¿Qué sucede cuando tu contraparte desconoce su firma en un juicio mercantil? En el litigio estratégico moderno, la pregunta no es si la manifestación de la voluntad es legal, sino cómo probarlo quién tiene que hacerlo. En consecuencia, la elección del tipo de firma no es una cuestión meramente  jurídica, sino técnica basada en una decisión de gestión de riesgos procesales.

Para navegar este terreno, utilizamos el Triángulo de la Evidencia Digital, un modelo que evalúa la solidez jurídica y eficacia probatoria de los dos tipos de firma electrónica y una variante de firma autógrafa en México, bajo tres vértices fundamentales:

1. Atribución (Identidad): La certeza de que el firmante es quien dice ser.
2. Manifestación de la Voluntad (Consentimiento): La evidencia indubitable de que el firmante aceptó las obligaciones y le son vinculantes.
3. Integridad (Inalterabilidad): La garantía de que el mensaje de datos no ha sido modificado tras su firma.

A continuación, analizamos cómo se comportan los tipos de firma frente a la legislación mexicana.

1. Firma Electrónica Simple: Eficiencia operativa frente al riesgo procesal

La firma simple (clics en “Acepto” o códigos OTP) es la herramienta de mayor agilidad. Cuenta con plena validez legal,  pero tiene menor solidez en caso de controversia, sobre todo, porque existen distintos sabores en el mercado.

• Valor Probatorio: En términos del art. 90 Código de Comercio, cuenta con  presunción de atribución, es decir, la contraparte que desconoce la firma, en principio, tiene la carga de la prueba. Sin embargo, algunos sistemas, como los de los bancos, no comparten toda la evidencia con los usuarios o, algunas plataformas, generan evidencia que no permite validar de forma independiente , por lo tanto, al momento de ir a un juicio, se revierte la carga de la prueba  y el que afirma tiene que probar.
• Análisis del Triángulo:
  • Identidad: Media. Depende de la implementación de la firma simple. Dado que la identidad del firmante no fue verificada ante una autoridad certificadora, entonces, se recurre a diversos métodos de identificación y acreditación de la voluntad basados en claves y contraseñas, así como biométricos en algunos casos.
  • Consentimiento: Alta. Es una manifestación clara de voluntad para actos de comercio.
  • Integridad: Depende estrictamente de que el Mensaje de Datos incluya una Constancia de Conservación (NOM-151). Sin ella, no es posible probar la integridad.

Uso Estratégico para Abogados: Recomendada para operaciones de bajo riesgo legal o procesos internos donde la “fricción” legal retrase la operación.

2. Firma Autógrafa Digital: El reto de la evidencia

2. Firma Autógrafa Digital: El reto de la evidencia

No se entiende como una firma electrónica, ya que el trazo en pantalla busca replicar la experiencia tradicional en un entorno digital.

Quiero más detalles de la firma autógrafa digital

• Valor probatorio: Su validez descansa en la libertad de forma; sin embargo, no se entiende como una firma electrónica, ya que no cumple con lo dispuesto por el art. 89 del Código de Comercio; de tal suerte, en un juicio suele requerir de una prueba pericial en informática y grafoscopía digital, lo que puede dilatar y afectar el proceso.
• Análisis del Triángulo:
  • Identidad: Baja. Los metadatos (IP, geolocalización y presión del trazo) ayudan a la atribución, pero no eliminan la posibilidad de desconocimiento.
  • Consentimiento: Alta. Es un acto universalmente aceptado por los jueces como manifestación de la voluntad.
  • Integridad: Depende estrictamente de que el Mensaje de Datos incluya una Constancia de Conservación (NOM-151). Sin ella, no es posible probar la integridad.

Uso Estratégico para abogados: Ideal para clientes reacios para aceptar un documento en donde no plasman su voluntad con puño y letra.

3. Firma Electrónica Avanzada: El No Repudio y la certeza absoluta.

La firma electrónica avanzada es el único tipó de firma en México que goza de la presunción de atribución y no repudio. En el caso de las personas morales, de conformidad con el Código Fiscal, incluso no admite prueba en contrario.

• Valor probatorio: Al ser emitido el certificado de firma por un PSC (SAT) u alguno de la Secretaría de Economía, vincula de forma indubitable al dato de creación (.key) con el firmante y garantiza la autoría.
• Análisis del Triángulo:
  • Identidad: Máxima. Conforme a los requisitos del art. 97 del Código de Comercio, se presume que la firma corresponde exclusivamente al firmante y no puede desconocerla. En caso de hacerlo, no se revierte la carga de la prueba, esto es, el que niega tiene que probar.
  • Consentimiento: Máximo. El uso de la llave privada y la contraseña constituye la manifestación del consentimiento de forma expresa.
  • Integridad: Máxima. De conformidad con el artículo antes citado se puede detectar cualquier alteración al documento posterior al momento en que se haga la firma, no obstante, para garantizar la integridad en el tiempo frente a terceros, se requiere una Constancia de Conservación. La firma electrónica avanzada no es un sustituto de la constancia de conservación.

Uso Estratégico para abogados: Es indispensable para actos de alta cuantía o en donde exista un alto riesgo de incumplimiento. En Pagarés Electrónicos o contratos de crédito es un mecanismo idóneo para poder tramitar un juicio y ejecutar sin controversia alguna.

Conclusión

En la práctica legal no existe una “mejor firma” absoluta, sino una elección estratégica basada en la tolerancia al riesgo y casos de uso específico. Sin embargo, para ciertos actos, la firma electrónica avanzada, sin lugar a duda, es el estándar de oro para una ejecución mercantil expedita.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

1. ¿Tiene la misma validez legal un contrato firmado con e.firma de persona moral que uno firmado en papel? Totalmente. De acuerdo con el artículo 89 del Código de Comercio y el 17-D del Código Fiscal de la Federación, los mensajes de datos y las firmas electrónicas producen los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisibles como prueba en juicio. 

Quiero una explicación detallada de la e.firma de persona moral

2. ¿Qué validez tienen las plataformas de firma extranjeras (principalmente americanas)? Al tener un enfoque global en su producto, carece de las características necesarias para cumplir con los requisitos del marco legal mexicano. Por tanto, los métodos de firma que ofrece su producto estándar (imagen o teclear el nombre) no cumplen con los requisitos para ser considerados firmas electrónicas válidas en México.

Ya existen casos documentados donde tribunales mexicanos han descartado evidencia de contratos firmados con plataformas extranjeras, determinando que no constituían firmas electrónicas válidas según la legislación nacional.

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En el litigio moderno, el desconocimiento de procesos que abarca la NOM-151 por parte de los tribunales —y de los propios abogados— está generando una brecha de inseguridad jurídica que las empresas no pueden permitirse. No es lo mismo un documento que “nació” en bits que uno que fue “migrado” al mundo digital.

La frontera jurídica: Documento Nativo Digital vs. Digitalizado

Para el abogado de empresa, la distinción no es técnica, es de eficacia probatoria.

1. Documento Electrónico (Nativo Digital): Es aquel cuya creación ocurre íntegramente en un entorno electrónico. Asimismo, su integridad se garantiza mediante la Constancia de Conservación de Mensajes de Datos bajo el Apéndice A de la NOM-151.
2. Proceso de Digitalización: Es la migración de un soporte físico (papel) a uno electrónico. Este proceso debe cumplir con el Apéndice B de la NOM-151, el cual exige requisitos específicos para que la copia digital tenga el mismo valor que el original.

Quiero entender la relación entre la NOM-151 y la firma electrónica

El error procesal: Cuando el Juez aplica la norma equivocada

Un riesgo crítico en el litigio es que la contraparte o el juzgador pretendan fundamentar la impugnación de un documento nativo digital basándose en los artículos 95 bis 1 al 95 bis 6 del Código de Comercio.

OJO: Dichos artículos, así como el Apéndice B de la NOM-151, regulan exclusivamente la digitalización de documentos físicos. Si tu documento nació digitalmente en una plataforma de firma como Mifiel, el juez no puede requerir el cumplimiento de estos protocolos, ya que su validez emana directamente del Capítulo I y II del Título Segundo del Código de Comercio, así como el Apéndice A de la NOM. Confundir esto es abrir la puerta a un requerimiento de exhibición de originales inexistentes.

Fecha Cierta y la destrucción del soporte físico

Un punto de fricción constante para los asesores abogados in-house es la eliminación de archivos muertos. Aquí la precisión es vital:

• La Fecha Cierta de una constancia de conservación de un documento digitalizado comienza a computarse desde el momento en que se genera la solicitud de la constancia a partir del archivo electrónico resultante.
• Advertencia: Antes de proceder a la destrucción del original físico, se debe analizar si la digitalización cumplió estrictamente con el protocolo del Apéndice B. De lo contrario, se pierde la fuente de la prueba. También, debe analizarse la naturaleza de la información de acuerdo con los ordenamientos legales aplicables.

Responsabilidad del Comerciante en la Conservación

Conforme a la legislación mercantil, es responsabilidad estricta del comerciante mantener el control, acceso y resguardo directo de estos archivos. La capacidad de consulta ulterior debe estar garantizada en todo momento para cumplir con las facultades de comprobación de las autoridades.

Conclusión

La seguridad jurídica en la era digital no admite ambigüedades. Para el abogado de empresa y el litigante, la tranquilidad radica en tener claro lo siguiente:

• Si el documento es Nativo Digital: Su integridad en el tiempo se basa en el proceso descrito a través del Apéndice A de la NOM-151
• Si el documento es Digitalizado: El cumplimiento del Apéndice B es el único camino para garantizar una Fecha Cierta oponible a terceros y permitir, en su caso, la destrucción segura del soporte físico.

Dominar esta distinción no solo evita prevenciones judiciales innecesarias, sino que garantiza que el patrimonio digital de la empresa cuente con el mismo —o mayor— respaldo que el papel. Duerma tranquilo: si la metodología es correcta, la prueba es indiscutible.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

1. Si presento un contrato firmado electrónicamente (nativo digital), ¿puede el juez exigir que cumpla con los requisitos de digitalización del Artículo 95 bis del Código de Comercio? No. Es un error procesal común intentar aplicar las reglas de digitalización a documentos nativos digitales. El protocolo de los artículos 95 bis 1 al 95 bis 6 y el Apéndice B de la NOM-151 están diseñados exclusivamente para migrar documentos de papel a formato electrónico. Para un documento que nació digitalmente, su validez e integridad se acreditan mediante la firma electrónica y la constancia de conservación bajo el Apéndice A, por lo que no existe un “original físico” que deba ser cotejado ni certificado bajo reglas de digitalización.

2. ¿Puedo destruir los contratos físicos de la empresa una vez que los he digitalizado para ahorrar espacio en el archivo? Solo si se ha cumplido estrictamente con el proceso del Apéndice B de la NOM-151 y la naturaleza de la información lo permite. Para que la destrucción del papel no vulnere la estrategia legal de la empresa, la digitalización debe ser realizada por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC). Además, es vital recordar que la Fecha Cierta de la constancia de conservación, para efectos legales y fiscales, comenzará a contar a partir de la generación de la misma, por lo que se debe evaluar la antigüedad del documento original antes de proceder a su eliminación.

