DocuSign es una plataforma de firma electrónica diseñada para uso general a nivel global, la cual está basada en la legislación estadounidense en materia de firma electrónica. Parte de su éxito viene de su facilidad de uso.

Pero esto no significa que se apegue legalmente a cada jurisdicción en los mercados en que opera, incluyendo el de México. Por ello es importante comprender las implicaciones legales de usar DocuSign en México.

En los siguientes párrafos analizaremos las formas de firmar que ofrece DocuSign, por qué ninguna de estas cubre los requisitos legales de una firma electrónica pero a pesar de ello algunas son jurídicamente válidas como manifestaciones de voluntad (y cuáles son estas), y de qué manera una plataforma con validez legal en México cumple totalmente con la legislación mexicana.

Tipos de firma en medios electrónicos reconocidos por la legislación mexicana

La Ley mexicana reconoce dos tipos de firma en medios electrónicos: la firma electrónica y la firma autógrafa en medios digitales. ¿Qué diferencia existe entre ambas?

Firma electrónica

La firma electrónica debe cumplir el Artículo 89 del Código de Comercio. Este indica la necesidad de cubrir dos requisitos:

1. La existencia de un intercambio de claves y contraseñas.
2. Un acuerdo explícito (consentimiento expreso) entre las partes involucradas indicando que todos considerarán el intercambio de claves y contraseñas durante el proceso como una manifestación de su voluntad para firmar, por lo que ese intercambio de claves será el equivalente funcional de una firma.

Cuando la firma electrónica cumple únicamente con estos requisitos, cuenta con presunción de atribución y comúnmente se le llama firma electrónica simple.

Si además cumple con el Artículo 97 del Código de Comercio, la firma electrónica tendrá carácter de avanzada o fiable, gozando así de garantía de no repudio. El requisito principal de dicho artículo es que la firma debe estar sustentada en un certificado público emitido por un Prestador de Servicios de Certificación acreditado por la Secretaría de Economía o por el Banco de México, como la e.firma o FIEL del SAT.

Firma autógrafa en medios digitales

Aunque legalmente no se considera una firma electrónica, otro tipo de firma que involucra el uso de dispositivos tecnológicos y que tiene validez legal es la firma autógrafa en medios digitales.

Esta firma es cualquier trazo manuscrito realizado en un medio electrónico. Ningún ordenamiento legal la define tal cual, pero su interpretación está sujeta a la regulación que indique la necesidad de una firma autógrafa, dependiendo del tipo de acuerdo que las partes firmen.

Al igual que la firma autógrafa en papel, no goza de presunciones ni garantías legales, pero tiene validez legal para suscribir contratos.

Considerando que DocuSign está diseñado principalmente para cumplir la regulación estadounidense, ¿cumple de alguna forma con la legislación mexicana? ¿Qué tipo de firma y consentimiento ofrece?

Por qué DocuSign no cubre los requisitos legales de una firma electrónica avanzada o simple en México

DocuSign está diseñado de acuerdo con la ley ESIGN Act de Estados Unidos. Esta legislación reconoce como firma electrónica a cualquier intención de voluntad por medios electrónicos.

Entonces ¿DocuSign cumple con la legislación mexicana en materia de firma electrónica? No, DocuSign no cumple con los requisitos para considerarse una firma electrónica simple o avanzada en México por dos razones:

1. En la mayoría de sus formas de firmar no ocurre un intercambio de claves y contraseñas. Aquellas formas que sí soportan el intercambio de claves y contraseñas no están disponibles en sus planes de uso básicos, sino en planes personalizados.
2. Incluso en sus formas de firmar que sí soportan el intercambio de claves y contraseñas, no existe un consentimiento expreso de que ese intercambio de claves y contraseñas se considerará como una manifestación de voluntad para firmar.

En México, una simple intención de voluntad no se reconoce como firma ya que se trata de un consentimiento tácito. El tipo de consentimiento válido para contratos en México es el consentimiento expreso, como indica el Código Civil Federal en sus artículos 1803 y 1834. Por consentimiento expreso, nos referimos a una firma legalmente reconocida como tal, ya sea autógrafa o electrónica.

Código Civil Federal. Artículo 1803:

El consentimiento puede ser expreso o tácito, para ello se estará a lo siguiente:
I.- Será expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos, y…
II.- El tácito resultará de hechos o de actos que lo presupongan o que autoricen a presumirlo, excepto en los casos en que por ley o por convenio la voluntad deba manifestarse expresamente.

Código Civil Federal. Artículo 1834:

Cuando se exija la forma escrita para el contrato, los documentos relativos deben ser firmados por todas las personas a las cuales se imponga esa obligación.

Sin embargo, una de las formas de firmar que DocuSign ofrece sí es válida para firmar contratos: la firma autógrafa en medios digitales. A continuación analizaremos qué tipos de firma ofrece Docusign, cuáles no tienen validez legal en México y cuál sí es legalmente válida.

DocuSign: métodos para firmar ofrece

Actualmente DocuSign ofrece a sus usuarios tres formas de firmar.

1. Elegir un estilo predeterminado de firma

Consiste en teclear el nombre e iniciales y escoger un estilo gráfico predefinido que se mostrará en el documento final.

