15 dudas más comunes al implementar la firma digital de contratos

Dudas comunes sobre cambios en procesos al implementar firma digital de contratos. Imagen de un documento siendo firmado en papel.

Al estar leyendo esto, muy probablemente ya decidiste implementar la firma digital de contratos mediante Mifiel en tu organización, o ya la estás usando exitosamente, pero te han surgido algunas dudas sobre cambios en procesos. Estas pueden ir desde adaptaciones en el contenido de los contratos hasta si requieres o no contar con testigos y fe pública.

Si bien cada industria y cada caso individual es distinto y amerita evaluarse detenidamente, tenemos algunas recomendaciones generales que deberías seguir en caso de que surja alguna de estas inquietudes.

Ojo: únicamente aplican a contratos firmados con la e.firma en Mifiel, pues otro tipo de documentación u otras plataformas de firma electrónica (sin importar el tipo de firma digital soportada) pueden tener características que invaliden estos consejos.

1. ¿Requiero colocar las línea para firmas?

En contratos físicos suele colocarse una línea sobre el nombre de cada signatario para que firme. ¿Debo hacerlo también en contratos digitales firmados en Mifiel?

No, ya que el documento con validez legal es el contenedor XML donde la firma no “vive” gráficamente sino electrónicamente. Además, a la representación gráfica sin validez legal que es el PDF, Mifiel le agrega una hoja de firmas, dejando de ser necesaria una línea para ello. Sin embargo, si ya tienes contratos elaborados o machotes, no afecta dejar las líneas.

2. ¿Debo hacer referencia a que el contrato se firma electrónicamente?

Es una cuestión de preferencia al elaborarlo, así que puedes hacerlo si lo quieres, pero no es necesario al implementar firma digital de contratos.

3. ¿Necesito testigos para contratos firmados con la FIEL?

Al firmar contratos en papel, la presencia y firma de testigos funcionan como elemento adicional para atribuir las firmas en caso de llegar a juicio. Ya que Mifiel cumple con el Artículo 97 del Código de Comercio, las firmas realizadas con la e.firma gozan de la presunción legal de atribución, dejando de ser necesarios los testigos para dicho fin.

Sin embargo, existen casos en que la legislación aplicable al contrato en cuestión requiere que alguien ajeno a los firmantes sea testigo de la firma, por lo que siguen siendo necesarios. Un ejemplo de ello es el Código Civil del Estado de Chiapas, que en su Artículo 2380 exige la presencia de dos testigos al suscribir un contrato de arrendamiento.

4. ¿Es necesario notariar mis contratos electrónicos?

Contar con fe pública en un contrato le otorga presunción de atribución y es una de la razones principales por la cual se contratan los servicios de un fedatario. Pero firmar con e.firma en Mifiel también la otorga. Entonces si la única razón para contratar los servicios de un fedatario es contar con dicha presunción legal, notariar deja de ser necesario en la mayoría de los casos.

No obstante, de manera similar a lo que sucede con los testigos, sigue siendo necesario cuando la legislación en la materia lo exige. Ahora bien, el que pueda firmarse electrónicamente y a la vez notariarse a distancia dependerá del tipo de documento.

Si es de carácter mercantil y no involucra inmuebles (p. ej. la constitución de una empresa), puede firmarse en Mifiel y protocolizarse a distancia. En cambio, cuando involucra inmuebles o es de carácter civil, no puede recibir fe pública a distancia, así que difícilmente podría firmarse digitalmente.

Existen otros casos donde la fe pública le otorga características especiales a un documento. Por ejemplo, en el ámbito financiero, un contrato de crédito con fe pública adquiere el carácter de ejecutivo. Esto permite que el documento sea usado en juicios ejecutivos.

5. ¿Qué pasa si la fecha de firma es distinta a la indicada en el documento?

Cuando se firma electrónicamente, queda un registro de la fecha y hora en la que se realizó cada una de las firmas. Entonces si no cuidas la redacción de tu contrato, este puede indicar que se firma en una fecha, pero las estampas de tiempo de alguna —o todas— las firmas no coincidan con la fecha establecida. 

Para evitar inconsistencias de este tipo, es recomendable usar redacciones alternativas en tus contratos, por ejemplo:

a) “El contrato entra en vigor a partir de la fecha en que las partes firmen”. Con esta redacción el contrato entraría en vigor cuando firme la última de las partes.

b) “El contrato entra en vigor en x fecha”. De esta manera el contrato entra en vigencia en la fecha especificada, independientemente de en qué momento firmen las partes.

6. ¿Qué puedo hacer si existen errores en un contrato firmado con la e.firma?

Ocasionalmente sucede que el contrato contiene errores y las partes involucradas —pudiendo o no haberlos notado— lo firman.

Cuando se firma en físico, una posible solución es que las partes se reúnan, destruyan los contratos originales y firmen los nuevos documentos sin errores. En cambio, cuando se implementa firma digital en un contrato no es tan fácil de destruirlo definitivamente y comprobarlo. Ante ello, suponiendo que las partes lleguen a un acuerdo, hay algunas alternativas.

Si los errores se detectan antes de que todos firmen, el contrato puede eliminarse en Mifiel y subirse uno nuevo. Pero si se detectan una vez que todos firmaron, las opciones son:

  1. Firmar un convenio modificatorio subsanando los errores del contrato original.
  2. Firmar una cancelación del contrato original y posteriormente firmar el nuevo contrato.

7. ¿Qué hago si uno o más firmantes no tienen FIEL?

En ocasiones queremos aprovechar las presunciones legales y otras ventajas que tiene firmar en Mifiel con la firma electrónica avanzada, pero alguno de los firmantes no tiene su certificado y solicitarle tramitarlo podría entorpecer el proceso.

