Aumentar la eficiencia de diferentes procesos reduciendo tiempos y minimizando desperdicios se ha vuelto vital en un mundo cada vez más competitivo. Uno de estos procesos es la firma de documentos.

En este artículo describiremos un proceso tradicional —es decir, con firma autógrafa— y, posteriormente, cómo sería el mismo proceso de manera digital. Tenemos como ejemplo a la empresa ACME (en morado), que desea firmar un contrato de prestación de servicios con la compañía Little Duck (en azul). El departamento legal de ACME es responsable de redactar el contrato y ahí iniciamos el proceso. El diagrama muestra el flujo desde que nuestro documento imaginario está listo para firmarse hasta que ambas empresas tienen un original firmado y archivado.

El flujo muestra todos los puntos donde puede haber retrasos, errores y costos, aunque evidentemente el proceso no falla en cada paso. Los retrasos pueden ser porque las personas que firman o revisan el contrato están muy ocupadas o no se encuentran en la oficina, ya sea porque viajan mucho o por la naturaleza de su trabajo. Además, por más cuidado que tengan las personas que elaboran el documento, los errores humanos (en fechas, nombres, datos) siempre son una posibilidad, así como los cambios de última hora que pueden retrasar la firma, ya que al detectar el error o cambio, sin importar en qué parte del proceso se encuentre, obliga a regresar al inicio.

En cuanto a costos, pueden ser de servicios de mensajería (propia o contratada) o paquetería y de archivo, en el caso de que el volumen sea tal que se requiera un espacio especial para resguardarlo (así como personal dedicado a ello).

Ahora veamos el proceso de firmar electrónicamente. Cuando el contrato está listo, el documento se convierte a formato PDF y se sube a Mifiel.

En Mifiel es posible compartir documentos con ‘espectadores’, personas que no van a firmar pero que pueden revisar el contenido o que deben recibir una copia cuando haya sido firmado. No importa si una de las partes está en el otro lado del país, todos reciben una notificación en su teléfono informándoles que tienen un documento listo para revisar y/o firmar.

Ciertamente el factor humano de igual manera está presente y cabe la posibilidad de que el documento tenga un error. Pero fácilmente se puede avisar a la persona que elaboró el contrato para corregirlo y subirlo nuevamente a la plataforma.

Finalmente, una vez que el documento está firmado, lo puedes archivar digitalmente donde gustes. En tu cuenta de Mifiel, un disco duro, la nube, una usb, tener varias copias, etc… Así te aseguras de que prácticamente sea indestructible y… te ahorras los costos asociados de archivo.

Ahora comparemos. Si estimamos 4 horas por cada persona que tiene que revisar o firmar el documento y un promedio de 36 horas cada vez que se envíe a la contraparte, este es el tiempo que te tomaría tener el documento firmado:

También contamos 4 horas para revisar y firmar el documento en línea, la diferencia es que el tiempo es simultáneo, ya que las partes lo reciben al mismo tiempo, no uno detrás de otro alargando el proceso. En cuanto al costo, consideramos el envío por servicio de paquetería para documentos físicos, y con Mifiel el precio de un documento en nuestro paquete de menor volumen.

Los diagramas hablan por sí mismos y nos llevan de regreso al título de este artículo, ¿cuánto tiempo estás dispuesto a perder?

Si tu respuesta es ni un minuto más, contáctanos.

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No obstante, un aspecto que todavía parece firmemente anclado en el siglo XIX es la firma de documentos. Ya sea porque todavía da desconfianza hacer algunas cosas en línea, para los abogados ‘el papelito habla’, o simplemente la posibilidad de hacerlo no es muy conocida, lo cierto es que muchas empresas padecen un rezago en esta área.

Pero como dicen por ahí, ‘renovarse o morir’. Es un hecho que las empresas —y personas— que tengan la capacidad de adaptarse mejor a los cambios constantes de nuestra era serán las que sobrevivan y prosperen.

Sin embargo, no se trata de adoptar una tecnología sólo porque es novedosa y queremos ser punta de lanza (levanten la mano todos los que tienen cuando menos un ‘gadget’ arrumbado en un cajón). Lo más eficiente —e inteligente— es evaluar si dicha tecnología en realidad puede eficientar nuestros procesos y cuál sería la mejor forma de implementarla.

Para ayudarte a evaluar si Mifiel es el servicio adecuado para las necesidades de tu empresa y obtener una cotización en caso de que sea lo que necesitas, contáctanos mediante el siguiente botón.

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En esta infografía puedes conocer un poco más sobre quién tiene e.firma en México. Si quieres hacer un pequeño muestreo para saber si tus firmantes cuentan con FIEL, te decimos cómo hacerlo.

La firma electrónica avanzada cuenta con presunciones legales que ofrecen una gran ventaja en caso de juicio. Puedes leer más al respecto en el siguiente artículo.

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1. Contraseñas

Que si el NIP del banco, la clave para entrar al portal, tu código del gimnasio, la contraseña de tu correo personal, el del trabajo, los sitios para compras en línea, Netflix, tu cuenta de Mifiel (ahem), etcétera, etcétera. Unos quieren 4 dígitos, otros entre 8 y 12, unos números, otros caracteres especiales y mayúsculas. Y además, ¡ni se te ocurra escribirlos en un post-it y pegarlo en tu computadora!

Por más buena que sea tu memoria, estamos de acuerdo en que establecer y administrar contraseñas es una pesadilla. Y, aunque sepamos que no debemos reutilizarlas ni usar información personal para crearlas, la flojera, prisa o falta de creatividad definitivamente puede poner nuestras cuentas en peligro.

¿Qué puedes hacer?

a) Usa una frase de contraseña

Una frase de contraseña es, como su nombre lo dice, una frase compuesta de 4 o más palabras no relacionadas entre sí, pero fácil de recordar. 

Ejemplo: perromoradocometacos

Aunque no uses caracteres especiales o números, este tipo de contraseñas no son fáciles de hackear, ya que son únicas. (Y estamos de acuerdo en que la imagen en tu cabeza te ayudará a recordarla.) Eso sí, evita usar frases de una canción, poema u otro texto conocido.

b) Usa un administrador de contraseñas

Existen varios en el mercado como LastPass, Dashlane y 1Password, entre otros. Estos administradores son como bóvedas de seguridad que también generan contraseñas seguras y las almacenan para que no tengas que anotarlas ni recordarlas. Así, solo tienes que asegurarte de crear una contraseña maestra super segura y el administrador hace el resto por ti. Además, algunos tienen la ventaja que también puedes tener notas seguras para aquellas contraseñas o información que no necesariamente utilizas en línea como NIPs, números de cuenta bancarios, etc.

Varias tienen cuentas básicas gratuitas que pueden ser suficiente para tus cuentas personales, pero si lo estás considerando para tu equipo de trabajo, las versiones de paga seguramente son una inversión que vale la pena. Por lo general te permiten auditar la fortaleza de las contraseñas de tus colaboradores, por lo que puedes ver dónde hay posibles brechas.

2. Autenticador de dos factores (2FA)

Los autenticadores de dos factores (o dos pasos) son como tokens bancarios, agregan una capa de seguridad a distintas aplicaciones. Los más conocidos son Google Authenticator y Authy. Ambos están disponibles para Android y iOS.

Son recomendados para cuentas de correo y otras aplicaciones que contienen información sensible. A través de un código QR ligas un sitio particular a tu teléfono. De esta manera, cuando entras a tu correo de Gmail, por ejemplo, después de que ingresas tu usuario y contraseña, te pedirá un código de 6 dígitos que puedes ver en en tu teléfono. Así, aunque alguien consiga tus claves de acceso, sin el código, no podrán acceder. Por lo general puedes elegir qué dispositivos son seguros para no tener que ingresar el código siempre que entras.

* Nota importante: Como todo en esta vida digital, toda empresa —y con mayor razón las que se dedican a cuestiones de seguridad— son blanco constante de hackers. Por ello te recomendamos investigar cuidadosamente las plataformas que mencionamos arriba, su récord de seguridad, la manera en que encriptan la información, etc., para que encuentres la solución más confiable.

3. Hardware

Obviamente cualquier equipo de trabajo, ya sea computadora, teléfono, tableta, etc., deben bloquearse automáticamente después de unos minutos sin uso y el acceso debe ser con una contraseña segura.

La cuarentena nos agarró algo desprevenidos, pero si estás considerando que tu equipo trabaje de forma remota temporal o permanentemente, debes pensar seriamente si lo harán en equipo personal o de la empresa. Cualquiera que sea el caso, es recomendable tener una guía clara sobre el uso del equipo y que todos la conozcan.

4. Seguridad en la red

Además de los dispositivos, otro punto vital en cuanto a seguridad es la conexión a internet. Probablemente en tu empresa has contado con la asesoría de expertos que configuraron tu red como privada y con una contraseña segura que cambia cada cierto tiempo.

Con tu equipo trabajando en casa la situación cambia. Infórmales de la importancia de tener una red segura, no compartirla con personas ajenas y también cambiarla regularmente. Todos los proveedores de internet tienen apartados donde explican cómo cambiar la contraseña de la red.

Nota sobre trabajo en espacios públicos: Las redes de espacios públicos (aeropuertos, cafés, espacios de co-working, etc.) por su naturaleza son muy vulnerables, ya que se conecta un gran número de personas. Si alguien debe trabajar en uno de estos espacios, de ser posible que lo haga offline, con documentos y aplicaciones que no tengan información sensible o usando una VPN, como Mullvad, que agregan una capa de protección a las conexiones de internet.

5. Tu FIEL

En el chat de Mifiel constantemente nos llegan personas que quieren firmar pero que los archivos los tiene el contador. En este post explicamos por qué nunca jamás en la vida debes entregarle tu FIEL ni al contador ni a nadie. Recuerda que los archivos de tu FIEL son como una hoja firmada en blanco, ¿no se la darías a ninguna persona, no?

Independientemente de la confianza que puedas tener con tu contadora o alguien más, ¿conoces sus prácticas de seguridad? Recuerda que todos somos víctimas potenciales de hackers y mucha gente no tiene consciencia sobre los riesgos y desconoce las mejores prácticas de seguridad.

¿Pero cómo le hago? ¿Qué tal si lo hacemos a través de notario? Aquí puedes conocer opciones para cuestiones fiscales. Pero repetimos, NUNCA debes compartir los archivos y contraseña de tu FIEL/e.firma con nadie.

6. El eslabón más débil

Ahora, todo lo que acabamos de decir sirve para dos cosas si tu equipo de trabajo no está consciente de los riesgos. Tu red es tan fuerte como el eslabón más débil.

Un estudio encontró que tres cuartas partes de hackeos y otras fugas de información se deben a colaboradores, ya sea porque fueron víctima de phishing o porque un descuido los hizo vulnerables. En muchos casos, se dieron cuenta al momento pero, por temor a represalias, no lo reportaron. Más adelante alguien encontró la vulnerabilidad y la explotó, con consecuencias por lo general mucho mayores que si hubieran avisado en cuanto sucedió.

Por ello, además de que es muy importante que capacites a tu equipo para que conozcan las mejores prácticas, es importante tener un ambiente en donde se sientan con la confianza de reportar algún error o brecha de seguridad.

Conclusión

La tecnología nos permite hacer cosas inimaginables hasta hace unos pocos años. Desafortunadamente, con las posibilidades también vienen riesgos. Sin embargo, con unas medidas fuertes y claras, estos se minimizan para que puedas dormir tranquilo y le dediques toda tu energía a tu empresa.

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Afortunadamente, en el caso de la Firma Electrónica Avanzada (FEA), las leyes son muy precisas. Comencemos por la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA), que define y regula su uso. En su artículo 7o declara que:

Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con Firma Electrónica Avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a éstos.

Claramente la Ley está diciendo que firmar digitalmente es igual a hacerlo de forma autógrafa.

¿Qué ventajas confiere la ley a la firma electrónica avanzada? Te platicamos en el webinar Entendiendo la Firma Electrónica Avanzada.

Además, varias otras leyes y códigos también lo especifican, compartimos algunos ejemplos:

El Código de Comercio en su artículo 89 Bis dice:

No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un mensaje de datos.