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El valor probatorio de la firma electrónica

Es hora de hablar con claridad: la firma electrónica en materia laboral no es un experimento, es una realidad procesal con pleno valor probatorio. El argumento de “el papel es más seguro” se desvirtúa ante el artículo 776 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), que desde hace más de una década reconoce los documentos electrónicos y la firma electrónica como medios de prueba plenamente admisibles.

La validez de un contrato laboral digital, por ejemplo, no está en tela de juicio; lo que está en duda es la actualización de los litigantes que se niegan a evolucionar.

Profundizar en la implementación de la firma electrónica en expedientes de recursos humanos

Los dos grandes muros de la resistencia

Existen dos razones principales por las cuales la digitalización no despega en las áreas de RH, y ambas son mitos que debemos derribar:

1. El desconocimiento técnico-legal: Muchos abogados confunden su falta de pericia tecnológica con “inseguridad jurídica”. Ignoran que un documento con una firma electrónica y constancia de conservación (NOM-151) es sumamente más sólido que uno con firma autógrafa y en papel, además de que el último es fácilmente cuestionable mediante una pericial caligráfica.
2. El prejuicio del acceso a la e.firma:  Persiste el mito de que la firma electrónica avanzada es una herramienta exclusiva de un sector minoritario de la población o de altos ejecutivos. La realidad fiscal y administrativa en el país demuestra lo contrario: la obligatoriedad de los certificados digitales para el cumplimiento de obligaciones tributarias, así como su uso en múltiples trámites gubernamentales, han democratizado su adopción. Hoy en día, la firma electrónica es un instrumento accesible y cotidiano para el grueso de la fuerza laboral.

Litigio Electrónico en materia laboral: ¿Cómo ganarlo?

La solución radica en la correcta interpretación y aplicación de la legislación vigente. La validez legal de la firma y los documentos electrónicos está plenamente fundamentada y reconocida en la LFT, dotándolos de la misma eficacia jurídica que un documento en soporte físico con firma autógrafa. No obstante, para que estos elementos generen convicción y adquieran el valor probatorio pleno ante un Tribunal Laboral, es imperativo ejecutar un procedimiento probatorio riguroso:

• Carga de la prueba: El oferente debe proporcionar al Tribunal los elementos necesarios para la compulsa del documento (dispositivos o acceso a la plataforma).
• Desahogo de la prueba: acompañar el ofrecimiento de la prueba con una impresión o copia del documento electrónico, precisando de manera clara e indubitable la localización y los datos de acceso del medio electrónico o plataforma donde se encuentra alojado el archivo de datos original.

Conclusión

Mantener el almacenamiento físico y la firma autógrafa ya no es una estrategia de prevención, sino un síntoma de rezago procesal. La transición hacia documentos electrónicos no solo reduce costos operativos, sino que dota a la empresa de una defensa mucho más robusta ante juicios laborales.

Es momento de que directores de RH y CEOs exijan a sus departamentos legales una modernización real. La ley ya está ahí; solo falta que los abogados se atrevan a leerla y aplicarla.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Qué diferencia hay entre la firma electrónica simple y la avanzada para la validez de actos en materia laboral en México?

Ambas son medios de prueba reconocidos por el artículo 776 de la Ley Federal del Trabajo, sin embargo, su tratamiento procesal varía. Mientras que el artículo 836-B otorga a la firma electrónica avanzada la “equivalencia funcional” (el mismo valor que la firma autógrafa), existe un debate jurídico relevante:

• La postura “purista”: Algunos abogados sostienen que solo la firma avanzada (como la e.firma del SAT) produce los mismos efectos jurídicos que la rúbrica de puño y letra.
• La postura ratio legis: Se argumenta que limitar la equivalencia funcional sólo a la avanzada es una deficiencia de técnica legislativa. El espíritu de la reforma laboral busca la democratización digital; exigir únicamente la firma avanzada excluiría injustamente a los trabajadores que no cuentan con ella..

¿Es legalmente válida la firma electrónica en un contrato individual de trabajo en México?

Sí, es plenamente válida y tiene valor probatorio pleno en los Tribunales Laborales de México. De acuerdo con los artículos 776 y 836-B de la Ley Federal del Trabajo (LFT), los documentos digitales y las firmas electrónicas son admisibles como evidencia en un juicio.

En el contexto del litigio electrónico actual, un contrato firmado digitalmente ofrece mayor seguridad jurídica que uno autógrafo, ya que permite verificar de forma técnica e indubitable la fecha de creación e integridad, así como la autoría, reduciendo los riesgos de objeción por falsedad en las audiencias de juicio.

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La judicatura mexicana atraviesa una crisis de interpretación técnica en materia de comercio electrónico. Se ha vuelto una constante alarmante que diversos juzgadores pretendan dotar a la Ley Modelo de la CNUDMI sobre Firmas Electrónicas de una naturaleza vinculante que no posee, aplicándola como si fuera una norma jerárquicamente superior o de observancia obligatoria por encima de nuestra legislación federal vigente.

El Error de Fundamentación: Instrumento de Armonización vs. Legislación Local

El núcleo del problema estriba en el desconocimiento de la naturaleza jurídica de este instrumento internacional. La Ley Modelo es, por definición, un mecanismo de armonización legislativa diseñado para orientar a los Estados en la redacción de sus normas internas; no es un tratado internacional ratificado por el Estado Mexicano en los términos del artículo 133 Constitucional.

No obstante, en la práctica procesal, los jueces están incurriendo en una indebida fundamentación y motivación al dictar resoluciones que exigen requisitos técnicos extra-legales. Al hacerlo, ignoran que el marco normativo nacional —específicamente el Código de Comercio y la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito— ya establece los criterios de validez para los actos de comercio electrónicos.

Ejecución de pagaré electrónico: Caso Paradigmático de Arbitrariedad Judicial

Esta distorsión interpretativa es especialmente crítica en la validación de títulos de crédito. Se han multiplicado las sentencias donde se desecha la ejecución de pagarés electrónicos bajo el argumento de que no cumplen con una “firma electrónica fiable o avanzada” según los estándares de la Ley Modelo.

Dicha exigencia es ilegal. El último párrafo del artículo 5 bis de la LGTOC es taxativo:

“Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito se dará por cumplido para títulos de crédito emitidos en medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, siempre que sea atribuible a dicha persona conforme al Código de Comercio”.

Al imponer requisitos de la Ley Modelo que no figuran en el Código de Comercio, el juzgador violenta los principios de equivalencia funcional y neutralidad tecnológica y, peor aún, desatiende el mandato expreso de la legislación.

Ve una explicación detallada del criterio judicial sobre pagarés en este artículo.

Solución y Exigencia al Foro Jurídico

Es imperativo que los litigantes denuncien esta práctica. La Ley Modelo carece de jerarquía normativa en el sistema jurídico mexicano y solo debe ser utilizada como un criterio orientador de interpretación, jamás como una norma de aplicación directa. La labor del juzgador debe constreñirse a la aplicación estricta de la norma nacional, respetando la soberanía legislativa.

Recomendaciones Estratégicas (excepciones y defensas):

1. Impugnar la jerarquía: Rebatir cualquier resolución que pretenda dar preeminencia a una guía de incorporación (Ley Modelo) sobre la ley federal positiva.
2. Invocar la Neutralidad Tecnológica: Exigir que no se discriminen firmas electrónicas por el simple hecho de no ser “avanzadas”, siempre que se cumpla con la presunción de atribución que marca el Código de Comercio.
3. Defensa del Principio de Legalidad: Señalar que imponer requisitos técnicos no mandatados por el legislador constituye una violación al debido proceso.

Conclusión

La interpretación errónea de los marcos internacionales no es un error menor; es un obstáculo que genera incertidumbre jurídica y entorpece la ejecución de derechos de crédito legítimos. Los jueces deben ceñirse a la regulación local y respetar la autonomía del derecho mercantil mexicano. Tolerar sentencias basadas en criterios ajenos a nuestra ley sólo deriva en una dilación innecesaria y en la saturación de las instancias de amparo para corregir lo que, desde un inicio, es una clara extralimitación judicial.

Preguntas Frecuentes sobre Firmas Electrónicas en Litigio Mercantil

1. ¿Es vinculante la Ley Modelo de la CNUDMI en los tribunales mexicanos? No. Es un instrumento de armonización internacional (soft law) que carece de jerarquía normativa frente al Código de Comercio y la LGTOC, según el sistema de fuentes del artículo 133 Constitucional.

2. ¿Se requiere firma electrónica avanzada para la validez de un pagaré? No necesariamente. Conforme al artículo 5 bis de la LGTOC, basta con que la firma sea atribuible a la persona a través de medios electrónicos u ópticos, respetando el principio de neutralidad tecnológica.

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En el litigio de documentos electrónicos en México, existe una realidad incómoda: muchos de los juicios no se pierden por una falla en la tecnología, sino porque el proceso real de la empresa no coincide con lo que el abogado escribió en el contrato.

En muchas organizaciones, la gestión contractual vive en silos:

• Área Corporativa: Redacta los contratos y define el “deber ser”.
• Área Operativa: Ejecuta la firma y prioriza la eficiencia.
• Área de Litigio: Defiende el documento cuando surge el conflicto.

El problema no es la especialización, sino la desconexión. En firma electrónica, esta brecha se convierte en una vulnerabilidad procesal explotable por la contraparte.

El punto ciego: Cuando la cláusula técnica supera la realidad operativa

Un abogado corporativo puede diseñar una cláusula técnicamente impecable, detallando pasos que parecen dar seguridad: el uso de un token específico, el envío a un correo institucional registrado o un flujo de autenticación multifactor (SMS).

Sobre el papel, el esquema es sólido. Sin embargo, en la práctica operativa diaria, suelen ocurrir desviaciones por urgencia o flexibilidad:

• Se usa un correo distinto al previsto.
• Se reenvía un flujo para que un apoderado firme desde otro dispositivo.
• Se omite un paso de validación que el contrato declaraba como “esencial”.

Regla de oro en litigio: Mientras más detallada sea la descripción técnica en el contrato, mayor es la superficie de exposición ante una impugnación. Si describes el sistema, estás fijando una obligación rígida de cumplimiento.

Consecuencias procesales: La desviación como argumento de la contraparte

Para invalidar un documento electrónico, el litigante contrario no siempre necesita demostrar que la firma es falsa. Le basta con señalar la falta de fiabilidad del método (fundamentado en el artículo 97 del Código de Comercio).

Su argumento en juicio será simple pero letal:

“Su Señoría, el contrato establecía un procedimiento específico de firma. La empresa actora no siguió su propio procedimiento. Por lo tanto, no hay certeza de que el método sea fiable ni de que la firma sea atribuible a mi representado.”

Aunque la desviación sea mínima y la firma sea técnicamente íntegra, has abierto una discusión innecesaria sobre la atribución. La inconsistencia entre lo que el contrato promete y lo que la operación ejecuta rompe la presunción de certeza.

La Solución: Neutralidad Tecnológica y Alineación Legal

La solución no es la vaguedad, sino redactar cláusulas que prioricen el resultado legal sobre el paso técnico. El objetivo es que el contrato sea un escudo, no una trampa procesal.

Una cláusula resiliente debe ser lo suficientemente robusta para el litigante y lo suficientemente flexible para el operador.

