Aumentar la eficiencia de diferentes procesos reduciendo tiempos y minimizando desperdicios se ha vuelto vital en un mundo cada vez más competitivo. Uno de estos procesos es la firma de documentos.

En este artículo describiremos un proceso tradicional —es decir, con firma autógrafa— y, posteriormente, cómo sería el mismo proceso de manera digital. Tenemos como ejemplo a la empresa ACME (en morado), que desea firmar un contrato de prestación de servicios con la compañía Little Duck (en azul). El departamento legal de ACME es responsable de redactar el contrato y ahí iniciamos el proceso. El diagrama muestra el flujo desde que nuestro documento imaginario está listo para firmarse hasta que ambas empresas tienen un original firmado y archivado.

El flujo muestra todos los puntos donde puede haber retrasos, errores y costos, aunque evidentemente el proceso no falla en cada paso. Los retrasos pueden ser porque las personas que firman o revisan el contrato están muy ocupadas o no se encuentran en la oficina, ya sea porque viajan mucho o por la naturaleza de su trabajo. Además, por más cuidado que tengan las personas que elaboran el documento, los errores humanos (en fechas, nombres, datos) siempre son una posibilidad, así como los cambios de última hora que pueden retrasar la firma, ya que al detectar el error o cambio, sin importar en qué parte del proceso se encuentre, obliga a regresar al inicio.

En cuanto a costos, pueden ser de servicios de mensajería (propia o contratada) o paquetería y de archivo, en el caso de que el volumen sea tal que se requiera un espacio especial para resguardarlo (así como personal dedicado a ello).

Ahora veamos el proceso de firmar electrónicamente. Cuando el contrato está listo, el documento se convierte a formato PDF y se sube a Mifiel.

En Mifiel es posible compartir documentos con ‘espectadores’, personas que no van a firmar pero que pueden revisar el contenido o que deben recibir una copia cuando haya sido firmado. No importa si una de las partes está en el otro lado del país, todos reciben una notificación en su teléfono informándoles que tienen un documento listo para revisar y/o firmar.

Ciertamente el factor humano de igual manera está presente y cabe la posibilidad de que el documento tenga un error. Pero fácilmente se puede avisar a la persona que elaboró el contrato para corregirlo y subirlo nuevamente a la plataforma.

Finalmente, una vez que el documento está firmado, lo puedes archivar digitalmente donde gustes. En tu cuenta de Mifiel, un disco duro, la nube, una usb, tener varias copias, etc… Así te aseguras de que prácticamente sea indestructible y… te ahorras los costos asociados de archivo.

Ahora comparemos. Si estimamos 4 horas por cada persona que tiene que revisar o firmar el documento y un promedio de 36 horas cada vez que se envíe a la contraparte, este es el tiempo que te tomaría tener el documento firmado:

También contamos 4 horas para revisar y firmar el documento en línea, la diferencia es que el tiempo es simultáneo, ya que las partes lo reciben al mismo tiempo, no uno detrás de otro alargando el proceso. En cuanto al costo, consideramos el envío por servicio de paquetería para documentos físicos, y con Mifiel el precio de un documento en nuestro paquete de menor volumen.

Los diagramas hablan por sí mismos y nos llevan de regreso al título de este artículo, ¿cuánto tiempo estás dispuesto a perder?

Si tu respuesta es ni un minuto más, contáctanos.

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No obstante, un aspecto que todavía parece firmemente anclado en el siglo XIX es la firma de documentos. Ya sea porque todavía da desconfianza hacer algunas cosas en línea, para los abogados ‘el papelito habla’, o simplemente la posibilidad de hacerlo no es muy conocida, lo cierto es que muchas empresas padecen un rezago en esta área.

Pero como dicen por ahí, ‘renovarse o morir’. Es un hecho que las empresas —y personas— que tengan la capacidad de adaptarse mejor a los cambios constantes de nuestra era serán las que sobrevivan y prosperen.

Sin embargo, no se trata de adoptar una tecnología sólo porque es novedosa y queremos ser punta de lanza (levanten la mano todos los que tienen cuando menos un ‘gadget’ arrumbado en un cajón). Lo más eficiente —e inteligente— es evaluar si dicha tecnología en realidad puede eficientar nuestros procesos y cuál sería la mejor forma de implementarla.

Para ayudarte a evaluar si Mifiel es el servicio adecuado para las necesidades de tu empresa y obtener una cotización en caso de que sea lo que necesitas, contáctanos mediante el siguiente botón.