El artículo 776 de la Ley Federal del Trabajo manifiesta: Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarias a la moral y al derecho, y en especial los siguientes:

VIII. […] las distintas tecnologías de la información y la comunicación, tales como […] documento digital, firma electrónica o contraseña […]

Los artículos 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles y 1834 y 1834 Bis del Código Civil Federal también reconocen como pruebas cualquier información generada o comunicada por medios electrónicos o tecnológicos. Artículos posteriores en las leyes y códigos mencionados establecen los requisitos que debe tener una e.firma para ser considerada confiable y procedimientos para el desahogo de pruebas electrónicas.

En conclusión… a menos que la ley que regule la actividad de tu empresa prohiba expresamente firmar digitalmente, lo más probable es que sí puedas hacerlo y además haya una o varias leyes que lo respalden. A la fecha en Mifiel diversas financieras, empresas de factoraje, asociaciones, arrendadoras, corredores públicos, laboratorios, empresas de manufactura, profesionistas independientes, entre otras, firman documentos financieros, mercantiles, laborales, de prestación de servicios y muchos más.

¿Sigues teniendo dudas sobre tu caso particular?

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Firmar documentos electrónicamente —sin reunirse en persona— puede ser una herramienta crucial durante esta coyuntura y queremos que puedas hacer este ajuste temporal sin que te preocupes por el costo. 

Es por esto que desde el 27 de marzo y hasta el próximo 15 de mayo de 2020, los documentos firmados en Mifiel no tendrán costo.

¿Cómo funcionará?

• Si ya eres usuario de Mifiel, el 16 de mayo recibirás un reintegro de documentos igual a la suma de los documentos que hayas utilizado durante este periodo.
• Si eres un usuario nuevo, solo tienes que registrarte en Mifiel y el sistema te acreditará 1,000 (mil) documentos que podrás usar libremente hasta el día 15 de mayo. Si requieres más de mil documentos, por favor contáctanos por el chat que tenemos habilitado en la página o al correo ayuda@mifiel.com. Los documentos no utilizados expirarán el 15 de mayo a las 11:59 pm, hora del centro de México.
• No habrá límite en cuanto al número de documentos que puedes firmar de manera gratuita durante este periodo.

¿Cómo sé si Mifiel es adecuado para mí?

Evalúa el tipo de firma electrónica que requieres

En el mercado, existen dos tipos de soluciones de firma digital: las que funcionan con firma electrónica avanzada (FEA) y las que utilizan firma electrónica simple.

Mifiel es una solución que trabaja con certificados de FEA emitidos por el SAT, conocidos como e.firma o FIEL, que permite que los documentos firmados cuenten con presunciones legales de atribución e integridad. Las soluciones de firma simple no requieren que los firmantes tramiten certificados y son relativamente fáciles de implementar, pero no permiten tener presunciones legales.

Si tus firmantes cuentan con una e.firma, Mifiel es adecuado para ti durante esta contingencia sanitaria.

Conoce la legalidad de la firma de contratos con la FIEL

La firma de contratos privados con firma electrónica avanzada está reconocida en la legislación aplicable de México: el Código de Comercio. Su artículo 89 bis indica la validez de la documentación electrónica, y el artículo 97 las características de una FEA.

¿Convencido?

Regístrate y comienza a firmar ya tus contratos.

Por ahora, no será necesario pagar por usar nuestros servicios a menos que requieras funcionalidades especiales no incluidas en el plan Esencial, como el cifrado de documentos punto a punto (de tal forma que ningún tercero —ni siquiera Mifiel— pueda visualizar su contenido) o la integración API. De requerir dichas funciones, contáctanos para contratar un plan.

Si todos tomamos las precauciones necesarias ahora, podemos reducir la propagación del virus en todo México. Los siguientes meses serán difíciles, pero queremos que sepas que estamos aquí para ayudarte con lo que necesites.

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1. Nadie tiene FIEL

Nada más alejado de la verdad. Al mes de noviembre de 2019, más de 13.5 millones de personas físicas cuentan con su FIEL (lo cual equivale a aproximadamente el 25 % de la Población Económicamente Activa), además de 1.6 millones de personas morales. El volumen de personas tramitando su FIEL nunca había sido tan grande y cada día hay más personas que obtienen la suya (más de 6,800 en promedio, de hecho).

Además, desde el 2018 es necesario contar con la e.firma para tramitar la cédula profesional. Este año los gobiernos de Ensenada, Tamaulipas y Tlaxcala incorporaron el uso de la FIEL para trámites y servicios que ofrecen a la población. También el Registro Público de Coahuila adoptó el uso de la e.firma para solicitar actas de nacimiento, matrimonio, entre otras. 

2. Si mi documento va a litigio, el juez no sabrá qué hacer con mis pruebas electrónicas

Es un temor común que se basa más en prejuicios y temor a lo desconocido que en situaciones reales. Los jueces en México están familiarizados con la firma electrónica. Además de la gran cantidad de documentos electrónicos que se presentan en juicio —la mayoría debido al SAT— al ser servidores públicos los magistrados presentan sus declaraciones patrimoniales firmándolas con la FIEL.

En el caso de Mifiel, múltiples contratos firmados en nuestra plataforma se han ido a juicio con excelentes resultados.

3. Seguramente mi abogado se opondrá 

Aunque este argumento era ciertamente común hasta hace unos años, ha dejado de serlo. Con mayor frecuencia son los abogados mismos quienes se acercan buscando soluciones de firma electrónica como Mifiel y demuestran estar familiarizados con sus aspectos legales.

Un claro ejemplo del cambio de mentalidad en el gremio es el caso de los corredores públicos. En su convención anual una de las ponencias trató sobre el uso de la firma electrónica avanzada en el contexto de la correduría pública.

4. Nadie sabe usarla

Este era el caso cuando los sitios para firmar requerían Internet Explorer y plug-ins de Java. Sin embargo, al extenderse el uso de la FIEL en otros contextos, su usabilidad ha mejorado muchísimo. Únicamente en el caso de Mifiel, en tan solo 4 años, cerca de 20,000 personas han firmado documentos de todo tipo.

Hoy en día firmar usando la FIEL/e.firma es muy simple: las plataformas en línea funcionan en cualquier sistema operativo, en los navegadores más comunes y sin necesidad de instalar ningún programa o plug-in.

5. La FIEL solo sirve para firmar documentos fiscales o con dependencias de gobierno

El hecho de que el SAT sea el organismo oficial que emite los archivos que se usan para firmar hace pensar que la e.firma solo se puede usar para cuestiones fiscales o, cuando mucho, para trámites relacionados con entidades gubernamentales. En ocasiones también se piensa que el SAT va a poder ver todos los movimientos que haces usando tu FIEL. Nada más lejos de la verdad.

Hay que pensar en la FIEL como una licencia de conducir. A veces la usamos para identificarnos en algún banco o realizar un trámite. Pero eso no significa que la Secretaría de Transporte o Vialidad pueda cobrarse una multa que tengamos de nuestra cuenta bancaria o que lleven un registro de dónde anduvimos.

Así que ya lo sabes, si quieres iniciar el año con el pie derecho, olvida estas viejas creencias que limitan el desarrollo de tu empresa y avanza hacia nuevas formas de hacer negocios.

Agenda una llamada con nuestro equipo comercial para conocer cómo Mifiel puede ayudar a tu organización.

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A pesar de que la firma electrónica avanzada tiene un marco normativo muy robusto, siempre está presente el peligro del factor humano: el criterio el juez. “¿Estará familiarizado con la FIEL?, ¿aceptará las presunciones legales que por ley tienen los documentos firmados electrónicamente?”, son preguntas comunes que pasan por la mente de los abogados que contemplan la perspectiva de presentar —y defender— un documento electrónico como prueba.

¿Cómo se presenta una firma electrónica avanzada en juicio? Ve ahora mismo nuestro webinar impartido por el Dr. Alfredo Reyes Krafft.

Para este artículo entrevistamos a tres abogados litigantes que han presentado documentos firmados con la FIEL como pruebas en juicios —incluyendo documentos firmados en Mifiel— para que compartan sus experiencias y recomendaciones: Alfredo Reyes Krafft, abogado experto en temas de la firma electrónica en México; Christian Zinser Cieslik, abogado litigante en materia civil, mercantil y familiar con veintiún años de experiencia; y Annuar Flores Silva, abogado litigante en materia civil y mercantil, además de juicio contencioso administrativo y de amparo.

La legislación de la firma electrónica es clara, el miedo a la reacción del juez es injustificado

Ya que hasta hace poco no existían soluciones para firmar documentos electrónicamente en el ámbito comercial, es de esperarse que muchos abogados —pese a tener una amplia trayectoria litigando— se enfrenten por primera vez a un caso con pruebas digitales. El no contar con experiencias reales de tus pares para confirmar la veracidad de tus sospechas sobre las reacciones de los jueces puede hacerte titubear—aun si eres uno de los juristas más experimentados.

Incluso abogados como Alfredo, uno de los principales expertos en firma electrónica en México, no fueron la excepción. Antes de enfrentarse a su primer juicio con pruebas electrónicas en 2009, recuerda haberse preguntado “¿cómo garantizo que ese documento es íntegro y atribuible a las partes?, ¿dónde lo haré y cómo lo presentaré?”, entre muchas otras dudas. Al encontrarse en una situación dicotómica de ser versado en la parte teórica, y al mismo tiempo ser el primer abogado en el país en llevar este tipo de documentos a juicio, tuvo dudas respecto a la mejor manera de presentar las pruebas ante el juez.

Afortunadamente, durante los diez años que han transcurrido desde entonces, se ha demostrado que el fundamento de estos temores son más un mito que una realidad. El mayor miedo es que el magistrado no acepte el documento. No obstante, ellos están expuestos a las firmas electrónicas en su día a día. Alfredo señala que “los jueces, como funcionarios públicos, están acostumbrados a utilizar modelos de firma electrónica” para realizar acciones desde presentar sus declaraciones anuales hasta comunicarse con el Consejo de la Judicatura Federal, y por lo tanto “las firmas electrónicas no les son extrañas, las usan de manera regular”. Asimismo, Alfredo ha aprendido a través de sus experiencias y las de colegas cercanos que las conjeturas sobre la falta de conocimientos tecnológicos de los juzgadores son en gran medida injustificadas: “…en los últimos diez años no hemos tenido problemas con los jueces, ellos ya entienden mucho más qué es una firma electrónica y cómo opera”.

La presunción legal da certeza a la firma, agilizando todo el proceso

Una de las artimañas más comunes es negar la validez de la firma autógrafa en el documento. Como comparte Christian, esta jugada puede resultar en “unos tres meses de retraso, que sí es mucho tiempo… es una táctica que carece de elegancia pero que desafortunadamente muchos abogados usan”. 

Afortunadamente, la presunción de autoría de la que goza la firma electrónica avanzada hace que sea casi imposible usar dichas tácticas en los juzgados. Como bien explica Alfredo, “la presunción legal de atribución establecida en el Artículo 90 del Código de Comercio, y… la Ley de Firma Electrónica Avanzada” hacen de cada firma realizada utilizando la FIEL / e.firma “no repudiable y le da una fuerza enorme”.

En su experiencia, el uso de la FIEL no solo le da a la contraparte un menor margen de maniobra para impugnar falazmente la firma, también funciona como elemento disuasorio ya que la parte defensora está consciente de lo difícil y costoso que sería intentar repudiarla. “En ningún caso me han dicho ‘esta no es mi firma’, lo cual pudiera suceder con una firma electrónica simple o una firma autógrafa digitalizada o en papel”. Christian concuerda en que el uso de e.firma para documentos deja a la contraparte con menos “argumentos para hacer valer excepciones de las que se abusan y usan incorrectamente, gastando el tiempo de los abogados y del poder judicial”.

Además, la belleza de todo esto es que las firmas electrónicas aportan un sentido de certeza y precisión para todas las partes involucradas, no solo al litigante. “Si no firmó el documento, no puede falsificarse… Eso me gusta porque le da certeza por ambos sentidos, tanto si firmaste como si no firmaste”, comparte Christian.

Elimina la necesidad de pagar peritos durante el juicio

Para empeorar aún más la situación, la parte litigante no solo debe padecer la demora en el proceso cuando las firmas se refutan, también está obligada a “llamar a un perito calígrafo para verificar y hacer pruebas grafoscópicas”, incluso para los alegatos sin fundamento. Esto puede costarle de 15 mil a 30 mil pesos o más, de acuerdo a la experiencia de Christian.