El Modelo de Cláusula Recomendado

Para evitar que una actualización tecnológica o un cambio operativo invaliden tu evidencia, sugerimos una redacción basada en estándares legales:

“Las Partes acuerdan que el presente Contrato podrá suscribirse mediante (i) Firma Electrónica o (ii) Firma Electrónica Avanzada, según el método que efectivamente se utilice al momento de la firma y que resulte identificable en el documento firmado. En ningún caso se negarán efectos jurídicos o valor probatorio al Contrato por el solo hecho de constar como mensaje de datos.

El documento firmado y la evidencia asociada serán conservados de manera que se asegure su integridad y conservación; las Partes acuerdan que, cuando se emita constancia de conservación conforme a la NOM-151-SCFI-2016, ésta será medio idóneo para acreditar la integridad del documento.”

¿Por qué funciona esta redacción?

1. Flexibilidad operativa: No te obliga a un flujo de clics específico, permitiendo que la tecnología evolucione sin necesidad de adendas.
2. Carga probatoria simplificada: Traslada la prueba de integridad a la NOM-151, un estándar técnico que los tribunales mexicanos ya reconocen plenamente.
3. Prevención de litigio: Cierra la puerta a impugnaciones basadas en formalismos operativos irrelevantes.

Conclusión: La coordinación es seguridad jurídica

En Mifiel, entendemos que la firma electrónica no es solo un activo tecnológico, es un activo probatorio. La coordinación entre las áreas corporativas, operativas y de litigio es la base de una estrategia legal exitosa.

Si tu contrato describe un ideal, pero tu operación ejecuta una versión flexible, estás documentando tu propia inconsistencia. Estandariza tu proceso de firma para que tu evidencia hable por sí misma en juicio.

¿Tu equipo de litigio está listo para defender tus firmas electrónicas? 

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¿La discrepancia de fechas en firma electrónica invalida un pagaré?

Es común que al revisar un documento electrónico el abogado note una discrepancia: el contrato o pagaré dice “Ciudad de México, a 3 de octubre de 2024”, pero la fecha de realización de la firma electrónica indica que fue firmado el 10 de octubre de 2024. Esta diferencia ha sembrado dudas entre los litigantes sobre la fecha de vigencia del documento, y ha sido utilizada por los demandados para cuestionar su eficacia jurídica, así como señalada por los jueces al momento de realizar prevenciones. Sin embargo, esta confusión se desahoga fácilmente y no afecta la validez del acto jurídico.

Diferencias jurídicas entre ambas fechas

La clave está en distinguir dos momentos jurídicos distintos pero complementarios:

1. La fecha literal o de celebración, que es la que las partes pactan en el texto del documento.
2. La fecha de firma electrónica o de consentimiento, que refleja el momento exacto en que el firmante manifiesta su voluntad.

Ambas fechas pueden coexistir sin contradicción. La primera es un término contractual —sirve para determinar la vigencia, los efectos y el inicio de obligaciones—, mientras que la segunda indica el momento en el que los derechos y obligaciones que constan en el documento fueron consentidos por las partes.

Por ejemplo, pensemos en un pagaré firmado electrónicamente. En su texto se consigna:

“Ciudad de México, a 25 de enero de 2021. Por esta cantidad me obligo a pagar incondicionalmente la suma de…”

Análisis conforme a la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito

Sin embargo, en la hoja de firma se indica que la firma fue realizada el 26 de enero. En relación con un título de crédito,  conforme al artículo 170 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, la fecha relevante es la que consta en el texto del pagaré, pues forma parte de sus elementos esenciales. Mientras que la fecha en que se llevó a cabo la firma electrónica no cambia las condiciones del acto, sino simplemente sirve para identificar y acreditar la autoría de la voluntad expresada en cierto momento de forma electrónica.

El mismo principio aplica en contratos civiles. Si el contrato indica en las cláusulas “el contrato tendrá una vigencia de un año y comenzará a partir del 1° de marzo del 2024”, esa será la fecha que rige para efectos legales, incluso si las firmas electrónicas se realizaron unos días después. Lo relevante es que el consentimiento digital confirma la aceptación y atribución de todo el contenido, incluyendo la fecha pactada.

Pero, ¿qué pasa si en el pagaré se omite incluir la fecha o el lugar como señala el art. 170? Recientemente, un tribunal concluyó lo siguiente:

“En el contexto de los títulos de crédito, ello implica que la firma electrónica y los metadatos asociados (como la localización, la fecha de emisión y la certificación tecnológica) constituyen parte del documento electrónico mismo y no simples anexos o instrumentos independientes.

En consecuencia, tratándose de un pagaré electrónico, debe entenderse que el documento no se reduce a su imagen digitalizada, sino que integra tanto el texto obligacional, en el que se consignan las declaraciones de voluntad, como la certificación electrónica que acredita la autoría, integridad, lugar y fecha de emisión. Ambos elementos constituyen un solo instrumento electrónico, indivisible, cuya validez debe apreciarse de manera integral.”

Cómo explicar la discrepancia de fechas en firma electrónica ante un juez

No obstante lo anterior, la recomendación para todos los abogados es que siempre que redacten un pagaré, plasmen en el texto del mismo la fecha y el lugar en que se suscriba el documento, ya que en caso contrario, la parte actora en un juicio, así como el juez, tendrán que recurrir a un análisis técnico de los metadatos para poder acreditar y verificar esta información. Es una situación que puede generar incertidumbre y una serie de procesos adicionales, toda vez que los jueces no son peritos en informática y es necesario explicarles de manera puntual lo que están viendo y cómo validarlo.

En tales condiciones, la discrepancia entre la fecha literal del documento y la fecha de realización de la firma electrónica no genera nulidad ni incertidumbre, siempre y cuando no se omita incluirlas. Así las cosas, es responsabilidad del litigante explicar en el escrito de demanda y, en su caso, desahogo de prevenciones, la razón de esta diferencia y cómo debe ser resuelta.

Buenas prácticas para evitar conflictos legales

Finalmente, para evitar conflictos innecesarios, recomendamos seguir tres sencillos puntos:

1. Verificar que en el texto de los documentos siempre se incluya la fecha y lugar de suscripción.
2. Cerciorarse que la plataforma incluya en el documento electrónico una constancia de conservación emitida por un PSC acreditado.
3. Asegurarse que la firma electrónica, tanto simple como avanzada, cumpla con todos los requisitos de validez establecidos en el Código de Comercio.

En suma, siguiendo estas recomendaciones y línea argumentativa, los litigantes pueden tener plena tranquilidad que van a poder ejecutar sin ningún problema sus documentos electrónicos en un juicio.

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1. Penalizaciones por retrasos operativos

En el mundo de la construcción, el tiempo es dinero, literalmente. Los retrasos en la firma de documentos críticos, como contratos de subcontratación, órdenes de compra, o acuerdos con proveedores, pueden llevar a penalizaciones financieras severas. 

Por ejemplo, consideremos una obra donde la firma tardía de un contrato con un proveedor clave retrasa la entrega de materiales esenciales. Esto no solo impacta el flujo de trabajo sino que también puede generar costos adicionales por demoras. La firma electrónica elimina la necesidad de desplazamientos y esperas, permitiendo firmar documentos en minutos, no días, manteniendo así el proyecto sin contratiempos.

2. Altos costos de gestión documental

Llegar a los firmantes, que a menudo se encuentran en diferentes ubicaciones físicas, puede ser un proceso costoso y lento. Por ejemplo, un director financiero que necesita firmar el presupuesto de una nueva fase del proyecto puede estar en una ubicación diferente a la oficina central. Con la firma electrónica, este documento se puede enviar y firmar digitalmente en cuestión de segundos, reduciendo dramáticamente los costos de operación y optimizando el tiempo de todos los involucrados.

3. Incumplimiento de normativas laborales

La industria de la construcción frecuentemente emplea a un gran número de trabajadores en proyectos a corto plazo. Asegurarse de que todos los contratos laborales estén firmados a tiempo puede ser un desafío, especialmente cuando los trabajadores están dispersos en varios frentes de obra o existe premura para iniciar la obra. 

Un caso típico es la incorporación de nuevo personal que debe esperar para iniciar labores porque su contrato aún no está firmado. Al respecto, una plataforma como Mifiel facilita la firma digital de estos contratos, garantizando que todo el personal cumpla con cada una de las disposiciones laborales desde el primer día de trabajo.

4. Retrasos en facturación y pagos

Para los directores de finanzas contar con un flujo de caja eficiente es esencial para mantener la salud financiera de cualquier proyecto de construcción. Los retrasos en la firma de facturas y órdenes de compra pueden causar cuellos de botella financieros. 

Un caso recurrente que hemos visto es que en meses particularmente críticos, varias facturas de proveedores están pendientes de aprobación. Estas facturas incluyen cargos por materiales esenciales que ya estaban siendo utilizados en la obra. Tradicionalmente, la aprobación de estas facturas requería que el director de finanzas las firmara físicamente, lo cual a menudo provocaba retrasos, sin embargo, con la introducción de la firma electrónica los directores han podido revisar y firmar todas las facturas pendientes desde sus dispositivos, todo en cuestión de minutos.

5. Dificultades para escalar el negocio

Sabemos que a medida que una constructora expande sus operaciones, la gestión de documentos puede volverse un obstáculo significativo. La firma electrónica permite escalar sin problemas, permitiendo la gestión de un mayor volumen de documentos de manera eficiente y segura, sin incrementar proporcionalmente los recursos necesarios para su manejo.

En resumen, la firma electrónica no solo resuelve problemas operativos y financieros sino que también representa un paso crucial hacia digitalización y transformación de diversos procesos. Mifiel no solo cuenta con la tecnología para implementar estas soluciones, sino que también aseguramos que el proceso cumpla cabalmente con toda la regulación en México. En un sector donde cada minuto cuenta, la capacidad de firmar y gestionar documentos de forma rápida y segura no es un lujo, sino una necesidad crítica.

La implementación de la firma electrónica en tus operaciones diarias no es solo una mejora en la eficiencia; es un cambio fundamental en la forma en que puedes manejar proyectos y crecer tu negocio en un mercado tan competido como es la construcción.

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¿Qué es la firma electrónica simple? 

En México, la firma electrónica simple es cualquier firma electrónica que únicamente cumple con los requisitos legales establecidos en el artículo 89 del Código de Comercio. Coloquialmente se le llama simple para distinguirla de la firma electrónica avanzada, la cual además cumple con los requisitos que establece el artículo 97 del Código de Comercio.

Diferencias entre la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada en México: requisitos legales

Los requisitos que toda firma electrónica debe cumplir son:

1. La generación e intercambio de claves y contraseñas secretas durante la firma de un documento. Esto puede darse de diferentes formas, entre las más comunes encontramos:
   • Establecer un usuario y una contraseña para ingresar a un sitio web.
   • Utilizar códigos de un solo uso generados por un dispositivo “token” como los utilizados en los bancos, por una aplicación móvil o enviados por SMS.
   • El uso de un certificado y una llave privada generadas para el firmante durante el proceso de firma. Su funcionamiento es similar a la infraestructura PKI de la e.firma, pero al no ser emitida por un PSC no tiene carácter de avanzada.
2. Un acuerdo explícito entre las partes involucradas indicando que todas considerarán el intercambio de claves y contraseñas durante el proceso como una manifestación de su voluntad para identificarse y firmar, por lo que ese intercambio de claves será el equivalente funcional de una firma.

