Al respecto, una pregunta surge frecuentemente en nuestra comunicación con prospectos y clientes: ¿puedo conectar Mifiel con aplicaciones que uso día a día en mi organización sin saber programar?

Hasta hace poco no era posible. Pero para responder a esta necesidad, recientemente listamos Mifiel en el servicio de Zapier.

Zapier – qué es

Zapier es una plataforma online de automatización de tareas.

Funciona con condicionales simples, sirviendo como puente entre dos o más aplicaciones. Si en la aplicación A sucede un hecho específico, se desencadena una acción en la aplicación B, que a su vez puede disparar una acción en la aplicación C, y así sucesivamente según se requiera.

Su enfoque es en procesos de trabajo. Actualmente pueden conectarse HubSpot, Google Forms, Slack, MailChimp, SugarCRM, etc. Hay más de 1,500 servicios disponibles.

Qué necesitas para conectar aplicaciones a Mifiel mediante Zapier

Primero necesitas tres cuentas, una por cada servicio que utilizarás:

• Zapier. Tienen un plan gratuito que puede servirte.
• Mifiel. Requieres tener contratada y activa la solución especializada de integraciones y documentos disponibles para utilizar.
• Cada servicio que conectarás con Mifiel vía Zapier. Hay servicios gratuitos y otros de pago.

También tendrás que solicitar a Mifiel crear una plantilla HTML en tu cuenta. Únicamente proporciona un documento base e indica las variables que ingresarán tus firmantes.

Forzosamente deben colocar un correo electrónico para poder enviarles la invitación a firma, por lo que siempre deberá incluirse esa variable. Entre los datos que probablemente también requerirás están nombre o denominación social, RFC (necesario si activas la restricción por RFC), domicilio, etc.

Cómo conectar diferentes servicios a Mifiel vía Zapier

¿Todo listo? ¡Muy bien! Ahora puedes automatizar tu creación de documentos en Mifiel gracias a Zapier.

Las conexiones en Zapier se hacen mediante condicionales llamados Zaps. Actualmente tenemos tutoriales para conectar hojas de cálculo en Google Sheets y formularios en Google Forms a Mifiel mediante Zapier. Gradualmente agregaremos más que identifiquemos de utilidad para nuestros usuarios.

Pero hay una forma más sencilla de lograrlo: con plantillas. Por ello hemos creado los siguientes Zap Templates para crear los Zaps de los tutoriales que acabamos de mencionar. Solo da clic en el botón “Use this Zap” para la automatización que te interese y en pocos minutos lo tendrás configurado.

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¿Cómo podemos atender a los usuarios que, además de la firma digital, requieren de las funcionalidades de un software de gestión contractual? Para responder a esta necesidad, Webdox, la solución CLM líder en Latinoamérica, recientemente integró Mifiel en su plataforma.

A continuación te explicamos cómo puedes usar Mifiel dentro de Webdox.

Qué necesito para usar Mifiel en Webdox

Siendo cliente de Webdox únicamente tienes que contactarlos para solicitar y contratar la funcionalidad de Mifiel.

Una vez activado el módulo de Firma Electrónica Avanzada de Mifiel en Webdox, podrás incluir un proceso de firma en tu workflow. ¿Cómo se hace esto? A continuación podrás verlo en acción.

Cómo solicitar firmas en Mifiel desde Webdox

Con el módulo de Mifiel activado en Webdox, podrás realizar los pasos necesarios dentro de tu workflow, desde la generación de la primera versión hasta la última aprobación requerida. Sigue este procedimiento:

1. En el paso de firma del workflow dentro de Webdox, agrega a tus firmantes como usuarios externos. Selecciona “MEX” como código de país e indica el nombre de cada firmante, su correo y RFC.
2. Cuando estén agregados todos los firmantes, da clic en “Completar paso” y oprime “Aceptar”. Esto enviará las invitaciones de firma y dejará el paso en espera.
3. Cada firmante recibirá en su correo la solicitud para firmar el documento. La firma no la realizará dentro de Webdox, sino en Mifiel.
4. En el momento en que todos hayan firmado exitosamente, se cerrará el paso de firma en Webdox y se abrirá el siguiente paso definido en el workflow, como puede ser la clasificación del documento.

Así, tu equipo de trabajo podrá continuar sin contratiempos el proceso de gestión contractual.

Firmar en Mifiel es muy fácil. Solo necesitas contar con tu e.firma válida y vigente del SAT. En este video te explicamos paso a paso cómo hacerlo.

