometer delitos.

Pero cuando se tienen propiedades para arrendamiento —sin importar que sean de una empresa o de una persona física—, estas también pueden ser sujetas de dicha figura, aunque sus propietarios no cometan delito alguno.

En tal caso, la forma de evitarlo es mediante la presunción de buena fe. Para gozar de ella, el Artículo 15 de la Ley especifica una serie de requisitos.

Muchos de ellos son fáciles de cubrir y parte de la práctica común en el arrendamiento. Pero hay un punto que ha causado revuelo: el contrato debe contar con fecha cierta y esta debe ser previa a la realización del hecho ilícito.

Se presumirá la Buena Fe en la adquisición y destino de los Bienes. Para gozar de esta presunción, la Parte Demandada y la o las personas afectadas, dependiendo de las circunstancias del caso, deberán acreditar suficientemente, entre otras: I. Que consta en documento, de fecha cierta y anterior a la realización del Hecho Ilícito, de conformidad con la normatividad aplicable; […]

Ley Nacional de Extinción de Dominio, Artículo 15

¿Qué es una fecha cierta?

La fecha cierta es aquella fecha real verificable en que un acto jurídico surtió efectos. También desde diciembre de 2019 es un requisito del SAT para sustentar la existencia de operaciones.

La forma más conocida de obtener fecha cierta es protocolizando el contrato ante notario público. Pero esto trae un problema: suele ser costoso y tardado. Por ello algunas arrendadoras preocupadas por la extinción de dominio consideran este requisito como el más difícil de cumplir.

Pero hay una forma mucho menos costosa y más ágil de obtenerla que además trae consigo beneficios adicionales. ¿Cuál es?

Constancia de conservación para obtener fecha cierta y protegerte de la extinción de dominio

La forma más eficiente de obtener fecha cierta en documentos como contratos de arrendamiento es de manera electrónica. Esto se logra obteniendo algo llamado constancia de conservación.

Las constancias de conservación son estampillas digitales de tiempo emitidas y firmadas electrónicamente por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado por la Secretaría de Economía. Estas amparan la existencia de un documento digital en una fecha con certeza legal.

Además, se emiten de conformidad con la NOM-151, la cual regula al Artículo 49 del Código de Comercio.

Estas traen un beneficio adicional: otorgan presunción de integridad a los documentos, lo cual es de utilidad en juicios.

Cómo obtener una constancia de conservación

Diversas plataformas de firma electrónica como Mifiel incluyen constancia de conservación en todos los documentos que sus usuarios firman. Esta se tramita ante un PSC debidamente acreditado para tal fin.

Para obtener la constancia en Mifiel, es necesario firmar desde un inicio el documento electrónicamente. Si ya existe un documento firmado en otro medio, la alternativa es volver a firmarlo en la plataforma de Mifiel como si no se hubiera firmado con anterioridad. Para ambas opciones, las partes pueden firmar con su e.firma o verificando su biometría facial mediante una prueba de vida y una identificación oficial.

Al hacerlo así, además de obtener la fecha cierta y la garantía de integridad para el documento, esta presunción se extenderá a las firmas, las cuales tendrán presunción de atribución y si se hicieron con e.firma, también tendrán garantía de no repudio.

Ojo: la fecha considerada como cierta no será la indicada en el contrato ni la del momento en que se envió a firma. La fecha y hora de la emisión de la constancia (unos segundos después de la última firma registrada) se considerará como cierta.

En el caso específico de evitar la extinción de dominio, siempre que esta sea anterior al supuesto acto ilícito, sumará un elemento a favor para gozar de la presunción de buena fe.

Evita la extinción de dominio gracias a la digitalización

Las empresas arrendadoras cuentan con diversos medios para acreditar su buena fe y protegerse de la extinción de dominio si es necesario.

Uno de estos elementos es la fecha cierta en el contrato de arrendamiento. Una forma adecuada de obtenerla es mediante la adición de una constancia de conservación electrónica para el documento.

Las constancia NOM-151 trae ventajas adicionales además de cumplir el requisito de la LNED:

• Se cubre el requisito de la autoridad fiscal de fecha cierta para comprobar la existencia de operaciones.
• Dependiendo de la forma en que se firmó el documento y el servicio utilizado para ello, este y sus firmas obtienen presunción legal de atribución, garantía de integridad y garantía de no repudio.

