Pero ¿qué es Mifiel? Es la principal plataforma de firma electrónica de contratos en México, la cual simplifica el proceso de firma electrónica sin sacrificar solidez jurídica. Mifiel cuenta con una API REST, por lo que funciona con cualquier lenguaje de programación con el que quieras integrarla. Para eficientar tu proceso de integración, contamos con librerías de los principales lenguajes de programación, incluyendo PHP, la cual puedes añadir mediante Composer usando este comando: php composer.phar require mifiel/api-client

Este artículo se enfoca en resolver las dudas más comunes sobre la implementación de la firma electrónica mediante una API en sistemas que utilizan PHP, guiándote paso a paso.

Proceso de Integración de la API: un Vistazo

Integrar la API implica la necesidad de crear documentos y gestionar firmas. Los pasos principales para integrarla son:

1. Genera tu documento. Primero tienes que generar una versión del documento que será firmado en formato PDF. Puedes apoyarte de alguna librería PHP para crear o convertir documentos a PDF, como FPDF o TCPDF.
2. Envía el documento al servidor de Mifiel mediante la API. Esto se hace mediante una solicitud POST. Deberás incluir detalles como los correos electrónicos de los firmantes y una URL de callback para notificaciones de firma.
3. Presenta el flujo de firma a tu firmante. Para hacerlo dentro de tu sitio web, debes utilizar el widget de firma de Mifiel, el cual es la interfaz visual integrada en tu sitio web donde los firmantes pueden revisar el contenido del documento y firmarlo.
4. Obtén el documento firmado. Tendrás que realizar llamadas autenticadas a los endpoints del documento para poder descargarlo.

Cómo Enviar el Documento al Servidor

La solicitud POST en PHP para enviar el documento debe verse similar a esta:

require 'vendor/autoload.php';
use Mifiel\Document;

$document = new Document([
  'file_path' => 'path/to/my-file.pdf',
  'signatories' => [[
    'name' => 'Nombre de Firmante',
    'email' => 'firmante@email.com',
    'tax_id' =>  'RFC de firmante'
  ]]
]);
$document->save();

Y la respuesta del servidor debe verse así:

{
  "id": "c914e1ed-a84d-465e-bee8-f3fadf7b7280",
  "original_hash": "f40243ee412ec8f297245feea8a489e7599c5e1b77bc4bf0e92bd3ed48d86b43",
  "created_at": "2022-01-17T16:34:15.065Z",
  "state": "pending",
  "file_file_name": "contrato-ejemplo.pdf",
  "callback_url": "https://my-site.com/mifiel-webhook",
  "file": "/api/v1/documents/c914e1ed-a84d-465e-bee8-f3fadf7b7280/file",
  "signers": [{
    "id": "dc9d63f6-11af-4840-af14-0e51e6da5da4",
    "email": "firmante@email.com",
    "name": "Nombre de Firmante",
    "tax_id": "RFC de firmante",
    "signed": false,
    "widget_id": "5suH28S3f2"
  }]
}

Cómo Integrar el Widget de Firma en tu Sitio Web

El widget es la parte visible de la integración de Mifiel en un sitio web, el cual se muestra como una interfaz donde los firmantes pueden revisar el contenido del documento y firmarlo. Para integrar el widget de firma en tu sitio web, debes insertar un script en tu página web el cual carga un iframe. 
Aquí puedes ver un ejemplo del código HTML para implementar el widget en tu página y cómo lo vería el firmante. Al cargarlo, pone disponible a través de `window.mifiel` una función para cargar el widget dinámicamente. El código de este ejemplo apunta a sandbox.mifiel.com, nuestro servidor de pruebas. Para producción tienes que modificarlo para que apunte a mifiel.com.

Manejo de Callbacks y Respuestas del Servidor

Gestión de Callbacks de Firma

La integración efectiva con la API de Mifiel también implica manejar adecuadamente los callbacks. Cuando un documento se firma en el widget, Mifiel enviará una solicitud POST a tu servidor con información relevante. Esto requiere que configures un endpoint que pueda procesar estas solicitudes. Por ejemplo, cuando todos los firmantes hayan firmado un documento, recibirás un callback con detalles para descargar el documento firmado que se verá así:

Obtención de Documentos Firmados

Una vez que recibas la notificación de que un documento ha sido firmado, puedes proceder a descargarlo. Esto se hace mediante solicitudes a los endpoints proporcionados en el callback.

Actualización del Estado del Documento

Finalmente, es importante que actualices el estado del documento en tu sistema para reflejar que ha sido firmado. Esto asegura que tu flujo de trabajo y tus registros estén siempre actualizados.

Ahora, seguramente quieres comenzar a realizar tu implementación de la API de firma electrónica de Mifiel usando PHP. A continuación te presentamos los pasos a seguir para lograrlo.

Cómo Comenzar a Usar la API de Mifiel en PHP

Para iniciar con la API de Mifiel en tu proyecto PHP, sigue estos pasos:

1. Crea una cuenta en el ambiente de pruebas (sandbox) de Mifiel. Esto te permitirá experimentar tanto como requieras.
2. Cuando tengas una cuenta creada y confirmada, se te acreditarán 5 documentos. Si los agotas, puedes solicitarnos más a través del chat de Mifiel o al correo ayuda@mifiel.com indicando tu correo de usuario y los acreditaremos en tu cuenta de ambiente sandbox.
3. Obtén tus Access Tokens. Necesitarás estos tokens para autenticar tus llamadas a la API.
4. Revisa la documentación de la API. Encuentra ejemplos y detalles técnicos en nuestra documentación.
5. Instala la librería PHP de Mifiel. Disponible en nuestro repositorio de GitHub, esta librería te facilitará el trabajo.
6. Requerirás una e.firma para firmar los documentos en sandbox. Si no cuentas con una, puedes generar una de prueba.
7. Desarrolla y prueba tu implementación. Utiliza el entorno de sandbox para probar tu integración.
8. Pasa a producción. Una vez que estés listo, cambia tus endpoints y tokens para utilizar la versión de producción de la API. Para ello, no olvides crear tu cuenta en ambiente de producción y obtener tus access tokens para dicho ambiente.

Preguntas Frecuentes

¿Cuánto tiempo lleva integrar la API de firma electrónica en PHP?

El tiempo de integración puede variar. Para algunos, puede ser cuestión de semanas; para otros, puede tomar más tiempo, dependiendo de la complejidad de tu sistema. La clave es tener un diseño claro de tu implementación antes de comenzar a escribir código.

¿Mifiel ofrece librerías específicas para PHP?

Sí, Mifiel ofrece una librería específica para PHP, facilitando la integración. Esta librería está disponible en nuestro repositorio de GitHub y proporciona una base sólida para empezar tu implementación. Puedes instalar rápidamente esta librería mediante Composer con el siguiente comando:

php composer.phar require mifiel/api-client

Ahora que tienes tu archivo composer.json actualizado, requerirá el archivo vendor/autoload.php para usar PSR-4 y así poder cargar automáticamente la librería.

¿Puedo personalizar el widget de firma para que se integre mejor en mi sitio web PHP?

Sí, puedes personalizar aspectos del widget como sus colores y su ubicación en tu página para que se alinee con el diseño de tu sitio web y tu marca.

En Conclusión: Maximizando Tus Procesos con la API de Mifiel Usando PHP

A lo largo de este artículo, hemos explorado detalladamente cómo integrar la API de firma digital de Mifiel en sistemas que utilizan PHP. Desde la generación de documentos en formato PDF, hasta la obtención de documentos firmados, ahora conoces a detalle el proceso para realizarlo.

Con la información y ejemplos proporcionados, tienes una base sólida para comenzar tu propia implementación. Si tienes preguntas adicionales o necesitas asistencia específica para tu caso, no dudes en contactarnos a través de nuestro chat.

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Al respecto, una pregunta surge frecuentemente en nuestra comunicación con prospectos y clientes: ¿puedo conectar Mifiel con aplicaciones que uso día a día en mi organización sin saber programar?

Hasta hace poco no era posible. Pero para responder a esta necesidad, recientemente listamos Mifiel en el servicio de Zapier.

Zapier – qué es

Zapier es una plataforma online de automatización de tareas.

Funciona con condicionales simples, sirviendo como puente entre dos o más aplicaciones. Si en la aplicación A sucede un hecho específico, se desencadena una acción en la aplicación B, que a su vez puede disparar una acción en la aplicación C, y así sucesivamente según se requiera.

Su enfoque es en procesos de trabajo. Actualmente pueden conectarse HubSpot, Google Forms, Slack, MailChimp, SugarCRM, etc. Hay más de 1,500 servicios disponibles.