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Al ya no ubicarse en un espacio físico con acceso compartido por diferentes personas, los documentos se almacenan en las cuentas de cada usuario. Es ahí donde surgen preguntas como ¿debería cada involucrado tener cuenta en la plataforma?, ¿es mejor que haya una sola cuenta para todos en el equipo?, ¿de qué manera pueden mantenerse seguras las contraseñas al compartirlas?, entre otras.

En esos momentos pueden plantearse soluciones, pero ninguna que satisfaga al 100 % las necesidades organizacionales. Por ello, en Mifiel ahora tenemos disponible la solución de Cuenta Organizacional, la cual facilita la gestión compartida de contratos digitales y otra documentación. ¿En qué consiste?

Organizaciones en Mifiel: Gestión compartida de contratos con niveles de permisos

Nuestra función de Organizaciones permite crear un espacio o cuenta organizacional. Allí podrán agregar miembros con distintos niveles de acceso a los documentos y de permisos. Estos pueden ser respecto de la organización creada, como agregar y eliminar integrantes, y respecto de los documentos, como realizar cambios en los firmantes y en los documentos en sí.

Mediante esta jerarquía, la organización puede contar con diversos agentes individuales. Ellos mantienen completo control únicamente de los contratos que ellos suben y gestionan, impidiendo que vean o administren los de otros agentes.

Por su parte, los gerentes de cada área tienen posibilidad de conocer qué sucede con la documentación de los agentes a su cargo.

Asimismo, los administradores cuentan con los permisos para gestionar todo lo relativo a pagos, facturación y adquirir más documentos cuando la organización los requiera.

La funcionalidad de Organizaciones ¿es para mi?

Probablemente las PyME con pocas personas gestionando su documentación a firmar no requieran de esta funcionalidad. En cambio, las compañías que están creciendo, o que son más grandes donde distintas personas de diferentes áreas administran los contratos pueden beneficiarse de ella.

Algunos ejemplos de integrantes de una organización que pueden aprovechar esta característica son:

• Aquellos que coordinan la firma de contratos con las contrapartes, como los agentes de ventas que envían documentos a sus prospectos, los ejecutivos de cuenta, entre otros.
• Los integrantes que requieren conocer el estatus de los documentos de la organización sin importar que ellos no los hayan creado, como los supervisores, gerentes, el área jurídica, auditores, entre otros.
• Miembros que necesiten acceder a los documentos en cualquier momento después de firmarse.

Por otra parte, esta funcionalidad es adecuada para equipos gestionando contratos digitales de manera colaborativa, porque cada persona ingresa con sus propias credenciales de Mifiel.com y con ello tiene acceso a la cuenta organizacional con permisos específicos para ella.

De lo contrario, sería necesario compartir las credenciales de una sola cuenta entre todos los miembros que la requieran. Aunque parece una solución viable, trae consigo varios problemas que terminan siendo de mayor impacto.

• Primero, se hace imposible llevar un rastro confiable respecto de quién realizó qué acción con cada documento, ya que desde la perspectiva de la plataforma todas las acciones las realiza el mismo usuario.
• Segundo, cuando en la empresa hay una alta rotación de personal, podría perderse acceso a los documentos si la persona encargada de gestionar los contratos y por ende de custodiar la contraseña deja de formar parte de la organización.
• Tercero, en cuestión de seguridad, compartir contraseñas incrementa la posibilidad de que estas sean robadas, o bien, de que las personas autorizadas hagan un mal uso de ellas, sea o no de manera deliberada.

Ventajas de la función de Organizaciones en Mifiel

Los integrantes de tu equipo vienen y van, pero tus documentos se quedan

La mayor ventaja es que todos los documentos de tu compañía se quedan en el mismo lugar. Así, aunque los integrantes del equipo cambien constantemente, los contratos digitales siguen perteneciendo a tu organización de manera permanente.

Realiza las acciones necesarias en los documentos

También es de gran utilidad para los encargados del área jurídica o del equipo de operaciones en la organización al asignarles el rol de gerentes o administradores.

Además de permitirles visualizar en tiempo real el estatus de cualquier documento sin necesidad de acercarse a cada integrante del equipo, hace posible realizar cualquier acción que el documento requiera en el momento, desde editar firmantes hasta eliminar y cerrar documentos.

Así pueden tomarse las riendas del proceso de cada contrato en la organización de forma sencilla.

Controla el uso de créditos y adquiere paquetes conforme los requieras

Para los integrantes adecuados que tengan asignado el rol de administrador, la función de organizaciones les otorga visibilidad y control completos no solo sobre cada documento, sino de cómo han consumido los documentos cada uno los miembros de la organización.