¿Quieres implementar la firma electrónica en tu organización para obtener constancias de conservación y cubrir este tipo de requisitos legales? Contáctanos al chat oprimiendo el siguiente botón. Será un gusto poder apoyarte.

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Además, es un término que va de la mano y puede usarse indistintamente junto al de ‘constancia de conservación’. ¿Pero son lo mismo? ¿O hay alguna diferencia significativa? Algunos prospectos de clientes de Mifiel han tenido esta duda. A continuación conoceremos a qué se refiere cada término y sus diferencias.

Qué es un timestamp en la firma digital

No podemos definir qué es un timestamp sin antes explicar cómo se obtiene. El resumen o hash de un mensaje de datos (archivo o documento digital) se envía a un tercero imparcial. Este lo concatena con la fecha y hora del momento de recepción. Después firma electrónicamente el resultado de dicha concatenación.

De esta forma,un timestamp es un recibo digital que liga los tres elementos: el mensaje de datos (mediante su hash), la fecha y hora específica en que un tercero imparcial lo recibió y verificó su existencia, y la firma digital del mismo tercero.

Cualquiera puede asumir el rol de tercero imparcial y emitir estampas de tiempo, pero para muchas aplicaciones importa quién emite y firma ese timestamp. No es lo mismo que este recibo digital nos lo entregue un servicio gratuito en internet a que nos lo entregue un ente autorizado por el gobierno.

Podemos hacer una analogía con las identificaciones que tenemos en la cartera. Por un lado, la identificación que nos emite una universidad o nuestro centro de trabajo tiene una validez limitada. Por otro lado, las que obtenemos en organismos de gobierno como un pasaporte o una credencial del INE tienen mucho más peso como identificaciones y son válidas en casi cualquier contexto.

Quién emitió la identificación importa en el peso que tiene. Lo mismo sucede con las timestamps. De ahí surge el sellado digital de tiempo confiable, proceso donde entran en juego las autoridades de sellado de tiempo o TSA por sus siglas en inglés.

¿Y una constancia de conservación?

Conceptualmente, una constancia de conservación es lo mismo que un sello de tiempo confiable: el hash de un documento al que se concatena una fecha y hora, y que una TSA firma electrónicamente.

Entonces, ¿cuál es la diferencia?

¿Conoces la forma de obtener fecha cierta mediante el uso de constancias de conservación? Te explicamos en nuestro webinar Cumple el requisito de Fecha Cierta usando la firma electrónica.

La diferencia entre un timestamp confiable y una constancia de conservación

En México, los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) pueden estar acreditados para emitir sellos digitales de tiempo, o para emitir constancias de conservación de mensajes de datos, o para emitir ambos, siendo en cualquiera de los casos una TSA. Esto puede generar confusión.

Aunque las reglas para acreditarse para uno u otro fin son muy similares, existe una importante diferencia técnica: las constancias se emiten conforme a la NOM-151, pero los PSC no requieren seguir dicha norma en el caso de sellos de tiempo.

Esto tiene una implicación legal: la NOM151 es una reglamentación técnica del Artículo 49 del Código de Comercio, la cual otorga garantía de integridad en el tiempo al mensaje de datos.

Por ello, la diferencia legal es que una constancia otorga presunción de integridad, pero un timestamp no.

En conclusión

Cuando implementas firma electrónica en los procesos de tu organización y quieres obtener presunción de integridad, un timestamp no es suficiente—incluso si es emitido por un PSC acreditado para ello.

En su lugar, una constancia de conservación emitida conforme a la NOM-151 sí las otorgará. Todos los documentos firmados en Mifiel incorporan una constancia de conservación NOM-151 emitida por un PSC acreditado para tal fin.

Esto además trae otra ventaja: con la constancia de conservación se asegura la obtención de fecha cierta, un requisito del SAT para comprobar la existencia de operaciones entre privados.

¿Quieres firmar documentos electrónicamente y aprovechar estas ventajas? Contáctanos.

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Desde fines de 2019, un concepto que ha causado revuelo en materia fiscal y contable en México es el de “Fecha Cierta”.

Para facilitar la comprensión de este concepto para contadores, abogados y cualquier persona, conocer su fundamento legal e implicaciones, y aprender cómo cubrir ante distintas autoridades el requisito de contar con ella, preparamos este artículo.