La firma electrónica simple puede cumplir también con uno o varios de los requisitos que establece el artículo 97 del Código de Comercio, pero si no cumple con todos ellos no será una firma electrónica avanzada.

Es importante considerar que en la práctica, la única manera viable de cumplir con los requisitos del artículo 97 es utilizando un certificado emitido por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) debidamente acreditado.

La presunción de atribución: ventaja legal de la firma electrónica simple en juicio

La presunción de atribución, estipulada en los artículos 90 y 93 del Código de Comercio, señala que cada firma electrónica identifica al firmante en relación con el documento electrónico e indica que aprueba su contenido.

Esto tiene tres implicaciones. La primera es que todas las consecuencias jurídicas que emanan del documento son aplicables al firmante como señala el artículo 89 del mismo código.

“Firma Electrónica: Los datos […] que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos […]”

Código de Comercio, Artículo 89

La segunda es el traslado de la carga de la prueba ya que en caso de que el firmante niegue su firma electrónica simple, será el propio firmante y no su contraparte quien deba demostrar su dicho (que no firmó).

La tercera es que todo documento firmado electrónicamente que sea presentado en juicio requiere esta presunción para poder ser valorado por el juez, según el artículo 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles que señala tres requisitos de valoración: atribución, integridad y accesibilidad para ulteriores consultas.

Asimismo, el juez está obligado a admitirlo como prueba de conformidad con el artículo 89 bis del Código de Comercio.

Implementación de la firma electrónica simple

Ya que la firma electrónica simple no se sustenta en certificados de un PSC y carece de garantía de no repudio, existen diversas formas de implementarla y usarla para lograr dos objetivos: 1) cumplir con los requisitos legales de una firma electrónica y 2) recabar evidencia para identificar y vincular el contenido del documento al firmante, es decir, atribuirle la firma.

Cumplimiento de requisitos legales al implementar la firma electrónica simple

Recordemos que la firma electrónica simple requiere que exista un intercambio de claves y contraseñas y que el firmante otorgue su consentimiento expreso para considerar a dicho intercambio como una manifestación de su voluntad para firmar. ¿Cómo se hace esto?

Algunas plataformas como Mifiel ayudan al usuario a generar sus claves y contraseñas, y le permiten otorgar el consentimiento expreso sobre su uso como firma dentro del proceso de manera sencilla.

Otras plataformas solicitan al usuario que ingrese tokens para asegurar el intercambio de claves y contraseñas. Estos tokens pueden ser contraseñas que solamente ellos conocen, códigos de un solo uso generados por una aplicación, entre otros.

Sin embargo, algunas plataformas que dicen ofrecer firma electrónica —entre ellas DocuSign— presentan dos problemas en su implementación para cumplir los requisitos legales de una firma electrónica:

El primer problema es que los firmantes en ningún momento otorgan un consentimiento expreso para considerar el intercambio de claves y contraseñas como un equivalente funcional de su firma autógrafa. Por ello cualquiera de las contrapartes podría argumentar que la firma no cumple los requisitos legales para considerarse una firma electrónica, declarando nulo el contenido del contrato firmado.

El segundo problema es que, por defecto, varios de sus métodos de firma no incluyen una generación e intercambio de claves y contraseñas. Para ello generalmente es necesario contratar planes con funcionalidades avanzadas como la restricción de formas de firmar o el soporte de uso de claves y contraseñas.

Evidencias de firma como elemento probatorio de la firma electrónica simple

La identificación del emisor mediante el intercambio de claves y contraseñas permite contar con la presunción de atribución de la firma. Pero tener evidencias adicionales para robustecer dicha atribución es imperativo para identificar y vincular el contenido del documento al firmante. No tenerlas ni presentarlas es un riesgo, pues la contraparte podría dar diversos argumentos para negar la firma.

Sin embargo, la legislación deja abierto el tipo de evidencia a recabar para sustentarla, por lo que cada solución de firma electrónica tiene una implementación distinta.

Por ejemplo, Mifiel solicita al usuario tomar fotos de su identificación oficial y de su cara. Esto debe hacerlo al momento para asegurar que esté presente al firmar, funcionando como una prueba de vida.

La foto en la identificación oficial se compara con la foto de su cara y si ambas coinciden, se permite al usuario firmar. Ambas fotos y un mapeo 3D de la cara se incluyen como documentos probatorios que todas las contrapartes pueden guardar y presentar en caso de juicio.

Otras plataformas pueden recabar evidencias como grabaciones de voz o audiovisuales del firmante aceptando los términos del documento que está firmando, entre otras.

Entre más y mejor evidencia se tenga de la firma, más probabilidades tendrá de defenderse en caso de que la contraparte la niegue en juicio. Por ello es importante que las plataformas de firma electrónica simple ofrezcan un balance entre recabar suficiente evidencia de la firma y ofrecer una experiencia de uso sin complicaciones.

Ojo: recuerda que la evidencia adicional recabada no hace que una firma electrónica sea legalmente admisible y valorada en juicio, sino la existencia de un intercambio de claves y contraseñas y un consentimiento expreso para aceptar dicho intercambio.

¿La firma autógrafa en medios digitales es una firma electrónica simple?

No, por sí sola una firma autógrafa plasmada en un dispositivo electrónico no es una firma electrónica simple. Esto se debe a que dicho proceso no implica un intercambio de claves y contraseñas.

Pero al ser una firma autógrafa, recibe el mismo tratamiento legal que una firma hecha en papel y ya es por sí sola un consentimiento expreso de manifestación de voluntad.

Funcionamiento de la firma electrónica simple en Mifiel

Como mencionamos anteriormente, además de la firma electrónica avanzada, Mifiel tiene una solución de firma electrónica simple. Esta es llamada firma electrónica con verificación biométrica, permite al firmante generar con unos clics sus llaves privadas y aceptar su intercambio de manera expresa:

1. Generación de llaves privadas: después del proceso de verificación de identidad con biometría, se generan en segundo plano un certificado y una llave privada correspondiente de un solo uso que se utilizará para firmar.
2. Presentación del consentimiento expreso: después de verificar su identidad y confirmar su nombre, el firmante ve un mensaje indicando que aceptará que el intercambio de claves y contraseñas a punto de suceder se considerará equivalente funcional a su firma autógrafa.
3. Aceptación del consentimiento expreso e intercambio de llaves privadas: al oprimir el botón de firmar, acepta este acuerdo y firma el documento.

Preguntas frecuentes sobre el funcionamiento de Mifiel respecto a la firma electrónica simple

¿El firmante puede elegir cómo firmar?

Sí, un firmante en Mifiel puede elegir cómo firmar, pero esto depende del gestor del documento. El gestor debe tener la funcionalidad de firma electrónica con verificación biométrica contratada y activa en su cuenta, habilitar la opción para cada firmante en un documento y contar con créditos suficientes para ello.

¿Pueden convivir la firma simple y la avanzada en un mismo documento en Mifiel?

Sí, Mifiel soporta ambos tipos de firmas electrónicas en un mismo documento. El documento firmado con ambos tipos de firmas tendrá garantía de integridad y fecha cierta ya que incluye una constancia de conservación NOM-151.

Además, cada firma electrónica contará con las presunciones o garantías que le otorgue la legislación dependiendo de si es simple o avanzada.

¿Las personas que no sean de nacionalidad mexicana pueden firmar usando la firma electrónica simple de Mifiel?

Sí, cualquier ciudadano no mexicano puede suscribir contratos mediante Mifiel. Para ello solamente necesitará su pasaporte, o bien, alguna otra identificación oficial nacional con fotografía, la cual utilizará durante el proceso de verificación biométrica.

La firma electrónica simple cuenta con plena validez jurídica en México siempre que se implemente adecuadamente

La firma electrónica simple es legalmente reconocida en México, pero no todas las formas de dar consentimiento por medios electrónicos son legalmente consideradas una firma electrónica en México.

El primer elemento que debe cuidar es el cumplimiento legal. Para que una firma electrónica sea válida para suscribir contratos debe cumplir con el intercambio de claves y contraseñas y el consentimiento expreso que define la normatividad sobre dicho intercambio.

El segundo elemento que debe cuidar es la recabación de evidencias de firma. Entre más y mejor evidencia de la autoría de la firma simple acompañe a un documento en caso de juicio, tendrá mayores probabilidades de una defensa exitosa.

En Mifiel contamos con una solución de firma electrónica simple adecuada para firmar todo tipo de contratos cuando el firmante no tenga una e.firma vigente. Contáctanos si tienes interés en implementarla en los procesos de tu organización.

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La firma electrónica avanzada de contratos y otra documentación es un importante componente en la transformación digital de las organizaciones y sus procesos. Pero antes de adoptarla, debes tener algunas consideraciones en distintos aspectos. Tu primera preocupación debe ser el contexto legal.

Como parte del equipo jurídico de tu organización, seguramente te has preguntado si es válido firmar electrónicamente, cuál o cuáles son las leyes que sustentan el uso de la e.firma más allá del aspecto fiscal y gubernamental, e incluso si los jueces realmente valorarán pruebas electrónicas en caso de presentarlas en un litigio.

Ahora lo que menos necesitas son explicaciones interminables. Por ello en esta entrada daremos respuestas puntuales a cada una de esas dudas, y encontrarás enlaces a otros artículos de nuestro blog donde profundizamos en cada tema.

Validez legal de la firma electrónica avanzada

Debemos reconocer la percepción generalizada de la firma de documentos en nuestro país: la firma con tinta en papel goza de la más alta confianza entre las personas, finalmente ‘papelito habla’.

Pero la percepción dista de la realidad, y esa es cualquier firma tiene validez legal. Para comprenderlo mejor, debemos dar un paso atrás: lo que representa firmar un documento. ¿Qué significa una firma plasmada en un documento? En esencia se trata de la manifestación de voluntad.

En términos de derecho, toda manifestación de voluntad es válida. Desde un apretón de manos, pasando por colocar una cruz en una servilleta, teclear el PIN de nuestra tarjeta de crédito, firmar autógrafamente con tinta un oficio en papel, marcar una casilla de verificación en una página web, hasta usar la e.firma en un documento digital, entre muchas otras.

La diferencia entre diversas formas de manifestar la voluntad se hace evidente al momento de un juicio. ¿Cómo le pruebo al juez que la contraparte fue quien comunicó o expresó su voluntad? Es decir, se trata de un asunto probatorio, no de validez.

Ahora bien, ¿qué legislaciones en México sustentan el uso de la Firma Electrónica Avanzada (FEA) en distintos contextos?

Legislaciones sobre el uso de la firma digital

Si bien toda manifestación de voluntad es jurídicamente válida, la legislación mexicana cuenta con normatividad específica para algunas de estas formas. Actualmente diversos ordenamientos reconocen y rigen el uso de la firma electrónica, tanto simple como avanzada.

En el caso de las firmas electrónicas avanzadas —incluyendo las realizadas con la FIEL o e.firma del SAT—, su principal ventaja estipulada en las leyes es que cuenta con presunciones legales de atribución e integridad, así como equivalencia funcional con la firma autógrafa.