Agrega tantos miembros como requieras

Las organizaciones en Mifiel no tienen un límite de integrantes, puedes agregar tantos como necesites sin que esto involucre un costo adicional para la organización ni para cada usuario.

La cuenta multiusuario es una funcionalidad de pago. Únicamente el creador de la cuenta requiere tenerla contratada, los miembros agregados no requieren contratarl

Usando Organizaciones en Mifiel

Crear y gestionar una organización en Mifiel es muy sencillo. En el siguiente video te mostramos cómo hacerlo.

¿Cómo contrato la característica de Organizaciones?

Para poder crear una organización, debes contar con la funcionalidad de cuenta organizacional contratada y activa en tu cuenta.

Da clic aquí para conocer todas las soluciones especializadas disponibles para contratación en Mifiel.

En conclusión

Al utilizar la funcionalidad de organizaciones, los miembros de un mismo equipo tendrán acceso a una cuenta organizacional en la que podrán realizar solo las acciones que sus privilegios dentro de esta les permitan, emulando al proceso que realizaban con contratos en papel pero con todas las ventajas de la firma digital.

Esto es particularmente útil para empresas medianas y grandes con múltiples personas de diferentes áreas y jerarquías que requieren administrar la documentación que su organización manda a firmar en Mifiel.

¿Quieres implementar las cuentas organizacionales en tu equipo para mejorar la gestión del ciclo de vida de tus contratos? Contáctanos por medio de nuestro chat utilizando el siguiente botón.

Contacta a Mifiel

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Un ejemplo de esta necesidad es un banco multinacional con operaciones en México, cuya regulación bancaria le prohíbe compartir el contenido de sus documentos con terceros. Por ello, necesita firmar electrónicamente sin que Mifiel —ni ningún otro tercero— pueda acceder a su contenido. Para estos casos, contamos con un mecanismo llamado proceso de firma privado.

Proceso de firma privado – aplicando los principios del cifrado punto a punto

Cuando usas el proceso de firma privado, el documento se cifra en tu navegador con las llaves públicas de las e.firmas de los firmantes. Gracias a este cifrado punto a punto, el contenido del documento permanece protegido en todo momento: ningún tercero, incluyendo Mifiel, puede descifrarlo ni acceder a su contenido. 

Esto significa que, incluso en caso de un ciberataque o si Mifiel recibe una orden judicial solicitando el contenido del documento, tu información permanece segura e inaccesible.

Este mecanismo de seguridad funciona de forma similar al cifrado utilizado en aplicaciones de mensajería como WhatsApp o aplicaciones de correos electrónicos como ProtonMail.

Privacidad absoluta, con una solución llave en mano

Con la solución de firma privada de Mifiel, tu organización obtiene el más alto nivel de confidencialidad al firmar documentos electrónicos, sin la complejidad y el costo de implementar y mantener un sistema propio. 

Es una solución llave en mano, lista para usarse de inmediato, que permite a tu equipo mantener la seguridad de los documentos sin fricciones. No requiere instalar servidores, gestionar infraestructura técnica ni realizar configuraciones complicadas para proteger tu información más sensible. 

Cómo utilizar el proceso de firma privado en Mifiel

Puedes acceder a esta funcionalidad de dos formas:

• A través de nuestra API, si deseas conectarla a tus propios sistemas.
• O desde la interfaz gráfica de Mifiel.com, sin necesidad de conocimientos técnicos.
  

Tú eliges la opción más adecuada para tu organización.

En conclusión

Si tu organización necesita firmar documentos electrónicamente con el más alto nivel de confidencialidad, sin complicar el proceso de integración, el proceso de firma privado de Mifiel es la solución ideal.

¿Quieres explorar cómo implementarlo en tu empresa? Escríbenos por el chat, con gusto te asesoramos.

Chatea con Mifiel

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A lo largo de esta página, encontrarás las principales funcionalidades de nuestro producto*, con una breve descripción de cada una y una explicación respecto a quiénes pueden beneficiarse de su uso. Esperamos que esta información sea de ayuda para tu proceso de evaluación.

*Si bien algunas de estas características se incluyen para todos nuestros usuarios, otras deben contratarse por separado. Para más información, puedes revisar nuestra página de precios haciendo clic aquí.

Funcionalidades de Mifiel

Para crear y gestionar documentos

Restricción por RFC

Cómo funciona

Al crear el documento, indica el RFC con homoclave de cada firmante para restringir quién puede firmar.

Los firmantes solo podrán firmar si el RFC en su e.firma coincide con el RFC indicado. De esta manera te aseguras de que firme la persona física o moral que necesitas.