Sin embargo, al tratar con documentos firmados con la FIEL, la Ley está del lado del litigante. Como la presunción legal asume que la firma pertenece al firmante a menos que este pueda demostrar lo contrario, se evita la necesidad de un perito y se “traslada la carga de la prueba a la persona que desconoce la autoría de la firma o la integridad del documento”, como señala Annuar. Es decir, asumir el costo de contratar servicios periciales sería por completo responsabilidad de la contraparte si decide desconocer la firma. A la larga, eliminar este costo podría implicar ahorros sustanciales en tiempo y dinero para las empresas representadas.

Christian agrega, “el tema de las firmas [autógrafas] es que la grafoscopía es mitad ciencia, mitad arte” pero con la firma electrónica avanzada “es ciencia pura, no es un tema de criterio”.

Se evitan situaciones de documentos originales perdidos o en mal estado

Fuera de las debilidades de la firma autógrafa que ya discutimos, el otro gran inconveniente de firmar con papel y tinta es que solo existe una copia válida de la evidencia (el documento original) y puede extraviarse o dañarse muy fácilmente. En muchos casos —como en documentos de recursos humanos— omitir la firma es una práctica común debido a la dificultad de recabarla físicamente. Con un tono de frustración, Christian comenta “no sabes la cantidad de veces que me ha pasado que clientes nos dicen ‘firmamos pero no tengo el original’, ‘no tengo la versión firmada’ o ‘no sé si el contrario me la dio’ y entras a un panorama muy oscuro”.

Cuando se trata con un documento firmado electrónicamente, es imposible dañar el original y muy difícil extraviarlo ya que no existe solo una copia. Además, al ser más fácil y conveniente firmar, es más probable que el documento se haya firmado debidamente desde el inicio.

Como Christian señala elocuentemente, con un documento firmado electrónicamente tienes “un archivo que no se hace viejo, que no se moja, que no se le mete la polilla”. Y claro, no hay mejor forma de asegurar los mejores resultados en un juicio que estar preparado con evidencia a prueba de balas.

Los jueces deben aceptar documentación electrónica como prueba en juicio

Como explica Alfredo, los jueces se encuentran obligados a admitir documentos firmados electrónicamente en tanto cumplan con las reglas específicas de valoración establecidas. En contraste, no están obligados a hacer lo mismo para documentos firmados de forma autógrafa. “El juez podría ni siquiera considerarlo como prueba”, afirma Alfredo, incluso va un paso más adelante y agrega que con documentos firmados electrónicamente “no hay forma humana —cumpliendo estas reglas [de valoración]— de que no me lo acepte como prueba en juicio”.

Conclusiones

Los tres abogados concuerdan en que el uso de la firma electrónica avanzada —además de no ser peligroso— ofrece ventajas sobre los documentos físicos firmados autógrafamente.

Al preguntarle su opinión sobre la resistencia dentro del gremio por adoptar esta nueva tecnología, Christian introspecciona que “los abogados somos un poco lentos para acostumbrarnos a estos avances tecnológicos. Estamos muy acostumbrados al código y al libro. Mencionas firma electrónica y a la mayoría nos suena peligroso, lo cual no es cierto. Además, hay que acostumbrarnos”.

Annuar agrega que no es un requisito contar con estudios avanzados en derecho informático para poder representar a clientes y llevar juicios con documentos electrónicos. “El derecho informático es una especialidad. Sin embargo, como abogado no es necesario tenerla para poder incursionar en el tema de documentos electrónicos”.

De igual manera los tres concuerdan en que el uso de la firma electrónica se volverá progresivamente más común. Respecto a este punto, Christian augura que cuando el uso de la firma electrónica avanzada se masifique y la costumbre se empiece a volver que los litigantes “chicaneros” no se animen a usar la táctica de poner en duda la validez de la firma o la integridad del documento, se verán procesos judiciales con menos incertidumbre y retrasos, derivando así en un sistema judicial más certero y eficiente.

Al reflexionar unos momentos sobra la diferencia entre un documento con firma electrónica avanzada y uno con firma autógrafa Christian concluye: “Es un tema probatorio, no es un tema de fondo. Simplemente es un diferente medio de plasmar la voluntad de las partes”.

“El miedo más grande lo tenemos los litigantes, más que el propio juzgador”, remata Alfredo.

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No importa si ya tienes parte de tus trámites en línea, o cuentas con una sencilla página web para que te encuentren. Tu negocio puede crecer aceleradamente al integrar la firma electrónica en tu proceso de recepción y aceptación de solicitudes de créditos, permitiéndote mayor eficiencia, rapidez y seguridad entre otras ventajas.

1. Tiempo, dinero y más ahorros para ti y tus clientes

Como ya sabemos, el tiempo es dinero. ¿Cuántas veces has recibido una solicitud que le falta una firma o la copia de un documento? Tienes que contactar al cliente, quien debe darse el tiempo de enviarte la copia de su IFE o ir a tus oficinas a firmar lo que faltó. Y eso sin contar a los clientes que se encuentran en otra ciudad, en ese caso habría que sumar el tiempo -y costo- de la paquetería. Agilizar tus procesos previene además el enfriamiento de solicitudes debido a largos tiempos de espera.

También tenemos el importantísimo —aunque difícil de cuantificar— costo de oportunidad. Como es de sobra conocido, con la banca tradicional el proceso para obtener un crédito puede ir de 2 hasta 8 meses. Con una SOFOM, puede ser de 2 semanas. Sin embargo, con el uso de herramientas digitales, este tiempo se reduce a unas cuantas horas, como en los casos de Pretmex y Creze. Si una empresaria encuentra una oportunidad única de comprar una maquinaria, por ejemplo, ¿con quién crees que se va a ir?

Por otra parte, aunque tu misión sea apoyar a tus clientes a lograr sus metas, negocios son negocios. Es esencial para cualquier empresa optimizar sus procesos para reducir costos y volverse cada vez más eficientes, haciendo más con menos. Al digitalizar tus procesos usando la FIEL y otras herramientas tecnológicas, tu equipo de trabajo puede atender más solicitudes o realizar actividades que otorgan un mayor valor a tu modelo de negocio en vez de perder horas visitando clientes para recolectar papeles. Si tus clientes no están obligados a ir a tus oficinas a firmar documentos, no necesitas tener un montón de sucursales para tener cobertura, reduciendo así tus costos de operación.

Algo más sobre los costos operativos… Al tener tus procesos 100 % en línea, te puedes olvidar de los gastos de impresión y paquetería. Y también te ahorras el espacio donde almacenas todas esas solicitudes.

2. Mayor alcance

Operar de forma digital te permite ofrecer tus servicios en todo el país sin necesidad de sucursales. Así, cualquier persona o negocio con acceso a internet podrá tramitar su crédito contigo sin importar donde se encuentre, incluso podría hacer la solicitud desde su teléfono.

3. Transformación digital

No hay marcha atrás, las herramientas digitales llegaron para quedarse. Lo único que está en tus manos es decidir si vas a ser un pionero o si tus clientes —o la competencia— te van a obligar a modernizarte.

Es un hecho que la población en general, sin importar su edad u ocupación, cada vez hace más cosas por internet. Desde transferencias bancarias hasta contratar un plomero o pedir de comer, nos estamos acostumbrando a obtener todo lo que necesitamos al tocar un botón.

Tu empresa ya es digital, ya sea porque tienes una página para que tus clientes te encuentren o porque es posible hacer una parte del proceso en línea. Dar el siguiente paso es mucho más sencillo de lo que crees. Participar proactivamente en la revolución digital que estamos viviendo puede ser la diferencia clave para que tu empresa siga existiendo o desaparezca.

4. De seguridad y otras ventajas

Además de lo que mencionamos anteriormente, usar la FIEL para firmar documentos tiene unas ventajas sumamente importantes. En primer lugar, el uso de la e.firma junto con las constancias de conservación te garantiza tanto la integridad del documento como la identidad del firmante.

Adicionalmente, firmar con la FIEL es más seguro que la firma autógrafa. En caso de que llegues a ir juicio con algún cliente, es posible que, por alargar el proceso, alegue que no firmó el documento. Esto representa un retraso de cuando menos 3 meses en lo que un perito analiza las firmas, además del costo del peritaje. Firmar con la e.firma, traslada la carga de la prueba al firmante, quien tiene que probar que no firmó, lo cual es prácticamente imposible. Esto te permite recuperar tus recursos más rápido y con menor costo.

La revolución digital está aquí. Tú decides si participas o te quedas atrás. Agenda una llamada para conocer cómo Mifiel te puede ayudar a llevar a tu financiera al siguiente nivel.

Contacta a Mifiel

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A pesar de que la e.firma existe desde hace más de una década y su uso es cada vez más frecuente, un gremio que se resiste a adoptarla es el legal. Pero, ¿su recelo es justificado? ¿O tiene que ver más con una resistencia a adoptar nuevas tecnologías?

En este post daremos respuesta a las objeciones más comunes que tienen los abogados para utilizar la firma electrónica.

1. Si voy a juicio, ¿el juez me aceptará un contrato con firma electrónica avanzada?

Esta es una gran preocupación muy común. La mayoría de los abogados supone que los jueces no aceptarán pruebas electrónicas ya que éstos no cuentan con el conocimiento y/o la tecnología para evaluarlas. Sin embargo, esto es más un temor basado en suposiciones que un hecho por las siguientes razones:

a. El marco legal para el uso de la e.firma en México es de los más robustos a nivel mundial. Desde la Ley de la Firma Electrónica Avanzada hasta el Código Civil, pasando por la Ley Federal del Trabajo, el uso de la FIEL está claramente descrito y sustentado en la legislación mexicana¹.

En Mifiel tenemos varios clientes que han presentado exitosamente en un juicio documentos firmados en nuestra plataforma. Además, en el raro caso que un juez no aceptase documentos firmados digitalmente, siempre se puede recurrir al amparo.

b. Los jueces ya cuentan con una firma electrónica judicial para el desempeño de sus labores. Además, como servidores públicos, tienen que firmar sus declaraciones patrimoniales usando la FIEL por lo que ya están familiarizados con esta herramienta digital y la tecnología que la hace posible.

2. ¿Cómo compruebo que firmó la persona que debe ser?

La Firma Electrónica Avanzada goza de no repudio, lo que implica que la carga de la prueba recae en la persona que está negando la firma.

Además, con la firma autógrafa… a menos que estés en el mismo lugar que el firmante, ¿cómo puedes asegurarte que firmó la persona indicada? El uso de la e.firma previene que en caso de juicio la contraparte quiera alargar innecesaria y tramposamente el proceso alegando que no firmó, requiriendo la intervención de expertos en caligrafía con costos en tiempo y dinero adicionales.

3. ¿Cómo puedo asegurarme que la firma corresponde al documento?

Sin ponernos demasiado técnicos, lo que llamamos firma electrónica se crea con los siguientes elementos:

1. Hash del documento: Es una secuencia de caracteres alfanuméricos que se crea a partir de un texto u otro archivo usando un algoritmo (función matemática). Dos archivos electrónicos diferentes no pueden compartir el mismo hash. En otras palabras, cada hash es único a cada texto, similar a las huellas digitales de las personas². Por ser una fórmula matemática, el más mínimo cambio —aunque fuese un solo espacio— hace que el resultado (hash) sea diferente.
2. Llave privada: Consiste del archivo .key que se usa para generar las firmas electrónicas. Este archivo nunca debe ser compartido con nadie.
3. Firma electrónica: Es la secuencia alfanumérica que resulta de la combinación de los elementos anteriores.

Sin embargo, no esperamos que nos crean solo por nuestra linda página. Desarrollamos una herramienta de código abierto, el Verificador de Mifiel, que permite a cualquier persona comprobar la autenticidad de las firmas y es equivalente a que lo haga un perito criptográfico. Al final de la hoja de firmas hay un enlace a esta herramienta.

4. ¿Cómo verifico que el documento no ha sido modificado?

Para explicarlo más fácilmente podemos pensar en un caso similar en la edad media. Supongamos que un rey quiere enviar una carta confidencial a otro. Para asegurarse de que el documento no fuese modificado —o siquiera leído— por otras personas, el monarca vertía cera líquida para cerrarlo. Posteriormente sellaba con un anillo hecho especialmente para él (que tenía su nombre y escudo u otros símbolos que lo identificaban), haciendo casi imposible que alguien pudiese abrir y modificar el contenido sin que se notase.