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En esta infografía puedes conocer un poco más sobre quién tiene e.firma en México. Si quieres hacer un pequeño muestreo para saber si tus firmantes cuentan con FIEL, te decimos cómo hacerlo.

La firma electrónica avanzada cuenta con presunciones legales que ofrecen una gran ventaja en caso de juicio. Puedes leer más al respecto en el siguiente artículo.

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1. Contraseñas

Que si el NIP del banco, la clave para entrar al portal, tu código del gimnasio, la contraseña de tu correo personal, el del trabajo, los sitios para compras en línea, Netflix, tu cuenta de Mifiel (ahem), etcétera, etcétera. Unos quieren 4 dígitos, otros entre 8 y 12, unos números, otros caracteres especiales y mayúsculas. Y además, ¡ni se te ocurra escribirlos en un post-it y pegarlo en tu computadora!

Por más buena que sea tu memoria, estamos de acuerdo en que establecer y administrar contraseñas es una pesadilla. Y, aunque sepamos que no debemos reutilizarlas ni usar información personal para crearlas, la flojera, prisa o falta de creatividad definitivamente puede poner nuestras cuentas en peligro.

¿Qué puedes hacer?

a) Usa una frase de contraseña

Una frase de contraseña es, como su nombre lo dice, una frase compuesta de 4 o más palabras no relacionadas entre sí, pero fácil de recordar. 

Ejemplo: perromoradocometacos

Aunque no uses caracteres especiales o números, este tipo de contraseñas no son fáciles de hackear, ya que son únicas. (Y estamos de acuerdo en que la imagen en tu cabeza te ayudará a recordarla.) Eso sí, evita usar frases de una canción, poema u otro texto conocido.

b) Usa un administrador de contraseñas

Existen varios en el mercado como LastPass, Dashlane y 1Password, entre otros. Estos administradores son como bóvedas de seguridad que también generan contraseñas seguras y las almacenan para que no tengas que anotarlas ni recordarlas. Así, solo tienes que asegurarte de crear una contraseña maestra super segura y el administrador hace el resto por ti. Además, algunos tienen la ventaja que también puedes tener notas seguras para aquellas contraseñas o información que no necesariamente utilizas en línea como NIPs, números de cuenta bancarios, etc.

Varias tienen cuentas básicas gratuitas que pueden ser suficiente para tus cuentas personales, pero si lo estás considerando para tu equipo de trabajo, las versiones de paga seguramente son una inversión que vale la pena. Por lo general te permiten auditar la fortaleza de las contraseñas de tus colaboradores, por lo que puedes ver dónde hay posibles brechas.

2. Autenticador de dos factores (2FA)

Los autenticadores de dos factores (o dos pasos) son como tokens bancarios, agregan una capa de seguridad a distintas aplicaciones. Los más conocidos son Google Authenticator y Authy. Ambos están disponibles para Android y iOS.

Son recomendados para cuentas de correo y otras aplicaciones que contienen información sensible. A través de un código QR ligas un sitio particular a tu teléfono. De esta manera, cuando entras a tu correo de Gmail, por ejemplo, después de que ingresas tu usuario y contraseña, te pedirá un código de 6 dígitos que puedes ver en en tu teléfono. Así, aunque alguien consiga tus claves de acceso, sin el código, no podrán acceder. Por lo general puedes elegir qué dispositivos son seguros para no tener que ingresar el código siempre que entras.

* Nota importante: Como todo en esta vida digital, toda empresa —y con mayor razón las que se dedican a cuestiones de seguridad— son blanco constante de hackers. Por ello te recomendamos investigar cuidadosamente las plataformas que mencionamos arriba, su récord de seguridad, la manera en que encriptan la información, etc., para que encuentres la solución más confiable.

3. Hardware

Obviamente cualquier equipo de trabajo, ya sea computadora, teléfono, tableta, etc., deben bloquearse automáticamente después de unos minutos sin uso y el acceso debe ser con una contraseña segura.

La cuarentena nos agarró algo desprevenidos, pero si estás considerando que tu equipo trabaje de forma remota temporal o permanentemente, debes pensar seriamente si lo harán en equipo personal o de la empresa. Cualquiera que sea el caso, es recomendable tener una guía clara sobre el uso del equipo y que todos la conozcan.

4. Seguridad en la red

Además de los dispositivos, otro punto vital en cuanto a seguridad es la conexión a internet. Probablemente en tu empresa has contado con la asesoría de expertos que configuraron tu red como privada y con una contraseña segura que cambia cada cierto tiempo.