Casos recomendados

Cuando requieres que tu contraparte firme con la e.firma de una persona con un RFC conocido específico (p. ej. evitar firmar con certificado de persona física en lugar de moral y viceversa, correo equivocado).

Expiración de documentos

Cómo funciona

Elimina automáticamente documentos que no se firmaron antes de la fecha límite, así los firmantes no podrán acceder al documento o firmarlo después de esa fecha, además evitas borrarlo manualmente.

Casos recomendados

Contratos que deben firmarse antes de una fecha específica, especialmente si manejas un alto volumen de documentos.

Recordatorios automáticos

Cómo funciona

¿Alguien falta por firmar? Nosotros le enviamos automáticamente una notificación por correo electrónico, así no lo haces manualmente.

Solo debes elegir la periodicidad de los recordatorios: diarios, cada tres días (opción por defecto) o cada semana.

Casos recomendados

Cuando es importante que el documento en cuestión sea firmado a la brevedad.

Integración API

Cómo funciona

Crea documentos y solicita su firma sin utilizar nuestra interfaz gráfica.

De esta manera también puedes usar plantillas para tus documentos, el proceso es el siguiente:

1. Envías el documento base e indicas los campos que cambian.
2. Cada vez que necesites firmas, nos envías las variables y el correo de firmantes y espectadores mediante la API.
3. Con esta información, nuestro sistema automáticamente crea el documento y envía las invitaciones a firmar.

Tenemos librerías para, PHP, Ruby, Python, Javascript (Node), C# y Java.

Casos recomendados

Integrar la API es de gran utilidad, pero no es una solución adecuada para todas las organizaciones. Es mejor integrarla cuando:

• Ya tienes un sistema automatizado para generar documentos.
• Manejas un alto volumen de documentos.
• Preferentemente cuentas con un equipo técnico que pueda realizar la integración.

Integración Zapier

Si necesitas realizar integraciones sencillas sin programar, puedes usar Zapier para conectar a Mifiel con otras aplicaciones, como Google Sheets y Google Forms. Este es un servicio independiente que permite vincular dos aplicaciones distintas. Así, cuando suceda determinada acción en una aplicación, automáticamente se realizará un proceso determinado en otra aplicación.

Únicamente debes registrarte en Zapier, crear un Zap y poner a Mifiel en ‘Do this…’ para crear automáticamente un documento cuando realices cierta acción en otro servicio conectado como:

• Google Drive.
• Typeform.
• Hubspot.
• Entre otros.

Para grandes equipos de trabajo

Organizaciones

Cómo funciona

Esta funcionalidad hace posible que distintos miembros de un equipo de trabajo administren documentos de acuerdo a roles asignados con privilegios específicos desde un sola cuenta organizacional.

Con ello diversos miembros de tu equipo tendrán visibilidad sobre los documentos de la organización, así pueden revisar su estatus y visualizar documentos firmados.

Si su rol dentro de la organización se los permite, podrán gestionar tus documentos, es decir, realizar modificaciones, agregar, eliminar y editar firmantes además de enviarles recordatorios de firma.

Casos recomendados

Cuando varios integrantes de tu organización deben gestionar la creación y firma de documentos, entre ellos:

• Ejecutivos de cuenta.
• Agentes de ventas.
• Miembros del área jurídica.

Proceso de firma privado

Cómo funciona

Gestiona tus documentos sin que el sistema de Mifiel (en ningún momento) tenga acceso a su contenido, mediante un cifrado utilizando la e.firma de los firmantes. De esta manera únicamente quienes tengan los permisos adecuados en la organización y los firmantes podrán visualizarlo, nadie más.

El proceso de firma privado puede hacerse vía API y ahora también desde Mifiel.com sin necesidad de integraciones, para que puedas comenzar de inmediato.

Casos recomendados

El cifrado punto a punto es el patrón oro en seguridad y privacidad. Por ello es ideal para organizaciones que por cuestiones legales o de procedimientos internos no pueden compartir el contenido de su documentación con terceras partes.

Incluso con órdenes judiciales, para Mifiel sería imposible compartir el contenido del documento.

Para firmar documentos

App móvil

Características

Firma tus documentos con tu e.firma desde tu smartphone. Disponible para iOS y Android. Cada que seas invitado a firmar, recibirás una notificación push, y en dispositivos compatibles puedes firmar usando tu huella digital o tu cara, evitando así ingresar la contraseña de tu e.firma cada que firmes.

Casos recomendados

Indicada si tú o tus contrapartes requieren firmar frecuentemente o antes de una fecha específica, así podrán firmar instantáneamente desde su smartphone aunque estén fuera de la oficina.