Algunos de los principales ordenamientos legales para el uso de la Firma Electrónica Avanzada o Fiable son:

• Código de Comercio.
• Ley de Firma Electrónica Avanzada.
• Ley Federal del Trabajo.
• Código Civil Federal y varios estatales
• Entre otros.

Pero una cosa es que que la FEA tenga validez legal y que diversas legislaciones consideren su uso, y otra muy distinta es la experiencia al enfrentarse a entornos reales, específicamente los procesos judiciales. ¿Cómo le va a los documentos con firma avanzada en esos escenarios?

La e.firma enfrentándose a juicios

Tarde o temprano puede ser necesario presentar contratos y otros documentos firmados por tu organización, su personal y sus contrapartes como pruebas en juicios.

Una gran ventaja de la Firma Electrónica Avanzada y los documentos firmados con ella son las presunciones legales que ya mencionamos. Pero ¿los juzgadores siquiera se prestan a valorar pruebas electrónicas?

La respuesta es sí, por dos razones:

Primero, los jueces mexicanos tanto a nivel federal como estatal están muy familiarizados con modelos de firma electrónica, pues firman sus declaraciones patrimoniales y de impuestos con la e.firma, además de comunicarse con el Poder Judicial de la Federación mediante la FIREL y con los Poderes Judiciales Estatales mediante herramientas equivalentes.

Segundo, retomando el tema de legislación, el Código Federal de Procedimientos Civiles en su artículo 210-A reconoce la información electrónica como prueba. Por si fuera poco, le da mayor peso cuando es fiable, atribuible e íntegra, todas características de los documentos firmados con la e.firma.

Incluso en algunos estados los jueces ya están firmando sentencias utilizando FEA.

Los jueces mexicanos han valorado contratos firmados con la e.firma una y otra vez durante varios años, y para la parte que ofrece la prueba es muy fácil hacerlo: solo debe proporcionar una memoria USB con los archivos en cuestión.

Las consideraciones legales sobre el uso de la e.firma están cubiertas

Como has podido constatar en este artículo, las consideraciones legales en cuanto a la validez para firmar contratos, los ordenamientos legales que rigen su uso y la dinámica en juicios para documentos con firma electrónica avanzada no deben preocuparte.

Tanto la teoría como la práctica están totalmente cubiertas, y cada vez más organizaciones se suman al uso de la firma digital. La figura del juez que nunca ha visto ni utilizado una firma electrónica no existe. Es un mito.

¿Te gustaría implementar la e.firma en los procesos de tu organización? Contáctanos mediante nuestro chat haciendo clic en el siguiente botón.

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Sin embargo, la implementación de la e.firma no es una decisión que deba tomarse a la ligera. Entonces, ¿cómo saber si realmente la necesitas para los procesos de tu empresa? ¿Cuáles son las consideraciones clave que debes considerar? Aquí te presentamos las más importantes.

1. Quiénes son tus firmantes

Lo primero a considerar son los tipos de firmantes en tu organización y sus necesidades. Recuerda que pueden ser tanto externos —clientes, proveedores y acreedores— como internos —colaboradores de tu organización— y cada uno puede tener perfiles y necesidades distintos.

Tus firmantes tienen FIEL

Cada vez más personas están obligadas a contar con su FIEL, desde profesionistas y servidores públicos hasta egresados universitarios, por lo que si tus firmantes internos o externos ya cuentan con ella, podrán firmar electrónicamente y beneficiarse de las presunciones jurídicas con las que cuenta la e.firma.

Tus clientes lo piden

Aunque tu negocio opere de manera tradicional, probablemente cada vez más personas llegan a tu puerta preguntando si cuentas con la modalidad de firma electrónica de contratos, o en ciertos casos, exigiendo que las partes firmen digitalmente para establecer algún tipo de relación.

De hecho, es común que a Mifiel lleguen prospectos que contratan nuestro servicio porque ya lo usaron con sus proveedores o clientes y quedan tan satisfechos que comienzan a implementarlo en otras áreas de su operación, pasando de ser una opción a un requisito.

Tienes firmantes dispersos geográficamente

Si tus contrapartes no están concentradas en una ciudad o región geográfica, requieres una forma de permitirles firmar sin necesidad de trasladarse a tu oficina ni de enviarles un gestor ni de contratar servicios de paquetería. En esos casos, la firma electrónica es tu mejor aliada.

Por otra parte, si tus firmantes internos incluyen a colaboradores que van muy poco a tus instalaciones por la naturaleza de su trabajo (fuerza de ventas, personal que trabaja en campo o de forma remota, etc.), también te beneficiarás de contar con una solución con la cual pueden firmar desde cualquier lugar, evitando  retrasar el flujo de tu documentación.

2. La firma digital puede eficientar tus procesos significativamente

¿Exactamente cómo puede ayudarte la firma electrónica avanzada de documentos a eficientar tus procesos organizacionales? Todo depende de en qué áreas introduzcas su uso, pero en general las ventajas que puedes aprovechar son las siguientes:

Ahorros en tiempo y dinero

Como mencionamos anteriormente, firmar digitalmente te evitará gastar en viáticos de un gestor o en servicios de mensajería, además de impresiones y otros costos relacionados. Incluso si el documento ya se envió a firma pero se detectan errores oportunamente, pueden remediarse ágilmente sin retrasar los procesos.

Adicionalmente se eliminan tiempos de traslado de personas o de documentos y la necesidad de atenerse a horarios de oficina para firmar. Con ello la recolección de firmas pasará de realizarse en días o semanas a tan solo unas horas, mejorando los procesos de trabajo.

Mejor organización de documentos

¿La organización de tu archivo es un desastre? ¿Estás tan lleno de papeles que incluso tienes que rentar un espacio extra para guardar tus expedientes? Al utilizar la e.firma podrás almacenar digitalmente tu documentación y organizarla de una manera más eficaz, además de poder hacer copias de seguridad locales o en la nube, para que no ocupen un espacio físico valioso.

Cambio de paradigma en la notarización

Firmar electrónicamente con la FIEL otorga presunciones legales de autoría de las firmas y las constancias de conservación dotan de integridad del documento firmado. Si esas presunciones son tu única razón para notariar, deja de ser imprescindible hacerlo.

Ahora bien, si quieres aprovechar otras ventajas de la protocolización o si la regulación del documento en cuestión requiere de fe pública, varios corredores públicos ofrecen el servicio de protocolo a distancia. Al ser la correduría de ámbito federal no es necesario que el corredor se encuentre en tu ciudad o estado. Actualmente los siguientes corredores públicos pueden notariar documentos en línea:

• Carlos Alfredo Ongay Flores  Corredor Público No. 72 de la Ciudad de México.
• Edgar Daniel Castillo Ortega, Corredor Público No. 78 de Jalisco.
• Eduardo de Alba Góngora, Corredor Público No. 38 de Jalisco.
• Javier Enrique González Alcántara Lutteroth, Corredor Público No. 17 de Nuevo León.
• José Armando Julián Salcedo Arranz, Corredor Público No. 29 de la Ciudad de México.
• Juan Carlos Caropresi, Corredor Público No. 7 de Baja California.
• Manuel Ernesto Núñez Cervantes, Corredor Público No. 14 de Quintana Roo.
• Paulo Magaña Rodríguez, Corredor Público No. 5 de San Luis Potosí.
• Teresa de Jesús Muñoz Uscanga, Corredora Pública No. 17 de Veracruz.
• Víctor Manuel Zamudio Grave, Corredor Público No. 9 de Veracruz.

3. Tu documentación tiene alta probabilidad de presentarse en juicio

Si tus contratos, por su naturaleza, tienen probabilidad de presentarse en juicio y quieres proteger operaciones estratégicas o de alto valor, la firma electrónica avanzada en Mifiel es superior a la firma autógrafa o a la electrónica simple por dos razones:

1. La firma electrónica avanzada cuenta con presunciones de atribución e integridad establecidas en la Ley de Firma Electrónica Avanzada y en el Código de Comercio.
2. Los documentos electrónicos tienen reglas de valoración específicas que los documentos en papel no gozan en la legislación mexicana. Entonces que estén firmados digitalmente supondrá una ventaja en tribunales.

4. Puedes aprovechar los beneficios de ser de los primeros en hacerlo

Si las necesidades de tu organización coinciden con varios de los puntos anteriormente mencionados, sin duda tu organización es buena candidata para implementar la firma digital y aprovechar sus beneficios. Pero hay otro punto a considerar antes de tomar la decisión final: la ventaja de convertirte en early adopter.

La adopción temprana es un concepto muy ligado a la economía digital y las startups, pero todo tipo de empresa puede obtener una ventaja competitiva al implementar soluciones innovadoras en sus procesos cuando en su ámbito o región pocos —o nadie— lo han hecho. La firma electrónica no es la excepción.

Si ya identificaste que en tu caso valdría la pena contemplar el uso de la firma electrónica, seguir adelante con esta exploración puede redituarte ampliamente en cuanto a eficiencia operativa, fidelización de clientes y seguridad jurídica.

¿Todavía dudas si Mifiel es para ti? Chatea con nosotros para que te ayudemos a evaluarlo.

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No te preocupes—en Mifiel ponemos a tu disposición una forma de experimentar la plataforma web en su totalidad sin necesidad de obtener una FIEL o recuperar acceso a tu e.firma en el caso de que no tengas los archivos o su contraseña a mano.

Esta es la generación de una FIEL de prueba que podrás usar en el Sandbox de Mifiel, un entorno exclusivo para pruebas y cuyos resultados no tendrán la misma validez legal que los obtenidos en la plataforma “real” de mifiel.com.

A continuación te explicaremos cómo puedes generar fácilmente esta FIEL y el uso de Sandbox.

Paso 1: Genera tu firma electrónica para pruebas

Nuestro Sandbox puede operar con certificados y llaves privadas auto-generables que en su estructura son similares a las que emiten el SAT y otros Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) y Agencias Certificadoras, aunque sin la misma validez jurídica de una verdadera Firma Electrónica Avanzada (FEA).

Esto es porque si bien dicho certificado y llave privada de prueba están ligadas a tu identidad mediante los datos proporcionados al generarla, no cumplen los requisitos legales para ser una FEA como la FIEL del SAT, sino que se asemejan más a una Firma Electrónica Simple (FES), así que no deben utilizarse para suscribir contratos fuera de un entorno de pruebas.

Generar una firma electrónica para pruebas es muy fácil: solo entra a nuestro generador de FIEL de pruebas e ingresa los datos solicitados. Lo más fácil es colocar los datos reales de la persona física o moral para quien se generará esta firma de pruebas, pero puedes ingresar datos ficticios en tanto respetes la lógica entre el nombre (o razón social) y la formación del RFC y la CURP.

Una vez que tú y las demás personas de tu organización interesadas en probar la plataforma tengan sus e.firma’s de pruebas (o su FIEL real en caso de contar con ella), podrán utilizarlas en el Sandbox.

Paso 2: Regístrate en el Sandbox de Mifiel

Al ser plataformas separadas, no podrás ingresar con las credenciales (correo y contraseña) de mifiel.com en sandbox.mifiel.com ni viceversa. Por ello tendrás que registrarte como nuevo usuario en el Sandbox de Mifiel.

