La firma electrónica tiene bien establecida no solo su validez legal en México sino su mayor solidez frente a la firma autógrafa. Cada vez más organizaciones implementan la firma electrónica, pero existe un concepto que sigue causando inquietud y confusión: la firma autógrafa digital.

Este tipo de firma ¿es un híbrido entre una firma electrónica y una firma autógrafa? ¿O es algo distinto? ¿Tiene algún tipo de sustento legal? A continuación responderemos a estas preguntas.

Qué es la Firma Autógrafa Digital: una Breve Disertación

La firma autógrafa digital es un concepto sin definición legal en la legislación mexicana. ¿Podemos definirla a partir de otros conceptos relacionados? Veamos.

Por un lado, tenemos a la firma electrónica, la cual podemos definir como un mecanismo tecnológico para expresar consentimiento expreso respecto al contenido de un documento digital. Este consentimiento equivale funcionalmente a una firma autógrafa, pero se emite mediante procesos electrónicos que permiten atribuir la firma al firmante.

Sus requisitos se encuentran en el artículo 89 del Código de Comercio y se resumen en la existencia de un intercambio de claves y contraseñas secretas y un consentimiento expreso para que las partes consideren a dicho intercambio como un equivalente funcional de la firma autógrafa.

Por otra parte, existe la firma autógrafa. No está definida por el marco normativo mexicano, pero su definición de diccionario además de la costumbre como fuente del derecho nos permiten definirla como una serie de rasgos plasmados de puño y letra por una persona para manifestar su aprobación sobre el contenido de un documento.

Entonces, ¿la firma autógrafa digital es un consentimiento expreso que cumple con las características de ambos tipos de firma? No estrictamente, aunque puede serlo.

La falta de una definición en la legislación mexicana permite llamar firma autógrafa digital desde una firma autógrafa que es escaneada y posteriormente insertada en un documento para ser enviado electrónicamente o impreso, hasta una firma electrónica que cumple los requisitos del artículo 89 del Código de Comercio y que en alguna parte de su proceso de generación requiere que el firmante dibuje su firma de manera digital para plasmarla en el documento final.

Sin embargo, la forma más comúnmente utilizada de esta firma es la firma autógrafa en dispositivos electrónicos o firma autógrafa en medios digitales. Si has firmado de conformidad dibujando tu firma con tu dedo en el smartphone después de recibir un paquete de Amazon o Mercado Libre, o si en el banco te han pedido que firmes en una tablet usando un lápiz electrónico cuando contratas algún producto, has ejecutado tu firma autógrafa en medios digitales.

Implicaciones Prácticas y Legales

Desde una perspectiva legal, una firma autógrafa digital podría enfrentarse a desafíos en términos de su reconocimiento legal. Dado que no está explícitamente definida en la legislación mexicana, entonces se debe entender como una firma autógrafa, así que las empresas deben considerar si este tipo de firma cumplirá con los requisitos legales necesarios en sus transacciones. Esto lleva a una comparación inevitable con las firmas electrónicas avanzadas o simples, que ya tienen un marco legal claro y establecido.

En la práctica, la firma autógrafa digital puede parecer atractiva por su familiaridad y sencillez como una forma de evitar fricción con los firmantes y asegurar que todos los documentos que requieras estén firmados. Sin embargo, su implementación puede ser más compleja y menos segura que optar por esquemas de firma electrónica avanzada o simple, que ofrecen mayores garantías en términos de seguridad y atribución legal.

Para lograr una implementación adecuada de la firma autógrafa digital, esta debería acompañarse de mecanismos para vincular al firmante con el contenido del documento y para garantizar la integridad del documento en el tiempo. Para lo primero, puede recurrirse al escaneo de identificaciones oficiales, la grabación de una declaración de conformidad de voz del firmante, la toma de fotografías del firmante e incluso a un intercambio de claves secretas que en la práctica elevarían a esta firma al nivel de una firma electrónica; para lo segundo, al uso de constancias de conservación NOM-151.

Este análisis nos lleva a reflexionar sobre el futuro de la firma autógrafa digital en el contexto empresarial y legal mexicano. ¿Es una opción viable o las empresas deberían considerar alternativas más establecidas?

Utilidad y Futuro de la Firma Autógrafa Digital

Aunque la firma autógrafa digital carece de un marco legal específico en México, su potencial para fusionar lo tradicional con lo tecnológico es innegable. Para los profesionales del derecho y las empresas, la firma autógrafa digital representa un área de exploración y adaptación. La elección entre esta y las formas de firma electrónica más establecidas dependerá de múltiples factores, incluyendo seguridad, conveniencia y conformidad legal.

En este punto, cuando se trata de documentos legales de alto valor y probabilidad de acabar en un litigio, lo más prudente parece ser optar por soluciones que ya cuentan con un marco legal claro y con probada experiencia en juicios, como la firma electrónica avanzada o simple. Pero si se trata de documentos con menor valor y en que los firmantes pueden ser tradicionalistas y por ello reacios a aceptar un documento en el que no plasmen su firma de puño y letra, la firma autógrafa digital se coloca como una alternativa viable.

Mirando hacia el futuro, la evolución de la tecnología y las regulaciones legales jugarán un papel clave en determinar el lugar de la firma autógrafa digital en el mundo empresarial y legal.

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¿Qué es la firma electrónica simple? 

En México, la firma electrónica simple es cualquier firma electrónica que únicamente cumple con los requisitos legales establecidos en el artículo 89 del Código de Comercio. Coloquialmente se le llama simple para distinguirla de la firma electrónica avanzada, la cual además cumple con los requisitos que establece el artículo 97 del Código de Comercio.

Diferencias entre la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada en México: requisitos legales

Los requisitos que toda firma electrónica debe cumplir son:

1. La generación e intercambio de claves y contraseñas secretas durante la firma de un documento. Esto puede darse de diferentes formas, entre las más comunes encontramos:
   • Establecer un usuario y una contraseña para ingresar a un sitio web.
   • Utilizar códigos de un solo uso generados por un dispositivo “token” como los utilizados en los bancos, por una aplicación móvil o enviados por SMS.
   • El uso de un certificado y una llave privada generadas para el firmante durante el proceso de firma. Su funcionamiento es similar a la infraestructura PKI de la e.firma, pero al no ser emitida por un PSC no tiene carácter de avanzada.
2. Un acuerdo explícito entre las partes involucradas indicando que todas considerarán el intercambio de claves y contraseñas durante el proceso como una manifestación de su voluntad para identificarse y firmar, por lo que ese intercambio de claves será el equivalente funcional de una firma.

La firma electrónica simple puede cumplir también con uno o varios de los requisitos que establece el artículo 97 del Código de Comercio, pero si no cumple con todos ellos no será una firma electrónica avanzada.

Es importante considerar que en la práctica, la única manera viable de cumplir con los requisitos del artículo 97 es utilizando un certificado emitido por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) debidamente acreditado.

La presunción de atribución: ventaja legal de la firma electrónica simple en juicio

La presunción de atribución, estipulada en los artículos 90 y 93 del Código de Comercio, señala que cada firma electrónica identifica al firmante en relación con el documento electrónico e indica que aprueba su contenido.

Esto tiene tres implicaciones. La primera es que todas las consecuencias jurídicas que emanan del documento son aplicables al firmante como señala el artículo 89 del mismo código.

“Firma Electrónica: Los datos […] que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos […]”

Código de Comercio, Artículo 89

La segunda es el traslado de la carga de la prueba ya que en caso de que el firmante niegue su firma electrónica simple, será el propio firmante y no su contraparte quien deba demostrar su dicho (que no firmó).