No implica un intercambio de claves y contraseñas ni un consentimiento expreso, por lo que no tiene validez en México. Tampoco puede considerarse una firma autógrafa en medios digitales ya que no existe un trazo gráfico propio.

2. Subir una imagen de su firma e iniciales

El firmante debe subir una imagen digital de su firma autógrafa y de sus iniciales. Es el equivalente a firmar en papel y escanear la firma para introducirla en cualquier documento.

Tampoco lleva un intercambio de claves y contraseñas ni un consentimiento expreso, entonces legalmente no es una firma electrónica. Además, al no realizarse de manera manuscrita en un dispositivo tecnológico, no puede considerarse como firma autógrafa en medios digitales, así que no tiene validez legal como una firma en México.

3. Dibujar su firma en un medio digital

El firmante debe dibujar su firma al momento utilizando su dedo, el mouse o un lápiz electrónico.

Al conllevar un trazo gráfico realizado por el firmante, se considera como una firma autógrafa en medios digitales. Si bien este tipo de firma es un consentimiento expreso válido para suscribir acuerdos en México, carece de la presunción de atribución y de la garantía de no repudio, por lo que la firma puede ser negada más fácilmente en un juicio.

En la siguiente tabla encontrarás qué tipo de firma es cada una de las que ofrece DocuSign y su tipo de consentimiento de acuerdo con la legislación mexicana.

Considerando lo anterior, ¿es conveniente usar DocuSign en México de acuerdo con su legalidad? ¿En qué casos es recomendable utilizarlo y en cuáles es mejor optar por otra plataforma?

¿Usar o no usar DocuSign en México?

Existen algunos casos en que usar DocuSign es la única opción. El más común es el de empresas multinacionales con procesos homologados y poca autonomía, en los que se ordena usar DocuSign en todo el corporativo.

Si ese es el caso de tu organización, lo más viable para evitar problemas en caso de llevar a juicio documentación firmada en la plataforma es solicitar que los firmantes utilicen el método de firma autógrafa en dispositivo electrónico.

Es importante recordar que subir una imagen o plasmar un estilo gráfico predeterminado de las firmas de las partes como puede hacerse mediante DocuSign no constituye una forma escrita y expresa de manifestar el consentimiento y, como tal, carece del carácter de firma electrónica en México (artículo 1803, Código Civil Federal). Por ello, la mejor alternativa en DocuSign es que cada firmante utilice el método de firma autógrafa en medios digitales.

El problema de esta alternativa es que, en la mayoría de sus planes de uso, DocuSign no permite restringir el método de firma que las contrapartes utilizarán. Para asegurar que no utilicen otro método de firma, tendrías que contratar un plan de negocios personalizado lo cual es más costoso y tardado.

Si en tu organización no hay esta orden directiva para usar DocuSign, lo mejor es evitar riesgos y optar por una que cumpla con todos los requerimientos legales de la jurisdicción mexicana, especialmente cuando se trata de documentos legales más importantes. Las plataformas de firma digital tienen implicaciones jurídicas, por ello la importancia de realizar un proceso más minucioso de evaluación antes de decidir contratar una u otra.

¿Qué consecuencias puede tener usar una firma electrónica sin validez legal?

Cuando un contrato no cuenta con firmas legalmente reconocidas, el acto jurídico produce una nulidad relativa de conformidad con el artículo 2228 del Código Civil Federal, es decir, el contrato carece de validez legal por lo que no puede surtir efectos. Para que pueda surtir efectos, es necesario subsanarlo, es decir, firmarlo de nuevo cumpliendo la forma que señala la Ley (consentimiento expreso).

Debido a que subir una imagen o plasmar un estilo gráfico predeterminado de las firmas de las partes como puede hacerse en DocuSign son métodos que no cumplen los requisitos de una firma electrónica, cualquiera de las partes puede alegar nulidad relativa. La única forma de darle validez a un contrato firmado así es volver a firmarlo mediante un método legalmente reconocido.

Mifiel, la opción jurídicamente robusta para firmar electrónicamente

Mifiel cumple todos los requisitos legales que una plataforma de firma electrónica debe cubrir en México:

1. Todo firmante puede utilizar su e.firma del SAT para suscribir cualquier contrato mediante la plataforma, cumpliendo así el Artículo 97 del Código de Comercio y el Artículo 1834 del Código Civil Federal.
2. En caso de no tener una e.firma, puede firmar mediante un proceso de verificación biométrica que conlleva un intercambio de claves y contraseñas y un consentimiento expreso por escrito donde se reconoce a ese intercambio como una manifestación de voluntad para firmar, cumpliendo el Artículo 89 de Código de Comercio y el Artículo 1834 del Código Civil Federal.

Para conocer de cerca cómo se ve Mifiel en funcionamiento, al oprimir el siguiente botón podrás ver una demo interactiva de cada forma de firmar que ofrecemos.

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Cada industria y cada caso individual es distinto y amerita evaluarse detenidamente. Sin embargo tenemos algunas recomendaciones generales que deberías seguir en caso de que surja alguna de estas inquietudes.

Ojo: únicamente aplican a contratos firmados electrónicamente en Mifiel con la e.firma o con verificación biométrica según sea el caso. Otro tipo de documentación u otras plataformas de firma electrónica (sin importar el tipo de firma soportada) pueden tener características que invaliden estos consejos..