Una vez que lo hagas, se acreditarán en tu nueva cuenta de pruebas algunos documentos que podrás utilizar para firmar libremente con otros usuarios registrados en Sandbox. Sin embargo, en caso de no ser suficientes y terminar con ellos, podrás solicitarnos más vía chat.

Si harás pruebas con otras personas, asegúrate de que también se registren en Sandbox y cuenten con su e.firma del SAT o en caso de no tenerla, hayan generado su firma de pruebas como se indica en el paso anterior.

Paso 3: Haz las pruebas que necesites sin una FIEL real

Para firmar documentos en el entorno de pruebas, el proceso es el mismo que en el sitio público de Mifiel.

Los documentos firmados con e.firma de prueba en Sandbox —al no tener una constancia de conservación válida ni ser firmados con una Firma Electrónica Avanzada (en el caso que uses FIELes de prueba)— no contarán con las presunciones legales que los firmados con FIEL en el sitio “real” sí tienen.

Puedes subir cualquier documento PDF, pero te recomendamos usar documentos que claramente no sean contratos (p. ej. documento en blanco o con poco texto, PDF informativo/promocional, etc.) para evitar confusiones por parte de los firmantes.

Por cada documento firmado, obtendrás dos archivos:

1. PDF firmado: Este contiene tanto el documento que subiste como una hoja de firmas mostrando un resumen de la información identificadora de los firmantes y el documento.
2. XML del documento firmado: Un XML funciona como un contenedor de información. En el caso de los archivos XML generados en Mifiel, estos contienen tanto al PDF original como la información de las firmas mencionada anteriormente.

Como sucede con las facturas o CFDI, en un entorno real de contratos firmados es importante conservar el archivo XML, ya que este es el que cuenta con validez legal y tiene la constancia de conservación. En caso de presentar el documento firmado en un juicio será indispensable mostrar el XML.

Después de probar la experiencia de Mifiel, ¿qué sigue?

Si ya hiciste suficientes pruebas en Sandbox para tu organización, te gustó lo que viste y ahora quieres saber más sobre la integración de firma digital a tus procesos para dar el siguiente paso, los artículos que recomendamos al final de este post pueden serte de utilidad.

También puedes visitar nuestra guía de ayuda, donde encontrarás las preguntas más frecuentes sobre el funcionamiento de nuestro producto de firma electrónica de contratos y su fundamento legal.

¿Tienes alguna duda específica sobre la integración de Mifiel en tu organización? Chatea con nosotros y con gusto te podremos orientar.

Chatea con Mifiel

Sobre el cumplimiento legal y de seguridad de Mifiel:

• Requisitos mínimos que una plataforma de firma electrónica avanzada debe cumplir en México.
• Validez legal de la firma electrónica en México.
• Documentos firmados con la FIEL como pruebas en juicios en México.

Sobre las funcionalidades de Mifiel:

• Firma documentos desde tu celular con tu e.firma.
• Lleva a cabo la experiencia White-label sin requerir de conocimientos técnicos.

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Las razones para hacerlo pueden ser distintas, las más comunes son dos: tener presunciones legales o cumplir con la legislación en la materia cuando esta indica que los documentos deben protocolizarse.

Pero si se opta por un esquema de firma digital, ¿cuál es el proceso para darle fe a los actos? ¿Debería acudirse con un notario o con un corredor? ¿Sigue siendo necesaria la formalización ante ellos? ¿Cualquier documento electrónico puede notariarse? Veamos. Primero, aclaremos la diferencia entre el notario y el corredor.

Notario público y corredor público, ¿cuál es la diferencia?

Ambas personas son Licenciadas en Derecho que tras cubrir ciertos requisitos se encuentran facultadas para, entre otros asuntos, formalizar actos jurídicos y dar fe de determinados hechos y cuando se les solicite.

Aunque el término correcto para referirse indistintamente a ambos es el de “fedatarios”, es común que a los dos se les llame “notarios”, y al acto de formalizar o protocolizar, “notariar”.

Sin embargo, existen importantes diferencias entre una y otra persona. La principal es el tipo de asuntos de su competencia junto con la región geográfica en que pueden actuar. Por una parte, el notario puede revisar asuntos del ámbito civil o del mercantil, pero únicamente en la plaza en que está facultado.

Por otra parte, el corredor únicamente tiene competencia en el ámbito mercantil —siempre que no se involucren operaciones con inmuebles—, pudiendo constituir empresas y al estar facultado a nivel federal, puede actuar en cualquier parte de la República.

Tipo de documentos que pueden notariarse electrónicamente

Aunque con Mifiel puede firmarse cualquier contrato electrónicamente con la misma validez que una firma autógrafa, actualmente los documentos de carácter civil y los de cualquier ámbito que involucren inmuebles —los que competen a una notaría pública— que se firmen electrónicamente, no pueden someterse a protocolo. Esto se debe a que las leyes estatales de notariado exigen al notario presenciar el acto de firma de los involucrados y hasta ahora no hay alguno que la interprete como una presencia digital; por ejemplo una videollamada por Skype.

Entonces legal y técnicamente sí podrían firmarse electrónicamente, pero al requerir hacerlo en presencia del notario, sería impráctico hacerlo así.

En cambio, los documentos del ámbito mercantil firmados electrónicamente en plataformas como Mifiel —en tanto no involucren inmuebles—, es decir, los que competen a la correduría pública, sí pueden protocolizarse y recibir fe pública a distancia. Esto es gracias a que la Ley Federal de Correduría Pública (LFCP) no hace referencia a la presencia de los involucrados sino al juicio del corredor. De esta manera, se presta a poder utilizar herramientas tecnológicas como las videoconferencias para juzgar si las partes se encuentran en condiciones físicas y mentales adecuadas para firmar.

Por ello, actualmente algunos corredores públicos de distintas partes del país aceptan documentos firmados electrónicamente en Mifiel para protocolizarlos, al final de este artículo encontrarás una breve lista de estos corredores para que puedas contactarlos en caso de requerir sus servicios. Ya que pueden actuar a nivel federal, no hay inconvenientes en que no sean de tu entidad federativa.

Si tienes un corredor público de confianza con quien ya has trabajado para formalizar documentos en tu organización y te gustaría que hablemos con ella o él sobre el fundamento legal de la firma electrónica y su uso en Mifiel, no dudes en contactarnos.

Pero ¿qué documentos firmados electrónicamente requieren notariarse?

Una de las principales razones por las que los documentos con firma manuscrita suelen llevarse a obtener fe pública es contar con presunciones legales, de tal forma que las contrapartes no puedan negar a futuro haber firmado el contrato o documento en cuestión y su contenido.

Pero al firmar electrónicamente en Mifiel, las firmas ya cuentan con presunción de atribución y los documentos con garantía de integridad. Además, si los firmantes usaron su e.firma para suscribir el documento en Mifiel, las firmas adquieren garantía de no repudio por lo que no pueden negarse en caso de juicio. Así, deja de ser necesario formalizar documentos con firma electrónica.

Ahora bien, existen ciertos documentos y actos que de acuerdo con la legislación que los rige deben contar con fe pública y someterse a protocolo —con independencia de las presunciones y garantías legales—, entonces los fedatarios continúan siendo necesarios e importantes en distintos entornos.

Cómo es el proceso de notarización de un documento con firma electrónica

El proceso para protocolizar documentos que cuentan con firmas digitales en nuestra plataforma es el siguiente (puede cambiar dependiendo de cada corredor):

1. El corredor sube un documento PDF a Mifiel, agregando firmantes y espectadores.
2. Para poder dar juicio de la capacidad legal de quienes suscriben el contrato o documento en cuestión y cumplir lo referente a validación de identidad del Artículo 15 Fracción 4 y el Artículo 19 Fracción 6 de la LFCP, el corredor puede realizar una videollamada con los firmantes o implementar el mecanismo que considere conveniente.
3. Durante la videollamada, cada uno de los involucrados firma de manera segura e irrepudiable con su FIEL.
4. Una vez firmado, se obtendrá un archivo PDF con hoja de firmas (representación visual sin validez legal) y un XML (contenedor de información con validez legal).
5. Si lo requiere, el corredor podrá validar las firmas con el enlace en la hoja de firmas —o mediante una solución auditable— para asegurar atribución e integridad, y completar el cumplimiento de los artículos previamente mencionados.
6. Finalmente, el corredor público emite el acta o póliza original, la asienta en libros y envía a los involucrados copias por paquetería.

De esta manera, tú y tus contrapartes podrán agilizar sus tratos —algo de gran ayuda cuando se encuentran en diferentes partes del país—, además evitarán trasladarse a las oficinas de la correduría y gozarán de todas las ventajas de firmar electrónicamente con la e.firma.

En conclusión

Cuando la ley mexicana requiere que un documento de carácter mercantil y que no involucre inmuebles se protocolice, puede firmarse electrónicamente siempre que esto se haga en coordinación con un corredor público usando firma electrónica avanzada o simple en plataformas como Mifiel.

El corredor público —y no el notario— es quien puede formalizar y dar fe a estos documentos electrónicos. Para ello, puede validar las firmas y dar juicio de la capacidad de los involucrados mediante mecanismos como la videollamada, para finalmente emitir el acta de protocolización y enviar las copias de las actas requeridas por paquetería. Con ello, agiliza el trato y evita el traslado de firmantes en diferentes partes del país a su oficina.

¿Deberías cambiar tu operación para que todos tus documentos que requieran fe pública se firmen electrónicamente? ¿Quieres convencer a tu corredor público de confianza de aceptar documentos firmados electrónicamente? Estas son preguntas que pueden surgirte y cuya respuesta dependerá de tus necesidades específicas y las de tu organización.

Corredores públicos que ofrecen el servicio de protocolización en línea de documentos firmados electrónicamente en Mifiel

Los siguientes son los corredores públicos de los que en Mifiel tenemos conocimiento que aceptan documentos firmados electrónicamente para formalizarlos y darles fe.

• Carlos Alfredo Ongay Flores, Corredor Público No. 72 de la CDMX
• Edgar Daniel Castillo Ortega, Corredor Público No. 78 de Jalisco.
• Eduardo de Alba Góngora, Corredor Público No. 38 de Jalisco.
• Javier Enrique González Alcántara Lutteroth, Corredor Público No. 17 de Nuevo León.
• Juan Carlos Caropresi, Corredor Público No. 7 de Baja California.
• Manuel Ernesto Núñez Cervantes, Corredor Público No. 14 de Quintana Roo.
• Teresa de Jesús Muñoz Uscanga, Corredora Pública No. 17 de Veracruz.
• Víctor Manuel Zamudio Grave, Corredor Público No. 9 de Veracruz.

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Dos opciones para firmar documentos de manera digital que actualmente destacan son, por un lado Mifiel y por otro, DocuSign. Al echar un primer vistazo a estas plataformas, pueden parecer lo mismo pero, ¿cuáles son las diferencias entre ellas? ¿Cuál es mejor para cada caso en particular?

A continuación, explicaremos las principales diferencias entre Mifiel y Docusign en tres aspectos clave:

1. Certeza jurídica según el tipo de firma electrónica que cada una soporta.
2. Funciones de una y otra plataforma.
3. Esquemas de precios y suscripciones para el público.

Con esta información, podrás tomar una mejor decisión respecto a qué opción es mejor para cubrir tus necesidades y las de tu organización.