¿Qué es Fecha Cierta?

Primero lo primero, vamos a definir “Fecha Cierta”.

La Fecha Cierta es la fecha real, verificable y oponible ante terceros en que un acto jurídico ocurrió. Contar con Fecha Cierta en contratos privados es un requisito legal exigible en México por la autoridad fiscal y por la autoridad judicial.

Pero ¿de dónde viene este concepto? ¿Por qué es un requisito tenerla en contratos privados?

Por qué debes cumplir con la Fecha Cierta en tus contratos

La Fecha Cierta permite respaldar tus gastos deducibles

En diciembre de 2019 la SCJN emitió una tesis de jurisprudencia facultando al SAT para exigir la fecha cierta como requisito. El trasfondo de ello es combatir la simulación de operaciones con contratos prefechados.

Desafortunadamente, en México es común que las personas morales o físicas simulen actos de comercio —compraventa de productos o servicios— con fines de evasión fiscal. Estas operaciones suelen implicar una transferencia de fondos y su facturación correspondiente sin la prestación de un servicio o la venta de un producto.

Por ello, todo contrato relacionado a la factura de un gasto deducible debe contar con fecha cierta. En caso de una auditoría fiscal, tendrás que presentar tus contratos con fecha cierta, de lo contrario el SAT puede negarte las deducciones y sancionarte.

Con Fecha Cierta evitas la extinción de dominio de bienes arrendados

La Ley Nacional de Extinción de Dominio publicada en agosto de 2019 establece la fecha cierta como requisito para gozar de buena fe en procedimientos de extinción de dominio. De lo contrario, si eres arrendador y sucede un delito grave relacionado con tus bienes, no tendrás presunción de buena fe y tus bienes serán sometidos a extinción de dominio.

Cumplir con el requisito de Fecha Cierta es un proceso muy sencillo gracias a Mifiel, una plataforma de firma electrónica que cumple con los estándares legales y técnicos para otorgar fecha cierta a un documento.

¿Puedo dar Fecha Cierta a un documento con fecha anterior?

No, no es posible dar fecha cierta a un documento con fecha anterior. La fecha cierta se establece por los métodos reconocidos que explicaremos en los siguientes párrafos —como la firma ante fedatario o la constancia de conservación— en el momento en que se obtiene, y no puede ser retroactiva. Si un documento ya tiene una fecha anterior y se necesita acreditar la fecha cierta ante el SAT por una auditoría, lo máximo que se puede hacer es presentar evidencia de que el contrato existió y tuvo efectos antes de la auditoría, pero esto podría no ser suficiente para respaldar un gasto deducible con una fecha cierta anterior a la auditoría.

Una vez entendido esto, conozcamos a detalle las formas de obtener fecha cierta tanto en documentos físicos como electrónicos.

¿Cómo obtener Fecha Cierta en documentos físicos?

La sentencia de la Suprema Corte en diciembre de 2019 establece tres formas de obtener Fecha Cierta:

1. La incorporación o inscripción del contrato en un Registro Público.
2. La muerte de cualquiera de sus firmantes.
3. La presentación del contrato ante fedatario público.

Estas alternativas para darle certeza jurídica a una fecha, exclusivas para documentos físicos, son problemáticas, costosas y en el caso de la segunda, desafortunada.

Pero hay una forma más sencilla y económica de obtener Fecha Cierta que solo aplica a documentos electrónicos y que ofrecemos en Mifiel.

¿Cómo obtener Fecha Cierta en documentos electrónicos?

Obtener Fecha Cierta en un documento electrónico se logra con una constancia de conservación emitida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado por la Secretaría de Economía de conformidad con la NOM-151.

Descarga el análisis jurídico sobre la Fecha Cierta que realizamos junto a Jonathan H. Stahl, abogado especializado en cumplimiento regulatorio.

Las constancias de conservación son estampillas digitales de tiempo equivalentes a presentar el documento en una ventanilla como el Registro Público, pero de manera digital, mucho más económica y manteniendo la confidencialidad del contenido del documento.

¿Por qué en mis contratos electrónicos no necesito cumplir los supuestos de la resolución de la Corte?

La resolución de la Corte es exhaustiva respecto de documentos físicos. Pero no hace referencia específica a documentos electrónicos o mensajes de datos.