1. ¿Requiero colocar las líneas para firmas?

En contratos físicos suele colocarse una línea sobre el nombre de cada signatario para que firme. ¿Debo hacerlo también en contratos digitales firmados en Mifiel?

No, ya que el documento con validez legal es el contenedor XML donde la firma no “vive” gráficamente sino electrónicamente. Además, al PDF, Mifiel le agrega una hoja de firmas. Así deja de ser necesaria una línea para ello. Pero si ya tienes contratos elaborados o machotes, no afecta dejar las líneas.

2. ¿Debo hacer referencia a que el contrato se firma electrónicamente?

Es una cuestión de preferencia al elaborarlo. Puedes hacerlo si lo quieres, pero no es necesario al implementar firma digital de contratos.

3. ¿Necesito testigos para contratos firmados electrónicamente?

Al firmar contratos en papel, la presencia y firma de testigos son un elemento adicional para atribuir las firmas en caso de llegar a juicio. Mifiel cumple con las disposiciones del Código de Comercio para firma electrónica avanzada o simple según sea el caso, entonces las firmas realizadas en la plataforma gozan de la presunción legal de atribución y si se realizaron con e.firma, adquieren garantía de no repudio. Con ello dejan de ser necesarios los testigos para dicho fin.

Sin embargo, existen casos en que la legislación aplicable al contrato en cuestión requiere que alguien ajeno a los firmantes sea testigo de la firma, por lo que siguen siendo necesarios. Un ejemplo de ello es el Código Civil del Estado de Chiapas, que en su Artículo 2380 exige la presencia de dos testigos al suscribir un contrato de arrendamiento.

4. ¿Es necesario notariar mis contratos electrónicos?

Contar con fe pública en un contrato le otorga presunción de atribución y es una de las razones principales por la cual se contratan los servicios de un fedatario. Pero firmar electrónicamente en Mifiel también la otorga. Si la única razón para contratar un fedatario es contar con dicha presunción legal, notariar deja de ser necesario en la mayoría de los casos. Además, cuando las firmas se realizan con e.firma, gozan de garantía de no repudio.

Pero la fe pública sigue siendo necesaria cuando la legislación en la materia lo exige. El que pueda firmarse electrónicamente y a la vez notariarse a distancia dependerá del tipo de documento.

Si es de carácter mercantil y no involucra inmuebles (p. ej. la constitución de una empresa), puede firmarse en Mifiel y protocolizarse a distancia. Cuando involucra inmuebles o es de carácter civil, no puede recibir fe pública a distancia, así que difícilmente podría firmarse digitalmente.

Existen otros casos donde la fe pública le otorga características especiales a un documento. Por ejemplo, en el ámbito financiero, un contrato de crédito con fe pública adquiere el carácter de ejecutivo. Esto permite que el documento sea usado en juicios ejecutivos.

5. ¿Qué pasa si la fecha de firma es distinta a la indicada en el documento?

Cuando se firma electrónicamente en Mifiel, queda un registro de la fecha y hora en la que se realizó cada una de las firmas. Además, la constancia de conservación también indicará una fecha y hora, generalmente de unos pocos segundos después a la de la última firma, y que legalmente se reconoce como fecha cierta. Entonces si no cuidas la redacción de tu contrato, este puede indicar que se firma en una fecha, pero las estampas de tiempo de alguna —o todas— las firmas no coincidan con la fecha establecida.

Para evitar inconsistencias de este tipo, es recomendable usar redacciones alternativas en tus contratos, por ejemplo:

a) “El contrato entra en vigor a partir de la fecha en que las partes firmen”. Con esta redacción el contrato entraría en vigor cuando firme la última de las partes y se emita la constancia de conservación.

b) “El contrato entra en vigor en x fecha”. De esta manera el contrato entra en vigencia en la fecha especificada, independientemente de en qué momento firmen las partes, aunque esta no sea la fecha que cuente con certeza jurídica ante la autoridad fiscal.

6. ¿Qué puedo hacer si existen errores en un contrato firmado electrónicamente?

Ocasionalmente sucede que el contrato contiene errores y las partes involucradas —pudiendo o no haberlos notado— lo firman.

Cuando se firma en físico, una posible solución es que las partes se reúnan, destruyan los contratos originales y firmen los nuevos documentos sin errores. En cambio, cuando se implementa firma digital en un contrato no es tan fácil de destruirlo definitivamente y comprobarlo. Ante ello, suponiendo que las partes lleguen a un acuerdo, hay algunas alternativas.

Si los errores se detectan antes de que todos firmen, el contrato puede eliminarse en Mifiel y subirse uno nuevo. Pero si se detectan una vez que todos firmaron, las opciones son:

1. Firmar un convenio modificatorio subsanando los errores del contrato original.
2. Firmar una cancelación del contrato original y posteriormente firmar el nuevo contrato.

7. ¿Puedo combinar distintos tipos de firmas en un solo documento?

En ocasiones queremos aprovechar las presunciones y garantías legales y otras ventajas que tiene firmar con la firma electrónica avanzada, pero alguno de los firmantes no tiene su certificado y solicitarle tramitarlo podría entorpecer el proceso.