La tercera es que todo documento firmado electrónicamente que sea presentado en juicio requiere esta presunción para poder ser valorado por el juez, según el artículo 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles que señala tres requisitos de valoración: atribución, integridad y accesibilidad para ulteriores consultas.

Asimismo, el juez está obligado a admitirlo como prueba de conformidad con el artículo 89 bis del Código de Comercio.

Implementación de la firma electrónica simple

Ya que la firma electrónica simple no se sustenta en certificados de un PSC y carece de garantía de no repudio, existen diversas formas de implementarla y usarla para lograr dos objetivos: 1) cumplir con los requisitos legales de una firma electrónica y 2) recabar evidencia para identificar y vincular el contenido del documento al firmante, es decir, atribuirle la firma.

Cumplimiento de requisitos legales al implementar la firma electrónica simple

Recordemos que la firma electrónica simple requiere que exista un intercambio de claves y contraseñas y que el firmante otorgue su consentimiento expreso para considerar a dicho intercambio como una manifestación de su voluntad para firmar. ¿Cómo se hace esto?

Algunas plataformas como Mifiel ayudan al usuario a generar sus claves y contraseñas, y le permiten otorgar el consentimiento expreso sobre su uso como firma dentro del proceso de manera sencilla.

Otras plataformas solicitan al usuario que ingrese tokens para asegurar el intercambio de claves y contraseñas. Estos tokens pueden ser contraseñas que solamente ellos conocen, códigos de un solo uso generados por una aplicación, entre otros.

Sin embargo, algunas plataformas que dicen ofrecer firma electrónica —entre ellas DocuSign— presentan dos problemas en su implementación para cumplir los requisitos legales de una firma electrónica:

El primer problema es que los firmantes en ningún momento otorgan un consentimiento expreso para considerar el intercambio de claves y contraseñas como un equivalente funcional de su firma autógrafa. Por ello cualquiera de las contrapartes podría argumentar que la firma no cumple los requisitos legales para considerarse una firma electrónica, declarando nulo el contenido del contrato firmado.

El segundo problema es que, por defecto, varios de sus métodos de firma no incluyen una generación e intercambio de claves y contraseñas. Para ello generalmente es necesario contratar planes con funcionalidades avanzadas como la restricción de formas de firmar o el soporte de uso de claves y contraseñas.

Evidencias de firma como elemento probatorio de la firma electrónica simple

La identificación del emisor mediante el intercambio de claves y contraseñas permite contar con la presunción de atribución de la firma. Pero tener evidencias adicionales para robustecer dicha atribución es imperativo para identificar y vincular el contenido del documento al firmante. No tenerlas ni presentarlas es un riesgo, pues la contraparte podría dar diversos argumentos para negar la firma.

Sin embargo, la legislación deja abierto el tipo de evidencia a recabar para sustentarla, por lo que cada solución de firma electrónica tiene una implementación distinta.

Por ejemplo, Mifiel solicita al usuario tomar fotos de su identificación oficial y de su cara. Esto debe hacerlo al momento para asegurar que esté presente al firmar, funcionando como una prueba de vida.

La foto en la identificación oficial se compara con la foto de su cara y si ambas coinciden, se permite al usuario firmar. Ambas fotos y un mapeo 3D de la cara se incluyen como documentos probatorios que todas las contrapartes pueden guardar y presentar en caso de juicio.

Otras plataformas pueden recabar evidencias como grabaciones de voz o audiovisuales del firmante aceptando los términos del documento que está firmando, entre otras.

Entre más y mejor evidencia se tenga de la firma, más probabilidades tendrá de defenderse en caso de que la contraparte la niegue en juicio. Por ello es importante que las plataformas de firma electrónica simple ofrezcan un balance entre recabar suficiente evidencia de la firma y ofrecer una experiencia de uso sin complicaciones.

Ojo: recuerda que la evidencia adicional recabada no hace que una firma electrónica sea legalmente admisible y valorada en juicio, sino la existencia de un intercambio de claves y contraseñas y un consentimiento expreso para aceptar dicho intercambio.

¿La firma autógrafa en medios digitales es una firma electrónica simple?

No, por sí sola una firma autógrafa plasmada en un dispositivo electrónico no es una firma electrónica simple. Esto se debe a que dicho proceso no implica un intercambio de claves y contraseñas.

Pero al ser una firma autógrafa, recibe el mismo tratamiento legal que una firma hecha en papel y ya es por sí sola un consentimiento expreso de manifestación de voluntad.

Funcionamiento de la firma electrónica simple en Mifiel

Como mencionamos anteriormente, además de la firma electrónica avanzada, Mifiel tiene una solución de firma electrónica simple. Esta es llamada firma electrónica con verificación biométrica, permite al firmante generar con unos clics sus llaves privadas y aceptar su intercambio de manera expresa:

1. Generación de llaves privadas: después del proceso de verificación de identidad con biometría, se generan en segundo plano un certificado y una llave privada correspondiente de un solo uso que se utilizará para firmar.
2. Presentación del consentimiento expreso: después de verificar su identidad y confirmar su nombre, el firmante ve un mensaje indicando que aceptará que el intercambio de claves y contraseñas a punto de suceder se considerará equivalente funcional a su firma autógrafa.
3. Aceptación del consentimiento expreso e intercambio de llaves privadas: al oprimir el botón de firmar, acepta este acuerdo y firma el documento.

Preguntas frecuentes sobre el funcionamiento de Mifiel respecto a la firma electrónica simple

¿El firmante puede elegir cómo firmar?

Sí, un firmante en Mifiel puede elegir cómo firmar, pero esto depende del gestor del documento. El gestor debe tener la funcionalidad de firma electrónica con verificación biométrica contratada y activa en su cuenta, habilitar la opción para cada firmante en un documento y contar con créditos suficientes para ello.

¿Pueden convivir la firma simple y la avanzada en un mismo documento en Mifiel?

Sí, Mifiel soporta ambos tipos de firmas electrónicas en un mismo documento. El documento firmado con ambos tipos de firmas tendrá garantía de integridad y fecha cierta ya que incluye una constancia de conservación NOM-151.

Además, cada firma electrónica contará con las presunciones o garantías que le otorgue la legislación dependiendo de si es simple o avanzada.

¿Las personas que no sean de nacionalidad mexicana pueden firmar usando la firma electrónica simple de Mifiel?

Sí, cualquier ciudadano no mexicano puede suscribir contratos mediante Mifiel. Para ello solamente necesitará su pasaporte, o bien, alguna otra identificación oficial nacional con fotografía, la cual utilizará durante el proceso de verificación biométrica.

La firma electrónica simple cuenta con plena validez jurídica en México siempre que se implemente adecuadamente

La firma electrónica simple es legalmente reconocida en México, pero no todas las formas de dar consentimiento por medios electrónicos son legalmente consideradas una firma electrónica en México.

El primer elemento que debe cuidar es el cumplimiento legal. Para que una firma electrónica sea válida para suscribir contratos debe cumplir con el intercambio de claves y contraseñas y el consentimiento expreso que define la normatividad sobre dicho intercambio.

El segundo elemento que debe cuidar es la recabación de evidencias de firma. Entre más y mejor evidencia de la autoría de la firma simple acompañe a un documento en caso de juicio, tendrá mayores probabilidades de una defensa exitosa.