Algo similar sucede cuando se firma un documento en Mifiel. El archivo XML que resulta se envía a un PSC (prestador de servicios de certificación), un tercero que genera una constancia de conservación para ese XML. La constancia es un “sello” con la fecha y hora de la firma que impide que el documento sea modificado después de su firma.

De nuevo, el Verificador de Mifiel permite realizar esta verificación fácilmente.

5. ¿Necesitaré contratar un perito para validar las pruebas electrónicas en un juicio?

No será necesario. La LFEA y el Código de Comercio otorgan presunción de atribución a la firma digital, y de ser avanzada, garantía de no repudio. Esto último significa que la parte que niega la firma es la que tiene que probar que no firmó, lo cual es prácticamente imposible.

La Administradora General de Servicios al Contribuyente del SAT, Katya Arroyo, comentó que el archivo de la FIEL se considera “… una forma de identificación del contribuyente infalible, en donde no se puede suplantar la identidad y, por lo tanto, al momento en que el causante la usa no hay manera en que pueda negar la realización de algún trámite firmado³.”

6. Mis contrapartes seguramente no cuentan con e.firma o FIEL

En México, al mes de febrero de 2019, 12.1 millones personas físicas y 1.5 millones personas morales cuentan con firma electrónica⁴. Y, aunque en un inicio el número de personas que obtenían su e.firma aumentaba lentamente, ahora crece a pasos acelerados. En los últimos años, más de un millón de personas tramitaron su FIEL cada año.

Pero, ¿quién tiene firma electrónica? En pocas palabras, toda persona que emita recibos fiscales. Desde profesionistas independientes como contadores, abogados, médicos y arquitectos, entre otros, además de servidores públicos, representantes y apoderados legales, propietarios de empresas de todos los tamaños y personas con ingresos mayores a $400,000 anuales.

7. Seguramente la tecnología es muy complicada, no la van a querer adoptar en mi empresa

En realidad, los que más se resisten a usar plataformas que permiten firmar digitalmente son los abogados. En las empresas, las áreas de ventas, operaciones y transformación digital siempre están buscando la manera de eficientar y mejorar sus procesos. Para ellos, el principal obstáculo es su departamento legal, que teme estar a la desventaja en caso de juicio.

Como puedes ver, esa desconfianza carece de fundamento. El uso de la e.firma tiene muchas ventajas prácticas como la rapidez con la que se pueden firmar documentos y el ahorro en papel. Sin embargo, su principal beneficio es la mayor seguridad y confiabilidad legal que ofrece en comparación con la firma autógrafa.

Y tú, ¿de qué lado quieres estar? Abre tu cuenta gratis en Mifiel para probar lo simple que es firmar un documento usando Firma Electrónica Avanzada.

¹ Además de las mencionadas, algunas otras leyes que mencionan claramente el uso de la e.firma son: la Ley de Amparo, la Ley de Instituciones de Crédito, la Ley del Mercado de Valores, la Ley de Transparencia y Ordenamiento de los Servicios Financieros, la Ley General de Sociedades Mercantiles, el Código de Procedimientos Civiles, el Código de Comercio y el Código Fiscal de la Federación, entre muchos otros.
² ¿Qué son y para qué sirven los hash?: funciones de resumen y firmas digitales, Genbeta, consultado el 25 de abril de 2019.
³ Conozca en qué situaciones usar su firma electrónica, El Economista, consultado el 25 de abril de 2019.
⁴ Datos abiertos del SAT, consultado el 25 de abril de 2019.

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Enfrentarse a la realidad de tener que llevar un documento electrónico a juicio es algo que genera incertidumbre en la mayoría de los abogados que no han participado en un proceso legal basado en evidencias o pruebas electrónicas, pues dichas experiencias recién comienzan a generalizarse en el sistema. Y tienen razón en sentirse así, ya que es bien sabido que en México una cosa es lo que dice la ley y otra la forma en cómo se aplica o interpreta en los tribunales.

A pesar de que la firma electrónica avanzada tiene un marco normativo muy robusto, siempre está presente el peligro del factor humano: el criterio el juez. “¿Me aceptará el documento electrónico?, ¿estará familiarizado con la FIEL?, ¿aceptará las presunciones legales que por ley tienen los documentos firmados electrónicamente?”, son preguntas comunes que pasan por la mente de los abogados que contemplan la perspectiva de utilizar un documento electrónico como medio de prueba y en su caso, defender su eficacia.

Para este artículo entrevistamos a tres abogados litigantes que han presentado documentos firmados electrónicamente como pruebas en juicios —incluyendo documentos firmados en Mifiel— para que compartan sus experiencias y recomendaciones:

Alfredo A. Reyes Krafft, abogado con veintisiete años de experiencia en el servicio financiero, considerado el padre de la firma electrónica en México. Es Licenciado y Doctor en Derecho con mención Cum Laude, ambos por la Universidad Panamericana. Funge como socio en el despacho Reyes Krafft Solís, que incluye a LexInf, una consultora especializada en Derecho de las Nuevas Tecnologías, donde es Director General. Tiene experiencia en litigios con diversos tipos de documentos electrónicos.
Contacto: lexinf.com | a.reyes@lexinf.com | 55 6395 9011

Christian F. Zinser Cieslik, abogado litigante en materia civil, mercantil y familiar más de veinte años de experiencia, socio fundador del despacho ZINSER Legal. Es Licenciado en Derecho por la Universidad Anáhuac, Maestro en Derecho de la Empresa por la Universidad Panamericana y Maestro en Derechos Humanos por el Centro de Estudios Jurídicos Carbonell. Tiene experiencia en litigios con contratos electrónicos de cesión de facturas para operaciones de factoraje.
Contacto: zinserlegal.mx | 55 2623 0141

Annuar Flores Silva, abogado litigante en materia civil y mercantil, además de juicio contencioso administrativo y de amparo con ocho años de experiencia, funge como asociado en Ostos y Pesquera Asociados, despacho que es parte del Bufete Ostos. Es Licenciado en Derecho por la Universidad La Salle y candidato a Maestro en Derecho Procesal Constitucional por la Universidad Panamericana. Tiene experiencia en litigios con pagarés electrónicos en contexto de crédito PYME.
Contacto: bufeteostos.com | annuar@bufeteostos.com | 55 5575 3411

La legislación de la firma electrónica es clara y el miedo a la reacción del juzgador es injustificado

La preocupación más frecuente de los abogados es la diferencia entre de jure y de facto. Es decir, si bien la gran mayoría de los abogados como Annuar y Christian comprenden perfectamente que el Código de Comercio establece presunciones legales a favor de firmas electrónicas, es difícil dejar de temer que las ventajas jurídicas teóricas no necesariamente se trasladarán a la práctica.

Por otra parte, ya que hasta hace poco no existían soluciones para firmar documentos electrónicamente en el ámbito comercial, es de esperarse que muchos abogados —pese a tener una amplia trayectoria litigando— se enfrenten por primera vez a un caso con documentos electrónicos. “No te voy a negar que me preocupé un poco”, admite Christian respecto a la primera vez que se preparó para defender un documento firmado electrónicamente. “Le llamé a varios colegas muy experimentados y tampoco les habían tocado juicios con documentos electrónicos”. El no contar con experiencias reales de tus pares para confirmar la veracidad de tus sospechas sobre las reacciones de los jueces puede hacerte titubear—aun si eres uno de los juristas más experimentados.

Incluso abogados como Alfredo, uno de los principales expertos en firmas electrónicas de México, no fueron la excepción. Antes de enfrentarse a su primer juicio con documentos electrónicos en 2009, recuerda haberse preguntado “¿Cómo garantizo que ese documento es íntegro y atribuible a las partes?, ¿dónde lo haré y cómo lo presentaré?”, entre muchas dudas más. Al encontrarse en una situación dicotómica de ser versado en la parte teórica, y al mismo tiempo ser el primer abogado en el país llevando este tipo de documentos a juicio, tenía dudas respecto a la mejor manera de presentar las pruebas ante el juez.

“Los jueces están acostumbrados a utilizar modelos de firma electrónica”

— Alfredo Reyes, LexInf

Afortunadamente, durante los diez años que han transcurrido desde entonces, se ha demostrado que el fundamento de estos temores sobre los documentos firmados electrónicamente son más un mito que una realidad. El mayor miedo es que el juzgador no acepte el documento. No obstante, ellos cuentan con una importante exposición a firmas electrónicas en su día a día. Alfredo señala que “los jueces, como funcionarios públicos, están acostumbrados a utilizar modelos de firma electrónica” para realizar acciones desde presentar sus declaraciones anuales hasta comunicarse con el Consejo de la Judicatura Federal, y por lo tanto “las firmas electrónicas no les son extrañas, las usan de manera regular”. Asimismo, Alfredo ha aprendido mediante sus experiencias y las de colegas cercanos que las conjeturas sobre la falta de conocimientos tecnológicos de los juzgadores son en gran medida injustificadas.

“Un gran prejuicio de muchos abogados procesalistas es anticipar o concluir que: ‘no tienen equipo, no pueden hacerlo, no lo recibirán, no lo entienden’, sin embargo, en los últimos diez años no hemos tenido problemas con los jueces, ellos ya entienden mucho más qué es una firma electrónica y cómo opera”.

¿Cómo se presentan los contratos con firma electrónica?

Además del tema de los jueces, es necesario desmitificar la idea de que presentar documentación electrónica en un juicio es complicado. Algunos abogados menos familiarizados con la tecnología pueden sentir angustia por el proceso que implica tener que presentar la documentación probatoria de forma electrónica. Sin embargo, el proceso varía poco en comparación al de presentación de documentos físicos.

“Es necesario proveer de los medios tecnológicos para que el juez evalúe la prueba”

— Annuar Flores, Ostos y Pesquera Asociados

Alfredo reafirma que “no hay grandes diferencias”, y que la documentación debe presentarse “a través de una USB o un disco compacto”. Además, aunque estrictamente no es requerido ya que los mensajes de datos deben ser presentados en formato digital, Annuar recomienda “anexar una copia impresa del documento base de la acción para facilitar al juez su evaluación”.

Otro punto relevante a tener en mente es la obligación de proporcionarle al juez una computadora. “Por disposiciones de ley es necesario proveer de los medios tecnológicos para que el juez evalúe la prueba. En el caso de documentos electrónicos esto implica facilitar al juez una computadora” enfatiza Annuar.

¿Qué pasa si el juez rechaza un documento firmado electrónicamente?

Es importante considerar que, aunque la probabilidad es baja, es posible que un juez rechace recibir documentos electrónicos, especialmente cuando se trata de juzgados de localidades pequeñas o con menos experiencia con su uso.

Con respecto a este punto, Alfredo comenta que en un juicio hace unos ocho o diez años le tocó un juez que no estaba familiarizado con documentación electrónica por lo que no quería aceptarla como prueba. No obstante, se promovió un amparo que resultó favorable y desde entonces a Alfredo no le ha tocado enfrentar esta situación. “En aquel tiempo estábamos abriendo brecha”, bromea.

Annuar tuvo un incidente similar recientemente. La diferencia es que no se dio por falta de familiaridad del juez con documentación electrónica, sino por el tipo de documento: se trató de un pagaré electrónico que un juez de la Ciudad de México no quiso aceptar, por lo que se presentó un amparo. Annuar asegura que este será resuelto en su favor y recalca que ya ha litigado varios adeudos usando pagarés electrónicos en juzgados de la CDMX sin ningún problema.

La seguridad que sienten tanto Alfredo como Annuar al enfrentar juicios basados en documentos electrónicos no solo emana de las experiencias que han tenido. Ambos manifiestan que un componente muy importante de esta seguridad se debe al robusto marco jurídico mexicano que establece reglas claras de valoración y obliga a los jueces a considerar la documentación electrónica como prueba en juicio—situación que no sucede con los documentos en papel firmados autógrafamente.

En contraste, a Christian hasta ahora ningún juez le ha rechazado la documentación electrónica y afirma que “Es lo que menos me preocupa. El juez no tiene mucho que decir en ningún sentido, la ley es muy clara”. Alfredo agrega “el juez no tiene forma de decirte que no acepta”.