White-label

Características

Branding personalizado de los correos y páginas de firmas. Asegura que la identidad de tu marca (logotipo y colores corporativos) se mantengan durante todo el proceso de firma, como si tus firmantes estuvieran en tu sitio web.

Casos recomendados

Cuando quieres reflejar la identidad de tu marca durante el proceso de firma para brindar una experiencia uniforme a tus usuarios, pero no quieres o no puedes integrar la API.

Flujo de firma dentro de tu sitio web

Características

Permite a tus usuarios firmar sin salir de tu sitio web mediante un flujo integrado, así mantienes una experiencia en un solo centro de interacciones con tus clientes: tu sitio web.

¿Necesitas que tus usuarios firmen múltiples documentos a la vez como parte de un proceso? Tus firmantes también pueden hacerlo ingresando una sola vez su e.firma y no por cada documento.

Casos recomendados

• Ya tienes un sistema con el que tus usuarios interactúan.
• Tienes un sitio web y quieres integrar el flujo de firma.
• Tienes la API integrada para el flujo de creación de documentos.

Cómo comenzar

Regístrate en Mifiel. Obtendrás 5 documentos sin costo, utilízalos para tus pruebas. Cuando los agotes, podrás comprar los que requieras.

Dependiendo de las funcionalidades que requieras, podrías necesitar contactar a nuestro equipo por chat para contratarlas.

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No obstante, un aspecto que todavía parece firmemente anclado en el siglo XIX es la firma de documentos. Ya sea porque todavía da desconfianza hacer algunas cosas en línea, para los abogados ‘el papelito habla’, o simplemente la posibilidad de hacerlo no es muy conocida, lo cierto es que muchas empresas padecen un rezago en esta área.

Pero como dicen por ahí, ‘renovarse o morir’. Es un hecho que las empresas —y personas— que tengan la capacidad de adaptarse mejor a los cambios constantes de nuestra era serán las que sobrevivan y prosperen.

Sin embargo, no se trata de adoptar una tecnología sólo porque es novedosa y queremos ser punta de lanza (levanten la mano todos los que tienen cuando menos un ‘gadget’ arrumbado en un cajón). Lo más eficiente —e inteligente— es evaluar si dicha tecnología en realidad puede eficientar nuestros procesos y cuál sería la mejor forma de implementarla.

Para ayudarte a evaluar si Mifiel es el servicio adecuado para las necesidades de tu empresa y obtener una cotización en caso de que sea lo que necesitas, contáctanos mediante el siguiente botón.

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En esta infografía puedes conocer un poco más sobre quién tiene e.firma en México. Si quieres hacer un pequeño muestreo para saber si tus firmantes cuentan con FIEL, te decimos cómo hacerlo.

La firma electrónica avanzada cuenta con presunciones legales que ofrecen una gran ventaja en caso de juicio. Puedes leer más al respecto en el siguiente artículo.

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No obstante, los servicios en la nube presentan una desventaja en cuanto a privacidad y control de información ya que un tercero maneja los datos.

En el caso de Mifiel, para la mayoría de los usos esta desventaja no presenta un problema ya que seguimos mejores prácticas de seguridad de la industria y contamos con una política de privacidad de la información. Sin embargo, hay contextos donde por regulación o por la naturaleza de la misma información no es posible compartirla con terceros.

Para responder a las necesidades de dichos usuarios, desarrollamos una funcionalidad que combina lo mejor de ambos mundos. Este es el cifrado de punto a punto o de extremo a extremo. ¿En qué consiste?

Qué es el cifrado de punto a punto

El cifrado de punto a punto suele utilizarse en comunicaciones como correos electrónicos y mensajería instantánea. Su finalidad es que ni el proveedor del servicio ni algún tercero —si es que logra interceptar la comunicación— puedan leer el contenido del mensaje.

El más popular ejemplo actualmente (pero no el único) es el de WhatsApp. Seguramente has visto en tus chats la frase “Los mensajes y llamadas en este chat ahora están protegidos con cifrado de extremo a extremo”.

La premisa del funcionamiento del cifrado de punto a punto de Mifiel es la misma: únicamente los solicitantes y firmantes de cada documento pueden visualizarlos mediante sus llaves privadas.

A diferencia de las aplicaciones de mensajería que generan los juegos de llaves públicas y privadas, en Mifiel se utilizan las llaves —públicas y privadas-— que componen la FIEL/e.firma del SAT para cifrar y descifrar los documentos.