Qué necesitas para conectar aplicaciones a Mifiel mediante Zapier

Primero necesitas tres cuentas, una por cada servicio que utilizarás:

• Zapier. Tienen un plan gratuito que puede servirte.
• Mifiel. Requieres tener contratada y activa la solución especializada de integraciones y documentos disponibles para utilizar.
• Cada servicio que conectarás con Mifiel vía Zapier. Hay servicios gratuitos y otros de pago.

También tendrás que solicitar a Mifiel crear una plantilla HTML en tu cuenta. Únicamente proporciona un documento base e indica las variables que ingresarán tus firmantes.

Forzosamente deben colocar un correo electrónico para poder enviarles la invitación a firma, por lo que siempre deberá incluirse esa variable. Entre los datos que probablemente también requerirás están nombre o denominación social, RFC (necesario si activas la restricción por RFC), domicilio, etc.

Cómo conectar diferentes servicios a Mifiel vía Zapier

¿Todo listo? ¡Muy bien! Ahora puedes automatizar tu creación de documentos en Mifiel gracias a Zapier.

Las conexiones en Zapier se hacen mediante condicionales llamados Zaps. Actualmente tenemos tutoriales para conectar hojas de cálculo en Google Sheets y formularios en Google Forms a Mifiel mediante Zapier. Gradualmente agregaremos más que identifiquemos de utilidad para nuestros usuarios.

Pero hay una forma más sencilla de lograrlo: con plantillas. Por ello hemos creado los siguientes Zap Templates para crear los Zaps de los tutoriales que acabamos de mencionar. Solo da clic en el botón “Use this Zap” para la automatización que te interese y en pocos minutos lo tendrás configurado.

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La parte no visible para el usuario es la API REST, la cual se usa para implementar la comunicación entre tu servidor y el nuestro.. Pero la parte visible en esta integración es el widget de Mifiel, código que se ejecuta en el navegador.

Este widget es necesario para integrar Mifiel en tu sitio. ¿Por qué?

Funcionamiento del widget de Mifiel

Primero es necesario entender un fundamento legal clave para la firma electrónica avanzada. El Artículo 97 del Código de Comercio en su fracción segunda establece que los datos sensibles de la e.firma (llave privada y su contraseña) del usuario deben estar en todo momento bajo el control exclusivo del firmante.

Cuando el usuario interactúa con un sitio web, esto implica que el proceso de firma debe ejecutarse directamente en su propio navegador.

Por ello, una mala práctica que puede llevar a la invalidación de la firma, es pedirle al usuario los archivos de su e.firma, subirlos al servidor y ejecutar el proceso de firma en el servidor. Nuestro widget no hace eso. Entonces, ¿cómo asegura que el firmante mantenga su llave privada y contraseña bajo su control?

El widget de Mifiel contiene las librerías criptográficas para ejecutar la firma en el navegador respetando los lineamientos establecidos en el Código de Comercio.

Además, el widget incluye un visualizador de PDF para que tus usuarios puedan leer el documento que van a firmar y una rutina para eliminar los datos sensibles del navegador una vez terminado el proceso de firma.

Por lo tanto, si una persona ingresa a tu sitio web que tiene el widget de Mifiel integrado, puede tener por seguro que sus datos sensibles siempre se mantienen en su computadora y que el documento que ve en pantalla es el que firmará.

Este widget tiene detrás más de cinco años de trabajo continuo y mejoras. En ese tiempo hemos logrado optimizarlo para minimizar el dropoff o abandono de los firmantes.

¿Tienes dudas sobre la integración del widget de Mifiel? Comunícate a ayuda@mifiel.com, será un gusto apoyarte.

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¿Cómo podemos atender a los usuarios que, además de la firma digital, requieren de las funcionalidades de un software de gestión contractual? Para responder a esta necesidad, Webdox, la solución CLM líder en Latinoamérica, recientemente integró Mifiel en su plataforma.

A continuación te explicamos cómo puedes usar Mifiel dentro de Webdox.

Qué necesito para usar Mifiel en Webdox

Siendo cliente de Webdox únicamente tienes que contactarlos para solicitar y contratar la funcionalidad de Mifiel.

Una vez activado el módulo de Firma Electrónica Avanzada de Mifiel en Webdox, podrás incluir un proceso de firma en tu workflow. ¿Cómo se hace esto? A continuación podrás verlo en acción.

Cómo solicitar firmas en Mifiel desde Webdox

Con el módulo de Mifiel activado en Webdox, podrás realizar los pasos necesarios dentro de tu workflow, desde la generación de la primera versión hasta la última aprobación requerida. Sigue este procedimiento:

1. En el paso de firma del workflow dentro de Webdox, agrega a tus firmantes como usuarios externos. Selecciona “MEX” como código de país e indica el nombre de cada firmante, su correo y RFC.
2. Cuando estén agregados todos los firmantes, da clic en “Completar paso” y oprime “Aceptar”. Esto enviará las invitaciones de firma y dejará el paso en espera.
3. Cada firmante recibirá en su correo la solicitud para firmar el documento. La firma no la realizará dentro de Webdox, sino en Mifiel.
4. En el momento en que todos hayan firmado exitosamente, se cerrará el paso de firma en Webdox y se abrirá el siguiente paso definido en el workflow, como puede ser la clasificación del documento.

Así, tu equipo de trabajo podrá continuar sin contratiempos el proceso de gestión contractual.

Firmar en Mifiel es muy fácil. Solo necesitas contar con tu e.firma válida y vigente del SAT. En este video te explicamos paso a paso cómo hacerlo.

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El cambio será automático. No tendrás que ajustar tu código ni realizar programaciones adicionales.

¿En qué consisten estos cambios?

Más personalizaciones de colores

Refleja la identidad de tu empresa con mayor control sobre las personalizaciones de colores. El widget combinará a la perfección con el aspecto y sensación de tu sitio.

Mayor contexto en mensajes de error para resolver problemas

Ahora con mensajes más informativos (que incluyen enlaces a artículos con explicaciones más detalladas) guiamos a los firmantes para que puedan resolver ellos mismos los problemas que tengan durante el proceso de firma. Reduce la carga de trabajo para tu equipo de operaciones, cierra tus contratos más rápido y mantén contentos a tus clientes.

Usabilidad puesta a prueba

9 de cada 10 firmantes* en nuestras pruebas de usabilidad firmaron exitosamente en el nuevo widget sin experimentar un solo error (en promedio les tomó 3.2 minutos completar el proceso).
*Los firmantes no tenían experiencia previa utilizando una e.firma (FIEL) ni Mifiel.

Mejor experiencia en pantallas pequeñas

¿Tu usuario utiliza un navegador de smartphone? ¿El widget no ocupa el ancho total de tu página? No sacrifiques la usabilidad.

Ahora hay una composición vertical y botones de navegación fijados en la parte superior para encontrarlos fácilmente.

Además:

• Los botones de navegación entre pasos (visualización y firma) hacen más claro el proceso.
• El nombre y características del documento se muestran a firmantes para darles mayor contexto.
• El usuario puede arrastrar y soltar los archivos de su e.firma.

Al simplificar el proceso de firma, queremos ayudar a tu organización a cerrar sus contratos con celeridad.

Ve el nuevo widget en acción:

Si tienes alguna pregunta, no dudes en contactarnos mediante el chat oprimiendo el siguiente botón.

Chatea con Mifiel

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Al ya no ubicarse en un espacio físico con acceso compartido por diferentes personas, los documentos se almacenan en las cuentas de cada usuario. Es ahí donde surgen preguntas como ¿debería cada involucrado tener cuenta en la plataforma?, ¿es mejor que haya una sola cuenta para todos en el equipo?, ¿de qué manera pueden mantenerse seguras las contraseñas al compartirlas?, entre otras.

En esos momentos pueden plantearse soluciones, pero ninguna que satisfaga al 100 % las necesidades organizacionales. Por ello, en Mifiel ahora tenemos disponible la solución de Cuenta Organizacional, la cual facilita la gestión compartida de contratos digitales y otra documentación. ¿En qué consiste?

Organizaciones en Mifiel: Gestión compartida de contratos con niveles de permisos

Nuestra función de Organizaciones permite crear un espacio o cuenta organizacional. Allí podrán agregar miembros con distintos niveles de acceso a los documentos y de permisos. Estos pueden ser respecto de la organización creada, como agregar y eliminar integrantes, y respecto de los documentos, como realizar cambios en los firmantes y en los documentos en sí.