Por su parte, el Código de Comercio es una regulación expresa. A través del segundo párrafo de su Artículo 49 y de la NOM-151 que deriva de este, establece la manera de lograr que la fecha de un documento electrónico adquiera certeza jurídica.

Dicho de otra forma, los documentos electrónicos ya tenían un ordenamiento legal indicando cómo obtener fecha cierta. Por otro lado, los documentos físicos no la tenían. 

La resolución del 6 de diciembre de 2019 establece la forma en que un documento en papel puede obtener dicha fecha. Al mismo tiempo la hace un requisito exigible por la autoridad fiscal, sin importar que se trate de un contrato físico o digital.

¿Quién avala esta forma de obtener Fecha Cierta?

Abogados expertos en el tema así como la Prodecon se han pronunciado a favor de esta interpretación. Recientemente, el SAT nos emitió una confirmación de criterio al respecto. Por lo tanto, las constancias de conservación en documentos firmados electrónicamente son una forma jurídicamente válida de obtener Fecha Cierta.

“Las constancias de conservación de mensajes de datos […] garantizan ante cualquier tercero o autoridad, que los documentos electrónicos se han conservado íntegros y sin cambios desde su generación, impidiendo así la simulación de actos jurídicos”

Extracto de la confirmación de criterio sobre fecha cierta emitida por el SAT para Mifiel

¿Cómo obtener Fecha Cierta con Mifiel?

Mifiel proporciona una alternativa económica, sencilla y rápida para obtener Fecha Cierta en tus documentos que además garantiza la integridad de los mismos y permite atribuir las firmas. Esta alternativa es firmar tus contratos electrónicamente en nuestra plataforma.

Todo documento firmado en Mifiel incluye una constancia de conservación emitida por un PSC que cumple con la NOM-151. Por lo tanto, todo contrato firmado en Mifiel goza de fecha cierta.

Dependiendo de si tu contrato ya fue firmado anteriormente o no, te sugerimos estas tres opciones para lograrlo.

Opción A: Firmar un nuevo contrato en Mifiel

Si el contrato no ha sido firmado, lo mejor es que se firme electrónicamente desde el inicio. El documento obtendrá fecha cierta cuando haya firmado la última de las partes, pues será cuando se tramite la constancia de conservación. Los pasos son los siguientes.

1. Crea una cuenta en Mifiel

Para solicitar que otras personas firmen un documento en Mifiel, primero tendrás que crear una cuenta. Hacerlo es gratis y te otorgará 5 documentos sin costo. Tu cuenta te permitirá solicitar que tus contrapartes firmen con la e.firma y si no tienen una, podrás solicitar su firma electrónica simple con verificación de biometría facial (requiere la adquisición de créditos para verificación biométrica, contáctanos por chat).

2. Prepara el contrato, súbelo a Mifiel y obtén las firmas

Prepara el contrato a firmar como harías con cualquier otro que firmes en papel. En lugar de imprimirlo, súbelo a Mifiel en formato PDF. Ahí podrás agregar a los firmantes indicando su correo electrónico y, dependiendo de las funcionalidades que tengas contratadas, restringirlos por RFC, colocar una fecha de expiración, entre otras opciones.

Todos los participantes recibirán una notificación por correo electrónico para firmar. Una vez que todas las partes hayan suscrito el documento, recibirás una notificación avisándote.

3. Almacena el XML y PDF resultantes

Una vez que se tienen todas las firmas, Mifiel tramita una constancia de conservación NOM-151 ante un PSC acreditado para tal fin, cuidando la estructura de la información para garantizar su validez.

Esta constancia le otorgará fecha cierta a tu documento. La constancia se incluye dentro del XML resultante, y en la hoja de firmas se hace referencia a ella.

En la sección “Mis documentos” de tu cuenta en Mifiel y en el correo que se te envía cuando todos firmaron, tendrás disponibles ambos archivos. De cualquier manera, asegúrate de descargarlos y almacenarlos adecuadamente para tenerlos disponibles cuando se requieran.

4. Cuando la autoridad lo solicite, preséntalo

Cuando el SAT ejerza sus facultades de comprobación respecto de una de tus operaciones cuya materialidad esté en duda, te solicitará presentar el documento con fecha cierta para amparar la operación. Lo mismo sucederá si un bien arrendado del que eres propietario se somete a un procedimiento de extinción de dominio.