Cómo se usa el sistema de cifrado en Mifiel

Por el momento la funcionalidad de cifrado punto a punto de documentos solo puede utilizarse mediante de la API de Mifiel. La interfaz para descifrarlos y firmarlos sí está disponible en Mifiel.com y funciona así:

1. El usuario accede al documento mediante la notificación de firma en su correo electrónico y oprime el botón para firmar, o si tiene cuenta en Mifiel, también puede hacerlo desde la sección “Mis Documentos” en Mifiel.com, como con cualquier otro documento en la plataforma.
2. La interfaz de Mifiel muestra un aviso indicando que el documento está encriptado.
3. Para desencriptar o descifrar el documento y poder visualizarlo, el usuario debe confirmar que sus datos son correctos. De ser así, puede cargar su llave privada e ingresar la contraseña de la misma.
4. Si es exitoso, Mifiel mostrará al usuario el documento.
5. Cuando termine de revisarlo puede proceder a firmarlo con un solo clic—sin necesidad de cargar nuevamente los archivos de su FIEL ni de ingresar la contraseña.

Una vez que todos los involucrados firmaron el documento, se genera un XML cifrado. ¿Cómo puede desencriptarse?

1. El usuario debe ingresar desde el correo electrónico que le notifica que el documento fue firmado por todas las partes y descargar el XML encriptado adjunto.
2. En el mismo correo se muestra un botón llamado “Proceder a desencriptar”.
3. Se presenta una pantalla en Mifiel.com donde el usuario puede cargar el XML cifrado.
4. Para validar su identidad, el usuario debe confirmar los datos de su certificado, cargar su llave privada e ingresar su respectiva contraseña.
5. De ser exitoso, puede descargar el PDF y el XML descifrados.

Conclusión

El cifrado punto a punto de Mifiel permite a las organizaciones utilizar nuestro servicio de firma digital mientras mantienen el control y privacidad de sus documentos. Es un sistema híbrido que permite aprovechar lo mejor de ambos mundos: la comodidad de un sistema en la nube con la privacidad y control de información de un servicio self hosted.

Al ser un esquema punto a punto, no incluye ninguna puerta trasera para sortearlo, así que ni siquiera con una orden judicial Mifiel podría visualizar y mostrar el contenido de los documentos cifrados, además de ser igualmente válidos como pruebas en juicio.

Actualmente solo nuestros usuarios con la funcionalidad de Bóveda Cifrada contratada pueden solicitar la firma de documentos cifrados de punto a punto—los firmantes a quienes inviten no la requieren.

¿Te gustaría implementar la firma de documentación cifrada de punto a punto en tu organización? Escríbenos al chat mediante el siguiente botón.

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Si has firmado con nosotros, o si tus clientes o alguna otra persona te han presentado un documento de Mifiel, probablemente al examinar dicha página del PDF te has preguntado qué significa “hash”, qué es la constancia de conservación, por qué no ves firmas autógrafas digitalizadas, entre otras dudas.

Por ello, a continuación explicaremos los elementos que conforman a la hoja de firmas en Mifiel, la relación de cada uno con el XML y para comprenderlo mejor, algunas nociones sobre el funcionamiento de la firma electrónica avanzada.

El encabezado de la hoja de firmas en Mifiel

Al llegar a la página de firmas, lo primero que verás será el logotipo de Mifiel y la frase “Firma en línea con solidez jurídica”. Esto te indicará que el documento se firmó en Mifiel. Debajo la hoja incluye un párrafo que indica cómo se firmó el documento y el porqué de la solidez jurídica previamente mencionada.

Mifiel está diseñado para trabajar con certificados de firma electrónica avanzada, por lo que dicho párrafo comienza haciendo referencia a las disposiciones legales de nuestro país que indican las características de una firma electrónica avanzada y su equivalencia con la firma autógrafa: la Ley de Firma Electrónica Avanzada y al Código de Comercio.

El PSC que menciona dicha introducción puede ser una dependencia gubernamental o una empresa acreditada para, entre otras facultades, emitir certificados de firmas electrónicas avanzadas. Mifiel trabaja nativamente con certificados del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Un PSC puede estar acreditado para uno o más de los siguientes fines: emitir certificados de firma electrónica avanzada, emitir constancias de conservación, colocar sellos digitales de tiempo y digitalizar debidamente documentos físicos.

Por su parte, las presunciones legales indicadas en el párrafo en cuestión son las que en caso de juicio permiten garantizar que el documento no se alteró (presunción de integridad) y que los autores de las firmas son quienes aparecen como tal (presunción de atribución).