Para solucionarlo existe una forma de mezclar las firmas electrónicas avanzadas con firmas electrónicas simples, aunque se sacrifique la garantía de no repudio para las firmas simples, pero manteniendo la presunción de atribución de cada firma y la garantía de integridad del documento firmado. Esta forma es que la plataforma de firma soporte ambos tipos de firma electrónica en el mismo documento y que el resultado final sea un solo mensaje de datos.

Mifiel soporta ambos tipos de firma en un mismo documento y la constancia de conservación garantiza la integridad del documento firmado.

8. ¿Es mejor usar la e.firma de persona física o la e.firma de persona moral?

A diferencia de otras firmas, con la FIEL se pueden firmar contratos como persona moral —y no solo como persona física en representación de la persona moral— en tanto se cuente con el certificado adecuado para ello.

Usar la e.firma de persona moral representa una ventaja: deja de ser necesaria la validación de poderes. Elegir firmar con una u otra dependerá del tipo de organización, el acuerdo entre las partes y los requisitos internos de cada una.

9. ¿Pueden detectarse alteraciones en un contrato electrónico después de firmarse en Mifiel?

Para contratos en papel, existen formas de notar que se alteró, así como pruebas científicas para para ello. Cuando se implementa la firma digital de contratos con Mifiel, ¿hay forma de saberlo?

Sí. El uso de una Constancia de Conservación NOM151 como estipula el Artículo 49 del Código de Comercio hace imposible alterar el contrato sin que se note y que alguna de las partes pueda “salirse con la suya”. Existen páginas de verificación de XML auditables que ayudan en el proceso

10. ¿Es necesario validar la identidad de los firmantes cuando firman electrónicamente?

¿Debe solicitarse al firmante su identificación oficial y otros documentos como persona física, o el acta constitutiva como persona moral, al firmar contratos electrónicamente?

La respuesta es: depende del tipo de firma electrónica utilizada para firmar en Mifiel.

Cuando una persona firma mediante su e.firma, el certificado público de esta contiene información identificadora tanto de personalidad jurídica (nombre completo, CURP, razón social), fiscal (RFC con homoclave) y biométrica (firma autógrafa, fotografía, escaneo de iris y de huellas digitales). El SAT ya validó la identidad. Al firmar con la e.firma es innecesaria una segunda validación.

Dicho de otra forma, la e.firma funciona como una identificación oficial.

¿Qué sucede en el caso de las firmas electrónicas simples? Estas sí requieren la verificación de identidad de los firmantes ya que funcionan como elemento probatorio en caso de que nieguen su firma en juicio.

El proceso de firma electrónica con verificación biométrica en Mifiel se encarga de validar la identidad del firmante mediante una prueba de vida y una identificación oficial, por lo que no debes preocuparte de realizar el proceso.

11. ¿Cómo puedo asegurar que firme quien yo quiero y no otra persona?

¿Qué pasa si tienes mal el correo electrónico del firmante, se envía a otra persona y firma con su FIEL? Al no aparecer referenciado como firmante en el contrato, no tendría validez.

Para evitarlo, puede usarse la API de Mifiel o la restricción por RFC en nuestra interfaz (disponibles para contratación adicional) que permiten especificar el RFC del firmante. Si intenta firmar alguien que no coincide, se rechaza la firma.

En caso de que tengas habilitada la funcionalidad de firma electrónica con verificación biométrica y actives la restricción de RFC, esta se anulará si tu firmante no usa una e.firma.

12. ¿Estoy obligado a almacenar los contratos firmados electrónicamente?

Mifiel te permite consultar el historial de documentos fácilmente en tu cuenta de usuario. Con ello puedes preguntarte: ¿deja de ser necesario almacenar los contratos firmados en mis computadoras/servidores/etc. al menos 10 años como indica el Artículo 38 del Código de Comercio?

No, esta responsabilidad no se transfiere completamente a Mifiel, entonces tú o tu organización mantienen dicha obligación. Por ello, siempre debes asegurarte de almacenar adecuadamente los XML y PDF, así como de hacer los respaldos adecuados.

13. ¿Necesito agregar rúbricas al margen de cada hoja en Mifiel?

No es necesario. La rúbrica se usa para prevenir que se inserten hojas extras al contrato después de firmarse o que se cambie alguna. En un documento electrónico con constancia de conservación es imposible agregar o intercambiar hojas después de firmado el documento.

14. ¿Es posible firmar varios documentos relativos a un contrato cargando la FIEL una sola vez?

Una preocupación constante al implementar la firma electrónica de contratos en Mifiel es cuando se necesita firmar un documento y diversos anexos. Hay dos razones. Primero, está la necesidad de ingresar la e.firma o de realizar una verificación de identidad con biometría cada que se firme uno de ellos volviendo tedioso al proceso. Segunda que cada documento en que todas las partes hayan firmado se debita de su cuenta y cada verificación biométrica también lo hace.

Para este caso no hay una recomendación general, sino que cada caso específico debe evaluarse para decidir si es posible condensar varios documentos en unos pocos. Nosotros podemos orientarte o de ser necesario canalizarte con un despacho legal que pueda asesorarte. Así eventualmente podrás ahorrar recursos en compra de documentos y tener una mejor planificación de gastos.