Para mayor comodidad, encontrarás una tabla de contenidos que te permitirá saltar directamente a las secciones de tu interés, incluyendo al final de cada sección principal, un veredicto.

Certeza legal de acuerdo al tipo de firma electrónica

La seguridad y solidez jurídica que proporciona una y otra plataforma es la principal preocupación que te puede surgir cuando evalúes ambas opciones. Para ello, es importante revisar un aspecto técnico de cada una: el tipo de firma electrónica que soportan.

Tipos de firma electrónica en la legislación mexicana y cuándo usar cada una

Para fines prácticos, las firmas reconocidas en la Ley mexicana se dividen en dos categorías: la firma autógrafa (por escrito) y la firma electrónica (por medios electrónicos). De esta última, existen dos subtipos: la simple y la avanzada (fiable).

¿Qué tipos de firma soportan Mifiel y DocuSign?

Mifiel soporta el uso de la e.firma del SAT en su plataforma, que es la firma electrónica avanzada más utilizada en México; esta es una firma electrónica avanzada que goza de presunción de atribución y garantía de no repudio. Además, al tener la funcionalidad contratada, los documentos en Mifiel soportan firmas electrónica simples con verificación biométrica, que gozan de presunción de atribución.

¿Qué ventajas confiere la ley a la firma electrónica avanzada? Te platicamos en el webinar Entendiendo la Firma Electrónica Avanzada.

¿Qué ofrece DocuSign? Suele creerse que es una solución de firma electrónica simple, pero al analizarla, no es así. DocuSign está diseñado de acuerdo con la ley ESIGN Act de Estados Unidos. Esta legislación reconoce como firma electrónica a cualquier intención de voluntad por medios electrónicos.

En México, una simple intención de voluntad no se reconoce como firma ya que se trata de un consentimiento tácito. El tipo de consentimiento válido para contratos en nuestro país es el consentimiento expreso por escrito.

En el artículo “Qué validez legal tiene firmar con DocuSign en México” analizamos a detalle la legalidad de DocuSign para suscribir contratos en México.

Veredicto

Si lo que requieres es obtener firmas en documentos legales importantes (de alto valor o sensibilidad) gracias a la presunción de atribución, Mifiel será tu mejor opción. En cambio, si tus documentos pueden encontrarse en jurisdicción de los Estados Unidos o no son de una naturaleza tan sensible, lo más recomendable será que optes por una plataforma como DocuSign.

Funciones de cada plataforma

Experiencia de firma

En ambos casos, puedes utilizar el producto para firmar y solicitar firmas desde la web de escritorio, una solución over-the-counter (OTC).

Mifiel

El proceso para solicitar firmas es muy sencillo: debes registrarte o iniciar sesión, arrastrar un PDF, identificar a los espectadores y firmantes (nombres y correos electrónicos) y, si eres uno de los últimos, firmar con la FIEL.

Si por el contrario, alguien más pide que firmes un documento, solo debes revisarlo y firmar; en este caso, registrarte en la plataforma es opcional pero recomendado para llevar control de los documentos que has firmado o en los que eres espectador.

Pero, ¿cómo se firma? Es muy fácil: cargas tu certificado público (*.cer), llave privada (*.key) e ingresas la contraseña de tu FIEL. La seguridad de tu e.firma está garantizada gracias a que Mifiel ha implementado un proceso seguro, en que los archivos sensibles de tu e.firma nunca salen de tu computadora, pues la firma se realiza de manera local con tu navegador. En contraparte, algunos otros servicios podrían ejecutar la firma remotamente en servidores propios, poniendo en riesgo tus datos.

Para firmantes sin e.firma, tan solo deben realizar una sencilla verificación biométrica mediante un proceso de toma de fotos de su cara y su identificación oficial.

DocuSign

Subir documentos y solicitar firmas es muy similar a Mifiel, con tres diferencias fundamentales:

1. Los tipos de formatos soportados son muchos más que PDF, incluyendo documentos de Microsoft Word, presentaciones de PowerPoint, hojas de cálculo de Excel e imágenes, entre otros.
2. Puedes subir archivos desde servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox.
3. Debes indicar los campos en que requieras que se firme, pues se genera una versión gráfica de tu firma.

Cuando alguien más solicita tu firma, solo debes ingresar tu nombre, email, aceptar términos y condiciones, ubicar los campos de firmas, elegir una tipografía para la versión gráfica de la misma o si lo prefieres, subir tu firma caligráfica digitalizada o dibujar una con el mouse o trackpad de tu equipo, y hacer clic en “firmar”.

Firmando con tu dispositivo móvil

Ambas soluciones tienen aplicación móvil. En el caso de Mifiel, está disponible para iOS (descargar Mifiel en App Store) y Android (descargar Mifiel en Play Store), permitiéndote firmar desde tu smartphone, aunque no subir documentos para solicitar firmas. Además, posibilita firmar con huella digital (si tu equipo tiene lector de huellas) evitando introducir la contraseña de tu *.key cada vez.

DocuSign cuenta con app para iOS y Android. Esta tiene las mismas funciones de la interfaz web e integra Touch ID y Face ID en iPhone/iPad para impedir el acceso de terceros a la app, mas no para firmar.

Personalización de marca white-label

En el caso de Mifiel, también ofrece personalización white-label que puedes obtener gratuitamente dependiendo del paquete adquirido. Lo mejor es que no tendrás que implementarlo por tu cuenta, solo necesitas proporcionar tu logotipo y colores corporativos, nosotros hacemos el resto.

Integración a tu sitio mediante API

Por otra parte, si prefieres integrar Mifiel directamente en el sitio web de tu empresa y no tienes problema con el código web, podrás hacerlo mediante la API.

En cambio, aunque DocuSign también lo soporta, esto es más engorroso porque dependiendo del plan, se tienen mayores o menores privilegios y funciones.

Atención a clientes

En caso de tener problemas con la plataforma, facturación u otras cuestiones, ¿cómo podrás resolverlos? Mifiel pone a tu disposición un número telefónico y un chat en vivo, además de que contarás con un asesor designado.

Por otra parte, las principales soluciones como DocuSign privilegian el autoservicio, invitándote a resolver problemas mediante el centro de soporte —una sección FAQ ampliada—. Tienen chat para preguntas básicas, también sistema de tickets de soporte, con compromiso de resolución menor a 24 horas. La atención telefónica, el asesor designado y otras características, requieren contratación de planes personalizados de soporte y actualmente solo están disponibles en inglés.

Veredicto

Si buscas un gran número de funciones, formatos y la opción de enviar documentos para firma desde tu smartphone, una plataforma como DocuSign que cuente con todo ello sería tu mejor opción. Pero si requieres un servicio más personalizado, en que tendrás a una persona guiándote en cada paso —ya sea que vayas a integrar la API, que tengas dudas legales específicas o que simplemente necesites apoyo para comenzar—, además de firmar con tu huella digital en dispositivos móviles, Mifiel es la respuesta.

Precios y suscripciones

Una diferencia importante entre los DocuSign y Mifiel, es el esquema de precios que ofrecen, ya sea para firmar desde el sitio de cada una, o desde tu propia página vía API. Veamos ambos casos.

Planes generales

DocuSign

En sus planes generales, ofrecen cuatro opciones: Personal, Standard, Business Pro y Enterprise. Son de plazo forzoso y basados en suscripciones por usuario, con ciertos límites y características. Omitiendo el Personal (máximo un usuario) y el Enterprise (precios no estandarizados ni públicos), ¿cuánto cuesta y en qué consiste cada una de estas opciones para negocios medianos?

El plan Standard cuesta $300 USD anuales por usuario, aproximadamente $5,920 MXN. Si requieres acceso para más usuarios, debes solicitarlo en el teléfono de ventas al contratar.

Técnicamente no tiene límite mensual de envío de documentos pero hay letras pequeñas: existe una política de uso razonable, de 100 documentos por usuario al año.

En teoría, no es un límite estricto pero si incurres en uso excesivo, la plataforma puede suspenderte el servicio. Esa política es relajada durante el primer año, pero si excedes los 100 documentos en ese periodo, te invitarán a contratar un plan Enterprise personalizado con mayor capacidad y con cobro por documento adicional.

Entonces, con un plan Standard, usando 100 documentos al año, pagarás $3 USD por documento, unos $60 MXN.

Tu otra opción, el plan Business Pro, tiene un precio por usuario de $480 USD al año, aproximadamente $9,470 MXN. Llevando la política de uso razonable anual al máximo, cada documento te cuesta $4.80 USD, es decir, unos $95 MXN.

Integración de firmas en tu web mediante API

Servicios como DocuSign

Para grandes negocios o aquellos que operan 100% online, que necesitan integración de servicios en una plataforma propia (y para desarrolladores), DocuSign ofrece los planes API, con cuatro opciones: Basic, Intermediate, Advanced y Enterprise. Todos requieren acreditar una certificación gratuita.

La versión Basic no permite incrustar el sistema de firmas en tu sitio (embedded signing) y la versión Enterprise si la tiene pero, como solución personalizada, no muestra precios al público. Entonces, ¿cómo funciona el esquema de las dos restantes?

El Intermediate API te costará $3,600 USD anuales, aproximadamente $71,000 MXN. Con este, puedes enviar 100 documentos cada mes –pudiendo contratar más–, entonces tu costo por documento sería aproximadamente de $60 MXN. Por otra parte, el Advanced API tiene un precio anual de $5,760 USD, unos $113,700 MXN. Ya que su límite mensual de documentos es el mismo, cada uno te costaría alrededor de $95 MXN.

Mifiel

La API que te permite integrar el sistema de firmas en tu sitio web es gratuita, sin importar cuántos documentos adquieras, por lo que el esquema de precios no cambia. Adquieres documentos y tienes acceso sin costo a la API. Simple y sencillo.

Versiones gratuitas

Ambos servicios ofrecen una versión gratuita para firmar documentos que otros te envíen, sin límites. Pero en el caso de envío de documentos a firmar, hay diferencias entre ambas soluciones.

Docusign tiene una versión de prueba gratuita por 30 días que, de acuerdo a los términos y condiciones, puede estar limitada. No requiere proporcionar información de tarjeta de crédito y al finalizar, debes elegir si quieres contratar un plan de pago para continuar, de lo contrario perderás todos tus archivos y configuraciones.

En cambio, Mifiel te concede el envío de un documento mensual, sin límite de firmantes ni de espectadores. Este expira al terminar el mes, momento en que obtendrás uno nuevo (no acumulables).

Veredicto

En costos para tu organización, tiempos de uso e integración en tu sitio web, Mifiel es el claro ganador cuando tu volumen de documentos a firmar es alto, ya que entre más adquieras, menor será su precio individual y los que no utilices, nunca expirarán; además, la integración API es gratuita. Pero si no requieres firmas en tantos documentos al año, en un servicio como DocuSign tu pago será menor y por ende, más conveniente.

Conclusiones

Certeza jurídica

Cuando requieras la FIEL para firmas, con Mifiel no tendrás problema alguno, al ser la firma electrónica por defecto de la plataforma. Con ello tendrás una gran ventaja legal: las presunciones de autoría e integridad que otorga la e.firma y su reconocimiento legal en México.