Mediante esta jerarquía, la organización puede contar con diversos agentes individuales. Ellos mantienen completo control únicamente de los contratos que ellos suben y gestionan, impidiendo que vean o administren los de otros agentes.

Por su parte, los gerentes de cada área tienen posibilidad de conocer qué sucede con la documentación de los agentes a su cargo.

Asimismo, los administradores cuentan con los permisos para gestionar todo lo relativo a pagos, facturación y adquirir más documentos cuando la organización los requiera.

La funcionalidad de Organizaciones ¿es para mi?

Probablemente las PyME con pocas personas gestionando su documentación a firmar no requieran de esta funcionalidad. En cambio, las compañías que están creciendo, o que son más grandes donde distintas personas de diferentes áreas administran los contratos pueden beneficiarse de ella.

Algunos ejemplos de integrantes de una organización que pueden aprovechar esta característica son:

• Aquellos que coordinan la firma de contratos con las contrapartes, como los agentes de ventas que envían documentos a sus prospectos, los ejecutivos de cuenta, entre otros.
• Los integrantes que requieren conocer el estatus de los documentos de la organización sin importar que ellos no los hayan creado, como los supervisores, gerentes, el área jurídica, auditores, entre otros.
• Miembros que necesiten acceder a los documentos en cualquier momento después de firmarse.

Por otra parte, esta funcionalidad es adecuada para equipos gestionando contratos digitales de manera colaborativa, porque cada persona ingresa con sus propias credenciales de Mifiel.com y con ello tiene acceso a la cuenta organizacional con permisos específicos para ella.

De lo contrario, sería necesario compartir las credenciales de una sola cuenta entre todos los miembros que la requieran. Aunque parece una solución viable, trae consigo varios problemas que terminan siendo de mayor impacto.

• Primero, se hace imposible llevar un rastro confiable respecto de quién realizó qué acción con cada documento, ya que desde la perspectiva de la plataforma todas las acciones las realiza el mismo usuario.
• Segundo, cuando en la empresa hay una alta rotación de personal, podría perderse acceso a los documentos si la persona encargada de gestionar los contratos y por ende de custodiar la contraseña deja de formar parte de la organización.
• Tercero, en cuestión de seguridad, compartir contraseñas incrementa la posibilidad de que estas sean robadas, o bien, de que las personas autorizadas hagan un mal uso de ellas, sea o no de manera deliberada.

Ventajas de la función de Organizaciones en Mifiel

Los integrantes de tu equipo vienen y van, pero tus documentos se quedan

La mayor ventaja es que todos los documentos de tu compañía se quedan en el mismo lugar. Así, aunque los integrantes del equipo cambien constantemente, los contratos digitales siguen perteneciendo a tu organización de manera permanente.

Realiza las acciones necesarias en los documentos

También es de gran utilidad para los encargados del área jurídica o del equipo de operaciones en la organización al asignarles el rol de gerentes o administradores.

Además de permitirles visualizar en tiempo real el estatus de cualquier documento sin necesidad de acercarse a cada integrante del equipo, hace posible realizar cualquier acción que el documento requiera en el momento, desde editar firmantes hasta eliminar y cerrar documentos.

Así pueden tomarse las riendas del proceso de cada contrato en la organización de forma sencilla.

Controla el uso de créditos y adquiere paquetes conforme los requieras

Para los integrantes adecuados que tengan asignado el rol de administrador, la función de organizaciones les otorga visibilidad y control completos no solo sobre cada documento, sino de cómo han consumido los documentos cada uno los miembros de la organización.

Agrega tantos miembros como requieras

Las organizaciones en Mifiel no tienen un límite de integrantes, puedes agregar tantos como necesites sin que esto involucre un costo adicional para la organización ni para cada usuario.

La cuenta multiusuario es una funcionalidad de pago. Únicamente el creador de la cuenta requiere tenerla contratada, los miembros agregados no requieren contratarl

Usando Organizaciones en Mifiel

Crear y gestionar una organización en Mifiel es muy sencillo. En el siguiente video te mostramos cómo hacerlo.

¿Cómo contrato la característica de Organizaciones?

Para poder crear una organización, debes contar con la funcionalidad de cuenta organizacional contratada y activa en tu cuenta.

Da clic aquí para conocer todas las soluciones especializadas disponibles para contratación en Mifiel.

En conclusión

Al utilizar la funcionalidad de organizaciones, los miembros de un mismo equipo tendrán acceso a una cuenta organizacional en la que podrán realizar solo las acciones que sus privilegios dentro de esta les permitan, emulando al proceso que realizaban con contratos en papel pero con todas las ventajas de la firma digital.

Esto es particularmente útil para empresas medianas y grandes con múltiples personas de diferentes áreas y jerarquías que requieren administrar la documentación que su organización manda a firmar en Mifiel.

¿Quieres implementar las cuentas organizacionales en tu equipo para mejorar la gestión del ciclo de vida de tus contratos? Contáctanos por medio de nuestro chat utilizando el siguiente botón.

Contacta a Mifiel

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Un ejemplo de esta necesidad es un banco multinacional con operaciones en México, cuya regulación bancaria le prohíbe compartir el contenido de sus documentos con terceros. Por ello, necesita firmar electrónicamente sin que Mifiel —ni ningún otro tercero— pueda acceder a su contenido. Para estos casos, contamos con un mecanismo llamado proceso de firma privado.

Proceso de firma privado – aplicando los principios del cifrado punto a punto

Cuando usas el proceso de firma privado, el documento se cifra en tu navegador con las llaves públicas de las e.firmas de los firmantes. Gracias a este cifrado punto a punto, el contenido del documento permanece protegido en todo momento: ningún tercero, incluyendo Mifiel, puede descifrarlo ni acceder a su contenido. 

Esto significa que, incluso en caso de un ciberataque o si Mifiel recibe una orden judicial solicitando el contenido del documento, tu información permanece segura e inaccesible.

Este mecanismo de seguridad funciona de forma similar al cifrado utilizado en aplicaciones de mensajería como WhatsApp o aplicaciones de correos electrónicos como ProtonMail.

Privacidad absoluta, con una solución llave en mano

Con la solución de firma privada de Mifiel, tu organización obtiene el más alto nivel de confidencialidad al firmar documentos electrónicos, sin la complejidad y el costo de implementar y mantener un sistema propio. 

Es una solución llave en mano, lista para usarse de inmediato, que permite a tu equipo mantener la seguridad de los documentos sin fricciones. No requiere instalar servidores, gestionar infraestructura técnica ni realizar configuraciones complicadas para proteger tu información más sensible. 

Cómo utilizar el proceso de firma privado en Mifiel

Puedes acceder a esta funcionalidad de dos formas:

• A través de nuestra API, si deseas conectarla a tus propios sistemas.
• O desde la interfaz gráfica de Mifiel.com, sin necesidad de conocimientos técnicos.
  

Tú eliges la opción más adecuada para tu organización.

En conclusión

Si tu organización necesita firmar documentos electrónicamente con el más alto nivel de confidencialidad, sin complicar el proceso de integración, el proceso de firma privado de Mifiel es la solución ideal.

¿Quieres explorar cómo implementarlo en tu empresa? Escríbenos por el chat, con gusto te asesoramos.

Chatea con Mifiel

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A lo largo de esta página, encontrarás las principales funcionalidades de nuestro producto*, con una breve descripción de cada una y una explicación respecto a quiénes pueden beneficiarse de su uso. Esperamos que esta información sea de ayuda para tu proceso de evaluación.

*Si bien algunas de estas características se incluyen para todos nuestros usuarios, otras deben contratarse por separado. Para más información, puedes revisar nuestra página de precios haciendo clic aquí.

Funcionalidades de Mifiel

Para crear y gestionar documentos

Restricción por RFC

Cómo funciona

Al crear el documento, indica el RFC con homoclave de cada firmante para restringir quién puede firmar.

Los firmantes solo podrán firmar si el RFC en su e.firma coincide con el RFC indicado. De esta manera te aseguras de que firme la persona física o moral que necesitas.

Casos recomendados

Cuando requieres que tu contraparte firme con la e.firma de una persona con un RFC conocido específico (p. ej. evitar firmar con certificado de persona física en lugar de moral y viceversa, correo equivocado).

Expiración de documentos

Cómo funciona

Elimina automáticamente documentos que no se firmaron antes de la fecha límite, así los firmantes no podrán acceder al documento o firmarlo después de esa fecha, además evitas borrarlo manualmente.

Casos recomendados

Contratos que deben firmarse antes de una fecha específica, especialmente si manejas un alto volumen de documentos.

Recordatorios automáticos

Cómo funciona

¿Alguien falta por firmar? Nosotros le enviamos automáticamente una notificación por correo electrónico, así no lo haces manualmente.