Para evitar que se deba ingresar la e.firma y su contraseña por cada PDF involucrado, mediante la API puede implementarse un widget que facilite firmar varios documentos en una sola sesión seleccionando su e.firma e ingresando su contraseña una sola vez.

15. ¿Debo hacer referencia a alguna legislación en el contenido del contrato?

Aunque no es necesario referenciar la legislación de la firma electrónica avanzada en el contrato (a diferencia de un escrito de demanda donde sí es recomendable), todo contrato hace referencia a la legislación con la que se rige, por ejemplo, algún Código Civil, esto sin importar el tipo de firma utilizada.

De acuerdo con el Dr. Alfredo Reyes Krafft, abogado experto en firma electrónica, es recomendable que la legislación mencionada en el contrato haga referencia a un consentimiento expreso (como el Código Civil Federal). De hacer referencia a un consentimiento tácito, tendría que probarse en caso de juicio, complicando el proceso.

En conclusión

Estas dudas y recomendaciones son de carácter general para todos los contratos. Dependiendo de la industria en que estés o del tipo de contrato que elabores, puede haber otros aspectos a considerar al implementar la firma digital de contratos.

Contáctanos si quieres platicar tu caso específico sobre algún cambio de proceso ahora que utilizas la e.firma para firmar contratos en Mifiel. Con gusto te ayudaremos a evaluarlo o te canalizaremos con un despacho legal que pueda orientarte.

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Estarás de acuerdo con nosotros cuando afirmamos que desde que el SAT implementó la FIEL han surgido muchos mitos a su alrededor. Que si es muy complicada, que si el SAT conoce todos mis movimientos, etc.

En este artículo vamos a desmentir (de forma sencilla) los 3 mitos más comunes sobre la firma electrónica avanzada con la ayuda del Dr. Alfredo Reyes Krafft, socio director del despacho legal LexInf, experto en firma electrónica y asesor de Mifiel.

1. La FIEL únicamente puede usarse con documentos fiscales y trámites de gobierno

Este mito se implantó en la mente de las personas de una manera muy sencilla.

El SAT es el organismo oficial que autentica y emite el certificado, con lo que se asumió  que la firma electrónica solo es válida para documentos fiscales. Nada más lejos de la verdad.

Esto, aunado al hecho de que entidades gubernamentales como la SEP y el CONACYT, o tripartitas (gubernamental-obrero-patronales) como el IMSS y el INFONAVIT, entre otras, exigen su uso para ciertos trámites. Incluso algunas personas creen que es una herramienta de terrorismo fiscal y control del Estado. ¡Pero no es así!

Que un organismo gubernamental —en este caso el SAT— lo emita, garantiza su veracidad, ya que para obtener el certificado necesitamos acudir a la oficina más cercana donde verifican nuestra identidad jurídica (nombre, CURP, firma autógrafa), fiscal (RFC) y biométrica (escaneo de iris, huella dactilar y fotografía de nuestra cara).

“[El uso de la FIEL] nunca se restringió a cuestiones de carácter fiscal […] pero como el SAT era quien te autenticaba y emitía el certificado, se empezó a utilizar ahí.”

— Dr. Alfredo Reyes Krafft

Actualmente, ninguna ley indica que la e.firma sea exclusiva para cuestiones fiscales o trámites de gobierno, y algunas legislaciones como el Código de Comercio contemplan su uso en el ámbito mercantil bajo ciertas reglas. Por ello podemos usar la FIEL para suscribir cualquier contrato o acto jurídico —en tanto la legislación específica no lo prohíba—, no solamente para documentos fiscales o de gobierno.

Además, es importante mencionar que la e.firma no es la única firma electrónica avanzada que se emite y usa en México. Existen entidades públicas y privadas acreditadas para tal fin como Agencias Certificadoras por el Banco de México o como Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) por la Secretaría de Economía. Sin embargo, la FIEL es la más conocida, fácil de obtener y de más amplio uso.

2. El SAT puede ver los documentos que han sido firmados con la FIEL

Usualmente se piensa que al firmar un documento con un certificado avalado por el SAT, el organismo se va a enterar del contenido del mismo.

Este mito se basa en el desconocimiento que tenemos del procedimiento de operación de la firma electrónica. Para comprenderlo mejor, hay que entender que la documentación es independiente de la identificación presentada para firmarlo.

Pongamos un ejemplo, cuando realizas una operación en el banco te identificas con tu credencial del INE (o tu Pasaporte o tu Cartilla Militar). El banco valida tu identidad con tu credencial pero el INE (o la SRE o la SEDENA) no se entera de tus movimientos con el banco. Algo similar ocurre con la FIEL.

Así que puedes estar seguro de que el SAT no sigue todos tus movimientos. Lo único que podrá conocer son los trámites que realices directamente con ellos como declaraciones anuales, solicitudes de devolución de saldo a favor, etc., nada más.

3. Firmar con la FIEL es muy complicado

Este mito es uno de los que más nos hemos encargado en desmitificar en Mifiel.

Antes se pensaba que usar las llaves (archivos .cer y .key), manejar la firma, etc., sería muy complicado. Y claro, si no tenemos experiencia previa, al ver los archivos podríamos intentar abrirlos y usarlos sin éxito.