Ventajas de la firma electrónica de documentos

Aunque trabajar con documentos firmados electrónicamente representa cambios menores en los procesos de gestión, firma, almacenamiento y presentación de documentación en juicio, es normal preguntarse si este cambio vale la pena.

A continuación explicaremos por qué la creencia de que las firmas electrónicas suponen una desventaja en los juicios no podría estar más alejada de la realidad, y por qué podrían mejorar enormemente los resultados de tu organización en tribunales.

La presunción legal da certeza a la firma, agilizando todo el proceso

Una de las artimañas más comunes, y a la que muchos abogados recurren, es negar la validez de la firma autógrafa en el documento y, como comparte Christian, esta jugada tan común puede resultar en “unos tres meses de retraso, que sí es mucho tiempo… es una táctica que carece de elegancia pero que desafortunadamente muchos abogados usan”. La falta de consecuencias cuando una de las partes miente sobre este asunto conduce al abuso de esta táctica y a tener un sistema judicial que Christian describe como innecesariamente “lento y costoso”.

Afortunadamente, la presunción de autoría de la que goza la firma electrónica avanzada hace que sea casi imposible usar dichas tácticas en los juzgados. Como bien explica Alfredo, “la presunción legal de atribución establecida en el Artículo 90 del Código de Comercio, y… la Ley de Firma Electrónica Avanzada” hacen de cada firma realizada utilizando la FIEL / e.firma “no repudiable y le da una fuerza enorme”.

En su experiencia, el uso de la FIEL no solo le da a la contraparte un menor margen de maniobra para impugnar falazmente la firma, también funciona como elemento disuasorio ya que la parte defensora está consciente de lo difícil y costoso que sería intentar repudiar la firma. “En ningún caso me han dicho ‘esta no es mi firma’, lo cual pudiera suceder con una firma electrónica simple o una firma autógrafa digitalizada o en papel”. Christian concuerda en que el uso de firma electrónica para documentos deja a la contraparte con menos “argumentos para hacer valer excepciones de las que se abusan y usan incorrectamente, gastando el tiempo de los abogados y del poder judicial”.

“En ningún caso me han dicho ‘esta no es mi firma’, lo cual pudiera suceder con una firma electrónica simple o una firma autógrafa”

— Christian Zinser, ZINSER Legal

Además, la belleza de todo esto es que las firmas electrónicas aportan un sentido de certeza y precisión para todas las partes involucradas, no solo al litigante. “Si no firmó el documento, no puede falsificarse… Eso me gusta porque le da certeza por ambos sentidos, tanto si firmaste como si no firmaste”, comparte Christian. Al eliminar la ambigüedad de la ecuación, la Firma Electrónica Avanzada permite que los procesos legales obtengan resultados más confiables en menos tiempo.

Elimina la necesidad de pagar peritos durante el juicio

Para empeorar aún más la situación, la parte litigante no solo debe padecer la demora en el proceso cuando las firmas se refutan, también está obligada a “llamar a un perito calígrafo para verificar y hacer pruebas grafoscópicas”, incluso para los alegatos sin fundamento. Esto puede costarle de 15 mil a 30 mil pesos o más, de acuerdo a la experiencia de Christian.

Sin embargo, al tratar con documentos firmados con la FIEL, la Ley está del lado del litigante. Como la presunción legal asume que la firma pertenece al firmante a menos que este pueda demostrar lo contrario, se evita la necesidad de un perito en el juicio y eficazmente se “traslada la carga de la prueba a la persona que desconoce la autoría de la firma o la integridad del documento”, como señala Annuar. Es decir, asumir el costo de contratar servicios periciales sería por completo responsabilidad de la contraparte si decide desconocer la firma. A la larga, eliminar este costo podría implicar ahorros sustanciales en tiempo y dinero para las empresas representadas.

“[Con la FIEL] se traslada la carga de la prueba a quien desconoce la autoría de la firma o la integridad del documento”

— Annuar Flores, Ostos y Pesquera Asociados

Christian agrega, “el tema de las firmas [autógrafas] es que la grafoscopía es mitad ciencia, mitad arte” pero con la firma electrónica avanzada “es ciencia pura, no es un tema de criterio”.

Se evitan situaciones de documentos originales perdidos o en mal estado

Fuera de las debilidades de la firma autógrafa que ya discutimos, el otro gran inconveniente de firmar con tinta y papel es que solo existe una copia válida de la evidencia (el documento original) y puede extraviarse o dañarse muy fácilmente. En muchos casos —como en documentos de recursos humanos— omitir la firma es una práctica común debido a la dificultad de recabar físicamente la firma. Con un tono de frustración, Christian comenta “no sabes la cantidad de veces que me ha pasado que clientes nos dicen ‘firmamos pero no tengo el original’, ‘no tengo la versión firmada’ o ‘no sé si el contrario me la dio’ y entras a un panorama muy oscuro”.

Cuando se trata con un documento firmado electrónicamente, es imposible dañar el original y muy difícil extraviarlo ya que no existe solo una copia. Además, al ser más fácil y conveniente firmar, es más probable que el documento se haya firmado debidamente desde el inicio.

Como Christian señala elocuentemente, con un documento firmado electrónicamente tienes “un archivo que no se hace viejo, que no se moja, que no se le mete la polilla”. Y claro, no hay mejor forma de asegurar los mejores resultados en un juicio que estar preparado con evidencia a prueba de balas.

Los jueces deben aceptar documentación electrónica como prueba en juicio

“No hay forma —cumpliendo las reglas de valoración— de que un juez no acepte documentos firmados electrónicamente como prueba en juicio”

— Alfredo Reyes, LexInf

Como mencionamos anteriormente, los jueces se encuentran obligados a admitir documentos firmados electrónicamente en tanto cumplan con las reglas específicas de valoración establecidas. En contraste, los jueces no están obligados a hacer lo mismo para documentos firmados autógrafamente. “El juez podría ni siquiera considerarlo como prueba”, afirma Alfredo, incluso va un paso más adelante y agrega que con documentos firmados electrónicamente “no hay forma humana —cumpliendo estas reglas [de valoración]— de que no me lo acepte como prueba en juicio”.

Recomendaciones para implementar la firma electrónica de documentos

Existen algunos puntos importantes a considerar en cuanto a la redacción, firma y presentación en juicio de documentos firmados electrónicamente con firma avanzada. Estas son algunas de las principales mejores prácticas de acuerdo con los expertos entrevistados.

Asegúrate de referenciar claramente en el contrato el marco legal aplicable

Al redactar un contrato que será firmado electrónicamente, hay que cuidar los términos del mismo. Por ejemplo, el Código Civil Federal reconoce el consentimiento a través de medios electrónicos como expreso, pero el Código Civil para el Distrito Federal o CDMX lo considera tácito. “Si referenciamos nuestros contratos a la legislación de la CDMX, vamos a tener problemas porque se entendería que el consentimiento llevado a través de medios electrónicos es tácito y no expreso. Si es tácito yo tendría que probarlo. En cambio, si lo tengo referido al Código Civil Federal, el consentimiento es expreso y por tanto no requiero probarlo”, señala Alfredo.

Haz referencia a las presunciones en tu escrito de demanda

Tener los contratos correctamente elaborados y firmados es el primer paso para asegurar que no se presenten problemas con los documentos electrónicos en caso de que sea necesario usarlos en un proceso judicial. El siguiente paso se da cuando llega el momento de preparar la documentación antes del juicio.

Además de los puntos que ya se tocaron, Alfredo nos advierte que “el diablo está en los detalles” haciendo referencia a la importancia de fundamentar apropiadamente el escrito de ofrecimiento de pruebas o de demanda, cuidando siempre referenciar la presunción de atribución e integridad que tienen los documentos electrónicos firmados por medio de firma electrónica avanzada. En especial, Alfredo recomienda “hacer referencia a la presunción legal de atribución que se establece en el Artículo 90 del Código de Comercio y al Artículo 7 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada”.

Recuerda que debes preparar dos memorias USB

Annuar agrega que en las memorias USB que se utilizarán durante el juicio, además de los documentos electrónicos, es recomendable incluir los certificados de las partes que firmaron. También señala que hay que considerar que se deben preparar dos memorias en sobres cerrados separados, uno para la parte demandada y otro para el juez.

Sé cuidadoso al elegir a un proveedor del servicio de firma electrónica de documentos

Después de tener un contrato redactado listo para firmar de manera electrónica, es muy importante cuidar quién es el proveedor del servicio, ya que en palabras de Alfredo “existen distintos proveedores del servicio de firma electrónica, algunos muy serios, otros no tanto”. Lo mínimo indispensable que debe cumplir el proveedor son los requisitos establecidos en las cuatro fracciones del Artículo 97 del Código de Comercio.

La fracción I requiere que el proveedor utilice certificados emitidos por el SAT o por un PSC debidamente acreditado por la Secretaría de Economía. También es necesario que al momento de firmar, la plataforma del proveedor realice una validación previa de que el certificado con el que se está firmando tiene validez y vigencia directamente en la registradora del propio SAT o del PSC que emitió el certificado.

Para cumplir con la fracción II, la plataforma debe estar implementada de tal manera que la información sensible de la Firma Electrónica Avanzada —el archivo .key y su contraseña— nunca salgan del dispositivo del firmante. En otras palabras, la firma debe realizarse dentro del dispositivo del firmante y nunca ser compartida con el servicio de firma ni con la persona que solicita la firma.

Por otro lado, para satisfacer los requisitos de las fracciones III y IV, Annuar enfatiza que “es de suma importancia que los documentos electrónicos que se presentarán como prueba en juicio cuenten con una constancia de conservación emitida por un PSC para así contar con la presunción de integridad”.

Es difícil, si no es que imposible, evaluar si un servicio cumple con estos requisitos fundamentales con solo mirar la plataforma ofrecida. Es por esto que al momento de evaluar un servicio de firma electrónica, es crucial validar el expertise del proveedor en cuanto a estos temas. Un proveedor confiable debe ser capaz de explicar exactamente cómo es que su producto cumple con la normatividad desde la perspectiva legal así como la técnica.

En este sentido, además de cumplir con los requisitos fundamentales establecidos por el Código de Comercio, Mifiel ofrece una plataforma fácil e intuitiva de usar, una consideración importante al considerar las dificultades técnicas que comúnmente se presentan al firmar con la FIEL.

En palabras de Alfredo, “Mifiel ofrece todo armado en un paquete con el que tengo la tranquilidad de que está bien hecho. Es el valor agregado que nos da respecto de algunas otras soluciones en el mercado”.

Conclusiones

Los tres abogados concuerdan en que el uso de la firma electrónica avanzada —además de no ser peligroso— ofrece ventajas sobre los documentos físicos firmados autógrafamente.

Al preguntarle su opinión sobre la resistencia dentro del gremio por adoptar esta nueva tecnología, Christian introspecciona que “los abogados somos un poco lentos para acostumbrarnos a estos avances tecnológicos. Estamos muy acostumbrados al código y al libro. Mencionas firma electrónica y a la mayoría nos suena peligroso, lo cual no es cierto. Además, hay que acostumbrarnos”.

“Es un tema probatorio, no es un tema de fondo. Simplemente es un diferente medio de plasmar la voluntad”

— Christian Zinser, ZINSER Legal

Annuar agrega que no es un requisito contar con estudios avanzados en derecho informático para poder representar a clientes y llevar juicios con documentos electrónicos. “El derecho informático es una especialidad. Sin embargo, como abogado no es necesario tenerla para poder incursionar en el tema de documentos electrónicos”.

De igual manera los tres concuerdan en que el uso de la firma electrónica se volverá progresivamente más común. Respecto a este punto, Christian augura que cuando el uso de la firma electrónica avanzada se masifique y la costumbre se empiece a volver que los litigantes “chicaneros” no se animen a usar la táctica de poner en duda la validez de la firma o la integridad del documento, se verán procesos judiciales con menos incertidumbre y retrasos, derivando así en un sistema judicial más certero y eficiente.

Al reflexionar unos momentos sobra la diferencia entre un documento con firma electrónica avanzada y uno con firma autógrafa Christian concluye: “Es un tema probatorio, no es un tema de fondo. Simplemente es un diferente medio de plasmar la voluntad de las partes”.

“El miedo más grande lo tenemos los litigantes, más que el propio juzgador”, remata Alfredo.