Para solucionarlo existen formas de mezclar las firmas electrónicas avanzadas con firmas electrónicas simples o con firmas autógrafas, aunque se sacrifique la presunción de autoría de las firmas no avanzadas. Estas pueden involucrar firmar dos documentos separados o firmar el mismo en una secuencia específica.

8. ¿Es mejor usar la e.firma de persona física o la e.firma de persona moral?

A diferencia de otras firmas, con la FIEL se pueden firmar contratos como persona moral —y no solo como persona física en representación de la persona moral— en tanto se cuente con el certificado adecuado para ello.

Usar la e.firma de persona moral representa una ventaja: deja de ser necesaria la validación de poderes. Elegir firmar con una u otra dependerá del tipo de organización, el acuerdo entre las partes y los requisitos internos de cada una.

9. ¿Pueden detectarse alteraciones en un contrato electrónico después de firmarse en Mifiel?

Para contratos en papel, existen formas de notar que se alteró, así como pruebas científicas para para ello. Cuando se implementa la firma digital de contratos con Mifiel, ¿hay forma de saberlo?

Sí. El uso de una Constancia de Conservación NOM151 como estipula el Artículo 97 del Código de Comercio, hace imposible alterar el contrato sin que se note y que alguna de las partes pueda “salirse con la suya”. Existen páginas de verificación de XML auditables que ayudan en el proceso

10. ¿Es necesario validar la identidad de los firmantes cuando se usa la e.firma?

¿Debe solicitarse al firmante su identificación oficial y otros documentos como persona física, o el acta constitutiva como persona moral, al firmar contratos con la e.firma?

No, esto es gracias a que la FIEL contiene información identificadora tanto de personalidad jurídica (nombre completo, CURP y firma autógrafa en caso de persona física, razón social de la organización, CURP, nombre y firma autógrafa del representante legal en caso de persona moral), fiscal (RFC con homoclave) y biométrica (fotografía, escaneo de iris y de huellas digitales), y al firmar con ella ya está validada la identidad.

Dicho de otra forma, la e.firma funciona como una identificación oficial.

11. ¿Cómo puedo asegurar que firme quien yo quiero y no otra persona?

¿Qué pasa si tienes mal el correo electrónico del firmante, se envía a otra persona y firma con su FIEL? Al no aparecer referenciado como firmante en el contrato, no tendría validez.

Para evitarlo, puede usarse la API de Mifiel que permite especificar el RFC del firmante y si intenta firmar alguien que no coincide, se rechaza la firma.

12. ¿Estoy obligado a almacenar los contratos firmados electrónicamente?

Mifiel te permite consultar el historial de documentos fácilmente en tu cuenta de usuario. Con ello puedes preguntarte: ¿deja de ser necesario almacenar los contratos firmados en mis computadoras/servidores/etc. al menos 10 años como indica el Artículo 38 del Código de Comercio?

No, esta responsabilidad no se transfiere completamente a Mifiel, entonces tú o tu organización mantienen dicha obligación. Por ello, siempre debes asegurarte de almacenar adecuadamente los XML y PDF, así como de hacer los respaldos adecuados.

13. ¿Necesito agregar rúbricas al margen de cada hoja en Mifiel?

No es necesario. La rúbrica se usa para prevenir que se inserten hojas extras al contrato después de firmarse o que se cambie alguna. En un documento electrónico con constancia de conservación es imposible agregar o intercambiar hojas después de firmado el documento.

14. ¿Es posible firmar varios documentos relativos a un contrato cargando la FIEL una sola vez?

Una preocupación constante al implementar la firma electrónica de contratos en Mifiel es cuando se necesita firmar un documento y diversos anexos por dos razones: la necesidad de ingresar la FIEL cada que se firme uno de ellos volviendo tedioso al proceso, y el hecho de que cada documento en que todas las partes hayan firmado se debita de su cuenta.

Para este caso no hay una recomendación general, sino que cada caso específico debe evaluarse para decidir si es posible condensar varios documentos en unos pocos. Nosotros podemos orientarte o de ser necesario canalizarte con un despacho legal que pueda asesorarte, así eventualmente podrás ahorrar recursos en compra de documentos y tener una mejor planificación de gastos.

Ahora bien, para evitar que se deba ingresar la e.firma y su contraseña por cada PDF involucrado, mediante la API puede implementarse un widget que facilite firmar varios documentos en una sola sesión. Así, el firmante puede revisar cada PDF y finalmente cargar su e.firma una sola vez.

15. ¿Debo hacer referencia a alguna legislación en el contenido del contrato?

Aunque no es necesario referenciar la legislación de la firma electrónica avanzada en el contrato (a diferencia de un escrito de demanda donde sí es recomendable), todo contrato hace referencia a la legislación con la que se rige, por ejemplo, algún Código Civil, esto sin importar el tipo de firma utilizada.

De acuerdo con el Dr. Alfredo Reyes Krafft, abogado experto en firma electrónica, es recomendable que la legislación mencionada en el contrato haga referencia a un consentimiento expreso (como el Código Civil Federal), ya que si es tácito (como el Código Civil de la CDMX) tendría que probarse en caso de juicio, complicando el proceso.

En conclusión

Estas dudas y recomendaciones son de carácter general para todos los contratos, pero dependiendo de la industria en que estés o del tipo de contrato que elabores, puede haber otros aspectos a considerar al implementar la firma digital de contratos.

Contáctanos si quieres platicar tu caso específico sobre algún cambio de proceso ahora que utilizas la e.firma para firmar contratos en Mifiel, con gusto te ayudaremos a evaluarlo o te canalizaremos con un despacho legal que pueda orientarte.

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