Solo debes elegir la periodicidad de los recordatorios: diarios, cada tres días (opción por defecto) o cada semana.

Casos recomendados

Cuando es importante que el documento en cuestión sea firmado a la brevedad.

Integración API

Cómo funciona

Crea documentos y solicita su firma sin utilizar nuestra interfaz gráfica.

De esta manera también puedes usar plantillas para tus documentos, el proceso es el siguiente:

1. Envías el documento base e indicas los campos que cambian.
2. Cada vez que necesites firmas, nos envías las variables y el correo de firmantes y espectadores mediante la API.
3. Con esta información, nuestro sistema automáticamente crea el documento y envía las invitaciones a firmar.

Tenemos librerías para, PHP, Ruby, Python, Javascript (Node), C# y Java.

Casos recomendados

Integrar la API es de gran utilidad, pero no es una solución adecuada para todas las organizaciones. Es mejor integrarla cuando:

• Ya tienes un sistema automatizado para generar documentos.
• Manejas un alto volumen de documentos.
• Preferentemente cuentas con un equipo técnico que pueda realizar la integración.

Para grandes equipos de trabajo

Organizaciones

Cómo funciona

Esta funcionalidad hace posible que distintos miembros de un equipo de trabajo administren documentos de acuerdo a roles asignados con privilegios específicos desde un sola cuenta organizacional.

Con ello diversos miembros de tu equipo tendrán visibilidad sobre los documentos de la organización, así pueden revisar su estatus y visualizar documentos firmados.

Si su rol dentro de la organización se los permite, podrán gestionar tus documentos, es decir, realizar modificaciones, agregar, eliminar y editar firmantes además de enviarles recordatorios de firma.

Casos recomendados

Cuando varios integrantes de tu organización deben gestionar la creación y firma de documentos, entre ellos:

• Ejecutivos de cuenta.
• Agentes de ventas.
• Miembros del área jurídica.

Proceso de firma privado

Cómo funciona

Gestiona tus documentos sin que el sistema de Mifiel (en ningún momento) tenga acceso a su contenido, mediante un cifrado utilizando la e.firma de los firmantes. De esta manera únicamente quienes tengan los permisos adecuados en la organización y los firmantes podrán visualizarlo, nadie más.

El proceso de firma privado puede hacerse vía API y ahora también desde Mifiel.com sin necesidad de integraciones, para que puedas comenzar de inmediato.

Casos recomendados

El cifrado punto a punto es el patrón oro en seguridad y privacidad. Por ello es ideal para organizaciones que por cuestiones legales o de procedimientos internos no pueden compartir el contenido de su documentación con terceras partes.

Incluso con órdenes judiciales, para Mifiel sería imposible compartir el contenido del documento.

Para firmar documentos

App móvil

Características

Firma tus documentos con tu e.firma desde tu smartphone. Disponible para iOS y Android. Cada que seas invitado a firmar, recibirás una notificación push, y en dispositivos compatibles puedes firmar usando tu huella digital o tu cara, evitando así ingresar la contraseña de tu e.firma cada que firmes.

Casos recomendados

Indicada si tú o tus contrapartes requieren firmar frecuentemente o antes de una fecha específica, así podrán firmar instantáneamente desde su smartphone aunque estén fuera de la oficina.

White-label

Características

Branding personalizado de los correos y páginas de firmas. Asegura que la identidad de tu marca (logotipo y colores corporativos) se mantengan durante todo el proceso de firma, como si tus firmantes estuvieran en tu sitio web.

Casos recomendados

Cuando quieres reflejar la identidad de tu marca durante el proceso de firma para brindar una experiencia uniforme a tus usuarios, pero no quieres o no puedes integrar la API.

Flujo de firma dentro de tu sitio web

Características

Permite a tus usuarios firmar sin salir de tu sitio web mediante un flujo integrado, así mantienes una experiencia en un solo centro de interacciones con tus clientes: tu sitio web.

¿Necesitas que tus usuarios firmen múltiples documentos a la vez como parte de un proceso? Tus firmantes también pueden hacerlo ingresando una sola vez su e.firma y no por cada documento.

Casos recomendados

• Ya tienes un sistema con el que tus usuarios interactúan.
• Tienes un sitio web y quieres integrar el flujo de firma.
• Tienes la API integrada para el flujo de creación de documentos.

Cómo comenzar

Regístrate en Mifiel. Obtendrás 5 documentos sin costo, utilízalos para tus pruebas. Cuando los agotes, podrás comprar los que requieras.

Dependiendo de las funcionalidades que requieras, podrías necesitar contactar a nuestro equipo por chat para contratarlas.

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The post Firma contratos digitalmente con tu e.firma – Características de Mifiel appeared first on Mifiel Blog.

Aunque a simple vista parecen lo mismo —ambas se componen de un archivo *.cer y un archivo *.key—, una e.firma es distinta de un sello digital. ¿Cuáles son las diferencias entre ambos?

La e.firma o FIEL se obtiene en las oficinas del SAT. Al tratarse de un certificado de uso general, puede utilizarse en trámites gubernamentales y también para suscribir contratos privados en plataformas como Mifiel.

Por su parte, el CSD —el cual se tramita en línea utilizando tu e.firma— es un certificado de uso específico y solo puede usarse para “timbrar” o emitir facturas (CFDI) mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

Tengo los archivos en mi computadora o memoria USB, ¿cómo los distingo?

Generalmente el certificado de la e.firma incluye tu RFC en el nombre del archivo. Por su parte, el certificado de sello digital suele tener las siglas “CSD” en el nombre del archivo. Asegúrate de seleccionar los archivos correctos al intentar firmar.

Mi contador se encarga de todo eso, ¿qué archivos debo pedirle para usar Mifiel?

Indícale a tu contador que requieres los archivos de tu FIEL o e.firma, no los del sello digital. Por otra parte, recuerda que no es recomendable compartir los archivos de tu FIEL con el contador, pues un mal manejo podría derivar en problemas imputables a ti.

The post FIEL / e.firma vs. CSD, ¿cuál es la diferencia? appeared first on Mifiel Blog.

No obstante, un aspecto que todavía parece firmemente anclado en el siglo XIX es la firma de documentos. Ya sea porque todavía da desconfianza hacer algunas cosas en línea, para los abogados ‘el papelito habla’, o simplemente la posibilidad de hacerlo no es muy conocida, lo cierto es que muchas empresas padecen un rezago en esta área.

Pero como dicen por ahí, ‘renovarse o morir’. Es un hecho que las empresas —y personas— que tengan la capacidad de adaptarse mejor a los cambios constantes de nuestra era serán las que sobrevivan y prosperen.

Sin embargo, no se trata de adoptar una tecnología sólo porque es novedosa y queremos ser punta de lanza (levanten la mano todos los que tienen cuando menos un ‘gadget’ arrumbado en un cajón). Lo más eficiente —e inteligente— es evaluar si dicha tecnología en realidad puede eficientar nuestros procesos y cuál sería la mejor forma de implementarla.

Para ayudarte a evaluar si Mifiel es el servicio adecuado para las necesidades de tu empresa y obtener una cotización en caso de que sea lo que necesitas, contáctanos mediante el siguiente botón.

Chatea con Mifiel

En esta infografía puedes conocer un poco más sobre quién tiene e.firma en México. Si quieres hacer un pequeño muestreo para saber si tus firmantes cuentan con FIEL, te decimos cómo hacerlo.

La firma electrónica avanzada cuenta con presunciones legales que ofrecen una gran ventaja en caso de juicio. Puedes leer más al respecto en el siguiente artículo.

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Firmar documentos electrónicamente —sin reunirse en persona— puede ser una herramienta crucial durante esta coyuntura y queremos que puedas hacer este ajuste temporal sin que te preocupes por el costo. 

Es por esto que desde el 27 de marzo y hasta el próximo 15 de mayo de 2020, los documentos firmados en Mifiel no tendrán costo.

¿Cómo funcionará?

• Si ya eres usuario de Mifiel, el 16 de mayo recibirás un reintegro de documentos igual a la suma de los documentos que hayas utilizado durante este periodo.
• Si eres un usuario nuevo, solo tienes que registrarte en Mifiel y el sistema te acreditará 1,000 (mil) documentos que podrás usar libremente hasta el día 15 de mayo. Si requieres más de mil documentos, por favor contáctanos por el chat que tenemos habilitado en la página o al correo ayuda@mifiel.com. Los documentos no utilizados expirarán el 15 de mayo a las 11:59 pm, hora del centro de México.
• No habrá límite en cuanto al número de documentos que puedes firmar de manera gratuita durante este periodo.