En ese momento, podrás mostrarles el XML y PDF resultantes de haber firmado el contrato correspondiente en Mifiel. Ya que la constancia de conservación contiene una estampilla de tiempo confiable, la fecha indicada en ella será tomada como fecha cierta y habrás cumplido con el requisito.

Opción B: Volver a firmar un documento existente en Mifiel

En caso de que el contrato físico ya haya sido firmado autógrafamente, es posible volver a firmar el contrato de manera digital para otorgarle fecha cierta mediante una constancia de conservación.

El proceso es el mismo que con un documento nuevo.

Ojo: la fecha cierta del contrato no será cuando se firmó originalmente, sino de cuando se obtuvo la constancia NOM-151.

Opción C: Protocolizar ante fedatario público

Algunos de nuestros usuarios prefieren contratar los servicios de un fedatario público —notario o corredor— para obtener fecha cierta en su documentación.

La buena noticia es que para ello no deben sacrificar las ventajas de firmar electrónicamente. Actualmente diversos corredores públicos ofrecen el servicio de protocolización de documentos digitales a distancia.

El proceso es el siguiente:

1. Crea una cuenta en Mifiel.
2. Contacta al corredor público de tu preferencia para conocer los costos de sus honorarios y del envío de actas por paquetería.
3. Firmen el documento electrónicamente en la plataforma de Mifiel.
4. Envía el documento al corredor público por correo electrónico.
5. El corredor público generará un acta correspondiente cotejando la impresión del documento electrónico en formato PDF.
6. Una vez hecho, el corredor enviará el acta por paquetería a cualquier lugar de la República Mexicana.

De esta forma obtendrás dos fechas ciertas distintas: la de la constancia de conservación al firmar electrónicamente, y la fecha en que el corredor protocolizó el contrato.

¿La firma electrónica otorga Fecha Cierta?

No, la firma electrónica —avanzada o simple— por sí sola no otorga fecha cierta a un documento.

En octubre de 2020, el SAT llevó a cabo la Quinta Reunión Bimestral 2020 con las Coordinaciones Nacionales de Síndicos del Contribuyente.

En el marco de esta reunión, la Federación Nacional de la Asociación Mexicana de Colegios de Contadores Públicos, A. C. (FNAMCP) solicitó “Que la autoridad fiscal emita su criterio respecto a si considera que los documentos firmados electrónicamente con la ‘Firma Electrónica Avanzada y/o e.firma’, emitidas por el SAT”.

La respuesta del SAT fue negativa.

¿Por qué la firma electrónica no otorga fecha cierta? Porque no cumple los supuestos de la resolución de la Corte ni incluye un mecanismo de estampa de tiempo confiable. La NOM-151 indica cuál es este mecanismo: la constancia de conservación de mensajes de datos que emite un Prestador de Servicios de Certificación.

Entonces, lo que otorga fecha cierta a un documento electrónico no son sus firmas electrónicas, es la constancia de conservación NOM-151.

Comienza a obtener Fecha Cierta en tus contratos con Mifiel

La Fecha Cierta es un requisito legal indispensable en dos ámbitos: el fiscal para asegurar la deducción de facturas, y el judicial para gozar de presunción de buena fe en caso de enfrentarse a la extinción de dominio de un bien arrendado.

Obtener Fecha Cierta en documentos físicos conlleva procesos complicados y costosos como firmar ante fedatario público. Pero cumplir este requisito en documentos electrónicos es un proceso sencillo, ágil, económico y con total certeza jurídica que solo requiere un par de clics con Mifiel.

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La forma más adecuada para ello es que el proveedor del servicio incluya constancias de conservación, también conocidas como NOM 151, en los documentos. Pero ¿qué son las constancias de conservación y cómo funcionan?

Por qué los documentos firmados electrónicamente deberían tener constancia de conservación

Las firmas electrónicas tienen una gran ventaja frente a la firma autógrafa: cuentan con presunción de atribución y en el caso de la firma electrónica avanzada, con garantía de no repudio. Sin embargo, al firmar electrónicamente, debe asegurarse que el documento se mantenga íntegro a lo largo del tiempo.

Para garantizarlo, es necesario algún tipo de recibo reconocido por la autoridad, el cual indique una fecha en que el documento existió y que además permita detectar alteraciones en el mismo. En documentos electrónicos, este recibo se conoce como constancia de conservación de mensajes de datos.