En Mifiel contamos con una solución de firma electrónica simple adecuada para firmar todo tipo de contratos cuando el firmante no tenga una e.firma vigente. Contáctanos si tienes interés en implementarla en los procesos de tu organización.

Chatea con Mifiel

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DocuSign es una plataforma de firma electrónica diseñada para uso general a nivel global, la cual está basada en la legislación estadounidense en materia de firma electrónica. Parte de su éxito viene de su facilidad de uso.

Pero esto no significa que se apegue legalmente a cada jurisdicción en los mercados en que opera, incluyendo el de México. Por ello es importante comprender las implicaciones legales de usar DocuSign en México.

En los siguientes párrafos analizaremos las formas de firmar que ofrece DocuSign, por qué ninguna de estas cubre los requisitos legales de una firma electrónica pero a pesar de ello algunas son jurídicamente válidas como manifestaciones de voluntad (y cuáles son estas), y de qué manera una plataforma con validez legal en México cumple totalmente con la legislación mexicana.

Tipos de firma en medios electrónicos reconocidos por la legislación mexicana

La Ley mexicana reconoce dos tipos de firma en medios electrónicos: la firma electrónica y la firma autógrafa en medios digitales. ¿Qué diferencia existe entre ambas?

Firma electrónica

La firma electrónica debe cumplir el Artículo 89 del Código de Comercio. Este indica la necesidad de cubrir dos requisitos:

1. La existencia de un intercambio de claves y contraseñas.
2. Un acuerdo explícito (consentimiento expreso) entre las partes involucradas indicando que todos considerarán el intercambio de claves y contraseñas durante el proceso como una manifestación de su voluntad para firmar, por lo que ese intercambio de claves será el equivalente funcional de una firma.

Cuando la firma electrónica cumple únicamente con estos requisitos, cuenta con presunción de atribución y comúnmente se le llama firma electrónica simple.

Si además cumple con el Artículo 97 del Código de Comercio, la firma electrónica tendrá carácter de avanzada o fiable, gozando así de garantía de no repudio. El requisito principal de dicho artículo es que la firma debe estar sustentada en un certificado público emitido por un Prestador de Servicios de Certificación acreditado por la Secretaría de Economía o por el Banco de México, como la e.firma o FIEL del SAT.

Firma autógrafa en medios digitales

Aunque legalmente no se considera una firma electrónica, otro tipo de firma que involucra el uso de dispositivos tecnológicos y que tiene validez legal es la firma autógrafa en medios digitales.

Esta firma es cualquier trazo manuscrito realizado en un medio electrónico. Ningún ordenamiento legal la define tal cual, pero su interpretación está sujeta a la regulación que indique la necesidad de una firma autógrafa, dependiendo del tipo de acuerdo que las partes firmen.

Al igual que la firma autógrafa en papel, no goza de presunciones ni garantías legales, pero tiene validez legal para suscribir contratos.

Considerando que DocuSign está diseñado principalmente para cumplir la regulación estadounidense, ¿cumple de alguna forma con la legislación mexicana? ¿Qué tipo de firma y consentimiento ofrece?

Por qué DocuSign no cubre los requisitos legales de una firma electrónica avanzada o simple en México

DocuSign está diseñado de acuerdo con la ley ESIGN Act de Estados Unidos. Esta legislación reconoce como firma electrónica a cualquier intención de voluntad por medios electrónicos.

Entonces ¿DocuSign cumple con la legislación mexicana en materia de firma electrónica? No, DocuSign no cumple con los requisitos para considerarse una firma electrónica simple o avanzada en México por dos razones:

1. En la mayoría de sus formas de firmar no ocurre un intercambio de claves y contraseñas. Aquellas formas que sí soportan el intercambio de claves y contraseñas no están disponibles en sus planes de uso básicos, sino en planes personalizados.
2. Incluso en sus formas de firmar que sí soportan el intercambio de claves y contraseñas, no existe un consentimiento expreso de que ese intercambio de claves y contraseñas se considerará como una manifestación de voluntad para firmar.

En México, una simple intención de voluntad no se reconoce como firma ya que se trata de un consentimiento tácito. El tipo de consentimiento válido para contratos en México es el consentimiento expreso, como indica el Código Civil Federal en sus artículos 1803 y 1834. Por consentimiento expreso, nos referimos a una firma legalmente reconocida como tal, ya sea autógrafa o electrónica.

Código Civil Federal. Artículo 1803:

El consentimiento puede ser expreso o tácito, para ello se estará a lo siguiente:
I.- Será expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos, y…
II.- El tácito resultará de hechos o de actos que lo presupongan o que autoricen a presumirlo, excepto en los casos en que por ley o por convenio la voluntad deba manifestarse expresamente.

Código Civil Federal. Artículo 1834:

Cuando se exija la forma escrita para el contrato, los documentos relativos deben ser firmados por todas las personas a las cuales se imponga esa obligación.

Sin embargo, una de las formas de firmar que DocuSign ofrece sí es válida para firmar contratos: la firma autógrafa en medios digitales. A continuación analizaremos qué tipos de firma ofrece Docusign, cuáles no tienen validez legal en México y cuál sí es legalmente válida.

DocuSign: métodos para firmar ofrece

Actualmente DocuSign ofrece a sus usuarios tres formas de firmar.

1. Elegir un estilo predeterminado de firma

Consiste en teclear el nombre e iniciales y escoger un estilo gráfico predefinido que se mostrará en el documento final.

No implica un intercambio de claves y contraseñas ni un consentimiento expreso, por lo que no tiene validez en México. Tampoco puede considerarse una firma autógrafa en medios digitales ya que no existe un trazo gráfico propio.

2. Subir una imagen de su firma e iniciales

El firmante debe subir una imagen digital de su firma autógrafa y de sus iniciales. Es el equivalente a firmar en papel y escanear la firma para introducirla en cualquier documento.

Tampoco lleva un intercambio de claves y contraseñas ni un consentimiento expreso, entonces legalmente no es una firma electrónica. Además, al no realizarse de manera manuscrita en un dispositivo tecnológico, no puede considerarse como firma autógrafa en medios digitales, así que no tiene validez legal como una firma en México.

3. Dibujar su firma en un medio digital

El firmante debe dibujar su firma al momento utilizando su dedo, el mouse o un lápiz electrónico.

Al conllevar un trazo gráfico realizado por el firmante, se considera como una firma autógrafa en medios digitales. Si bien este tipo de firma es un consentimiento expreso válido para suscribir acuerdos en México, carece de la presunción de atribución y de la garantía de no repudio, por lo que la firma puede ser negada más fácilmente en un juicio.

En la siguiente tabla encontrarás qué tipo de firma es cada una de las que ofrece DocuSign y su tipo de consentimiento de acuerdo con la legislación mexicana.

Considerando lo anterior, ¿es conveniente usar DocuSign en México de acuerdo con su legalidad? ¿En qué casos es recomendable utilizarlo y en cuáles es mejor optar por otra plataforma?

¿Usar o no usar DocuSign en México?

Existen algunos casos en que usar DocuSign es la única opción. El más común es el de empresas multinacionales con procesos homologados y poca autonomía, en los que se ordena usar DocuSign en todo el corporativo.

Si ese es el caso de tu organización, lo más viable para evitar problemas en caso de llevar a juicio documentación firmada en la plataforma es solicitar que los firmantes utilicen el método de firma autógrafa en dispositivo electrónico.