Con tu equipo trabajando en casa la situación cambia. Infórmales de la importancia de tener una red segura, no compartirla con personas ajenas y también cambiarla regularmente. Todos los proveedores de internet tienen apartados donde explican cómo cambiar la contraseña de la red.

Nota sobre trabajo en espacios públicos: Las redes de espacios públicos (aeropuertos, cafés, espacios de co-working, etc.) por su naturaleza son muy vulnerables, ya que se conecta un gran número de personas. Si alguien debe trabajar en uno de estos espacios, de ser posible que lo haga offline, con documentos y aplicaciones que no tengan información sensible o usando una VPN, como Mullvad, que agregan una capa de protección a las conexiones de internet.

5. Tu FIEL

En el chat de Mifiel constantemente nos llegan personas que quieren firmar pero que los archivos los tiene el contador. En este post explicamos por qué nunca jamás en la vida debes entregarle tu FIEL ni al contador ni a nadie. Recuerda que los archivos de tu FIEL son como una hoja firmada en blanco, ¿no se la darías a ninguna persona, no?

Independientemente de la confianza que puedas tener con tu contadora o alguien más, ¿conoces sus prácticas de seguridad? Recuerda que todos somos víctimas potenciales de hackers y mucha gente no tiene consciencia sobre los riesgos y desconoce las mejores prácticas de seguridad.

¿Pero cómo le hago? ¿Qué tal si lo hacemos a través de notario? Aquí puedes conocer opciones para cuestiones fiscales. Pero repetimos, NUNCA debes compartir los archivos y contraseña de tu FIEL/e.firma con nadie.

6. El eslabón más débil

Ahora, todo lo que acabamos de decir sirve para dos cosas si tu equipo de trabajo no está consciente de los riesgos. Tu red es tan fuerte como el eslabón más débil.

Un estudio encontró que tres cuartas partes de hackeos y otras fugas de información se deben a colaboradores, ya sea porque fueron víctima de phishing o porque un descuido los hizo vulnerables. En muchos casos, se dieron cuenta al momento pero, por temor a represalias, no lo reportaron. Más adelante alguien encontró la vulnerabilidad y la explotó, con consecuencias por lo general mucho mayores que si hubieran avisado en cuanto sucedió.

Por ello, además de que es muy importante que capacites a tu equipo para que conozcan las mejores prácticas, es importante tener un ambiente en donde se sientan con la confianza de reportar algún error o brecha de seguridad.

Conclusión

La tecnología nos permite hacer cosas inimaginables hasta hace unos pocos años. Desafortunadamente, con las posibilidades también vienen riesgos. Sin embargo, con unas medidas fuertes y claras, estos se minimizan para que puedas dormir tranquilo y le dediques toda tu energía a tu empresa.

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Afortunadamente, en el caso de la Firma Electrónica Avanzada (FEA), las leyes son muy precisas. Comencemos por la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA), que define y regula su uso. En su artículo 7o declara que:

Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con Firma Electrónica Avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a éstos.

Claramente la Ley está diciendo que firmar digitalmente es igual a hacerlo de forma autógrafa.

¿Qué ventajas confiere la ley a la firma electrónica avanzada? Te platicamos en el webinar Entendiendo la Firma Electrónica Avanzada.

Además, varias otras leyes y códigos también lo especifican, compartimos algunos ejemplos:

El Código de Comercio en su artículo 89 Bis dice:

No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un mensaje de datos.

El artículo 776 de la Ley Federal del Trabajo manifiesta: Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarias a la moral y al derecho, y en especial los siguientes:

VIII. […] las distintas tecnologías de la información y la comunicación, tales como […] documento digital, firma electrónica o contraseña […]

Los artículos 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles y 1834 y 1834 Bis del Código Civil Federal también reconocen como pruebas cualquier información generada o comunicada por medios electrónicos o tecnológicos. Artículos posteriores en las leyes y códigos mencionados establecen los requisitos que debe tener una e.firma para ser considerada confiable y procedimientos para el desahogo de pruebas electrónicas.

En conclusión… a menos que la ley que regule la actividad de tu empresa prohiba expresamente firmar digitalmente, lo más probable es que sí puedas hacerlo y además haya una o varias leyes que lo respalden. A la fecha en Mifiel diversas financieras, empresas de factoraje, asociaciones, arrendadoras, corredores públicos, laboratorios, empresas de manufactura, profesionistas independientes, entre otras, firman documentos financieros, mercantiles, laborales, de prestación de servicios y muchos más.

¿Sigues teniendo dudas sobre tu caso particular?