¿Cómo sé si Mifiel es adecuado para mí?

Evalúa el tipo de firma electrónica que requieres

En el mercado, existen dos tipos de soluciones de firma digital: las que funcionan con firma electrónica avanzada (FEA) y las que utilizan firma electrónica simple.

Mifiel es una solución que trabaja con certificados de FEA emitidos por el SAT, conocidos como e.firma o FIEL, que permite que los documentos firmados cuenten con presunciones legales de atribución e integridad. Las soluciones de firma simple no requieren que los firmantes tramiten certificados y son relativamente fáciles de implementar, pero no permiten tener presunciones legales.

Si tus firmantes cuentan con una e.firma, Mifiel es adecuado para ti durante esta contingencia sanitaria.

Conoce la legalidad de la firma de contratos con la FIEL

La firma de contratos privados con firma electrónica avanzada está reconocida en la legislación aplicable de México: el Código de Comercio. Su artículo 89 bis indica la validez de la documentación electrónica, y el artículo 97 las características de una FEA.

¿Convencido?

Regístrate y comienza a firmar ya tus contratos.

Por ahora, no será necesario pagar por usar nuestros servicios a menos que requieras funcionalidades especiales no incluidas en el plan Esencial, como el cifrado de documentos punto a punto (de tal forma que ningún tercero —ni siquiera Mifiel— pueda visualizar su contenido) o la integración API. De requerir dichas funciones, contáctanos para contratar un plan.

Si todos tomamos las precauciones necesarias ahora, podemos reducir la propagación del virus en todo México. Los siguientes meses serán difíciles, pero queremos que sepas que estamos aquí para ayudarte con lo que necesites.

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No obstante, los servicios en la nube presentan una desventaja en cuanto a privacidad y control de información ya que un tercero maneja los datos.

En el caso de Mifiel, para la mayoría de los usos esta desventaja no presenta un problema ya que seguimos mejores prácticas de seguridad de la industria y contamos con una política de privacidad de la información. Sin embargo, hay contextos donde por regulación o por la naturaleza de la misma información no es posible compartirla con terceros.

Para responder a las necesidades de dichos usuarios, desarrollamos una funcionalidad que combina lo mejor de ambos mundos. Este es el cifrado de punto a punto o de extremo a extremo. ¿En qué consiste?

Qué es el cifrado de punto a punto

El cifrado de punto a punto suele utilizarse en comunicaciones como correos electrónicos y mensajería instantánea. Su finalidad es que ni el proveedor del servicio ni algún tercero —si es que logra interceptar la comunicación— puedan leer el contenido del mensaje.

El más popular ejemplo actualmente (pero no el único) es el de WhatsApp. Seguramente has visto en tus chats la frase “Los mensajes y llamadas en este chat ahora están protegidos con cifrado de extremo a extremo”.

La premisa del funcionamiento del cifrado de punto a punto de Mifiel es la misma: únicamente los solicitantes y firmantes de cada documento pueden visualizarlos mediante sus llaves privadas.

A diferencia de las aplicaciones de mensajería que generan los juegos de llaves públicas y privadas, en Mifiel se utilizan las llaves —públicas y privadas-— que componen la FIEL/e.firma del SAT para cifrar y descifrar los documentos.

Cómo se usa el sistema de cifrado en Mifiel

Por el momento la funcionalidad de cifrado punto a punto de documentos solo puede utilizarse mediante de la API de Mifiel. La interfaz para descifrarlos y firmarlos sí está disponible en Mifiel.com y funciona así:

1. El usuario accede al documento mediante la notificación de firma en su correo electrónico y oprime el botón para firmar, o si tiene cuenta en Mifiel, también puede hacerlo desde la sección “Mis Documentos” en Mifiel.com, como con cualquier otro documento en la plataforma.
2. La interfaz de Mifiel muestra un aviso indicando que el documento está encriptado.
3. Para desencriptar o descifrar el documento y poder visualizarlo, el usuario debe confirmar que sus datos son correctos. De ser así, puede cargar su llave privada e ingresar la contraseña de la misma.
4. Si es exitoso, Mifiel mostrará al usuario el documento.
5. Cuando termine de revisarlo puede proceder a firmarlo con un solo clic—sin necesidad de cargar nuevamente los archivos de su FIEL ni de ingresar la contraseña.

Una vez que todos los involucrados firmaron el documento, se genera un XML cifrado. ¿Cómo puede desencriptarse?

1. El usuario debe ingresar desde el correo electrónico que le notifica que el documento fue firmado por todas las partes y descargar el XML encriptado adjunto.
2. En el mismo correo se muestra un botón llamado “Proceder a desencriptar”.
3. Se presenta una pantalla en Mifiel.com donde el usuario puede cargar el XML cifrado.
4. Para validar su identidad, el usuario debe confirmar los datos de su certificado, cargar su llave privada e ingresar su respectiva contraseña.
5. De ser exitoso, puede descargar el PDF y el XML descifrados.

Conclusión

El cifrado punto a punto de Mifiel permite a las organizaciones utilizar nuestro servicio de firma digital mientras mantienen el control y privacidad de sus documentos. Es un sistema híbrido que permite aprovechar lo mejor de ambos mundos: la comodidad de un sistema en la nube con la privacidad y control de información de un servicio self hosted.

Al ser un esquema punto a punto, no incluye ninguna puerta trasera para sortearlo, así que ni siquiera con una orden judicial Mifiel podría visualizar y mostrar el contenido de los documentos cifrados, además de ser igualmente válidos como pruebas en juicio.

Actualmente solo nuestros usuarios con la funcionalidad de Bóveda Cifrada contratada pueden solicitar la firma de documentos cifrados de punto a punto—los firmantes a quienes inviten no la requieren.

¿Te gustaría implementar la firma de documentación cifrada de punto a punto en tu organización? Escríbenos al chat mediante el siguiente botón.

Contacta a Mifiel

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Si has firmado con nosotros, o si tus clientes o alguna otra persona te han presentado un documento de Mifiel, probablemente al examinar dicha página del PDF te has preguntado qué significa “hash”, qué es la constancia de conservación, por qué no ves firmas autógrafas digitalizadas, entre otras dudas.

Por ello, a continuación explicaremos los elementos que conforman a la hoja de firmas en Mifiel, la relación de cada uno con el XML y para comprenderlo mejor, algunas nociones sobre el funcionamiento de la firma electrónica avanzada.

El encabezado de la hoja de firmas en Mifiel

Al llegar a la página de firmas, lo primero que verás será el logotipo de Mifiel y la frase “Firma en línea con solidez jurídica”. Esto te indicará que el documento se firmó en Mifiel. Debajo la hoja incluye un párrafo que indica cómo se firmó el documento y el porqué de la solidez jurídica previamente mencionada.

Mifiel está diseñado para trabajar con certificados de firma electrónica avanzada, por lo que dicho párrafo comienza haciendo referencia a las disposiciones legales de nuestro país que indican las características de una firma electrónica avanzada y su equivalencia con la firma autógrafa: la Ley de Firma Electrónica Avanzada y al Código de Comercio.

El PSC que menciona dicha introducción puede ser una dependencia gubernamental o una empresa acreditada para, entre otras facultades, emitir certificados de firmas electrónicas avanzadas. Mifiel trabaja nativamente con certificados del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Un PSC puede estar acreditado para uno o más de los siguientes fines: emitir certificados de firma electrónica avanzada, emitir constancias de conservación, colocar sellos digitales de tiempo y digitalizar debidamente documentos físicos.

Por su parte, las presunciones legales indicadas en el párrafo en cuestión son las que en caso de juicio permiten garantizar que el documento no se alteró (presunción de integridad) y que los autores de las firmas son quienes aparecen como tal (presunción de atribución).

La información del documento firmado y la constancia de conservación en la hoja de firmas de Mifiel

Esta sección de la hoja comienza con un enunciado que hace referencia a algo llamado Constancia de Conservación NOM-151, emitido por un PSC acreditado para dicho fin, y que al incluirse en el documento este goza de presunción legal de integridad. Después se incluye una breve lista a dos columnas, donde los elementos 1, 2, 6 y 7 son relativos al documento y los elementos 3, 4 y 5 a la constancia de conservación, interpretándose de la siguiente manera:

1. Nombre del documento

Es el nombre original del documento y su extensión —que invariablemente sera .pdf—, incluido para que no existan dudas sobre qué documento se firmó. En el XML aparece como “file name”.

2. Hash del documento

Es el identificador único o huella digital del documento, pero ¿qué es en sí, cómo se obtiene y por qué se utiliza?