Además de garantizar la presunción de integridad, la constancia de conservación otorga al documento una fecha cierta. La fecha cierta es un requisito de la autoridad fiscal para comprobar la existencia de operaciones y de la Ley Nacional de Extinción de Dominio para gozar presunción de buena fe al arrendar bienes.

Qué es y cómo se emite una constancia de conservación

Para evitar una descripción técnica de su funcionamiento, utilicemos la analogía de un recibo emitido por un tercero autorizado por el gobierno —o por el mismo gobierno— y comparemos con lo especificado en la Norma Oficial Mexicana que indica cómo debe emitirse la constancia, la NOM-151-SCFI-2016.

Imagina que realizas un trámite de gobierno y debes presentar un documento que solo aceptan si tiene el sello —que funciona como recibo— de la instancia correspondiente. Para obtenerlo, debes llevar el documento a una ventanilla donde un funcionario estampa un sello inviolable en cada hoja que incluye fecha y hora de presentación. Además, el funcionario firma con su rúbrica cada sello que estampa para que sea verificable que fue él quien utilizó el sello.

Es importante mencionar que al funcionario no le interesa el contenido del documento, su trabajo es solo estampar todas las hojas que conforman el documento que se le presenta.

Una vez hecho esto, acudes a la dependencia en donde estás presentando el trámite. Revisando que cada hoja tenga un sello firmado, el personal que te recibe el documento puede validar que no lo modificaste después de pasar por la ventanilla. Viendo el sello, también puede verificar la fecha y hora en que te presentaste en la ventanilla y al ver la rúbrica, quién estampó el sello en tus hojas.

Una constancia de conservación es el equivalente digital de este proceso. Para obtenerla:

1. En vez de un funcionario en una ventanilla, la constancia la otorga un tercero de confianza llamado Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado por el gobierno.
2. No debe presentarse el documento entero para que se selle cada hoja, únicamente se envía electrónicamente el hash del documento, que es una huella digital única del mismo obtenida mediante un algoritmo de cifrado.
3. Al recibir el hash de documento, el PSC genera un sello digital que incluye la fecha y hora exacta de su recepción la cual obtiene de un reloj atómico. Además, usando una firma electrónica avanzada, el PSC firma este sello (rúbrica digital).

Al final del proceso, terminamos con un sello digital que contiene fecha y hora así como la firma del PSC. Este sello se denomina constancia de conservación y otorga fecha cierta al documento.

Ahora bien, ¿qué sucede si de manera malintencionada se modifica el XML obtenido? Por ejemplo, ¿cambiando o eliminando una de las firmas? Al verificar el documento, el hash resultante será distinto, evidenciando que el documento original firmado sufrió alguna alteración.

De no haber constancia de conservación, ¿el documento pierde validez? No, pero si en algún momento es necesario presentarlo como prueba en un juicio, será conveniente asegurar que no ha sido alterado. La forma más adecuada es la constancia de conservación.

Entonces, ya que todo documento firmado electrónicamente debería incluir una constancia NOM151, Mifiel cumple con ello. Pero ¿cómo lo hace?

Cómo trabaja Mifiel con las constancias de conservación

Es importante aclarar que Mifiel no es un PSC ni requiere serlo para brindar una plataforma de firma electrónica. Sin embargo, para asegurar el cumplimiento de la NOM 151, siempre utilizamos los servicios de uno.

Todos los documentos firmados mediante la plataforma cuentan con una constancia de conservación. Esta se incluye en el XML firmado que está en poder tanto de Mifiel como de firmantes y espectadores (incluyendo a quien solicita la firma).

Para validar documentos firmados en Mifiel, tenemos una herramienta de código abierto que verifica el hash, los certificados, las firmas y la constancia de conservación. Es equivalente a que un perito criptográfico haga las validaciones necesarias para constatar que el documento cumpla con lo establecido en los Artículos 89 y 97 del Código de Comercio y con la NOM 151.

Si la verificación es exitosa, tu documento cuenta con las presunciones y garantías legales que la ley le otorga a las firmas electrónicas y a los documentos con constancia de conservación, las cuales te serán de gran ayuda al llevar el documento a un juicio.

¿Quieres integrar la firma electrónica en tus procesos garantizando la integridad de tus documentos? Ponte en contacto con nosotros.

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