Es importante recordar que subir una imagen o plasmar un estilo gráfico predeterminado de las firmas de las partes como puede hacerse mediante DocuSign no constituye una forma escrita y expresa de manifestar el consentimiento y, como tal, carece del carácter de firma electrónica en México (artículo 1803, Código Civil Federal). Por ello, la mejor alternativa en DocuSign es que cada firmante utilice el método de firma autógrafa en medios digitales.

El problema de esta alternativa es que, en la mayoría de sus planes de uso, DocuSign no permite restringir el método de firma que las contrapartes utilizarán. Para asegurar que no utilicen otro método de firma, tendrías que contratar un plan de negocios personalizado lo cual es más costoso y tardado.

Si en tu organización no hay esta orden directiva para usar DocuSign, lo mejor es evitar riesgos y optar por una que cumpla con todos los requerimientos legales de la jurisdicción mexicana, especialmente cuando se trata de documentos legales más importantes. Las plataformas de firma digital tienen implicaciones jurídicas, por ello la importancia de realizar un proceso más minucioso de evaluación antes de decidir contratar una u otra.

¿Qué consecuencias puede tener usar una firma electrónica sin validez legal?

Cuando un contrato no cuenta con firmas legalmente reconocidas, el acto jurídico produce una nulidad relativa de conformidad con el artículo 2228 del Código Civil Federal, es decir, el contrato carece de validez legal por lo que no puede surtir efectos. Para que pueda surtir efectos, es necesario subsanarlo, es decir, firmarlo de nuevo cumpliendo la forma que señala la Ley (consentimiento expreso).

Debido a que subir una imagen o plasmar un estilo gráfico predeterminado de las firmas de las partes como puede hacerse en DocuSign son métodos que no cumplen los requisitos de una firma electrónica, cualquiera de las partes puede alegar nulidad relativa. La única forma de darle validez a un contrato firmado así es volver a firmarlo mediante un método legalmente reconocido.

Mifiel, la opción jurídicamente robusta para firmar electrónicamente

Mifiel cumple todos los requisitos legales que una plataforma de firma electrónica debe cubrir en México:

1. Todo firmante puede utilizar su e.firma del SAT para suscribir cualquier contrato mediante la plataforma, cumpliendo así el Artículo 97 del Código de Comercio y el Artículo 1834 del Código Civil Federal.
2. En caso de no tener una e.firma, puede firmar mediante un proceso de verificación biométrica que conlleva un intercambio de claves y contraseñas y un consentimiento expreso por escrito donde se reconoce a ese intercambio como una manifestación de voluntad para firmar, cumpliendo el Artículo 89 de Código de Comercio y el Artículo 1834 del Código Civil Federal.

Para conocer de cerca cómo se ve Mifiel en funcionamiento, al oprimir el siguiente botón podrás ver una demo interactiva de cada forma de firmar que ofrecemos.

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Pero entre tantas opciones ¿cuál elegir? ¿En qué casos es recomendable Mifiel? ¿Cómo puedes comenzar a usar nuestra solución?

Para ayudarte a decidir y continuar tu proceso, preparamos esta breve guía.

¿Qué tipo de solución de firma electrónica es adecuada para mí?

Existen dos tipos de soluciones de firma digital de contratos de acuerdo al tipo de firma electrónica que soportan, primero debes determinar cuál es adecuada para ti: de firma electrónica avanzada o de firma electrónica simple.

Soluciones de firma electrónica avanzada (FEA)

Estas funcionan mediante el uso de certificados PKI y sus llaves privadas correspondientes, tales como la e.firma del SAT.

Cuando dichas plataformas cuidan su implementación para cumplir con el segundo párrafo del Artículo 49 y con el Artículo 97 del Código de Comercio, las firmas y el documento contarán con presunción de atribución e integridad. Esto las hace una excelente opción si hay probabilidades de que tus documentos vayan a juicio.

Mifiel es una plataforma que ofrece FEA y cumple con lo establecido en el Código de Comercio.

Soluciones de firma electrónica simple (FES)

Las firmas electrónicas simples pueden ir desde una checkbox para manifestar que se está de acuerdo con algo, hasta la digitalización de firmas autógrafas y el uso de mecanismos adicionales de validación de identidad como videollamadas o biométricos. En cualquier caso, implica un intercambio de claves y contraseñas y un consentimiento expreso de los firmantes para considerar a dicho intercambio como un equivalente a su firma autógrafa.

Existen muchas plataformas y maneras de implementarla, dependiendo de los requerimientos y exigencias de tu organización. Actualmente, Mifiel también ofrece firma electrónica simple, mediante un proceso de verificación de identidad con biometría.

Además del aspecto técnico y legal, debes considerar cómo funciona tu proceso de firma actualmente para optar por uno u otro tipo de firma.

¿Quiénes son tus firmantes?

Si tus contrapartes suelen ser otras empresas, una solución de firma electrónica avanzada como Mifiel es adecuada. Esto es debido a que todos los representantes legales y propietarios de negocios cuentan con e.firma (FIEL), tanto de persona física como de persona moral.

Si son personas físicas, aquellas con actividad empresarial, asalariados con ingresos anuales mayores a $400,000 M.N. y servidores públicos que por su nombramiento deben presentar declaraciones patrimoniales, por ley deben de contar con FIEL, por lo que es posible usar Mifiel con ellos.

Si la mayoría de tus firmantes no cuentan con una e.firma, es mejor optar por servicios de firma electrónica simple. En ese caso, también puedes optar por Mifiel y nuestra solución de firma electrónica simple con verificación biométrica.

¿Qué retrasa la firma de tus documentos?

¿Tu representante legal está fuera de la oficina con frecuencia?, ¿se encuentra en otra ciudad? Mifiel es adecuado para ti, contamos con una app móvil disponible para iOS y Android, así que puede firmar donde sea que se encuentre.

¿Los firmantes están dispersos geográficamente y pierdes mucho tiempo —y dinero— enviando documentos por paquetería? Cualquier solución de firma digital puede funcionarte, sea simple o avanzada.

¿Quiénes están involucrados en la creación, revisión y firma de documentos? ¿Los documentos los crea tu área legal, los pasan a otra área a revisión y de ahí se envían a firma?, ¿una persona se encarga de todo? En Mifiel contamos con funciones para organizaciones. Estas permiten que diversas personas cuenten con roles y privilegios específicos en la plataforma para gestionar fácilmente la documentación.

Mifiel es adecuado para mí, pero tengo dudas

Las ventajas de firmar con la FIEL te convencieron y tu proceso de firma es adecuado o puede modificarse fácilmente para usar Mifiel. Sin embargo, puedes tener algunas dudas. Las más frecuentes entre nuestros prospectos son dos: la legalidad de la firma electrónica para suscribir contratos y cómo saber que el documento no se alteró tras firmarse.

¿Es legal firmar contratos utilizando la e.firma?

Sí. Cualquier firma electrónica avanzada (FEA) —incluyendo la FIEL o e.firma del SAT— es legal para firmar cualquier documentación siempre que la legislación específica de tal documento no lo impida.

Para contratos privados, el Código de Comercio indica la legalidad de los documentos electrónicos firmados con firma electrónica avanzada y las características que debe cumplir cada firma para considerarse avanzada o fiable.

En Mifiel cumplimos con las cuatro fracciones del Artículo 97 del Código de Comercio, por ello nuestro servicio es adecuado para firmar contratos utilizando la FIEL del SAT.

¿Cómo se comprueba que el contrato no fue modificado?

Todo documento firmado en Mifiel incluye una constancia de conservación emitida por un PSC acreditado para tal fin, la cual es en esencia un sello digital. Con ella, se garantiza la integridad del documento firmado.