Sin embargo, si no te atraen o no necesitas las ventajas jurídicas de la FIEL, probablemente las plataformas como Docusign sean lo más conveniente para ti. Además, si firmas documentos que puedan caer en jurisdicción estadounidense, lo mejor será una solución como DocuSign.

Funcionalidades de las plataformas

Ambas soluciones permiten personalización white-label y cuentan con una API para integrar el sistema de firmas en tu web.

Las principales plataformas de Simple Electronic Signature, destacan en admitir el envío de archivos en distintos formatos; tienen además plantillas para documentos y formularios avanzados.

En cambio, Mifiel permite que firmes utilizando tu huella digital en tu dispositivo móvil, además de contar con un asesor designado y soporte telefónico incluidos.

Esquemas de precios al público

Comparar los precios de Mifiel con los de plataformas como DocuSign puede parecer inadecuado por sus diferencias en modelos de suscripción.

Mifiel se asemeja más a un producto, tiene un esquema en el que pagas por documentos, sin plazo forzoso ya que estos nunca expiran aunque no los uses en mucho tiempo y puedes acceder a la API.

DocuSign se equipara más a un servicio, funciona mediante planes anuales ilimitados pero con política de uso justo de 100 documentos anuales y una API de costo adicional.

Entonces, al extrapolar, en DocuSign cada usuario estaría pagando un máximo de $95 MXN y un mínimo de $60 MXN por documento. En cambio, con Mifiel el costo máximo por documento es de $94 MXN y el mínimo de $5.80 MXN. Por lo tanto, con Mifiel tendrás un ahorro al adquirir documentos al mayoreo y de hecho, si requieres más documentos, puedes contactarnos y obtener mayores descuentos por volumen.

Integra la tecnología a tus procesos y firma electrónicamente.

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En esta infografía conocerás a las empresas que están transformando a diversas industrias.

1. Préstamos en un click

Al firmar electrónicamente la autorización para el Buró de Crédito y el contrato de apertura de crédito, empresas como Creze, Flux Financiera y Pretmex están reduciendo procesos a unas cuantas horas, cuando antes les tomaba semanas. Debido a que la distancia ya no es motivo de preocupación, estas compañías pueden ampliar sus servicios a clientes en todo el país, manteniendo bajos costos al ahorrarse el uso de servicios de paquetería. En un mundo cada vez más digital y on-demand, estas compañías se están adaptando a las necesidades del mercado para obtener una ventaja competitiva.

Las financieras ya firman:

• Autorizaciones de Buró de Crédito
• Contratos de apertura de crédito
• Contratos de factoraje
• Pagarés 

Una de nuestras ventajas [sobre los bancos] es el tiempo y la facilidad con la que nuestros clientes pueden meterse a internet, realizar la firma electrónica de sus documentos y, en cuestión de minutos, solicitar el préstamo.

–David Lask, Director de Operaciones de Creze

2. Acercando a los miembros de una Asociación nacional

Las asociaciones desempeñan funciones importantes como columna vertebral de varias industrias, pero muchas enfrentan problemas operacionales cuando se trata de coordinar a cientos de miembros en todo México. AMECAFE, una de las asociaciones que usan Mifiel, fue pionera en la adopción de la firma electrónica y ha dado el paso a lo digital para que el registro de nuevos miembros o la conexión con los existentes esté siempre a sólo un click de distancia.

Mientras los representantes legales de otras asociaciones pasan horas firmando cientos de documentos a la semana en su escritorio, los representantes de AMECAFÉ pueden enfocarse en actividades que realmente tienen un impacto en sus miembros. Aprovechando las soluciones tecnológicas para escalar sus operaciones, un equipo de 20 personas es capaz de administrar a más de 1,000 miembros distribuidos en todo el país.

Las asociaciones ya firman:

• Convenios entre asociación y asociados
• Contratos con prestadores de servicios

Tenemos asociados en varios estados, donde es muy complicado llegar y ellos han podido firmar sin problemas de distancia, sólo necesitan una conexión a internet.

-Miguel Ruiz , Ingeniero de TIC en la Asociación Mexicana del Café

3. Fortaleciendo los servicios legales a través de la tecnología

Cuando las empresas necesitan firmar o protocolizar un documento de alto impacto es necesario acudir con profesionales en el área legal (despachos, corredurías o fiduciarias). En el negocio legal tradicional es necesario que el cliente acuda a las oficinas, pero este caso no aplica para Click Seguridad, Lex Informática y la Correduría Pública 38 ya que utilizan la firma electrónica avanzada en sus operaciones.

Con esta herramienta es posible que las corredurías aprovechen sus facultades federales y ejerzan en todo México, por lo que constituir una empresa online o cualquier otro trámite que requiere fé pública puede realizarse en cualquier lugar de manera 100% en línea. Al firmar electrónicamente con la FIEL/e.firma los servicios legales como despachos y fiduciarias pueden beneficiarse de lo robusta que es la ley de firma electrónica avanzada y los atributos que otorga (no repudio y garantía de integridad) dando a los contratos de prestación de servicios y contratos de fideicomiso, entre otras, ventajas jurídicas. Aprovechando esta tecnología es posible que las empresas del sector legal puedan expandir sus operaciones a todo el país.

Los despachos y corredores ya firman:

• Contratos de prestadores de servicios
• Contratos de fideicomiso
• Actas Constitutivas

Me permite firmar documentos no solamente desde la computadora, sino hacerlo desde la comodidad de mi teléfono celular en donde me encuentre. Y estos documentos cubren los requisitos legales establecidos por la ley para poder considerarlo como un medio de prueba.
-Dr. Alfredo Reyes Kraft, socio fundador de Lex Informática y experto en Firma Electrónica en México

4. Simplificando tus operaciones

Un departamento de recursos humanos que funcione bien es crucial para una organización saludable. Sin embargo, RH es una de las áreas más olvidadas en muchas compañías. Un gran porcentaje de empleadores enfrentan demandas por parte de sus empleados, un problema que puede evitarse con el uso de firmas electrónicas (cuando alguien firma con la FIEL, no puede negar haber firmado). El truco para mantener el papeleo en orden es hacerlo más sencillo, y la firma electrónica logra exactamente eso.

En Mifiel hemos llevado todos nuestros procesos de RH en línea usando firmas electrónicas, lo que nos ahorra cientos de horas al año. Este cambio nos ha permitido acelerar nuestro proceso de contratación (especialmente al contratar empleados fuera del estado) y mantener todos los contratos y recibos de nómina firmados a tiempo para conservar una relación legal transparente con todos los miembros del equipo.

Las empresas ya firman:

• Contratos laborales
• Recibos de nómina
• Acuerdos de confidencialidad

¿Sigues firmando con papel y pluma? Aún estás a tiempo de cambiar.

Crea una cuenta gratuita en Mifiel y conoce cómo la firma electrónica puede transformar a tu negocio.

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Con el creciente intercambio de información y la realización de negocios mediante distintos tipos de redes de información se ha generado una necesidad imperiosa de métodos de autenticación electrónica. En definitiva, parece que al no existir una presencia física simultánea entre las partes deviene imprescindible el uso de unos métodos de autenticación incluso más exigentes que en el mundo físico, donde parece que la presencia física puede no requerir tantas obligaciones.

Por otro lado, indisolublemente unido a la firma electrónica, aunque no siempre él a ella, sino al revés, aparece el documento electrónico.

El Documento Electrónico

El documento electrónico (contratos), se concibe como un medio de expresión de la voluntad con efectos de creación, modificación o extinción de derechos y obligaciones por medio de la electrónica. La seguridad en la comunicación electrónica es fundamental para el desarrollo del Comercio Electrónico. En un flujo de transacciones en donde las partes ya no tienen contacto ‘físico’, ¿cómo pueden asegurarse de la identidad de aquel con quien están realizando una operación? e, incluso, ¿cómo pueden tener la certeza de que la información intercambiada no ha sido robada, alterada o conocida por personas ajenas?

La Firma Electrónica

La firma electrónica, técnicamente, es un conjunto o bloque de caracteres que viaja junto a un documento, archivo o mensaje y que puede acreditar cuál es el autor o emisor del mismo (lo que se denomina identificación y autenticación) y que nadie ha manipulado o modificado el mensaje en el transcurso de la comunicación (integridad).

De esta forma la Firma Electrónica Avanzada amparada con un certificado digital válido y vigente garantiza además la integridad y el no repudio del documento firmado electrónicamente

Quizás la parte que más nos interesa a los usuarios es la garantía de detección de cualquier modificación de los datos firmados, proporcionando una integridad total ante alteraciones fortuitas o deliberadas durante la transmisión del documento firmado. El hecho de que la firma sea creada por el usuario mediante medios que mantiene bajo su propio control (clave privada, contraseña, disco o USB, etc.) asegura la imposibilidad de efectuar lo que se conoce como  “suplantación de personalidad”.

¿Ya cuentas con FIEL/e.firma? En caso de que no, dale un vistazo a nuestra guía “Todo lo que necesitas saber para obtener tu primera FIEL”

Fundamento Legal

El Código de Comercio en su artículo 96 establece.- “Las disposiciones del presente Código serán aplicadas de modo que no excluyan, restrinjan o priven de efecto jurídico cualquier método para crear una Firma Electrónica”

Aún más, el artículo cuarto transitorio del  DECRETO por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones del Código de Comercio en Materia de Firma Electrónica, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 29 de agosto de 2003, establece que el Banco de México, en el ámbito de su competencia, regulará y coordinará a la autoridad registradora central, registradora y certificadora, de las instituciones financieras y de aquellas que acredite como prestadores de servicios de certificación.

Considerando que el propio Banco de México por convenio fechado el 4 de agosto del 2004, publicado en el Diario Oficial el 21 de septiembre del mismo año, acreditó al SAT como Agencia Certificadora y Registradora. Es en ese carácter con el que el SAT funge como Prestador de Servicios de Certificación para personas físicas.

Luego entonces es perfectamente válido firmar contratos en el ámbito mercantil con una firma electrónica avanzada amparada en un certificado digital emitido por el SAT.

Texto escrito por Alfredo Reyes Krafft y tomado de lexinformatica.co

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Qué es la FIEL o e.firma

La FIEL es una herramienta para comprobar tu identidad digitalmente. A pesar de que la FIEL es llamada una Firma Electrónica Avanzada, la FIEL no es una firma. Es una herramienta que te permite generar firmas electrónicas. Dado que millones de personas en Mexico ya tienen sus FIELes, la FIEL es la mejor herramienta para firmar y cerrar tus tratos de manera rápida, segura y fácil.

Se tramita en cualquier oficina del SAT y en el proceso de obtención se recolecta tu foto, un escaneo de tu iris, tus huellas dactilares y tu firma autógrafa, además de algunos de tus documentos oficiales. Por ello tu FIEL está ligada a ti.

La FIEL se compone de dos archivos:

• El primero es un certificado que es como tu tarjeta de identidad y contiene información como tu nombre y RFC. Es un archivo terminado en “.cer”.
• El segundo es una llave privada que está protegida por una contraseña y asegura que solo tu puedes usar tu FIEL para firmar. Con esta llave firmas electrónicamente. Es un archivo terminado en “.key”.

La ley establece que puedes usar la FIEL para firmar cualquier documento legal —ya sea los trámites del gobierno o un contrato privado— con la misma validez que una firma autógrafa.

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