La criptografía es la base del funcionamiento de la firma electrónica avanzada y lo que la rodea. Hay dos conceptos clave al respecto: el hash y la criptografía asimétrica.

El hash es una cadena de caracteres de longitud específica, obtenida a partir de un mensaje de datos, en este caso un documento PDF. Cada mensaje o documento tiene un hash único. Dos documentos distintos no pueden tener el mismo hash, sin importar que la diferencia sea de un solo caracter (letra, dígito, espacio, punto, coma o lo que sea). Entonces el hash es irrepetible.

Cuando firmamos un documento con la FIEL, no firmamos directamente el documento sino su hash, de ahí su relevancia. En el XML aparece como “originalHash”.

3. Emisor de la constancia de conservación

La constancia de conservación es similar a colocar un sello con fecha y hora y una rúbrica en un documento para asegurar que su contenido no fue modificado. En este caso son un sello digital de tiempo y una firma digital realizada con firma electrónica avanzada, cumpliendo con la NOM 151, garantizando que el documento no se alteró tras firmar.

Únicamente un PSC acreditado para tal fin puede emitirla. Por ello, el tercer elemento de la sección es el nombre de dicho emisor. En el XML aparece como “caCertificate name”.

4. Fecha de la constancia

Esta indica la fecha y hora en que el PSC con el que Mifiel trabaja emitió la constancia de conservación para el documento firmado. Su equivalente en el XML es el sello de tiempo, que aparece como “conservancyRecord […] timestamp”. La constancia utiliza la hora coordinada universal (UTC) para evitar que se presenten confusiones cuando los firmantes se encuentran en diferentes husos horarios.

5. Número del certificado del emisor de la constancia

El quinto elemento es el número de certificado de firma electrónica avanzada que usó el emisor de la constancia para firmar. No se muestra en el XML. Por practicidad, no se incluye en el PDF la cadena de caracteres completa que conforma la constancia de conservación que sí está en el XML dentro de la etiqueta “conservancyRecord”.

6. Creador del documento

El penúltimo elemento de dicha sección dice “Documento creado por” y a continuación se indica el correo electrónico asociado a la persona u organización que subió el documento a Mifiel y solicitó su firma y, de contar con él, el nombre o razón social del solicitante. Al ser información interna de Mifiel, no cuenta con equivalente en el XML.

7. Número de páginas

Al final de la sección se indica el número de páginas del documento original para orientar al usuario. Tampoco se incluye en el XML.

Las firmas y su información identificadora en la hoja de firmas de Mifiel

Al igual que la anterior, esta sección tiene una breve introducción. En este caso indica que las firmas son atribuibles y únicas gracias a que se realizaron mediante certificados emitidos por un PSC acreditado para tal fin. La hoja de firmas muestra esta información en orden cronológico descendente, es decir, la primera firma será la de la última persona en haber firmado. La información listada es sobre el firmante, el certificado que utilizó y la firma realizada.

Información del firmante

Los primeros elementos son el nombre completo del firmante (o razón social en caso de ser persona moral) y su RFC. En el XML aparecen con el atributo “signer id” (el RFC) y “name” (el nombre o razón social).

Información del certificado

Los elementos a la mitad de esta sección son el número del certificado y el nombre del emisor. En el XML se identifican como “certificate number” e “issuer” respectivamente. Recuerda que Mifiel trabaja nativamente con certificados del SAT, así que generalmente el número de certificado será de 20 dígitos y como emisor aparecerá “Servicio de Administración Tributaria”.

Información de la firma realizada

Los últimos dos elementos de la sección son la firma electrónica y la fecha de firma

Firma electrónica

Aquí es donde puede haber un poco de confusión al no encontrar la imagen del garabato que conforma una firma manuscrita. Dicha representación visual de la firma autógrafa no se incluye porque Mifiel en ningún momento pide a sus usuarios generar una versión gráfica digitalizada de su firma o algo similar, pues su función sería meramente estética. En su lugar se incluye una cadena de caracteres que en el XML aparece dentro de la etiqueta “<signature>”.

¿De dónde sale esa cadena de caracteres, la firma en sí? Debemos comprender a grandes rasgos la criptografía asimétrica. La FIEL/e.firma del SAT implica el uso de dos archivos criptográficos:

1. .CER, un certificado que incluye una llave pública emitida por un PSC acreditado para ello
2. .KEY, una llave privada bajo exclusivo control de su dueño y protegida por una contraseña.

Cuando decimos que “firmamos con la FIEL en Mifiel”, lo que en realidad hacemos es cifrar el hash del documento usando nuestra llave privada y su contraseña, enviando a Mifiel el resultado de ello (la cadena de caracteres que conforma la firma).

Después Mifiel usa la llave pública contenida en el certificado (al que cualquier persona puede tener acceso) para descifrar o desencriptar el mensaje. Si este coincide con el hash inicialmente obtenido, Mifiel sabrá que fue el poseedor del certificado quien “firmó” expresando así su voluntad.

Fecha de firma

Es la fecha y hora exacta en que la persona firmó el documento. En el XML aparece con el atributo “signedAt”. También se muestra con el huso horario UTC.

El pie de página en la hoja de firmas de Mifiel

Al final de cada página de firmas en un PDF firmado en Mifiel, verás un código QR y un enlace que te permitirán verificar la integridad del documento de acuerdo a los datos internos de Mifiel.

Si requieres verificar no solo la integridad del documento sino la atribución de las firmas y además hacerlo de manera independiente con una herramienta auditable de código abierto, también se incluye un enlace al Verificador de Mifiel.

Por último, verás un recordatorio indicando que el PDF solo es una representación impresa y que de requerir presentar el documento firmado en juicio, también deberás presentar el XML. Además, en la esquina inferior derecha, podrás visualizar en qué página de firmas te encuentras, lo que es de utilidad cuando hay diversos firmantes y por lo tanto dos o más páginas de firmas.

En Conclusión

Las páginas de firmas presentan la información más relevante y condensada sobre el documento firmado en Mifiel, con el fin de guiar al usuario o a cualquier persona que visualice el PDF.

¿Tienes alguna duda adicional sobre la hoja de firmas o sobre el XML de los documentos firmados en Mifiel? Contáctanos por medio del siguiente botón.

Contacta a Mifiel

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1. Restricción de firmantes a través de su RFC

Restringe quién firma tus documentos. Ahora cuando creas un documento podrás agregar el RFC de las personas (físicas o morales) que requieren firmarlo. Esto significa  que tus documentos únicamente pueden ser firmados por quienes cuenten con la e.firma (FIEL) ligada al RFC que especificaste.

La funcionalidad de restricción de RFC está incluida sin costo adicional al adquirir tu paquete de documentos.

2. ¿Tienes documentos pendientes? Recuérdale a los firmantes

¿Tienes que estar llamando y enviando mensajes a los involucrados para recordarles que firmen? Con los recordatorios automáticos, nosotros lo haremos por ti. Podrás seleccionar entre distintas opciones la frecuencia con la que quieres recordarles que tienen un documento pendiente por firmar. Puedes elegir entre recordatorios diarios, cada 3 días o cada semana.

Los recordatorios de cada 3 días están incluidos sin costo adicional al adquirir tu paquete de documentos. Si requieres definir una frecuencia distinta, necesitarás contratar la solución especializada para poder hacerlo.

3. Expira automáticamente documentos sin firmar

En esta vida todo tiene un plazo y con Mifiel tus documentos también pueden tenerlo: agrega fechas límite para la firma y una vez que la fecha se cumpla nadie podrá acceder al documento ni firmarlo. Pero no te preocupes, recordaremos a todos los involucrados sobre el vencimiento desde días antes.

Ya no tendrás que borrar los documentos uno por uno, cuando expiren se borrarán automáticamente y se abonará en tus créditos de documentos por usar.

Contáctanos para contratar esta funcionalidad avanzada.

4. Escribe una nota a tus firmantes

Con el envío de mensajes personalizados, podrás compartirle a tus firmantes más detalles sobre el documento que les estás enviando, ya sea las instrucciones o contexto adicional que necesiten. Es muy sencillo, solo tienes que agregar un mensaje durante el proceso de preparación del documento. Una vez que solicites sus firmas, ellos recibirán un correo electrónico con tu mensaje.

Funcionalidad incluida sin costo adicional al adquirir tu paquete de documentos.

¿Quieres conocer más sobre nuestras nuevas funcionalidades? Da clic en el siguiente botón para chatear con nosotros.

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Cada industria y cada caso individual es distinto y amerita evaluarse detenidamente. Sin embargo tenemos algunas recomendaciones generales que deberías seguir en caso de que surja alguna de estas inquietudes.