La información del documento firmado y la constancia de conservación en la hoja de firmas de Mifiel

Esta sección de la hoja comienza con un enunciado que hace referencia a algo llamado Constancia de Conservación NOM-151, emitido por un PSC acreditado para dicho fin, y que al incluirse en el documento este goza de presunción legal de integridad. Después se incluye una breve lista a dos columnas, donde los elementos 1, 2, 6 y 7 son relativos al documento y los elementos 3, 4 y 5 a la constancia de conservación, interpretándose de la siguiente manera:

1. Nombre del documento

Es el nombre original del documento y su extensión —que invariablemente sera .pdf—, incluido para que no existan dudas sobre qué documento se firmó. En el XML aparece como “file name”.

2. Hash del documento

Es el identificador único o huella digital del documento, pero ¿qué es en sí, cómo se obtiene y por qué se utiliza?

La criptografía es la base del funcionamiento de la firma electrónica avanzada y lo que la rodea. Hay dos conceptos clave al respecto: el hash y la criptografía asimétrica.

El hash es una cadena de caracteres de longitud específica, obtenida a partir de un mensaje de datos, en este caso un documento PDF. Cada mensaje o documento tiene un hash único. Dos documentos distintos no pueden tener el mismo hash, sin importar que la diferencia sea de un solo caracter (letra, dígito, espacio, punto, coma o lo que sea). Entonces el hash es irrepetible.

Cuando firmamos un documento con la FIEL, no firmamos directamente el documento sino su hash, de ahí su relevancia. En el XML aparece como “originalHash”.

3. Emisor de la constancia de conservación

La constancia de conservación es similar a colocar un sello con fecha y hora y una rúbrica en un documento para asegurar que su contenido no fue modificado. En este caso son un sello digital de tiempo y una firma digital realizada con firma electrónica avanzada, cumpliendo con la NOM 151, garantizando que el documento no se alteró tras firmar.

Únicamente un PSC acreditado para tal fin puede emitirla. Por ello, el tercer elemento de la sección es el nombre de dicho emisor. En el XML aparece como “caCertificate name”.

4. Fecha de la constancia

Esta indica la fecha y hora en que el PSC con el que Mifiel trabaja emitió la constancia de conservación para el documento firmado. Su equivalente en el XML es el sello de tiempo, que aparece como “conservancyRecord […] timestamp”. La constancia utiliza la hora coordinada universal (UTC) para evitar que se presenten confusiones cuando los firmantes se encuentran en diferentes husos horarios.

5. Número del certificado del emisor de la constancia

El quinto elemento es el número de certificado de firma electrónica avanzada que usó el emisor de la constancia para firmar. No se muestra en el XML. Por practicidad, no se incluye en el PDF la cadena de caracteres completa que conforma la constancia de conservación que sí está en el XML dentro de la etiqueta “conservancyRecord”.

6. Creador del documento

El penúltimo elemento de dicha sección dice “Documento creado por” y a continuación se indica el correo electrónico asociado a la persona u organización que subió el documento a Mifiel y solicitó su firma y, de contar con él, el nombre o razón social del solicitante. Al ser información interna de Mifiel, no cuenta con equivalente en el XML.

7. Número de páginas

Al final de la sección se indica el número de páginas del documento original para orientar al usuario. Tampoco se incluye en el XML.

Las firmas y su información identificadora en la hoja de firmas de Mifiel

Al igual que la anterior, esta sección tiene una breve introducción. En este caso indica que las firmas son atribuibles y únicas gracias a que se realizaron mediante certificados emitidos por un PSC acreditado para tal fin. La hoja de firmas muestra esta información en orden cronológico descendente, es decir, la primera firma será la de la última persona en haber firmado. La información listada es sobre el firmante, el certificado que utilizó y la firma realizada.

Información del firmante

Los primeros elementos son el nombre completo del firmante (o razón social en caso de ser persona moral) y su RFC. En el XML aparecen con el atributo “signer id” (el RFC) y “name” (el nombre o razón social).

Información del certificado

Los elementos a la mitad de esta sección son el número del certificado y el nombre del emisor. En el XML se identifican como “certificate number” e “issuer” respectivamente. Recuerda que Mifiel trabaja nativamente con certificados del SAT, así que generalmente el número de certificado será de 20 dígitos y como emisor aparecerá “Servicio de Administración Tributaria”.

Información de la firma realizada

Los últimos dos elementos de la sección son la firma electrónica y la fecha de firma

Firma electrónica

Aquí es donde puede haber un poco de confusión al no encontrar la imagen del garabato que conforma una firma manuscrita. Dicha representación visual de la firma autógrafa no se incluye porque Mifiel en ningún momento pide a sus usuarios generar una versión gráfica digitalizada de su firma o algo similar, pues su función sería meramente estética. En su lugar se incluye una cadena de caracteres que en el XML aparece dentro de la etiqueta “<signature>”.