Sin embargo, con aplicaciones y nuevos desarrollos (como los nuestros, ejem ejem) es posible firmar electrónicamente de una manera sencilla y sin complicaciones. Incluso ya es posible firmar desde tu celular, siendo lo opuesto a una experiencia difícil o detestable. ¡Olvídate de complicaciones!

“Es cada vez más sencillo utilizar la firma con aplicaciones como Mifiel.“

— Dr. Alfredo Reyes Krafft

Por cierto, a diferencia de su equivalente en países como España, la e.firma no va ligada a un dispositivo específico, sino que los archivos pueden almacenarse en cualquiera, ya sea una memoria USB o una computadora. Lo importante, no está de más recordar, es que mantengas segura la llave privada y su contraseña.

Por eso, cada día es más simple usar la FIEL para firmar cualquier documento con total validez legal.

¡Desmitificados!

Con esto desmentimos los 3 mitos más comunes que tiene la FIEL para que la empieces a implementar en tus operaciones diarias.

¿Has escuchado o leído algún otro mito sobre la FIEL o e.firma del SAT, su uso y alcances? Compártelo en los comentarios.

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Las razones para hacerlo pueden ser distintas, las más comunes son dos: tener presunciones legales o cumplir con la legislación en la materia cuando esta indica que los documentos deben protocolizarse.

Pero si se opta por un esquema de firma digital, ¿cuál es el proceso para darle fe a los actos? ¿Debería acudirse con un notario o con un corredor? ¿Sigue siendo necesaria la formalización ante ellos? ¿Cualquier documento electrónico puede notariarse? Veamos. Primero, aclaremos la diferencia entre el notario y el corredor.

Notario público y corredor público, ¿cuál es la diferencia?

Ambas personas son Licenciadas en Derecho que tras cubrir ciertos requisitos se encuentran facultadas para, entre otros asuntos, formalizar actos jurídicos y dar fe de determinados hechos y cuando se les solicite.

Aunque el término correcto para referirse indistintamente a ambos es el de “fedatarios”, es común que a los dos se les llame “notarios”, y al acto de formalizar o protocolizar, “notariar”.

Sin embargo, existen importantes diferencias entre una y otra persona. La principal es el tipo de asuntos de su competencia junto con la región geográfica en que pueden actuar. Por una parte, el notario puede revisar asuntos del ámbito civil o del mercantil, pero únicamente en la plaza en que está facultado.

Por otra parte, el corredor únicamente tiene competencia en el ámbito mercantil —siempre que no se involucren operaciones con inmuebles—, pudiendo constituir empresas y al estar facultado a nivel federal, puede actuar en cualquier parte de la República.

Tipo de documentos que pueden notariarse electrónicamente

Aunque con Mifiel puede firmarse cualquier contrato electrónicamente con la misma validez que una firma autógrafa, actualmente los documentos de carácter civil y los de cualquier ámbito que involucren inmuebles —los que competen a una notaría pública— que se firmen electrónicamente, no pueden someterse a protocolo. Esto se debe a que las leyes estatales de notariado exigen al notario presenciar el acto de firma de los involucrados y hasta ahora no hay alguno que la interprete como una presencia digital; por ejemplo una videollamada por Skype.

Entonces legal y técnicamente sí podrían firmarse electrónicamente, pero al requerir hacerlo en presencia del notario, sería impráctico hacerlo así.

En cambio, los documentos del ámbito mercantil firmados electrónicamente en plataformas como Mifiel —en tanto no involucren inmuebles—, es decir, los que competen a la correduría pública, sí pueden protocolizarse y recibir fe pública a distancia. Esto es gracias a que la Ley Federal de Correduría Pública (LFCP) no hace referencia a la presencia de los involucrados sino al juicio del corredor. De esta manera, se presta a poder utilizar herramientas tecnológicas como las videoconferencias para juzgar si las partes se encuentran en condiciones físicas y mentales adecuadas para firmar.

Por ello, actualmente algunos corredores públicos de distintas partes del país aceptan documentos firmados electrónicamente en Mifiel para protocolizarlos, al final de este artículo encontrarás una breve lista de estos corredores para que puedas contactarlos en caso de requerir sus servicios. Ya que pueden actuar a nivel federal, no hay inconvenientes en que no sean de tu entidad federativa.

Si tienes un corredor público de confianza con quien ya has trabajado para formalizar documentos en tu organización y te gustaría que hablemos con ella o él sobre el fundamento legal de la firma electrónica y su uso en Mifiel, no dudes en contactarnos.

Pero ¿qué documentos firmados electrónicamente requieren notariarse?

Una de las principales razones por las que los documentos con firma manuscrita suelen llevarse a obtener fe pública es contar con presunciones legales, de tal forma que las contrapartes no puedan negar a futuro haber firmado el contrato o documento en cuestión y su contenido.

Pero al firmar electrónicamente en Mifiel, las firmas ya cuentan con presunción de atribución y los documentos con garantía de integridad. Además, si los firmantes usaron su e.firma para suscribir el documento en Mifiel, las firmas adquieren garantía de no repudio por lo que no pueden negarse en caso de juicio. Así, deja de ser necesario formalizar documentos con firma electrónica.

Ahora bien, existen ciertos documentos y actos que de acuerdo con la legislación que los rige deben contar con fe pública y someterse a protocolo —con independencia de las presunciones y garantías legales—, entonces los fedatarios continúan siendo necesarios e importantes en distintos entornos.