Declaración: el Dr. Alfredo Reyes Krafft actualmente es asesor legal de Mifiel, las opiniones que expresa en esta publicación son propias, basadas en su experiencia.

¿Aún tienes dudas sobre el valor probatorio de los documentos firmados con la FIEL? Puedes comunicarte con nuestros entrevistados, o bien, con el equipo de Mifiel.

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Pero no tiene por qué seguir siendo así. Con soluciones de firma electrónica como Mifiel, puedes facilitar la firma de  todo tipo de documentos en línea en minutos, ayudándote a eficientizar procesos de firma de contratos y recibos de nómina, entre otros, para que puedas dedicarte a conseguir al candidato perfecto mientras mantienes tus expedientes en orden y con el debido soporte jurídico.

Crónica del papeleo: El proceso tradicional

Supongamos que el área de ventas contará con 5 nuevos integrantes. Cada uno de ellos deberá firmar un contrato laboral, un acuerdo de confidencialidad, una responsiva por el equipo de trabajo que se les entregará (computadora, celular) y las políticas de la empresa. Esto es un total de 20 documentos que tendrás que imprimir en duplicado, hacerles llegar para firma y finalmente archivar en un espacio cada vez más lleno de papeles¹. Y todo esto suponiendo que están en el mismo lugar que tú. Si se encuentran en otra sucursal, en otra ciudad o, por la naturaleza de su trabajo están fuera de la oficina la mayor parte del tiempo, podrías tardar semanas en tener firmados todos estos documentos.

Ahora imagina este escenario… Creas los documentos electrónicos, los subes a una plataforma en línea, ingresas sus correos electrónicos y ¡listo! Ellos reciben un correo indicándoles que tienen documentos para firmar, lo cual pueden hacer desde su teléfono o dispositivo preferido en cualquier momento. Así, no importa si fueron a visitar a un cliente o se encuentran en otra ciudad, tu recibirás una notificación cuando hayan firmado y podrás descargar los documentos y archivarlos.

Este mismo ejercicio se puede hacer cada quincena con recibos de nómina y, al finalizar la relación laboral, con finiquitos. Si tu organización tiene procesos más estructurados, también se pueden firmar ofertas laborales, comprobaciones de gastos, incapacidades, autorizaciones, registros de entrada y salida y cualquier otro documento que necesites que autoricen o firmen de recibido o enterado. Por ello, es una solución que beneficia a varios tipos de empresas, ya sean medianas o grandes, cuenten con personal distribuido², o gestionen personal para sus clientes como headhunters, outsourcing y otros servicios de administración de nómina.

Pero, ¿firmar electrónicamente es válido para asuntos laborales?

México cuenta con uno de los marcos regulatorios en torno a firma electrónica más robustos a nivel mundial. La Ley otorga el no repudio a las firmas electrónicas avanzadas —como la FIEL/e.firma del SAT—, situación que no se presenta con la firma autógrafa. Esta ventaja puede hacer una gran diferencia a la hora de una disputa y garantiza que la e.firma sea mucho más segura y confiable que una firma autógrafa, siempre que se use de manera correcta.

Hablando de disputas, seguramente estarás pensando… ‘Todo esto suena muy bien, pero… si tengo que ir a Conciliación y Arbitraje, ¿el juez va a reconocer y admitir como prueba un documento firmado con la e.firma?’ La respuesta es muy clara, el Artículo 776 de la Ley Federal del Trabajo dice que:

“Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarios a la moral y al derecho, y en especial los siguientes:

VIII. Fotografías, cintas cinematográficas, registros dactiloscópicos, grabaciones de audio y de video, o las distintas tecnologías de la información y la comunicación, tales como sistemas informáticos, medios electrónicos ópticos, fax, correo electrónico, documento digital, firma electrónica o contraseña y, en general, los medios aportados por los descubrimientos de la ciencia.”

Además, el Artículo 836-D establece las normas para el desahogo de pruebas de medios electrónicos. En sus fracciones detalla a quién le corresponde designar al perito que evaluará las pruebas, ya sea la Junta, el oferente, la contraparte o un tercero³.

Como ves, tener documentos firmados con la FIEL te da un mayor respaldo y certeza jurídica que la firma autógrafa tradicional. Los documentos firmados con la e.firma esencialmente trasladan la carga de la prueba del patrón al trabajador.  Así que utilizar esta herramienta en el área de RH no sólo es una cuestión de modernización y eficientización de procesos sino que representa un mejor respaldo jurídico.

Cómo es firmar con firma electrónica

Supongamos que por fin encontraste al candidato perfecto… ¿qué sigue? Si la persona todavía no tiene su e.firma⁴, deberá hacer una cita en el SAT, donde tomarán sus datos biométricos (foto, huellas dactilares, iris y firma autógrafa) y en una memoria USB le entregarán los archivos necesarios para que pueda firmar electrónicamente. El trámite es rápido y existen módulos para obtenerla en todos los estados del país.

Con esos archivos el candidato estará listo para firmar documentos electrónicamente. Existen diferentes plataformas que permiten gestionar la firma de documentos usando la firma electrónica avanzada, siendo Mifiel uno de los principales.

Gestionar la firma de documentos usando Mifiel es fácil: subes los documentos en formato PDF a la plataforma, ingresas el nombre y correo del candidato y la persona que firma por parte de la empresa y escribes tu correo como espectador (para que te llegue una copia). A las partes les llegará una notificación avisándoles que tienen un documento pendiente por firmar. Incluso es posible firmar desde tu teléfono.

Una vez que los interesados hayan firmado, a todas las partes (incluyendo los espectadores) les llegará un correo con los documentos firmados. Puedes descargarlos desde ahí o desde la plataforma en cualquier momento y archivarlos digitalmente.

Además, Mifiel cuenta con una API que te permite integrar el proceso de firma directamente en la página de tu empresa, haciendo posible la implementación de flujos automatizados de generación, firma y archivo de documentos.

Conclusión

Como vemos, usar una plataforma de firma electrónica para tus procesos de RH tiene muchas ventajas. Significa un ahorro considerable de tiempo (y espacio) y, lo más importante, la tranquilidad de tener tus expedientes laborales completos y ordenados con completa validez jurídica y seguridad, disponibles en unos cuantos clics.

Te invitamos a agendar una demo para que aprendas cómo Mifiel puede eficientizar tus procesos. Nos dará mucho gusto apoyarte a que tengas más tiempo para encontrar a ese nuevo integrante perfecto para tu equipo.

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¹ La Ley del IMSS en su artículo 15 menciona que es obligación del patrón expedir, llevar registros y almacenar los recibos de nómina durante 5 años.
² Es decir, que viaja constantemente, trabaja de forma remota o con sucursales en varias ciudades del país.
³ Ley Federal del Trabajo, consultada el 28 de febrero, 2019.
⁴ Hasta febrero de 2019, casi 12 millones de personas en México habían tramitado su e.firma. (Si quieres conocer más sobre las características de las personas que ya cuentan con ella, te invitamos a consultar esta infografía.)

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Esta es quizás la pregunta más común que tenemos cuando nos reunimos con clientes potenciales. A menudo va acompañada de una mirada de sincera preocupación. Esto es completamente comprensible, ya que sólo 8.94 millones de los 80.3 millones de adultos en México tenían una FIEL a finales de 2016. A Octubre de 2019 este número ha ascendido a casi 13 millones. Sin embargo, este número por sí solo no da una imagen real de la utilidad de esta herramienta, ya que no da una idea clara de quiénes son esos 8.94 millones. (Y hasta ahora no había una buena razón para saberlo, ya que la FIEL se utilizaba sólo para fines fiscales.)

Afortunadamente hay una manera de saber quién tiene FIEL con bastante facilidad: analizando la información contenida en los certificados públicos. Cada FIEL consiste en un certificado público (el archivo .cer) que contiene el nombre, fecha de nacimiento y otra información de identificación del titular. Como su nombre lo dice, estos certificados son públicos y accesibles a cualquier persona que solicite una consulta, característica necesaria para validar que el certificado fue efectivamente emitido por el SAT, que no ha expirado y que no ha sido revocado.

En Mifiel, tomamos una muestra de 86,350 certificados de personas físicas para analizar el desglose de los titulares de la FIEL por edad, sexo, lugar de nacimiento y servicios de correo electrónico utilizados. Incorporando estadísticas socioeconómicas de fuentes como el Banco Mundial pudimos extraer hipótesis sobre el grado de participación económica a través de varias dimensiones por parte de los titulares de la FIEL.

Esperamos que con esta información puedas tomar una decisión informada sobre si tiene sentido utilizar la FIEL para digitalizar tus procesos de atención al cliente (p. ej., firmar contratos electrónicamente, verificar la identidad de los clientes en línea, procesos para prevenir el lavado de dinero, etc.).

Quién tiene FIEL: Los datos en un vistazo

1. Las personas que deben tener la Firma Electrónica Avanzada son:

• Todos los representantes legales de empresas
• Personas físicas con actividad empresarial (ej. Freelancers, doctores)
• Asalariados con ingresos anuales mayores a 400,000 pesos
• Servidores públicos con un puesto equivalente o superior a Jefe de Departamento (sueldo de 20,000 o más)

2. Aproximadamente 25.7% de personas con cuenta bancaria tienen FIEL
3. En los próximos 2 años, cerca de 2.5 millones de personas físicas más tramitarán su firma electrónica
4. Más de 1 de cada 5 de los nacidos en el Distrito Federal cuentan con su FIEL (~22%)
5. Hay más hombres que mujeres con FIEL y la mayoría cae en el rango de 25-54 años de edad
6. 64.2% de los usuarios de la FIEL usan Hotmail como su proveedor de correo

La oportunidad

Teniendo en cuenta que todos los representantes legales deben tener su FIEL, es obvio que las empresas que tratan con otras empresas (es decir, que ofrecen servicios B2B o Business-to-Business) tienen grandes ventajas para la integración de firmas electrónicas. Esto también tiene mucho sentido ya que las transacciones entre empresas representan un gran subconjunto de todos los documentos legales firmados, que además representan los contratos más sensibles y de alto valor.

Eso no quiere decir que firmar con la FIEL no tiene sentido para los servicios orientados al público. Por el contrario, con el aumento de los bancos 100 % en línea y la presión cada vez mayor para ofrecer más servicios en línea, es más importante que nunca considerar cómo los procesos legales pueden pasar de físico a digital sin comprometer la seguridad.

Varias empresas ya incorporaron la firma electrónica a sus industrias, conoce en la siguiente infografía los 4 casos de uso más populares de la fiel en 2017.

Entonces, como empresa, ¿cuándo tiene sentido implementar la firma electrónica para digitalizar procesos? Presentamos algunas ideas para empezar:

• Tu empresa ofrece servicios a otras empresas (Consultoras, financieras, manufactureras, distribuidores, despachos contables y legales)
• Tu empresa ofrece servicios a personas con un poder adquisitivo medio alto y alto (Seguros de vida y GMM, banca preferencial, fideicomisos, productos de inversión)
• Tu compañía tiene operaciones dispersas geográficamente y firman documentación interna
• Tu empresa firma con dependencias de gobierno o paraestatales
• Tu compañía regularmente contrata servicios de freelancers, doctores, etc.

Haz clic aquí para obtener más información sobre cómo Mifiel puede ayudarte a ofrecer una mejor experiencia a tus clientes, habilitar nuevos servicios, ahorrar tiempo y reducir los costos de tus procesos legales.

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Dada la gran utilidad de estos conocimientos no me sorprende que, al día de hoy, éstos permeen el mundo de los negocios. Sin embargo, a pesar de que estas ideas tomadas de la psicología social parecen intuitivas, e incluso obvias, rara vez se aplican a los procesos de negocios. La mayoría de las interacciones comerciales en las que nos involucramos permanecen sordas a las reglas del juego. Un ejemplo: ¿con qué frecuencia recibes mensajes de ventas despersonalizados y agresivos? (Si eres cliente de cualquier compañía de telecomunicaciones importante en México, me atrevo a pensar que semanalmente…)

Para ser honestos, no fuimos ninguna excepción cuando lanzamos Mifiel. Como primerizos al mundo de B2B SaaS, nos acercamos al marketing desde una perspectiva macro, de números. ¿Nuestro modus operandi? Llegar al mayor número de gente como fuera eficientemente posible. (Sí, enviamos correos masivos usando plantillas y no estamos orgullosos de ello…) Pensábamos que si sólo pudiéramos darnos a conocer, seguramente el producto hablaría por sí mismo.