Ojo: únicamente aplican a contratos firmados electrónicamente en Mifiel con la e.firma o con verificación biométrica según sea el caso. Otro tipo de documentación u otras plataformas de firma electrónica (sin importar el tipo de firma soportada) pueden tener características que invaliden estos consejos..

1. ¿Requiero colocar las líneas para firmas?

En contratos físicos suele colocarse una línea sobre el nombre de cada signatario para que firme. ¿Debo hacerlo también en contratos digitales firmados en Mifiel?

No, ya que el documento con validez legal es el contenedor XML donde la firma no “vive” gráficamente sino electrónicamente. Además, al PDF, Mifiel le agrega una hoja de firmas. Así deja de ser necesaria una línea para ello. Pero si ya tienes contratos elaborados o machotes, no afecta dejar las líneas.

2. ¿Debo hacer referencia a que el contrato se firma electrónicamente?

Es una cuestión de preferencia al elaborarlo. Puedes hacerlo si lo quieres, pero no es necesario al implementar firma digital de contratos.

3. ¿Necesito testigos para contratos firmados electrónicamente?

Al firmar contratos en papel, la presencia y firma de testigos son un elemento adicional para atribuir las firmas en caso de llegar a juicio. Mifiel cumple con las disposiciones del Código de Comercio para firma electrónica avanzada o simple según sea el caso, entonces las firmas realizadas en la plataforma gozan de la presunción legal de atribución y si se realizaron con e.firma, adquieren garantía de no repudio. Con ello dejan de ser necesarios los testigos para dicho fin.

Sin embargo, existen casos en que la legislación aplicable al contrato en cuestión requiere que alguien ajeno a los firmantes sea testigo de la firma, por lo que siguen siendo necesarios. Un ejemplo de ello es el Código Civil del Estado de Chiapas, que en su Artículo 2380 exige la presencia de dos testigos al suscribir un contrato de arrendamiento.

4. ¿Es necesario notariar mis contratos electrónicos?

Contar con fe pública en un contrato le otorga presunción de atribución y es una de las razones principales por la cual se contratan los servicios de un fedatario. Pero firmar electrónicamente en Mifiel también la otorga. Si la única razón para contratar un fedatario es contar con dicha presunción legal, notariar deja de ser necesario en la mayoría de los casos. Además, cuando las firmas se realizan con e.firma, gozan de garantía de no repudio.

Pero la fe pública sigue siendo necesaria cuando la legislación en la materia lo exige. El que pueda firmarse electrónicamente y a la vez notariarse a distancia dependerá del tipo de documento.

Si es de carácter mercantil y no involucra inmuebles (p. ej. la constitución de una empresa), puede firmarse en Mifiel y protocolizarse a distancia. Cuando involucra inmuebles o es de carácter civil, no puede recibir fe pública a distancia, así que difícilmente podría firmarse digitalmente.

Existen otros casos donde la fe pública le otorga características especiales a un documento. Por ejemplo, en el ámbito financiero, un contrato de crédito con fe pública adquiere el carácter de ejecutivo. Esto permite que el documento sea usado en juicios ejecutivos.

5. ¿Qué pasa si la fecha de firma es distinta a la indicada en el documento?

Cuando se firma electrónicamente en Mifiel, queda un registro de la fecha y hora en la que se realizó cada una de las firmas. Además, la constancia de conservación también indicará una fecha y hora, generalmente de unos pocos segundos después a la de la última firma, y que legalmente se reconoce como fecha cierta. Entonces si no cuidas la redacción de tu contrato, este puede indicar que se firma en una fecha, pero las estampas de tiempo de alguna —o todas— las firmas no coincidan con la fecha establecida.

Para evitar inconsistencias de este tipo, es recomendable usar redacciones alternativas en tus contratos, por ejemplo:

a) “El contrato entra en vigor a partir de la fecha en que las partes firmen”. Con esta redacción el contrato entraría en vigor cuando firme la última de las partes y se emita la constancia de conservación.

b) “El contrato entra en vigor en x fecha”. De esta manera el contrato entra en vigencia en la fecha especificada, independientemente de en qué momento firmen las partes, aunque esta no sea la fecha que cuente con certeza jurídica ante la autoridad fiscal.

6. ¿Qué puedo hacer si existen errores en un contrato firmado electrónicamente?

Ocasionalmente sucede que el contrato contiene errores y las partes involucradas —pudiendo o no haberlos notado— lo firman.

Cuando se firma en físico, una posible solución es que las partes se reúnan, destruyan los contratos originales y firmen los nuevos documentos sin errores. En cambio, cuando se implementa firma digital en un contrato no es tan fácil de destruirlo definitivamente y comprobarlo. Ante ello, suponiendo que las partes lleguen a un acuerdo, hay algunas alternativas.

Si los errores se detectan antes de que todos firmen, el contrato puede eliminarse en Mifiel y subirse uno nuevo. Pero si se detectan una vez que todos firmaron, las opciones son:

1. Firmar un convenio modificatorio subsanando los errores del contrato original.
2. Firmar una cancelación del contrato original y posteriormente firmar el nuevo contrato.

7. ¿Puedo combinar distintos tipos de firmas en un solo documento?

En ocasiones queremos aprovechar las presunciones y garantías legales y otras ventajas que tiene firmar con la firma electrónica avanzada, pero alguno de los firmantes no tiene su certificado y solicitarle tramitarlo podría entorpecer el proceso.

Para solucionarlo existe una forma de mezclar las firmas electrónicas avanzadas con firmas electrónicas simples, aunque se sacrifique la garantía de no repudio para las firmas simples, pero manteniendo la presunción de atribución de cada firma y la garantía de integridad del documento firmado. Esta forma es que la plataforma de firma soporte ambos tipos de firma electrónica en el mismo documento y que el resultado final sea un solo mensaje de datos.

Mifiel soporta ambos tipos de firma en un mismo documento y la constancia de conservación garantiza la integridad del documento firmado.

8. ¿Es mejor usar la e.firma de persona física o la e.firma de persona moral?

A diferencia de otras firmas, con la FIEL se pueden firmar contratos como persona moral —y no solo como persona física en representación de la persona moral— en tanto se cuente con el certificado adecuado para ello.

Usar la e.firma de persona moral representa una ventaja: deja de ser necesaria la validación de poderes. Elegir firmar con una u otra dependerá del tipo de organización, el acuerdo entre las partes y los requisitos internos de cada una.

9. ¿Pueden detectarse alteraciones en un contrato electrónico después de firmarse en Mifiel?

Para contratos en papel, existen formas de notar que se alteró, así como pruebas científicas para para ello. Cuando se implementa la firma digital de contratos con Mifiel, ¿hay forma de saberlo?

Sí. El uso de una Constancia de Conservación NOM151 como estipula el Artículo 49 del Código de Comercio hace imposible alterar el contrato sin que se note y que alguna de las partes pueda “salirse con la suya”. Existen páginas de verificación de XML auditables que ayudan en el proceso

10. ¿Es necesario validar la identidad de los firmantes cuando firman electrónicamente?

¿Debe solicitarse al firmante su identificación oficial y otros documentos como persona física, o el acta constitutiva como persona moral, al firmar contratos electrónicamente?

La respuesta es: depende del tipo de firma electrónica utilizada para firmar en Mifiel.

Cuando una persona firma mediante su e.firma, el certificado público de esta contiene información identificadora tanto de personalidad jurídica (nombre completo, CURP, razón social), fiscal (RFC con homoclave) y biométrica (firma autógrafa, fotografía, escaneo de iris y de huellas digitales). El SAT ya validó la identidad. Al firmar con la e.firma es innecesaria una segunda validación.

Dicho de otra forma, la e.firma funciona como una identificación oficial.

¿Qué sucede en el caso de las firmas electrónicas simples? Estas sí requieren la verificación de identidad de los firmantes ya que funcionan como elemento probatorio en caso de que nieguen su firma en juicio.

El proceso de firma electrónica con verificación biométrica en Mifiel se encarga de validar la identidad del firmante mediante una prueba de vida y una identificación oficial, por lo que no debes preocuparte de realizar el proceso.

11. ¿Cómo puedo asegurar que firme quien yo quiero y no otra persona?

¿Qué pasa si tienes mal el correo electrónico del firmante, se envía a otra persona y firma con su FIEL? Al no aparecer referenciado como firmante en el contrato, no tendría validez.

Para evitarlo, puede usarse la API de Mifiel o la restricción por RFC en nuestra interfaz (disponibles para contratación adicional) que permiten especificar el RFC del firmante. Si intenta firmar alguien que no coincide, se rechaza la firma.