Cómo es el proceso de notarización de un documento con firma electrónica

El proceso para protocolizar documentos que cuentan con firmas digitales en nuestra plataforma es el siguiente (puede cambiar dependiendo de cada corredor):

1. El corredor sube un documento PDF a Mifiel, agregando firmantes y espectadores.
2. Para poder dar juicio de la capacidad legal de quienes suscriben el contrato o documento en cuestión y cumplir lo referente a validación de identidad del Artículo 15 Fracción 4 y el Artículo 19 Fracción 6 de la LFCP, el corredor puede realizar una videollamada con los firmantes o implementar el mecanismo que considere conveniente.
3. Durante la videollamada, cada uno de los involucrados firma de manera segura e irrepudiable con su FIEL.
4. Una vez firmado, se obtendrá un archivo PDF con hoja de firmas (representación visual sin validez legal) y un XML (contenedor de información con validez legal).
5. Si lo requiere, el corredor podrá validar las firmas con el enlace en la hoja de firmas —o mediante una solución auditable— para asegurar atribución e integridad, y completar el cumplimiento de los artículos previamente mencionados.
6. Finalmente, el corredor público emite el acta o póliza original, la asienta en libros y envía a los involucrados copias por paquetería.

De esta manera, tú y tus contrapartes podrán agilizar sus tratos —algo de gran ayuda cuando se encuentran en diferentes partes del país—, además evitarán trasladarse a las oficinas de la correduría y gozarán de todas las ventajas de firmar electrónicamente con la e.firma.

En conclusión

Cuando la ley mexicana requiere que un documento de carácter mercantil y que no involucre inmuebles se protocolice, puede firmarse electrónicamente siempre que esto se haga en coordinación con un corredor público usando firma electrónica avanzada o simple en plataformas como Mifiel.

El corredor público —y no el notario— es quien puede formalizar y dar fe a estos documentos electrónicos. Para ello, puede validar las firmas y dar juicio de la capacidad de los involucrados mediante mecanismos como la videollamada, para finalmente emitir el acta de protocolización y enviar las copias de las actas requeridas por paquetería. Con ello, agiliza el trato y evita el traslado de firmantes en diferentes partes del país a su oficina.

¿Deberías cambiar tu operación para que todos tus documentos que requieran fe pública se firmen electrónicamente? ¿Quieres convencer a tu corredor público de confianza de aceptar documentos firmados electrónicamente? Estas son preguntas que pueden surgirte y cuya respuesta dependerá de tus necesidades específicas y las de tu organización.

Corredores públicos que ofrecen el servicio de protocolización en línea de documentos firmados electrónicamente en Mifiel

Los siguientes son los corredores públicos de los que en Mifiel tenemos conocimiento que aceptan documentos firmados electrónicamente para formalizarlos y darles fe.

• Carlos Alfredo Ongay Flores, Corredor Público No. 72 de la CDMX
• Edgar Daniel Castillo Ortega, Corredor Público No. 78 de Jalisco.
• Eduardo de Alba Góngora, Corredor Público No. 38 de Jalisco.
• Javier Enrique González Alcántara Lutteroth, Corredor Público No. 17 de Nuevo León.
• Juan Carlos Caropresi, Corredor Público No. 7 de Baja California.
• Manuel Ernesto Núñez Cervantes, Corredor Público No. 14 de Quintana Roo.
• Teresa de Jesús Muñoz Uscanga, Corredora Pública No. 17 de Veracruz.
• Víctor Manuel Zamudio Grave, Corredor Público No. 9 de Veracruz.

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Firmar electrónicamente permite a las partes agilizar sus operaciones. El reto es lograr la infraestructura para firmar con un sistema legal robusto, que brinde validez de los certificados de firma electrónica avanzada en los distintos países.

Tipos de firmas electrónicas

Para empezar, hay que identificar dos tipos de firma electrónica. A pesar de que en cada país puede recibir un nombre diferente, a nivel global se reconocen como: firma electrónica simple y firma electrónica avanzada.

Firma electrónica simple

Un proceso o símbolo electrónico adjunto a un documento o contrato que es ejecutado y aceptado por una persona con la finalidad de firmar un documento.

Firma electrónica avanzada

Una firma electrónica que usa un certificado digital encriptado, ligado de forma única al firmante y que permite autenticar su identidad. Es importante especificar que la firma electrónica avanzada tiene una definición distinta en el contexto del Reglamento de Identificación Electrónica y Servicios de Confianza de la Unión Europea (elDAS, Electronic Identification and Trust Services Regulation, por sus siglas en inglés), ya que las firmas electrónicas avanzadas que menciona realmente son firmas electrónicas simples.

Tipos de leyes en la firma electrónica

Las leyes en cada país son distintas y otorgan diferente soporte legal a las firmas electrónicas. A continuación, las dividimos de acuerdo a la definición de la firma electrónica y la firma electrónica avanzada, mostrando la apertura o restricción legal para firmar documentos electrónicamente.

Minimalista

La firma electrónica tiene el mismo estatus que la firma autógrafa, siempre y cuando ambas partes estén de acuerdo con el uso de la firma electrónica. El proceso de identificación del firmante es muy simple, sin incluir datos biométricos ni procesos criptográficos.