Además, contamos con un verificador de firmas de código abierto, equivalente a una comprobación pericial criptográfica.

Quiero contratar Mifiel

Estás convencido de contratar Mifiel. Entonces ¿cómo puedes comenzar y contratar el servicio? Conoce lo principal.

Esquema de precios

En Mifiel solo pagas por lo que usas: tus créditos para documentos y las funcionalidades especializadas que requieras.

Nuestros documentos se adquieren por paquetes y contamos con descuentos por volumen. Puedes comprar paquetes desde 10 hasta 1,000 documentos en tu cuenta de Mifiel.com. Desde allí podrás pagar fácilmente con cargo a tarjeta de crédito o débito, o bien, generar una referencia para transferencia bancaria y reportar cuando haya sido realizada. También podrás registrar tu RFC y solicitar tus facturas sin complicaciones.

Si requieres un paquete con más documentos o contratar alguno de nuestros planes de pago con funcionalidades como la integración de API y el cifrado de punto a punto, contáctanos al chat.

Es conveniente aclarar que los documentos que adquieras en Mifiel no tienen un límite de firmantes y que solo pagas por cada documento, no por firmante. Además, tus firmantes no necesitarán pagar por firmar al utilizar nuestra plataforma, ni siquiera registrarse en Mifiel.com. Todo lo que requieren es una e.firma — válida y vigente— y una dirección de correo electrónico.

Por otro lado, las funcionalidades avanzadas puedes contratarlas individualmente según requieras por un plazo específico.

¿Te gustaría conocer más detalles sobre Mifiel y comenzar a firmar electrónicamente en tu organización? Comunícate con nosotros mediante nuestro chat.

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Sin embargo, la necesidad de tener otros medios de plasmar la voluntad de las personas y los avances tecnológicos han puesto esta consideración en entredicho. Con el crecimiento de la firma electrónica y el respaldo legal que esta tiene, se han hecho patentes las desventajas de plasmar una firma con tinta en papel—o de que la contraparte lo haga.

¿Cuáles son estas desventajas y qué riesgos presentan? En este artículo conocerás las tres principales.

1. Debes reunirte con los firmantes para obtener certeza

Para que exista certeza de que la contraparte que firma es quien dice ser, lo mejor es que todas las partes se reúnan. Así puede verificarse su identidad y firmar frente a los demás. Pero con el avance de los negocios se vuelve cada vez menos viable y cómodo reunirse para firmar

Como alternativa suele usarse la firma asíncrona. Los involucrados firman en cualquier lugar y a cualquier hora. Después envían por paquetería las hojas firmadas y una copia o escaneo de la identificación oficial con fotografía. El problema es que, al hacerlo así, se elimina la certeza sobre quién firmó.

2. No tienes presunciones ni garantías legales

La firma autógrafa por sí sola no cuenta con presunción legal de atribución ni garantías de no repudio e integridad. Puede sumar elementos a su favor a través de mecanismos como la firma frente a testigos. El problema es que sigue careciendo de presunciones.

La principal forma para que un contrato firmado en físico goce de presunciones legales es contar con fe pública. Esto implica firmarlo frente a un notario o corredor público contratado para tal fin. El costo de la notarización y la logística de reunirse con el fedatario en una fecha y hora específicos no siempre es justificable.

Cuando no se cuenta con presunción de atribución y garantía de no repudio, es más probable que la contraparte niegue la firma.

Si el asunto llega a juicio, demostrar que la contraparte sí firmó es responsabilidad de quien acusa. Esto exige la contratación de peritos grafológicos, lo cual conlleva un retraso considerable en el litigio e implica desembolsar recursos.

¿Qué ventajas confiere la ley a la firma electrónica avanzada? Te platicamos en el webinar Entendiendo la Firma Electrónica Avanzada.

3. El papel puede extraviarse, dañarse, o ponerse en duda su integridad

Incluso con todas las precauciones que se tomen para almacenar y realizar copias de los contratos firmados, el medio físico en que se firman —el papel— siempre está propenso a extraviarse.

Asimismo, puede dañarse por el paso del tiempo, por un mal almacenamiento o por otras causas como incendios, infiltración de agua, polillas, etc.

Por otra parte, aunque nada de esto suceda, su integridad siempre puede ponerse en duda. ¿Cómo sabemos que no se cambió una hoja después de firmar? ¿O que no se alteró alguna palabra respecto al original firmado que tenga consecuencias importantes para las partes? Siempre es un riesgo latente.

Firma electrónica, la opción adecuada

¿Cómo evitar cualquiera de estas desventajas y los peligros que conllevan? La mejor alternativa es suscribir los contratos utilizando la firma electrónica avanzada en servicios que cumplan la NOM-151.

Al hacerlo así, todos tus documentos:

• Podrán firmarse asíncronamente.
• Contarán con presunciones legales que serán de gran ayuda en caso de presentarse en juicio.
• Siempre existirán en un medio digital en que podrán hacerse copias igualmente válidas que el original.

¿Quieres implementar la firma digital en tus operaciones? Chatea con nosotros oprimiendo el siguiente botón.

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Sin embargo, en ocasiones alguna de las partes no cuenta con ella pero forzosamente debe firmar un contrato. Este es un caso común con personas que legalmente no están obligadas a tenerla, como el aval de un prestatario.

Idealmente dicha persona tramitaría su e.firma en el SAT para poder firmar el contrato en Mifiel, pero obtenerla podría presentar un obstáculo, retrasando el proceso para los involucrados. Si se decide que todos firmen con firma autógrafa o con firma electrónica simple, se pierde la garantía de no repudio. Ante esa situación, debe buscarse una alternativa adecuada.

Para mantener las presunciones —al menos parcialmente— y en caso de llegar a juicio poder presentar un documento sólido, ¿es posible que en un mismo contrato algunas partes firmen con la e.firma y otras con firma electrónica simple? Dependiendo del caso, puede hacerse. Analicemos la alternativa para lograrlo y sus implicaciones.

Juntar la e.firma y la firma electrónica simple

Actualmente es posible firmar con ambos tipos de firmas y obtener un solo documento final. Para lograr la mezcla, lo recomendable es elegir una plataforma que permita usar ambos tipos de firma en el mismo documento. Así quienes tengan e.firma podrán usarla para suscribir el documento, y quienes no la tengan podrán optar por un proceso alternativo de firma simple que el proveedor del servicio ofrezca

En caso de llegar a un juicio, podrá presentarse un solo mensaje de datos (documento electrónico) más sencillo de valorar para el juez, en el que todas sus firmas tendrán presunción de atribución y de esas firmas, las avanzadas tendrán garantía de no repudio.

Además, si el proveedor emite o tramita ante un PSC constancias de conservación, el documento tendrá garantía de integridad.

Combinar distintos tipos de firmas en un contrato sí es posible

En conclusión, cuando uno de tus firmantes no tiene la e.firma pero debe firmar un contrato —quien funge como aval, por ejemplo—, algunas combinaciones de firmas de diferente naturaleza son posibles para tener validez legal y ciertas presunciones.

Sin duda, la opción ideal es encontrar una plataforma que soporte tanto firma electrónica avanzada como simple en el mismo documento. Pero siempore lo mejor es evaluar cada caso de manera individual para determinar la mejor solución.

Mifiel soporta ambos tipos de firmas. ¿Quieres explorar la integración de la firma electrónica avanzada, simple o ambas en tu organización?