Después de unos meses de resultados improductivos llegamos a dos conclusiones:

• Necesitábamos alejarnos de nuestras computadoras y ponernos al teléfono, o en un espacio con usuarios potenciales reales. (Es decir, mover nuestros traseros de intentar hacer “marketing” a hacer el trabajo duro de las ventas reales.)
• Ventas = construir relaciones. Y como con cualquier buena relación, no hay atajos.

Volviendo a la psicología, comenzamos a acercarnos a las ventas de una forma más razonada y humana. En este artículo dividido en dos partes te vamos a compartir los principios básicos que han moldeado nuestros procesos de ventas y marketing desde entonces y las lecciones que hemos aprendido en el camino.

Lección 1: Obtén prueba social (“Social Proof”)

Cuando la gente no sabe qué acción tomar en una situación determinada, normalmente mira hacia el comportamiento de sus pares como guía. Esto, en pocas palabras, describe el fenómeno de la prueba social.

La prueba social es la razón por la que descargamos las aplicaciones que aparecen en nuestro sitio favorito de noticias. Es el motivo por el que los inversionistas parecen a veces decidir como grupo, temerosos de perder una oportunidad (FOMO). Leemos los libros y vemos las películas que han sido las más recomendadas en nuestro círculo de influencia. Todas estas acciones se derivan de nuestra confianza, a veces ciega, de que las personas de cada grupo de pares han tomado decisiones informadas.

Comprender que la gente confía tanto en los juicios de otros como en la información pura para tomar decisiones fue un descubrimiento muy importante para nosotros. La mayoría de los tomadores de decisiones con los que hablamos son líderes en empresas medianas y grandes que diariamente toman innumerables decisiones. Al principio esperábamos que factores emocionales como la prueba social jugaran un papel trivial en su proceso de toma de decisiones. Pero lo que la psicología social nos enseña es que sucede exactamente lo contrario.

Las decisiones importantes requieren que se considere más información y el análisis se lleva a cabo dentro de un conjunto más complejo de opciones. Consecuentemente se produce la parálisis del análisis, haciendo que la respuesta “correcta” sea menos clara. En los casos en que la elección racional es menos clara, la intuición y los factores emocionales llegan a desempeñar un papel fundamental en la toma de decisiones, como lo muestran los estudios del neurocientífico de Stanford Baba Shiv. Qué tan agradable o bien informado apareces ante el tomador de decisiones, qué señal envía tu empresa al usar tu producto, o simplemente cómo el uso de tu producto los hace sentir puede convertirse en el factor decisivo en su elección final.

Ofrecer pruebas convincentes de que tu producto es confiable y cómo les ayudará a resolver sus problemas es fundamental, pero es sólo la base. Bombardear a los tomadores de decisiones con más información tiene poco efecto en sus decisiones después de cierto punto. Sin embargo, hablar sobre sus dudas, temores, esperanzas y aspiraciones subyacentes, rinde mejores resultados.

Entonces, ¿cómo usamos la prueba social para inclinar la balanza a nuestro favor?

Identifica a tu tribu

El renombrado mercadólogo Seth Godin popularizó el concepto de guiar una “tribu”, un grupo de personas conectadas entre sí a través de ideas compartidas. Cuando promovemos nuestras ideas es tentador tratar de llegar al mayor público posible. Pero los principios de Godin sostienen que para alcanzar al mayor número de personas, es necesario definir a un grupo tan específico como el tuyo (es decir, menos gente). Aunque parece contradictorio, es totalmente cierto según los principios de la prueba social.

¿Por qué? En primer lugar, estar expuesto a la misma idea desde múltiples fuentes amplifica la prueba social y hay más posibilidades de que uno crea que dicha idea es verdad. Es más probable que una idea que resuena dentro de un grupo pequeño con intereses comunes se propague orgánicamente (como una especie de cámara de resonancia). Al reducir el alcance del grupo, aumentan las probabilidades de que alguien escuche críticas positivas sobre tu producto de parte de varias personas dentro de su grupo de pares, lo que predispone al cliente potencial a ser receptivo a tu servicio.

En segundo lugar, la psicología social nos enseña que las personas son más propensas a seguir las señales de aquellos que perciben como similares. Si el líder de una empresa puede ver de manera tangible el efecto positivo que tiene tu producto en sus compañeros, es más probable que siga el ejemplo. Enfocar tu energía en un nicho crea un ciclo de comportamiento de autoconfirmación.

Para aprovechar la prueba social, necesitas ser el mensaje ruidoso en la habitación pequeña. Aprendimos que reducir intencionalmente nuestra esfera de influencia nos ayudó a ampliar el impacto de nuestras acciones y mensajes.

LO QUE HICIMOS

Cuando estábamos tratando de encontrar un mercado apropiado para nuestro producto, lanzamos una amplia red y nos acercamos a todo el que pudimos. Abogados, licenciantes, entidades gubernamentales, notarios, artistas, y la lista sigue y sigue. Sin embargo, pronto nos dimos cuenta de que las respuestas más prometedoras provenían de empresas del sector financiero al cual pertenecemos (la primera startup que fundamos fue un servicio para comprar y vender Bitcoin).

Enfocarnos en el sector fintech nos ayudó por varias razones:

• Empatía. Nuestra experiencia como empresa financiera nos permitió entender mejor los puntos críticos de nuestros usuarios potenciales. Como teníamos más empatía por sus necesidades, contábamos con más probabilidades de resolver sus problemas más rápido y mejor.
• Credibilidad. Dado que muchas de las personas a las que estábamos intentando llegar ya nos conocían o habían oído hablar de nosotros, eran más propensos a darnos el beneficio de la duda. A medida que comenzamos a ampliar nuestra red y a forjar relaciones más profundas, nos apoyamos más en presentaciones por medio de conocidos para ampliar el efecto de la confianza por extensión.

Al extendernos dentro de una tribu a la que ya pertenecíamos fuimos capaces de construir credibilidad mucho más rápido de lo que hubiéramos podido lograr en mercados donde no éramos conocidos. Nuestras experiencias comunes también nos ayudaron a compartir ideas más relevantes con nuestra tribu, creando un círculo de retroalimentación positiva en el cual los responsables de tomar decisiones eran más propensos a descubrirnos por boca de terceros u otras referencias.

Lección 2: Construye (o pide prestada) autoridad

Es obvio que la gente respeta las opiniones de los expertos y las figuras de autoridad. Los estudios de psicología social han demostrado repetidamente que las acciones de aquellos con autoridad (aunque éstos hayan sido determinados arbitrariamente) ejercen una enorme influencia sobre las acciones de los demás. La cuestión de cómo construir y proyectar tal autoridad, sin embargo, es un tema mucho menos preciso.

Durante nuestros primeros intentos de establecernos como proveedores confiables en el incipiente mercado de la firma electrónica en México, enfocamos la mayoría de nuestros esfuerzos en construir un producto seguro y a prueba de balas. Pensamos que un producto confiable obtendría de forma natural la confianza de sus usuarios. Y si bien un producto sólido es absolutamente necesario, nos dimos cuenta de que no era suficiente.

En el mundo acelerado de hoy, los usuarios potenciales rara vez tienen el tiempo para leer una página web, mucho menos para probar el producto. Buscar proyectar autoridad a través de un producto superior sólo nos permitiría llegar a un pequeño subgrupo de nuestro mercado potencial.

Conscientes de esto, repensamos radicalmente cómo podríamos establecer una posición de autoridad en un campo donde no teníamos antecedentes probados.

LO QUE HICIMOS

Pedir prestada autoridad a un experto

El más importante golpe de genio (y suerte) desde nuestros primeros días fue cuando mi cofundador Tomás decidió enviar un tweet no solicitado. El tweet fue dirigido al líder experto de firmas electrónicas en México, pidiéndole orientación sobre nuestro producto. Lo que comenzó como un “¿qué podemos perder?”, sin ninguna expectativa, resultó en la relación más importante para el crecimiento de nuestra empresa. Al tener un líder de la industria con décadas de experiencia como asesor, pudimos acelerar nuestro proceso de aprendizaje e innovar rápidamente en un área de incertidumbre legal.

Una consecuencia inesperada de esta relación fue el halo de confianza que recibimos por parte de aquellos que conocen y respetan a nuestro asesor. Puesto que sabían que él no recomendaría un servicio que no cumpliera con sus meticulosos estándares, sentían más confianza al usar nuestro producto (lo cual nos remite a la prueba social). Aunque carecíamos de experiencia en el campo, nuestra estrecha relación de trabajo con nuestro asesor demostró que éramos un servicio confiable.

Sin embargo, tenemos las siguientes advertencias:

• Tu asesor debe ser un experto en tu campo, no solamente una figura bien conocida. Si bien este último sin duda puede ayudarte a establecer confianza, es una estrategia a corto plazo que no dará resultados a largo plazo. Tener un asesor debe ser como la experiencia de aprendizaje acelerado a través de libros basados en años de investigación, sólo que mejor.
• Debes tener un producto mínimamente digno de atención antes de llamar a un experto. La mayoría de los expertos notables en cualquier campo están increíblemente ocupados y todo el tiempo los bombardean con llamadas en frío similares a la tuya. Ningún líder de industria invertirá su valioso tiempo en un proyecto que no juzgue valioso. Si vas a contactarlos de la nada, es mejor que tengas un producto que pueda sorprenderlos.

Acercarte directamente a los tomadores de decisiones en las organizaciones

Cuando comenzamos a hablar con las empresas, batallamos para identificar a las personas más adecuadas dentro de las organizaciones. Por consiguiente, terminamos contactando a varios departamentos y personas en distintos niveles dentro de cada departamento. Nos sorprendió descubrir que la mayoría de los que se mostraron interesados fueron los líderes de alto nivel (COO, CIO, CTO) de la empresa o los propios CEOs.

Cuando comenzamos a dirigir todas nuestras conversaciones iniciales a los niveles superiores, encontramos que una respuesta positiva y un empujoncito desde arriba nos daba un gran apoyo de legitimidad con aquellos más abajo en la organización (quienes a menudo tienen que encargarse de la implementación). El seguimiento con otras personas dentro de las compañías fue también mucho más fluido cuando había reconocimiento por parte de una figura de confianza.

Contactar a los altos mandos de las grandes organizaciones puede intimidar al principio, pero es una estrategia eficaz con muy pocos inconvenientes. Que alguien más te presente siempre ayuda, pero no siempre es posible lograrlo, a menos que ya tengas años en la industria. En vez de eso te invitamos a probar las llamadas / mensajes en frío donde demuestres claramente a) que has hecho suficiente investigación y tienes una clara propuesta de valor para ellos, y b) respetas su tiempo y estás dispuesto a hacer todo el trabajo que sea necesario para que les sea fácil defender tu producto con el resto de la empresa.

Convertirse en un experto en una industria de uno

En la mayoría de las industrias bien establecidas, es casi imposible sobrepasar el ruido y llegar a la cima. El mercado mundial de la firma electrónica, fuertemente dominado por empresas con más de 7 años de experiencia, es una de esas industrias. (El mercado de la firma electrónica avanzada mucho menos, pero está abarrotado no obstante).

A medida que comenzamos a explorar diferentes casos de uso dentro del marco legal, vimos que había muchas limitaciones en la tecnología actual de la firma electrónica. Por ejemplo, los documentos legales cuyo valor dependen de la singularidad del documento (como títulos de propiedades) no se podían firmar en línea ya que no se podía verificar que los documentos electrónicos fueran únicos.

Afortunadamente, tenemos el conocimiento de la tecnología blockchain, que nos dio la solución. Nuestro entusiasmo ilimitado por el potencial de esta tecnología nos llevó a sondear el territorio inexplorado de unir las firmas electrónicas avanzadas con la blockchain. Al hacerlo, pudimos crear el primer software que otorga singularidad y la posibilidad de rastrear documentos legales firmados electrónicamente.