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Firmar documentos electrónicamente —sin reunirse en persona— puede ser una herramienta crucial durante esta coyuntura y queremos que puedas hacer este ajuste temporal sin que te preocupes por el costo. 

Es por esto que desde el 27 de marzo y hasta el próximo 15 de mayo de 2020, los documentos firmados en Mifiel no tendrán costo.

¿Cómo funcionará?

• Si ya eres usuario de Mifiel, el 16 de mayo recibirás un reintegro de documentos igual a la suma de los documentos que hayas utilizado durante este periodo.
• Si eres un usuario nuevo, solo tienes que registrarte en Mifiel y el sistema te acreditará 1,000 (mil) documentos que podrás usar libremente hasta el día 15 de mayo. Si requieres más de mil documentos, por favor contáctanos por el chat que tenemos habilitado en la página o al correo ayuda@mifiel.com. Los documentos no utilizados expirarán el 15 de mayo a las 11:59 pm, hora del centro de México.
• No habrá límite en cuanto al número de documentos que puedes firmar de manera gratuita durante este periodo.

¿Cómo sé si Mifiel es adecuado para mí?

Evalúa el tipo de firma electrónica que requieres

En el mercado, existen dos tipos de soluciones de firma digital: las que funcionan con firma electrónica avanzada (FEA) y las que utilizan firma electrónica simple.

Mifiel es una solución que trabaja con certificados de FEA emitidos por el SAT, conocidos como e.firma o FIEL, que permite que los documentos firmados cuenten con presunciones legales de atribución e integridad. Las soluciones de firma simple no requieren que los firmantes tramiten certificados y son relativamente fáciles de implementar, pero no permiten tener presunciones legales.

Si tus firmantes cuentan con una e.firma, Mifiel es adecuado para ti durante esta contingencia sanitaria.

Conoce la legalidad de la firma de contratos con la FIEL

La firma de contratos privados con firma electrónica avanzada está reconocida en la legislación aplicable de México: el Código de Comercio. Su artículo 89 bis indica la validez de la documentación electrónica, y el artículo 97 las características de una FEA.

¿Convencido?

Regístrate y comienza a firmar ya tus contratos.

Por ahora, no será necesario pagar por usar nuestros servicios a menos que requieras funcionalidades especiales no incluidas en el plan Esencial, como el cifrado de documentos punto a punto (de tal forma que ningún tercero —ni siquiera Mifiel— pueda visualizar su contenido) o la integración API. De requerir dichas funciones, contáctanos para contratar un plan.

Si todos tomamos las precauciones necesarias ahora, podemos reducir la propagación del virus en todo México. Los siguientes meses serán difíciles, pero queremos que sepas que estamos aquí para ayudarte con lo que necesites.

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1. Nadie tiene FIEL

Nada más alejado de la verdad. Al mes de noviembre de 2019, más de 13.5 millones de personas físicas cuentan con su FIEL (lo cual equivale a aproximadamente el 25 % de la Población Económicamente Activa), además de 1.6 millones de personas morales. El volumen de personas tramitando su FIEL nunca había sido tan grande y cada día hay más personas que obtienen la suya (más de 6,800 en promedio, de hecho).

Además, desde el 2018 es necesario contar con la e.firma para tramitar la cédula profesional. Este año los gobiernos de Ensenada, Tamaulipas y Tlaxcala incorporaron el uso de la FIEL para trámites y servicios que ofrecen a la población. También el Registro Público de Coahuila adoptó el uso de la e.firma para solicitar actas de nacimiento, matrimonio, entre otras. 

2. Si mi documento va a litigio, el juez no sabrá qué hacer con mis pruebas electrónicas

Es un temor común que se basa más en prejuicios y temor a lo desconocido que en situaciones reales. Los jueces en México están familiarizados con la firma electrónica. Además de la gran cantidad de documentos electrónicos que se presentan en juicio —la mayoría debido al SAT— al ser servidores públicos los magistrados presentan sus declaraciones patrimoniales firmándolas con la FIEL.

En el caso de Mifiel, múltiples contratos firmados en nuestra plataforma se han ido a juicio con excelentes resultados.

3. Seguramente mi abogado se opondrá 

Aunque este argumento era ciertamente común hasta hace unos años, ha dejado de serlo. Con mayor frecuencia son los abogados mismos quienes se acercan buscando soluciones de firma electrónica como Mifiel y demuestran estar familiarizados con sus aspectos legales.

Un claro ejemplo del cambio de mentalidad en el gremio es el caso de los corredores públicos. En su convención anual una de las ponencias trató sobre el uso de la firma electrónica avanzada en el contexto de la correduría pública.