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Dos opciones para firmar documentos de manera digital que actualmente destacan son, por un lado Mifiel y por otro, DocuSign. Al echar un primer vistazo a estas plataformas, pueden parecer lo mismo pero, ¿cuáles son las diferencias entre ellas? ¿Cuál es mejor para cada caso en particular?

A continuación, explicaremos las principales diferencias entre Mifiel y Docusign en tres aspectos clave:

1. Certeza jurídica según el tipo de firma electrónica que cada una soporta.
2. Funciones de una y otra plataforma.
3. Esquemas de precios y suscripciones para el público.

Con esta información, podrás tomar una mejor decisión respecto a qué opción es mejor para cubrir tus necesidades y las de tu organización.

Para mayor comodidad, encontrarás una tabla de contenidos que te permitirá saltar directamente a las secciones de tu interés, incluyendo al final de cada sección principal, un veredicto.

Certeza legal de acuerdo al tipo de firma electrónica

La seguridad y solidez jurídica que proporciona una y otra plataforma es la principal preocupación que te puede surgir cuando evalúes ambas opciones. Para ello, es importante revisar un aspecto técnico de cada una: el tipo de firma electrónica que soportan.

Tipos de firma electrónica en la legislación mexicana y cuándo usar cada una

Para fines prácticos, las firmas reconocidas en la Ley mexicana se dividen en dos categorías: la firma autógrafa (por escrito) y la firma electrónica (por medios electrónicos). De esta última, existen dos subtipos: la simple y la avanzada (fiable).

¿Qué tipos de firma soportan Mifiel y DocuSign?

Mifiel soporta el uso de la e.firma del SAT en su plataforma, que es la firma electrónica avanzada más utilizada en México; esta es una firma electrónica avanzada que goza de presunción de atribución y garantía de no repudio. Además, al tener la funcionalidad contratada, los documentos en Mifiel soportan firmas electrónica simples con verificación biométrica, que gozan de presunción de atribución.

¿Qué ventajas confiere la ley a la firma electrónica avanzada? Te platicamos en el webinar Entendiendo la Firma Electrónica Avanzada.

¿Qué ofrece DocuSign? Suele creerse que es una solución de firma electrónica simple, pero al analizarla, no es así. DocuSign está diseñado de acuerdo con la ley ESIGN Act de Estados Unidos. Esta legislación reconoce como firma electrónica a cualquier intención de voluntad por medios electrónicos.

En México, una simple intención de voluntad no se reconoce como firma ya que se trata de un consentimiento tácito. El tipo de consentimiento válido para contratos en nuestro país es el consentimiento expreso por escrito.

En el artículo “Qué validez legal tiene firmar con DocuSign en México” analizamos a detalle la legalidad de DocuSign para suscribir contratos en México.

Veredicto

Si lo que requieres es obtener firmas en documentos legales importantes (de alto valor o sensibilidad) gracias a la presunción de atribución, Mifiel será tu mejor opción. En cambio, si tus documentos pueden encontrarse en jurisdicción de los Estados Unidos o no son de una naturaleza tan sensible, lo más recomendable será que optes por una plataforma como DocuSign.

Funciones de cada plataforma

Experiencia de firma

En ambos casos, puedes utilizar el producto para firmar y solicitar firmas desde la web de escritorio, una solución over-the-counter (OTC).

Mifiel

El proceso para solicitar firmas es muy sencillo: debes registrarte o iniciar sesión, arrastrar un PDF, identificar a los espectadores y firmantes (nombres y correos electrónicos) y, si eres uno de los últimos, firmar con la FIEL.

Si por el contrario, alguien más pide que firmes un documento, solo debes revisarlo y firmar; en este caso, registrarte en la plataforma es opcional pero recomendado para llevar control de los documentos que has firmado o en los que eres espectador.

Pero, ¿cómo se firma? Es muy fácil: cargas tu certificado público (*.cer), llave privada (*.key) e ingresas la contraseña de tu FIEL. La seguridad de tu e.firma está garantizada gracias a que Mifiel ha implementado un proceso seguro, en que los archivos sensibles de tu e.firma nunca salen de tu computadora, pues la firma se realiza de manera local con tu navegador. En contraparte, algunos otros servicios podrían ejecutar la firma remotamente en servidores propios, poniendo en riesgo tus datos.

Para firmantes sin e.firma, tan solo deben realizar una sencilla verificación biométrica mediante un proceso de toma de fotos de su cara y su identificación oficial.

DocuSign

Subir documentos y solicitar firmas es muy similar a Mifiel, con tres diferencias fundamentales:

1. Los tipos de formatos soportados son muchos más que PDF, incluyendo documentos de Microsoft Word, presentaciones de PowerPoint, hojas de cálculo de Excel e imágenes, entre otros.
2. Puedes subir archivos desde servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox.
3. Debes indicar los campos en que requieras que se firme, pues se genera una versión gráfica de tu firma.

Cuando alguien más solicita tu firma, solo debes ingresar tu nombre, email, aceptar términos y condiciones, ubicar los campos de firmas, elegir una tipografía para la versión gráfica de la misma o si lo prefieres, subir tu firma caligráfica digitalizada o dibujar una con el mouse o trackpad de tu equipo, y hacer clic en “firmar”.

Firmando con tu dispositivo móvil

Ambas soluciones tienen aplicación móvil. En el caso de Mifiel, está disponible para iOS (descargar Mifiel en App Store) y Android (descargar Mifiel en Play Store), permitiéndote firmar desde tu smartphone, aunque no subir documentos para solicitar firmas. Además, posibilita firmar con huella digital (si tu equipo tiene lector de huellas) evitando introducir la contraseña de tu *.key cada vez.

DocuSign cuenta con app para iOS y Android. Esta tiene las mismas funciones de la interfaz web e integra Touch ID y Face ID en iPhone/iPad para impedir el acceso de terceros a la app, mas no para firmar.

Personalización de marca white-label

En el caso de Mifiel, también ofrece personalización white-label que puedes obtener gratuitamente dependiendo del paquete adquirido. Lo mejor es que no tendrás que implementarlo por tu cuenta, solo necesitas proporcionar tu logotipo y colores corporativos, nosotros hacemos el resto.

Integración a tu sitio mediante API

Por otra parte, si prefieres integrar Mifiel directamente en el sitio web de tu empresa y no tienes problema con el código web, podrás hacerlo mediante la API.

En cambio, aunque DocuSign también lo soporta, esto es más engorroso porque dependiendo del plan, se tienen mayores o menores privilegios y funciones.

Atención a clientes

En caso de tener problemas con la plataforma, facturación u otras cuestiones, ¿cómo podrás resolverlos? Mifiel pone a tu disposición un número telefónico y un chat en vivo, además de que contarás con un asesor designado.

Por otra parte, las principales soluciones como DocuSign privilegian el autoservicio, invitándote a resolver problemas mediante el centro de soporte —una sección FAQ ampliada—. Tienen chat para preguntas básicas, también sistema de tickets de soporte, con compromiso de resolución menor a 24 horas. La atención telefónica, el asesor designado y otras características, requieren contratación de planes personalizados de soporte y actualmente solo están disponibles en inglés.

Veredicto

Si buscas un gran número de funciones, formatos y la opción de enviar documentos para firma desde tu smartphone, una plataforma como DocuSign que cuente con todo ello sería tu mejor opción. Pero si requieres un servicio más personalizado, en que tendrás a una persona guiándote en cada paso —ya sea que vayas a integrar la API, que tengas dudas legales específicas o que simplemente necesites apoyo para comenzar—, además de firmar con tu huella digital en dispositivos móviles, Mifiel es la respuesta.