Aunque al principio no nos dimos cuenta, lo que sin querer terminamos haciendo fue crear nuestro propio nicho de mercado. Al ser una industria de uno, nos convertimos en expertos en el tema de nuestro producto y los problemas que resuelve. Algunos de las startups SaaS más exitosas son las que redefinieron sus categorías de productos. (Por ejemplo, Buffer y el marketing de redes sociales, Intercom y la relación con los clientes.) Creo que cualquier startup en una industria bien establecida puede, y debe, forjar su propio nicho para convertirse en figura de autoridad al crear un valor único.

Conclusión: ¿Qué puede ofrecer la psicología social al proceso de ventas?

Identificar a tu tribu y convertirte en una figura de autoridad influyente dentro de ella son ventajas poderosas para obtener superioridad en las ventas. Utilizadas correctamente, estas dinámicas sociales aumentan la probabilidad de que tus clientes potenciales descubran tu servicio a través de referencias y de recomendaciones de boca en boca o ‘word of mouth’ (¡lo mejor!).

El poder de las referencias y el word of mouth no puede subestimarse en los servicios donde la confianza juega un papel crucial. Por ejemplo, Mifiel se ocupa de documentos legales sensibles donde una falla en el sistema puede llevar a grandes pérdidas financieras. Como es de esperarse, muchos de nuestros clientes nos han encontrado a través de la recomendación de servicios con los que ya trabajan y en los cuales confían.

Todos somos conscientes de que tomamos algunas de las decisiones más importantes de nuestras vidas – en materia de salud, educación y finanzas – a través de las recomendaciones de nuestra familia y amigos, no a través de una investigación meticulosa. Comprender que la misma fuerza aplica a las decisiones sobre tu producto, te ayuda a humanizar tus ventas. La confianza que generes a través del valor que proporcionas dentro de una comunidad hace toda la diferencia en el mundo.

Lecciones de otras startups sobre cómo aprovechar la prueba social:

• Explora en el blog de Buffer cómo utilizar el poder del fenómeno psicológico del social proof potenciar tus resultados de marketing en redes sociales mediante 18 estrategias efectivas.
• Descubre cómo convertir la prueba social en la clave para un marketing más atractivo, explorando estrategias eficaces y ejemplos prácticos en el blog de Neil Patel.

Traducido por Ivette Buere

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Como una startup que nació en Silicon Valley, no estar constituidos como una C Corp nunca fue una opción para nosotros. Por otro lado, tampoco era factible operar sin una entidad legal en el país. (Dado que la mayoría de nuestros usuarios son de México). De esta forma terminamos con la estructura compleja de una Delaware C Corp y una S DE RL DE CV controlada por la C Corp.

Y aunque nos quejamos cada vez que tenemos que hacer nuestra declaración, si lo tuviéramos que hacer de nuevo, probablemente haríamos lo mismo. Cuando fundamos nuestra empresa en 2014 no era común ver a las empresas mexicanas con una compañía Delaware holding. Pero con el rápido crecimiento de las startups en México en los últimos años ha surgido una creciente necesidad de buscar oportunidades de financiamiento fuera del país.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de constituir una Delaware C Corp? ¿Tiene sentido para mi empresa? En este artículo responderemos a estas inquietudes desde la perspectiva de una startup que ha estado operando bajo esta estructura durante los últimos tres años.

El (obviamente) lado positivo: Tener una Delaware C Corp hace que sea más fácil levantar fondos

Si planeas levantar fondos en Silicon Valley, donde se concentra un gran subconjunto de inversionistas de capital de riesgo (Venture Capitalists o VCs), aceleradores y otros inversionistas, lo mejor es incorporarse como C Corp. Sí es posible levantar fondos como una entidad extranjera, pero puede ser un factor decisivo en muchos casos.

¿Por qué? Hay varias razones por las que los inversionistas prefieren una Delaware C Corp desde una perspectiva fiscal y legal. (Una C Corp, por ejemplo, no transfiere sus obligaciones fiscales a sus inversores, mientras que una entidad como una LLC sí). Sin embargo, los detalles de estos beneficios no son tan importantes como entender la razón de esta preferencia: menor incertidumbre.

Como empresa extranjera que presta servicios en un mercado extranjero, reducir la incertidumbre es aún más importante. Muchos inversionistas prefieren no invertir en mercados y geografías que no conocen bien. Y si eres una compañía que sirve al mercado mexicano, lo más probable es que de entrada les estés pidiendo tomar un mayor riesgo.

A esto hay que agregarle que el riesgo legal de invertir en una entidad no estadounidense que opera bajo leyes con las cuales no están familiarizados sólo hace más grande la incertidumbre, hasta llegar a un punto de ruptura donde los beneficios no superan los riesgos desde la perspectiva del inversionista.

Cuando se trata de obtener fondos, cualquier cosa que reduce la fricción ayuda. Una entidad que opera bajo una estructura legal conocida siempre facilitará la conversación, aunque los inversionistas siempre harán excepciones para equipos con una trayectoria excepcional o fundadores con un gran historial.

La desventaja de una Delaware C Corp: Obligaciones de información onerosas y costos adicionales

Como es de esperar, mantener múltiples entidades en diferentes países implica mayores costos. Afortunadamente, México y EUA tienen un tratado fiscal, lo que asegura que la empresa no será gravada dos veces sobre las mismas ganancias. Si tus operaciones están en México, tendrás que cumplir tus obligaciones fiscales primero con el SAT y luego pagar la diferencia de la tasa corporativa a su contraparte en EUA.

Desafortunadamente, tendrás que navegar por dos códigos fiscales diferentes con (probablemente) dos contadores diferentes. También tendrás que presentar dos declaraciones de impuestos, independientemente de si tu empresa está generando ganancias o no.

Operar una sociedad anónima de propiedad extranjera–que es lo que sería tu entidad mexicana propiedad de la Delaware C Corp–implica también mayores obligaciones a la hora de hacer declaraciones fiscales. Si tienes una empresa extranjera propiedad de una C Corp, todas las actividades económicas de tu compañía mexicana estarán bajo el intenso escrutinio del IRS (el servicio de recaudación de impuestos norteamericano). En esencia, el gobierno de EUA espera conocer todas las actividades financieras de la compañía al más alto nivel.

Este incluye todos los ingresos, activos, gastos (divididos en categorías) de tu empresa, los movimientos de fondos entre la compañía madre (Delaware C Corp) y la entidad mexicana, y la emisión de acciones e información a los accionistas, reportada en el Formulario 5471. Además, debes divulgar cada cuenta bancaria que haya estado abierta durante el año, incluyendo el saldo más alto que hayas tenido, mediante la presentación de la FBAR.

Este es un desglose de los costos aproximados (todo en USD):

• Constitución: Tarifa única de $ 407 (incorporación) + $ 299 (organización posterior a la incorporación)
• Honorarios del contador: De $ 2,000 a más de $ 6,000 por año (dependiendo de la complejidad)
• Franquicia de impuestos: $ 350 (mínimo) por año, puede llegar hasta $ 180,000 dependiendo del crecimiento de la empresa
• Honorarios por agente registrador*: $ 99 por año

* No es necesario tener presencia física en Estados Unidos o contratar a ciudadanos o residentes de ese país para incorporar una Delaware C Corp. Sin embargo sí es necesario pagar a un “agente registrador” que actúe como un enlace entre el estado de Delaware y tu empresa.

En las primeras etapas de una startup, esto podría significar alrededor de $ 2,500 USD por año en gastos adicionales.

Otras consideraciones cuando se trata de levantar dinero en Estados Unidos:

1. Una Delaware C Corp ayuda a establecer expectativas más claras para ambas partes.

Los beneficios de tener acuerdos bien establecidos en los cuales apoyarse sirven a ambas partes. Tú como empresa también te beneficias del sinfín de recursos libres existentes cuando se trata de documentación legal -incluyendo documentos de recaudación de fondos (por ejemplo, los Acuerdos de Notas Convertibles, SAFEs) -así como de las experiencias bien documentadas de numerosas startups que se han enfrentado a una gran variedad de circunstancias a las que comúnmente te puedes encontrar.

2. Aprovecha la presión social para atraer a inversionistas locales inciertos.

Los inversionistas, como la mayoría de los seres humanos, son influenciados inevitablemente por las acciones de sus pares. Obtener el reconocimiento de conocidos aceleradores, ángeles o VCs en el extranjero, ya sea obteniendo su inversión o añadiéndolos a tu consejo asesor, envía una señal positiva a los inversionistas locales de que tu empresa es una oportunidad de inversión que vale la pena. Aprovecha ese FOMO (Fear Of Missing Out o “miedo a perder la oportunidad”).

3. Más opciones = Mejores opciones.

Los inversionistas dentro de comunidades más pequeñas y unidas como en México tienden a ofrecer términos similares entre sí. Traer perspectivas externas puede ayudarte a negociar términos significativamente mejores. Esto parece bastante obvio, pero entre más opciones tengas, más fácilmente podrás rechazar términos desfavorables para el bienestar de tu empresa.

4. Obtén conocimiento de los diferentes mercados.

Muchos productos no son específicos a ciertas regiones geográficas. Si la expansión a otros países está dentro de tus planes futuros, conseguir financiamiento de inversionistas en esas regiones potenciales es una manera fantástica de obtener una ventaja en tu conocimiento del mercado y recabar contactos estratégicos (lo cual es especialmente importante en el caso de los servicios B2B).

5. Tener inversionistas fuera de México amplía el alcance de tu red y tus conocimientos.

Tener perspectivas diversas en la mesa te ayudará a tener nuevas ideas sobre cómo construir y crecer tu startup. (Ya sea que traigas a inversionistas de Europa, Asia o Estados Unidos)

En resumen…

La incorporación de una sociedad anónima Delaware C para tu empresa mexicana hace que sea mucho más fácil levantar fondos de inversionistas institucionales en Estados Unidos, pero también implica la importante responsabilidad de reportar al IRS. De acuerdo a nuestra experiencia, los costos y el tiempo adicionales han valido la pena, ya que la mayoría de nuestros inversionistas son de EUA. Sin embargo, esta estructura puede no tener sentido para tu startup, especialmente si el financiamiento de VC no está en tus planes futuros.

Ventajas

• Reduce el riesgo y la incertidumbre para los inversionistas
• Existen muchos recursos referentes a levantar fondos para una Delaware C Corp (ej. Documentos legales, documentos financieros, etc.)

Desventajas

• Aumento de los costos. Honorarios anuales, costos de contabilidad, impuestos adicionales y una tarifa de incorporación única
• Obligación de reportar detalladamente las actividades financieras al IRS

¿Se nos olvidó algo? ¿Quieres compartir tu situación específica o simplemente conectar? Escribe tus comentarios a continuación o ponte en contacto conmigo en hannah@mifiel.com.

Traducido por Ivette Buere

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Cómo firmar electrónicamente en menos de 5 minutos

1. Crear una cuenta
Haz click en el botón que dice “Regístrate” – tienes que ingresar tu correo, generar una contraseña y confirmar dicha contraseña.

2. Arrastrar un PDF
Una vez dentro del sitio verás un apartado que indica que arrastremos un PDF o que selecciones uno. Si escoges seleccionar uno, se abrirá un navegador de archivos el cual usarás para seleccionar tu documento. Es importante mencionar que el documento tiene que estar en formato PDF.

3. Identificar firmantes
Cuando se carga el documento el siguiente paso es indicar quienes firmarán. Puedes agregar a uno o vario firmantes seleccionando agregar firmantes y puedes remover firmantes seleccionando la cruz gris junto a cada entrada. En esta página podemos ver una vista previa del documento del lado izquierdo. Cuando presionas “Solicita firmas” mandamos por correo electrónico las solicitudes de firma a los involucrados.

4. Firmar usando la Firma Electrónica Avanzada (como la FIEL)
La FIEL está compuesta de dos archivos y una contraseña. El primero es un archivo con la extensión .cer que es el certificado público. Esto es un documento que guarda información personal tal como nuestro nombre completo y RFC. La segunda es un archivo con la extensión .key que es la llave privada. Es con este archivo con el que se realiza la firma. Es necesario que proporcione ambos archivos de la FIEL.

Finalmente, necesitas ingresar la contraseña que protege tu FIEL, y presiona Firmar documento. Si toda la información está bien, caes en una página donde Mifiel indica que la operación fue un éxito.

Así de fácil es firmar un documento de manera electrónica en menos de 5 minutos con Mifiel. Si tienes algunas dudas o comentarios, no dudes en contactarnos mediante el siguiente botón.

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