4. Nadie sabe usarla

Este era el caso cuando los sitios para firmar requerían Internet Explorer y plug-ins de Java. Sin embargo, al extenderse el uso de la FIEL en otros contextos, su usabilidad ha mejorado muchísimo. Únicamente en el caso de Mifiel, en tan solo 4 años, cerca de 20,000 personas han firmado documentos de todo tipo.

Hoy en día firmar usando la FIEL/e.firma es muy simple: las plataformas en línea funcionan en cualquier sistema operativo, en los navegadores más comunes y sin necesidad de instalar ningún programa o plug-in.

5. La FIEL solo sirve para firmar documentos fiscales o con dependencias de gobierno

El hecho de que el SAT sea el organismo oficial que emite los archivos que se usan para firmar hace pensar que la e.firma solo se puede usar para cuestiones fiscales o, cuando mucho, para trámites relacionados con entidades gubernamentales. En ocasiones también se piensa que el SAT va a poder ver todos los movimientos que haces usando tu FIEL. Nada más lejos de la verdad.

Hay que pensar en la FIEL como una licencia de conducir. A veces la usamos para identificarnos en algún banco o realizar un trámite. Pero eso no significa que la Secretaría de Transporte o Vialidad pueda cobrarse una multa que tengamos de nuestra cuenta bancaria o que lleven un registro de dónde anduvimos.

Así que ya lo sabes, si quieres iniciar el año con el pie derecho, olvida estas viejas creencias que limitan el desarrollo de tu empresa y avanza hacia nuevas formas de hacer negocios.

Agenda una llamada con nuestro equipo comercial para conocer cómo Mifiel puede ayudar a tu organización.

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A pesar de que la firma electrónica avanzada tiene un marco normativo muy robusto, siempre está presente el peligro del factor humano: el criterio el juez. “¿Estará familiarizado con la FIEL?, ¿aceptará las presunciones legales que por ley tienen los documentos firmados electrónicamente?”, son preguntas comunes que pasan por la mente de los abogados que contemplan la perspectiva de presentar —y defender— un documento electrónico como prueba.

¿Cómo se presenta una firma electrónica avanzada en juicio? Ve ahora mismo nuestro webinar impartido por el Dr. Alfredo Reyes Krafft.

Para este artículo entrevistamos a tres abogados litigantes que han presentado documentos firmados con la FIEL como pruebas en juicios —incluyendo documentos firmados en Mifiel— para que compartan sus experiencias y recomendaciones: Alfredo Reyes Krafft, abogado experto en temas de la firma electrónica en México; Christian Zinser Cieslik, abogado litigante en materia civil, mercantil y familiar con veintiún años de experiencia; y Annuar Flores Silva, abogado litigante en materia civil y mercantil, además de juicio contencioso administrativo y de amparo.

La legislación de la firma electrónica es clara, el miedo a la reacción del juez es injustificado

Ya que hasta hace poco no existían soluciones para firmar documentos electrónicamente en el ámbito comercial, es de esperarse que muchos abogados —pese a tener una amplia trayectoria litigando— se enfrenten por primera vez a un caso con pruebas digitales. El no contar con experiencias reales de tus pares para confirmar la veracidad de tus sospechas sobre las reacciones de los jueces puede hacerte titubear—aun si eres uno de los juristas más experimentados.

Incluso abogados como Alfredo, uno de los principales expertos en firma electrónica en México, no fueron la excepción. Antes de enfrentarse a su primer juicio con pruebas electrónicas en 2009, recuerda haberse preguntado “¿cómo garantizo que ese documento es íntegro y atribuible a las partes?, ¿dónde lo haré y cómo lo presentaré?”, entre muchas otras dudas. Al encontrarse en una situación dicotómica de ser versado en la parte teórica, y al mismo tiempo ser el primer abogado en el país en llevar este tipo de documentos a juicio, tuvo dudas respecto a la mejor manera de presentar las pruebas ante el juez.

Afortunadamente, durante los diez años que han transcurrido desde entonces, se ha demostrado que el fundamento de estos temores son más un mito que una realidad. El mayor miedo es que el magistrado no acepte el documento. No obstante, ellos están expuestos a las firmas electrónicas en su día a día. Alfredo señala que “los jueces, como funcionarios públicos, están acostumbrados a utilizar modelos de firma electrónica” para realizar acciones desde presentar sus declaraciones anuales hasta comunicarse con el Consejo de la Judicatura Federal, y por lo tanto “las firmas electrónicas no les son extrañas, las usan de manera regular”. Asimismo, Alfredo ha aprendido a través de sus experiencias y las de colegas cercanos que las conjeturas sobre la falta de conocimientos tecnológicos de los juzgadores son en gran medida injustificadas: “…en los últimos diez años no hemos tenido problemas con los jueces, ellos ya entienden mucho más qué es una firma electrónica y cómo opera”.