Precios y suscripciones

Una diferencia importante entre los DocuSign y Mifiel, es el esquema de precios que ofrecen, ya sea para firmar desde el sitio de cada una, o desde tu propia página vía API. Veamos ambos casos.

Planes generales

DocuSign

En sus planes generales, ofrecen cuatro opciones: Personal, Standard, Business Pro y Enterprise. Son de plazo forzoso y basados en suscripciones por usuario, con ciertos límites y características. Omitiendo el Personal (máximo un usuario) y el Enterprise (precios no estandarizados ni públicos), ¿cuánto cuesta y en qué consiste cada una de estas opciones para negocios medianos?

El plan Standard cuesta $300 USD anuales por usuario, aproximadamente $5,920 MXN. Si requieres acceso para más usuarios, debes solicitarlo en el teléfono de ventas al contratar.

Técnicamente no tiene límite mensual de envío de documentos pero hay letras pequeñas: existe una política de uso razonable, de 100 documentos por usuario al año.

En teoría, no es un límite estricto pero si incurres en uso excesivo, la plataforma puede suspenderte el servicio. Esa política es relajada durante el primer año, pero si excedes los 100 documentos en ese periodo, te invitarán a contratar un plan Enterprise personalizado con mayor capacidad y con cobro por documento adicional.

Entonces, con un plan Standard, usando 100 documentos al año, pagarás $3 USD por documento, unos $60 MXN.

Tu otra opción, el plan Business Pro, tiene un precio por usuario de $480 USD al año, aproximadamente $9,470 MXN. Llevando la política de uso razonable anual al máximo, cada documento te cuesta $4.80 USD, es decir, unos $95 MXN.

Integración de firmas en tu web mediante API

Servicios como DocuSign

Para grandes negocios o aquellos que operan 100% online, que necesitan integración de servicios en una plataforma propia (y para desarrolladores), DocuSign ofrece los planes API, con cuatro opciones: Basic, Intermediate, Advanced y Enterprise. Todos requieren acreditar una certificación gratuita.

La versión Basic no permite incrustar el sistema de firmas en tu sitio (embedded signing) y la versión Enterprise si la tiene pero, como solución personalizada, no muestra precios al público. Entonces, ¿cómo funciona el esquema de las dos restantes?

El Intermediate API te costará $3,600 USD anuales, aproximadamente $71,000 MXN. Con este, puedes enviar 100 documentos cada mes –pudiendo contratar más–, entonces tu costo por documento sería aproximadamente de $60 MXN. Por otra parte, el Advanced API tiene un precio anual de $5,760 USD, unos $113,700 MXN. Ya que su límite mensual de documentos es el mismo, cada uno te costaría alrededor de $95 MXN.

Mifiel

La API que te permite integrar el sistema de firmas en tu sitio web es gratuita, sin importar cuántos documentos adquieras, por lo que el esquema de precios no cambia. Adquieres documentos y tienes acceso sin costo a la API. Simple y sencillo.

Versiones gratuitas

Ambos servicios ofrecen una versión gratuita para firmar documentos que otros te envíen, sin límites. Pero en el caso de envío de documentos a firmar, hay diferencias entre ambas soluciones.

Docusign tiene una versión de prueba gratuita por 30 días que, de acuerdo a los términos y condiciones, puede estar limitada. No requiere proporcionar información de tarjeta de crédito y al finalizar, debes elegir si quieres contratar un plan de pago para continuar, de lo contrario perderás todos tus archivos y configuraciones.

En cambio, Mifiel te concede el envío de un documento mensual, sin límite de firmantes ni de espectadores. Este expira al terminar el mes, momento en que obtendrás uno nuevo (no acumulables).

Veredicto

En costos para tu organización, tiempos de uso e integración en tu sitio web, Mifiel es el claro ganador cuando tu volumen de documentos a firmar es alto, ya que entre más adquieras, menor será su precio individual y los que no utilices, nunca expirarán; además, la integración API es gratuita. Pero si no requieres firmas en tantos documentos al año, en un servicio como DocuSign tu pago será menor y por ende, más conveniente.

Conclusiones

Certeza jurídica

Cuando requieras la FIEL para firmas, con Mifiel no tendrás problema alguno, al ser la firma electrónica por defecto de la plataforma. Con ello tendrás una gran ventaja legal: las presunciones de autoría e integridad que otorga la e.firma y su reconocimiento legal en México.

Sin embargo, si no te atraen o no necesitas las ventajas jurídicas de la FIEL, probablemente las plataformas como Docusign sean lo más conveniente para ti. Además, si firmas documentos que puedan caer en jurisdicción estadounidense, lo mejor será una solución como DocuSign.

Funcionalidades de las plataformas

Ambas soluciones permiten personalización white-label y cuentan con una API para integrar el sistema de firmas en tu web.

Las principales plataformas de Simple Electronic Signature, destacan en admitir el envío de archivos en distintos formatos; tienen además plantillas para documentos y formularios avanzados.

En cambio, Mifiel permite que firmes utilizando tu huella digital en tu dispositivo móvil, además de contar con un asesor designado y soporte telefónico incluidos.

Esquemas de precios al público

Comparar los precios de Mifiel con los de plataformas como DocuSign puede parecer inadecuado por sus diferencias en modelos de suscripción.

Mifiel se asemeja más a un producto, tiene un esquema en el que pagas por documentos, sin plazo forzoso ya que estos nunca expiran aunque no los uses en mucho tiempo y puedes acceder a la API.

DocuSign se equipara más a un servicio, funciona mediante planes anuales ilimitados pero con política de uso justo de 100 documentos anuales y una API de costo adicional.

Entonces, al extrapolar, en DocuSign cada usuario estaría pagando un máximo de $95 MXN y un mínimo de $60 MXN por documento. En cambio, con Mifiel el costo máximo por documento es de $94 MXN y el mínimo de $5.80 MXN. Por lo tanto, con Mifiel tendrás un ahorro al adquirir documentos al mayoreo y de hecho, si requieres más documentos, puedes contactarnos y obtener mayores descuentos por volumen.

Integra la tecnología a tus procesos y firma electrónicamente.

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Si al escuchar la palabra “firma” lo primero que se te viene a la cabeza es papel, bolígrafo y una especie de “garabato” hecho por tu puño y letra, te ayudará saber que existen diversos tipos de firmas. Cada una tiene distintas características, haciéndolas unas más confiables, seguras y rápidas que otras.

Pero… ¿qué es una firma?

Una firma es un medio usado para la manifestación de voluntad de una persona. Cuando usamos nuestra firma en un documento, se da por entendido que lo comprendemos, aceptamos y nos comprometemos legalmente.

Los avances tecnológicos han generado herramientas que nos permiten firmar de manera electrónica. Esto nos ayuda a disminuir el tiempo en que se recaban las firmas necesarias en un documento legal, así como el costo, sobre todo cuando las partes se encuentran en distintas ciudades.

Tipos de firmas electrónicas legalmente reconocidos en México 

1. Firma Electrónica Avanzada (FEA)

Conocida también como firma electrónica cualificada en la Unión Europea o firma electrónica reconocida, la firma electrónica avanzada es un medio para expresar consentimiento de manera digital para el cual deben utilizarse certificados emitidos por una autoridad.

Las entidades encargadas de emitir estos certificados en México son los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC). El SAT, por ejemplo, es un PSC y emite la e.firma, el certificado más usado en México para generar firmas electrónicas avanzadas. La emisión de la e.firma (y otros certificados de firma avanzada) implica un riguroso proceso de verificación de identidad y captura de datos biométricos, como lo específica el artículo 97 del Código de Comercio.