De dos niveles

La firma digital tiene la misma validez que la firma autógrafa, pero la firma electrónica cuenta también con un soporte legal. Siguen el modelo de ley sugerido por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (United Nations Commission on International Trade Law, UNCITRAL, por sus siglas en inglés). Los países que siguen este modelo dan a las empresas la oportunidad de elegir el tipo o tipos de firmas que mejor les convenga y adaptarlos a su modelo de negocios.

UNCITRAL-B

Los países con esta modalidad rigen su ley guiados por el modelo UNCITRAL. Establecen que, cuando una firma es requerida en un documento, únicamente será permitido el uso de firma digital, también llamada firma electrónica avanzada.

Prescriptiva

El uso de firmas electrónicas y digitales se rige por leyes restrictivas y específicas de cada país. Es decir, sólo son válidas las firmas que fueron creadas por un proveedor de certificados aprobado por el gobierno. Con frecuencia no hay un lenguaje que aborde la exigibilidad de firmas electrónicas simples, por lo que permiten a las partes especificar la forma aceptable de la firma en un acuerdo.

eIDAS

El Electronic Identification and Trust Services Regulation. Entró en vigor en julio de 2016 en todos los países miembros de la Unión Europea. Define tres tipos de firmas electrónicas:

1. Firma electrónica estándar (SES: Standard Electronic Signature). La ley establece que no se debe denegar a una firma electrónica el efecto legal y la admisibilidad como evidencia en los procedimientos legales basándose únicamente en el hecho de que está en formato electrónico.
2. Firmas electrónicas avanzadas (AES: Advanced Electronic Signature, por sus siglas en inglés). Permite la identificación y autenticación únicas del firmante de un documento para la verificación de la integridad del acuerdo firmado, normalmente a través de la emisión de un certificado digital por una autoridad certificadora a ese firmante.
3. Firma electrónica calificada (QES: Qualified Electronic Signature, por sus siglas en inglés). Al igual que la firma electrónica avanzada, la firma electrónica calificada está ligada de manera única al firmante. La diferencia es que esta última está basada en certificados calificados. Estos certificados sólo pueden ser emitidos por una autoridad certificadora acreditada y supervisada por los estados miembros de la UE. Sólo las firmas electrónicas calificadas se consideran legalmente idénticas a las firmas manuscritas y son el único tipo de firma electrónica que será reconocida mutuamente por todos los estados miembros de la UE.

Firmar electrónicamente con personas de otros países

Desde México, para firmar documentos de forma electrónica con personas de otros países es necesario que los firmantes cuenten con una firma electrónica avanzada generada bajo los siguientes requisitos:

• Tramitada de manera presencial.
• Comprueba de forma única la identidad del firmante.
• La ley del país le otorgue validez jurídica.
• El país cuenta con los estándares tecnológicos para que los organismos certificadores autorizados emitan la firma electrónica avanzada.

De esta manera, se garantiza la identidad de ambas partes y se cuenta con una solidez jurídica respaldada por lo establecido en las leyes de los respectivos países.

A continuación, se muestra una tabla para cada región del mundo, dando a conocer el tipo de ley que regula la firma electrónica en cada país. Así mismo, se indican los países que cuentan con una firma electrónica avanzada equivalente a la de México y con los cuales se pueden firmar documentos con un soporte legal y garantizando la identidad del firmante.

África

América

Asia y Oceanía

Europa

Todos los países que pertenecen a la Unión Europea están regulados por el elDAS. Así pues, la FIEL emitida en México es aceptada para firmar documentos en cualquiera de estos países.

Restricciones para firmar documentos electrónicamente

En general, todos los países tiene las mismas restricciones para firmar ciertos tipos de documentos electrónicos, es decir, para los siguientes casos no se puede usar la firma electrónica:

• Transferencias de bienes inmuebles.
• Testamentos.
• Poderes notariales.

Proceso para firmar documentos a nivel internacional

Actualmente es posible firmar documentos a nivel internacional utilizando la plataforma que cada parte tiene a su disposición. Las partes deberán utilizar sus certificados de firma electrónica, pudiendo ser estos proporcionados por el gobierno o por un particular. Una vez que las dos partes han firmado, deberán intercambiar los documentos firmados entre sí.

Conclusión

Las leyes de firma electrónica varían en cada país. Para llevar a un escenario internacional el proceso de firma de documentos electrónicamente es fundamental contar con un soporte jurídico en la legislación de los países de las partes involucradas. Son varios los países que cuentan con una firma electrónica avanzada equivalente a la FIEL mexicana y, por lo tanto, que cumplen con los requisitos para firmar con ellos de forma digital.

Si tu empresa tiene proyecciones de expandirse al mercado internacional o ya está en negociaciones con empresas de alguno de los países que tienen un equivalente de la FIEL, contáctanos para asesorarte en el proceso de firmar electrónicamente con otros países.

Nota: actualmente nuestra plataforma Mifiel soporta firma electrónica avanzada mediante los certificados de e.firma o FIEL (los certificados emitidos por el SAT en México) y la firma electrónica simple mediante un proceso de verificación biométrica con una prueba de vida y una identificación oficial.

Este artículo fue generado con información obtenida del Global Guide to Electronic Signature Law y Docusign.

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