La presunción legal da certeza a la firma, agilizando todo el proceso

Una de las artimañas más comunes es negar la validez de la firma autógrafa en el documento. Como comparte Christian, esta jugada puede resultar en “unos tres meses de retraso, que sí es mucho tiempo… es una táctica que carece de elegancia pero que desafortunadamente muchos abogados usan”. 

Afortunadamente, la presunción de autoría de la que goza la firma electrónica avanzada hace que sea casi imposible usar dichas tácticas en los juzgados. Como bien explica Alfredo, “la presunción legal de atribución establecida en el Artículo 90 del Código de Comercio, y… la Ley de Firma Electrónica Avanzada” hacen de cada firma realizada utilizando la FIEL / e.firma “no repudiable y le da una fuerza enorme”.

En su experiencia, el uso de la FIEL no solo le da a la contraparte un menor margen de maniobra para impugnar falazmente la firma, también funciona como elemento disuasorio ya que la parte defensora está consciente de lo difícil y costoso que sería intentar repudiarla. “En ningún caso me han dicho ‘esta no es mi firma’, lo cual pudiera suceder con una firma electrónica simple o una firma autógrafa digitalizada o en papel”. Christian concuerda en que el uso de e.firma para documentos deja a la contraparte con menos “argumentos para hacer valer excepciones de las que se abusan y usan incorrectamente, gastando el tiempo de los abogados y del poder judicial”.

Además, la belleza de todo esto es que las firmas electrónicas aportan un sentido de certeza y precisión para todas las partes involucradas, no solo al litigante. “Si no firmó el documento, no puede falsificarse… Eso me gusta porque le da certeza por ambos sentidos, tanto si firmaste como si no firmaste”, comparte Christian.

Elimina la necesidad de pagar peritos durante el juicio

Para empeorar aún más la situación, la parte litigante no solo debe padecer la demora en el proceso cuando las firmas se refutan, también está obligada a “llamar a un perito calígrafo para verificar y hacer pruebas grafoscópicas”, incluso para los alegatos sin fundamento. Esto puede costarle de 15 mil a 30 mil pesos o más, de acuerdo a la experiencia de Christian.

Sin embargo, al tratar con documentos firmados con la FIEL, la Ley está del lado del litigante. Como la presunción legal asume que la firma pertenece al firmante a menos que este pueda demostrar lo contrario, se evita la necesidad de un perito y se “traslada la carga de la prueba a la persona que desconoce la autoría de la firma o la integridad del documento”, como señala Annuar. Es decir, asumir el costo de contratar servicios periciales sería por completo responsabilidad de la contraparte si decide desconocer la firma. A la larga, eliminar este costo podría implicar ahorros sustanciales en tiempo y dinero para las empresas representadas.

Christian agrega, “el tema de las firmas [autógrafas] es que la grafoscopía es mitad ciencia, mitad arte” pero con la firma electrónica avanzada “es ciencia pura, no es un tema de criterio”.

Se evitan situaciones de documentos originales perdidos o en mal estado

Fuera de las debilidades de la firma autógrafa que ya discutimos, el otro gran inconveniente de firmar con papel y tinta es que solo existe una copia válida de la evidencia (el documento original) y puede extraviarse o dañarse muy fácilmente. En muchos casos —como en documentos de recursos humanos— omitir la firma es una práctica común debido a la dificultad de recabarla físicamente. Con un tono de frustración, Christian comenta “no sabes la cantidad de veces que me ha pasado que clientes nos dicen ‘firmamos pero no tengo el original’, ‘no tengo la versión firmada’ o ‘no sé si el contrario me la dio’ y entras a un panorama muy oscuro”.

Cuando se trata con un documento firmado electrónicamente, es imposible dañar el original y muy difícil extraviarlo ya que no existe solo una copia. Además, al ser más fácil y conveniente firmar, es más probable que el documento se haya firmado debidamente desde el inicio.

Como Christian señala elocuentemente, con un documento firmado electrónicamente tienes “un archivo que no se hace viejo, que no se moja, que no se le mete la polilla”. Y claro, no hay mejor forma de asegurar los mejores resultados en un juicio que estar preparado con evidencia a prueba de balas.