La e.firma se compone de dos archivos:

• El Certificado (.CER) forma una tarjeta de identidad. Contiene tu nombre, RFC y CURP. También se le llama llave pública, ya que cualquier persona puede tener acceso a ella (descargando el certificado desde la página del SAT).
• La llave privada (.KEY) es el archivo que se usa para generar la firma. Se encuentra protegida con tu contraseña de acceso y asegura que sólo tú puedes usar tu e.firma para firmar.

Para garantizar su validez y fiabilidad, la e.firma debe cumplir con los siguientes requisitos establecidos en la reforma del 2003 al Código de Comercio: 

• Atribución a la persona obligada – Que el certificado corresponda al firmante y que la llave privada usada para firmar esté bajo el exclusivo control de la persona a quien pertenece (Art. 97, Fracc. I y II).
• Detección de alteraciones – No puede ser modificado el documento ni sus firmas después del momento de la firma. (Art. 97, Fracc. III y IV).

2. Firma electrónica simple (FES)

Cualquier firma electrónica que cumpla con los requisitos legales establecidos en el artículo 89 del Código de Comercio, pero no cumpla los requisitos del artículo 97, se puede considerar como una firma electrónica simple. Legalmente se requiere un intercambio de claves o contraseñas secretas durante el proceso de firma para atribuir la firma a quien la realizó

Algunos ejemplos de generación e intercambio de claves/contraseñas secretas son:

• Autenticarse con la contraseña privada de un usuario registrado.
• Códigos de un solo uso generados por un “token”. Por ejemplo, una aplicación móvil de banco que genera un código único para transacciones.
• Uso de una llave privada que está bajo el exclusivo control del firmante.

Es importante que el código solo sea conocido por el firmante y nunca por la plataforma de firma, la contraparte en la transacción de firma, ni ninguna otra parte. Por ejemplo, si el proveedor de firma envía un código por SMS, esto significa que el proveedor conoce ese código (aunque sea temporalmente) y, por lo tanto, no se puede considerar un intercambio de claves o contraseñas. De manera similar, si el sistema bancario está al tanto del PIN secreto que creaste, cualquier transacción que firmes utilizando este PIN no puede considerarse como si estuviera firmada con una firma electrónica válida. En Mifiel utilizamos el tercer método (una llave privada bajo el exclusivo control del firmante), además de la verificación biométrica para proporcionar elementos probatorios adicionales a la firma.

3. Firma autógrafa digitalizada

Es cuando dibujas tu firma con un dedo o lápiz electrónico en un medio digital como la pantalla de un celular o una computadora/tableta. Cuando se hace de esta forma, legalmente no se considera como una firma electrónica, sino como una firma autógrafa digitalizada. 

Aunque este tipo de firma no está específicamente mencionado en la ley, se acepta como un medio legalmente válido para otorgar consentimiento de manera digital debido al principio de neutralidad tecnológica. Sin embargo, carece de muchas de las ventajas legales proporcionadas por las firmas electrónicas (tanto avanzadas como simples), como verás detallado en la siguiente sección.

4. Consentimiento tácito por medios electrónicos

Existe otro tipo de firma que legalmente no puede considerarse una firma electrónica ni autógrafa en México: los consentimientos tácitos por medios electrónicos.

Los ejemplos más comunes de ello son:

• Teclear tu nombre para que una plataforma de firma genere una versión gráfica que aparenta ser manuscrita.
• Subir una imagen de tu firma que será pegada en el contrato.

De acuerdo con la legislación mexicana, un contrato debe contar con consentimiento expreso por escrito y las características de este tipo de “firmas” no cubren ese requisito. Sin embargo, tienen validez para suscribir acuerdos en Estados Unidos y pueden ser útiles en México para procesos internos o para documentos de bajo valor e impacto.

Legalmente, ¿cuál firma es la más segura?

Comúnmente se cree que firmar de manera autógrafa en papel es la forma más sólida de probar la validez de una firma en tribunales. Sin embargo la firma autógrafa puede ser cuestionada debido a la facilidad con la que puede ser falsificada (o la facilidad con la que el firmante puede alegar que fue falsificado y salir impune). Entonces, en un juicio tanto la firma autógrafa como la firma autógrafa digitalizada pueden ser negadas fácilmente, alargando el tiempo y los costos requeridos para el juicio debido al proceso de peritaje. 

La firma electrónica avanzada y la firma electrónica simple gozan de presunción de atribución, siempre y cuando la herramienta utilizada para firmar cumpla con todos los requisitos del artículo 89 para la firma electrónica simple y 97 para la firma electrónica avanzada. Esto implica que la ley asume que la persona que firmó el documento es la responsable del acto, y si desean refutarlo, la carga de la prueba recae sobre ellos. Ten en cuenta que una constancia de conservación (NOM-151) únicamente puede asegurar la integridad del documento sellado con ella y no puede convertir una firma legalmente inválida en legalmente válida. 

En comparación, la firma electrónica avanzada destaca por tener garantía de no repudio, lo que prácticamente imposibilita la negación de la firma. Esta ventaja se da por vinculación de la firma con la identidad del firmante. Para negar su firma, el propio firmante tendría que presentar un análisis criptográfico que compruebe que no firmó, algo que hasta la fecha no ha sucedido. Es por estas razones que la firma electrónica avanzada es la opción más segura para firmar electrónicamente. 

Entonces… ¿Cuál firma me conviene más?

Como puedes ver, cada tipo de firma tiene sus claras ventajas y desventajas. La mejor tecnología para el trabajo depende en gran parte de la naturaleza de los documentos involucrados.

Tus documentos pueden ser presentados en juicio

Para documentos con transacciones de alto valor (p. ej. pagarés) u otros documentos legales que suelen presentarse en juicio, la clara ganadora es la Firma Electrónica Avanzada. Esto se debe a que la persona que firmó con la e.firma no puede negar haberlo hecho.

Dado que estos documentos tienden a ser firmados de empresa a empresa, es de ayuda que todas las empresas y sus representantes legales estén obligados no solo a tener una e.firma sino a interactuar con ella de manera regular. Esto les permite adaptarse fácilmente al proceso de firmar electrónicamente con la e.firma.

Tus firmantes no cuentan con una e.firma y los documentos podrían presentarse en un juicio

La Firma Electrónica Simple es una buena alternativa para situaciones en que los firmantes no cuentan con e.firma pero se requiere seguridad en un juicio. Permite que cualquier persona (aún sin tener la e.firma) firme de manera electrónica. 

Si algunos de tus firmantes cuentan con una e.firma y otros no, puedes considerar un método híbrido, permitiendo que seleccionen el método de firma adecuado. 

¿Cuándo me conviene utilizar la firma autógrafa digitalizada? 

En México, cuando existe la opción de usar firma electrónica (ya sea avanzada o simple), no es recomendable usar la firma autógrafa digitalizada. Esto debido a que no goza de las ventajas jurídicas que la ley ofrece a la firma electrónica.

Mifiel te da la flexibilidad de ofrecer a tus firmantes ambos métodos de firma (firma simple o firma avanzada) sin comprometer la solidez jurídica. Nuestros procesos de firma han sido auditados por expertos para asegurar que obtengas resultados exitosos en litigios. 

¿Te interesa implementar la firma digital de documentos en tu empresa? Chatea con nosotros para conocer las opciones disponibles.

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