¿De dónde sale esa cadena de caracteres, la firma en sí? Debemos comprender a grandes rasgos la criptografía asimétrica. La FIEL/e.firma del SAT implica el uso de dos archivos criptográficos:

1. .CER, un certificado que incluye una llave pública emitida por un PSC acreditado para ello
2. .KEY, una llave privada bajo exclusivo control de su dueño y protegida por una contraseña.

Cuando decimos que “firmamos con la FIEL en Mifiel”, lo que en realidad hacemos es cifrar el hash del documento usando nuestra llave privada y su contraseña, enviando a Mifiel el resultado de ello (la cadena de caracteres que conforma la firma).

Después Mifiel usa la llave pública contenida en el certificado (al que cualquier persona puede tener acceso) para descifrar o desencriptar el mensaje. Si este coincide con el hash inicialmente obtenido, Mifiel sabrá que fue el poseedor del certificado quien “firmó” expresando así su voluntad.

Fecha de firma

Es la fecha y hora exacta en que la persona firmó el documento. En el XML aparece con el atributo “signedAt”. También se muestra con el huso horario UTC.

El pie de página en la hoja de firmas de Mifiel

Al final de cada página de firmas en un PDF firmado en Mifiel, verás un código QR y un enlace que te permitirán verificar la integridad del documento de acuerdo a los datos internos de Mifiel.

Si requieres verificar no solo la integridad del documento sino la atribución de las firmas y además hacerlo de manera independiente con una herramienta auditable de código abierto, también se incluye un enlace al Verificador de Mifiel.

Por último, verás un recordatorio indicando que el PDF solo es una representación impresa y que de requerir presentar el documento firmado en juicio, también deberás presentar el XML. Además, en la esquina inferior derecha, podrás visualizar en qué página de firmas te encuentras, lo que es de utilidad cuando hay diversos firmantes y por lo tanto dos o más páginas de firmas.

En Conclusión

Las páginas de firmas presentan la información más relevante y condensada sobre el documento firmado en Mifiel, con el fin de guiar al usuario o a cualquier persona que visualice el PDF.

¿Tienes alguna duda adicional sobre la hoja de firmas o sobre el XML de los documentos firmados en Mifiel? Contáctanos por medio del siguiente botón.

Contacta a Mifiel

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1. Restricción de firmantes a través de su RFC

Restringe quién firma tus documentos. Ahora cuando creas un documento podrás agregar el RFC de las personas (físicas o morales) que requieren firmarlo. Esto significa  que tus documentos únicamente pueden ser firmados por quienes cuenten con la e.firma (FIEL) ligada al RFC que especificaste.

La funcionalidad de restricción de RFC está incluida sin costo adicional al adquirir tu paquete de documentos.

2. ¿Tienes documentos pendientes? Recuérdale a los firmantes

¿Tienes que estar llamando y enviando mensajes a los involucrados para recordarles que firmen? Con los recordatorios automáticos, nosotros lo haremos por ti. Podrás seleccionar entre distintas opciones la frecuencia con la que quieres recordarles que tienen un documento pendiente por firmar. Puedes elegir entre recordatorios diarios, cada 3 días o cada semana.

Los recordatorios de cada 3 días están incluidos sin costo adicional al adquirir tu paquete de documentos. Si requieres definir una frecuencia distinta, necesitarás contratar la solución especializada para poder hacerlo.

3. Expira automáticamente documentos sin firmar

En esta vida todo tiene un plazo y con Mifiel tus documentos también pueden tenerlo: agrega fechas límite para la firma y una vez que la fecha se cumpla nadie podrá acceder al documento ni firmarlo. Pero no te preocupes, recordaremos a todos los involucrados sobre el vencimiento desde días antes.

Ya no tendrás que borrar los documentos uno por uno, cuando expiren se borrarán automáticamente y se abonará en tus créditos de documentos por usar.

Contáctanos para contratar esta funcionalidad avanzada.

4. Escribe una nota a tus firmantes

Con el envío de mensajes personalizados, podrás compartirle a tus firmantes más detalles sobre el documento que les estás enviando, ya sea las instrucciones o contexto adicional que necesiten. Es muy sencillo, solo tienes que agregar un mensaje durante el proceso de preparación del documento. Una vez que solicites sus firmas, ellos recibirán un correo electrónico con tu mensaje.

Funcionalidad incluida sin costo adicional al adquirir tu paquete de documentos.

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