Los jueces deben aceptar documentación electrónica como prueba en juicio

Como explica Alfredo, los jueces se encuentran obligados a admitir documentos firmados electrónicamente en tanto cumplan con las reglas específicas de valoración establecidas. En contraste, no están obligados a hacer lo mismo para documentos firmados de forma autógrafa. “El juez podría ni siquiera considerarlo como prueba”, afirma Alfredo, incluso va un paso más adelante y agrega que con documentos firmados electrónicamente “no hay forma humana —cumpliendo estas reglas [de valoración]— de que no me lo acepte como prueba en juicio”.

Conclusiones

Los tres abogados concuerdan en que el uso de la firma electrónica avanzada —además de no ser peligroso— ofrece ventajas sobre los documentos físicos firmados autógrafamente.

Al preguntarle su opinión sobre la resistencia dentro del gremio por adoptar esta nueva tecnología, Christian introspecciona que “los abogados somos un poco lentos para acostumbrarnos a estos avances tecnológicos. Estamos muy acostumbrados al código y al libro. Mencionas firma electrónica y a la mayoría nos suena peligroso, lo cual no es cierto. Además, hay que acostumbrarnos”.

Annuar agrega que no es un requisito contar con estudios avanzados en derecho informático para poder representar a clientes y llevar juicios con documentos electrónicos. “El derecho informático es una especialidad. Sin embargo, como abogado no es necesario tenerla para poder incursionar en el tema de documentos electrónicos”.

De igual manera los tres concuerdan en que el uso de la firma electrónica se volverá progresivamente más común. Respecto a este punto, Christian augura que cuando el uso de la firma electrónica avanzada se masifique y la costumbre se empiece a volver que los litigantes “chicaneros” no se animen a usar la táctica de poner en duda la validez de la firma o la integridad del documento, se verán procesos judiciales con menos incertidumbre y retrasos, derivando así en un sistema judicial más certero y eficiente.

Al reflexionar unos momentos sobra la diferencia entre un documento con firma electrónica avanzada y uno con firma autógrafa Christian concluye: “Es un tema probatorio, no es un tema de fondo. Simplemente es un diferente medio de plasmar la voluntad de las partes”.

“El miedo más grande lo tenemos los litigantes, más que el propio juzgador”, remata Alfredo.

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1. Restricción de firmantes a través de su RFC

Restringe quién firma tus documentos. Ahora cuando creas un documento podrás agregar el RFC de las personas (físicas o morales) que requieren firmarlo. Esto significa  que tus documentos únicamente pueden ser firmados por quienes cuenten con la e.firma (FIEL) ligada al RFC que especificaste.

La funcionalidad de restricción de RFC está incluida sin costo adicional al adquirir tu paquete de documentos.

2. ¿Tienes documentos pendientes? Recuérdale a los firmantes

¿Tienes que estar llamando y enviando mensajes a los involucrados para recordarles que firmen? Con los recordatorios automáticos, nosotros lo haremos por ti. Podrás seleccionar entre distintas opciones la frecuencia con la que quieres recordarles que tienen un documento pendiente por firmar. Puedes elegir entre recordatorios diarios, cada 3 días o cada semana.

Los recordatorios de cada 3 días están incluidos sin costo adicional al adquirir tu paquete de documentos. Si requieres definir una frecuencia distinta, necesitarás contratar la solución especializada para poder hacerlo.

3. Expira automáticamente documentos sin firmar

En esta vida todo tiene un plazo y con Mifiel tus documentos también pueden tenerlo: agrega fechas límite para la firma y una vez que la fecha se cumpla nadie podrá acceder al documento ni firmarlo. Pero no te preocupes, recordaremos a todos los involucrados sobre el vencimiento desde días antes.

Ya no tendrás que borrar los documentos uno por uno, cuando expiren se borrarán automáticamente y se abonará en tus créditos de documentos por usar.

Contáctanos para contratar esta funcionalidad avanzada.

4. Escribe una nota a tus firmantes

Con el envío de mensajes personalizados, podrás compartirle a tus firmantes más detalles sobre el documento que les estás enviando, ya sea las instrucciones o contexto adicional que necesiten. Es muy sencillo, solo tienes que agregar un mensaje durante el proceso de preparación del documento. Una vez que solicites sus firmas, ellos recibirán un correo electrónico con tu mensaje.

Funcionalidad incluida sin costo adicional al adquirir tu paquete de documentos.