En caso de que tengas habilitada la funcionalidad de firma electrónica con verificación biométrica y actives la restricción de RFC, esta se anulará si tu firmante no usa una e.firma.

12. ¿Estoy obligado a almacenar los contratos firmados electrónicamente?

Mifiel te permite consultar el historial de documentos fácilmente en tu cuenta de usuario. Con ello puedes preguntarte: ¿deja de ser necesario almacenar los contratos firmados en mis computadoras/servidores/etc. al menos 10 años como indica el Artículo 38 del Código de Comercio?

No, esta responsabilidad no se transfiere completamente a Mifiel, entonces tú o tu organización mantienen dicha obligación. Por ello, siempre debes asegurarte de almacenar adecuadamente los XML y PDF, así como de hacer los respaldos adecuados.

13. ¿Necesito agregar rúbricas al margen de cada hoja en Mifiel?

No es necesario. La rúbrica se usa para prevenir que se inserten hojas extras al contrato después de firmarse o que se cambie alguna. En un documento electrónico con constancia de conservación es imposible agregar o intercambiar hojas después de firmado el documento.

14. ¿Es posible firmar varios documentos relativos a un contrato cargando la FIEL una sola vez?

Una preocupación constante al implementar la firma electrónica de contratos en Mifiel es cuando se necesita firmar un documento y diversos anexos. Hay dos razones. Primero, está la necesidad de ingresar la e.firma o de realizar una verificación de identidad con biometría cada que se firme uno de ellos volviendo tedioso al proceso. Segunda que cada documento en que todas las partes hayan firmado se debita de su cuenta y cada verificación biométrica también lo hace.

Para este caso no hay una recomendación general, sino que cada caso específico debe evaluarse para decidir si es posible condensar varios documentos en unos pocos. Nosotros podemos orientarte o de ser necesario canalizarte con un despacho legal que pueda asesorarte. Así eventualmente podrás ahorrar recursos en compra de documentos y tener una mejor planificación de gastos.

Para evitar que se deba ingresar la e.firma y su contraseña por cada PDF involucrado, mediante la API puede implementarse un widget que facilite firmar varios documentos en una sola sesión seleccionando su e.firma e ingresando su contraseña una sola vez.

15. ¿Debo hacer referencia a alguna legislación en el contenido del contrato?

Aunque no es necesario referenciar la legislación de la firma electrónica avanzada en el contrato (a diferencia de un escrito de demanda donde sí es recomendable), todo contrato hace referencia a la legislación con la que se rige, por ejemplo, algún Código Civil, esto sin importar el tipo de firma utilizada.

De acuerdo con el Dr. Alfredo Reyes Krafft, abogado experto en firma electrónica, es recomendable que la legislación mencionada en el contrato haga referencia a un consentimiento expreso (como el Código Civil Federal). De hacer referencia a un consentimiento tácito, tendría que probarse en caso de juicio, complicando el proceso.

En conclusión

Estas dudas y recomendaciones son de carácter general para todos los contratos. Dependiendo de la industria en que estés o del tipo de contrato que elabores, puede haber otros aspectos a considerar al implementar la firma digital de contratos.

Contáctanos si quieres platicar tu caso específico sobre algún cambio de proceso ahora que utilizas la e.firma para firmar contratos en Mifiel. Con gusto te ayudaremos a evaluarlo o te canalizaremos con un despacho legal que pueda orientarte.

Chatea con Mifiel

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No te preocupes—en Mifiel ponemos a tu disposición una forma de experimentar la plataforma web en su totalidad sin necesidad de obtener una FIEL o recuperar acceso a tu e.firma en el caso de que no tengas los archivos o su contraseña a mano.

Esta es la generación de una FIEL de prueba que podrás usar en el Sandbox de Mifiel, un entorno exclusivo para pruebas y cuyos resultados no tendrán la misma validez legal que los obtenidos en la plataforma “real” de mifiel.com.

A continuación te explicaremos cómo puedes generar fácilmente esta FIEL y el uso de Sandbox.

Paso 1: Genera tu firma electrónica para pruebas

Nuestro Sandbox puede operar con certificados y llaves privadas auto-generables que en su estructura son similares a las que emiten el SAT y otros Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) y Agencias Certificadoras, aunque sin la misma validez jurídica de una verdadera Firma Electrónica Avanzada (FEA).

Esto es porque si bien dicho certificado y llave privada de prueba están ligadas a tu identidad mediante los datos proporcionados al generarla, no cumplen los requisitos legales para ser una FEA como la FIEL del SAT, sino que se asemejan más a una Firma Electrónica Simple (FES), así que no deben utilizarse para suscribir contratos fuera de un entorno de pruebas.

Generar una firma electrónica para pruebas es muy fácil: solo entra a nuestro generador de FIEL de pruebas e ingresa los datos solicitados. Lo más fácil es colocar los datos reales de la persona física o moral para quien se generará esta firma de pruebas, pero puedes ingresar datos ficticios en tanto respetes la lógica entre el nombre (o razón social) y la formación del RFC y la CURP.

Una vez que tú y las demás personas de tu organización interesadas en probar la plataforma tengan sus e.firma’s de pruebas (o su FIEL real en caso de contar con ella), podrán utilizarlas en el Sandbox.

Paso 2: Regístrate en el Sandbox de Mifiel

Al ser plataformas separadas, no podrás ingresar con las credenciales (correo y contraseña) de mifiel.com en sandbox.mifiel.com ni viceversa. Por ello tendrás que registrarte como nuevo usuario en el Sandbox de Mifiel.

Una vez que lo hagas, se acreditarán en tu nueva cuenta de pruebas algunos documentos que podrás utilizar para firmar libremente con otros usuarios registrados en Sandbox. Sin embargo, en caso de no ser suficientes y terminar con ellos, podrás solicitarnos más vía chat.

Si harás pruebas con otras personas, asegúrate de que también se registren en Sandbox y cuenten con su e.firma del SAT o en caso de no tenerla, hayan generado su firma de pruebas como se indica en el paso anterior.

Paso 3: Haz las pruebas que necesites sin una FIEL real

Para firmar documentos en el entorno de pruebas, el proceso es el mismo que en el sitio público de Mifiel.

Los documentos firmados con e.firma de prueba en Sandbox —al no tener una constancia de conservación válida ni ser firmados con una Firma Electrónica Avanzada (en el caso que uses FIELes de prueba)— no contarán con las presunciones legales que los firmados con FIEL en el sitio “real” sí tienen.

Puedes subir cualquier documento PDF, pero te recomendamos usar documentos que claramente no sean contratos (p. ej. documento en blanco o con poco texto, PDF informativo/promocional, etc.) para evitar confusiones por parte de los firmantes.

Por cada documento firmado, obtendrás dos archivos:

1. PDF firmado: Este contiene tanto el documento que subiste como una hoja de firmas mostrando un resumen de la información identificadora de los firmantes y el documento.
2. XML del documento firmado: Un XML funciona como un contenedor de información. En el caso de los archivos XML generados en Mifiel, estos contienen tanto al PDF original como la información de las firmas mencionada anteriormente.

Como sucede con las facturas o CFDI, en un entorno real de contratos firmados es importante conservar el archivo XML, ya que este es el que cuenta con validez legal y tiene la constancia de conservación. En caso de presentar el documento firmado en un juicio será indispensable mostrar el XML.

Después de probar la experiencia de Mifiel, ¿qué sigue?

Si ya hiciste suficientes pruebas en Sandbox para tu organización, te gustó lo que viste y ahora quieres saber más sobre la integración de firma digital a tus procesos para dar el siguiente paso, los artículos que recomendamos al final de este post pueden serte de utilidad.

También puedes visitar nuestra guía de ayuda, donde encontrarás las preguntas más frecuentes sobre el funcionamiento de nuestro producto de firma electrónica de contratos y su fundamento legal.

¿Tienes alguna duda específica sobre la integración de Mifiel en tu organización? Chatea con nosotros y con gusto te podremos orientar.

Chatea con Mifiel

Sobre el cumplimiento legal y de seguridad de Mifiel:

• Requisitos mínimos que una plataforma de firma electrónica avanzada debe cumplir en México.
• Validez legal de la firma electrónica en México.
• Documentos firmados con la FIEL como pruebas en juicios en México.

Sobre las funcionalidades de Mifiel:

• Firma documentos desde tu celular con tu e.firma.
• Los 6 secretos que mejorarán tu experiencia en Mifiel.
• Lleva a cabo la experiencia White-label sin requerir de conocimientos técnicos.

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