¿Quieres conocer más sobre nuestras nuevas funcionalidades? Da clic en el siguiente botón para chatear con nosotros.

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No importa si ya tienes parte de tus trámites en línea, o cuentas con una sencilla página web para que te encuentren. Tu negocio puede crecer aceleradamente al integrar la firma electrónica en tu proceso de recepción y aceptación de solicitudes de créditos, permitiéndote mayor eficiencia, rapidez y seguridad entre otras ventajas.

1. Tiempo, dinero y más ahorros para ti y tus clientes

Como ya sabemos, el tiempo es dinero. ¿Cuántas veces has recibido una solicitud que le falta una firma o la copia de un documento? Tienes que contactar al cliente, quien debe darse el tiempo de enviarte la copia de su IFE o ir a tus oficinas a firmar lo que faltó. Y eso sin contar a los clientes que se encuentran en otra ciudad, en ese caso habría que sumar el tiempo -y costo- de la paquetería. Agilizar tus procesos previene además el enfriamiento de solicitudes debido a largos tiempos de espera.

También tenemos el importantísimo —aunque difícil de cuantificar— costo de oportunidad. Como es de sobra conocido, con la banca tradicional el proceso para obtener un crédito puede ir de 2 hasta 8 meses. Con una SOFOM, puede ser de 2 semanas. Sin embargo, con el uso de herramientas digitales, este tiempo se reduce a unas cuantas horas, como en los casos de Pretmex y Creze. Si una empresaria encuentra una oportunidad única de comprar una maquinaria, por ejemplo, ¿con quién crees que se va a ir?

Por otra parte, aunque tu misión sea apoyar a tus clientes a lograr sus metas, negocios son negocios. Es esencial para cualquier empresa optimizar sus procesos para reducir costos y volverse cada vez más eficientes, haciendo más con menos. Al digitalizar tus procesos usando la FIEL y otras herramientas tecnológicas, tu equipo de trabajo puede atender más solicitudes o realizar actividades que otorgan un mayor valor a tu modelo de negocio en vez de perder horas visitando clientes para recolectar papeles. Si tus clientes no están obligados a ir a tus oficinas a firmar documentos, no necesitas tener un montón de sucursales para tener cobertura, reduciendo así tus costos de operación.

Algo más sobre los costos operativos… Al tener tus procesos 100 % en línea, te puedes olvidar de los gastos de impresión y paquetería. Y también te ahorras el espacio donde almacenas todas esas solicitudes.

2. Mayor alcance

Operar de forma digital te permite ofrecer tus servicios en todo el país sin necesidad de sucursales. Así, cualquier persona o negocio con acceso a internet podrá tramitar su crédito contigo sin importar donde se encuentre, incluso podría hacer la solicitud desde su teléfono.

3. Transformación digital

No hay marcha atrás, las herramientas digitales llegaron para quedarse. Lo único que está en tus manos es decidir si vas a ser un pionero o si tus clientes —o la competencia— te van a obligar a modernizarte.

Es un hecho que la población en general, sin importar su edad u ocupación, cada vez hace más cosas por internet. Desde transferencias bancarias hasta contratar un plomero o pedir de comer, nos estamos acostumbrando a obtener todo lo que necesitamos al tocar un botón.

Tu empresa ya es digital, ya sea porque tienes una página para que tus clientes te encuentren o porque es posible hacer una parte del proceso en línea. Dar el siguiente paso es mucho más sencillo de lo que crees. Participar proactivamente en la revolución digital que estamos viviendo puede ser la diferencia clave para que tu empresa siga existiendo o desaparezca.

4. De seguridad y otras ventajas

Además de lo que mencionamos anteriormente, usar la FIEL para firmar documentos tiene unas ventajas sumamente importantes. En primer lugar, el uso de la e.firma junto con las constancias de conservación te garantiza tanto la integridad del documento como la identidad del firmante.

Adicionalmente, firmar con la FIEL es más seguro que la firma autógrafa. En caso de que llegues a ir juicio con algún cliente, es posible que, por alargar el proceso, alegue que no firmó el documento. Esto representa un retraso de cuando menos 3 meses en lo que un perito analiza las firmas, además del costo del peritaje. Firmar con la e.firma, traslada la carga de la prueba al firmante, quien tiene que probar que no firmó, lo cual es prácticamente imposible. Esto te permite recuperar tus recursos más rápido y con menor costo.

La revolución digital está aquí. Tú decides si participas o te quedas atrás. Agenda una llamada para conocer cómo Mifiel te puede ayudar a llevar a tu financiera al siguiente nivel.

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